現代信息化技術手段在辦公室檔案管理中的有效應用

肖春霞 劉英姿

（湖南省懷化學院，湖南 懷化 418000）

現在信息技術大大促進了辦公室檔案管理工作的高效工作，它也是社會發展必須的新去向。本文就對于現代新化技術手段的優點，對辦公室檔案管理的高效能意義，以及辦公室檔案所存在的問題，提出相關解決措施。

一、辦公室檔案管理工作使用現代化信息技術的意義

社會經濟迅速發展，對于現代辦公方式也提出更高要求，因此辦公室檔案管理工作方式必須推陳出新，迎合時代發展，將傳統辦公理念轉化到現代信息技術為主的數字信息技術管理方式中去，用高科技手段建立新檔案管理工作之中。運用信息技術管理檔案工作，它大大節約企業等事業單位檔案辦公室的辦公時間，其高效能、低成本的運作方式管理辦公室檔案，進而減少犯錯成本、錯誤成本，促進工作高效順利進行。

二、現代信息技術管理公室檔案的特點

辦公室檔案信息化被分為幾個特點，但最基本的關于大多是對于一定的法律政策，因而必須穩固其發展。辦公室檔案信息管理化的特點，大多是由實物整體運行轉向技術管理。如果按照傳統管理方式，那么必定是需要高成本的人力物力投資，當使用現代信息技術方式去管理電信息檔案，不僅促進辦公室檔案信息的嚴密性，并且促成其網絡的連接性，為國家乃至企業省去成本，提高國家企業的工作效率以及工作質量，將節約成本的投其更加需要的方面。最終推動國家的可持續創新發展。

三、現代辦公室檔案管理工作中存在的主要問題

（一）辦公室檔案管理存在相對的安全隱患

當今的時代是信息技術發達、互聯網聯通世界的時代。現在電腦技術加強，有各種黑客出現在網站盜取檔案機密。因此，辦公室檔案是公司重要的儲存文件的單的位，特別是其中包括企業機密文件，如果經歷由這些黑客或者是互聯網高超技術的人盜取，那么就會帶來巨大損失。再加上大多辦公室檔案的管理者并沒有強烈的保護意識，而且檔案工作是非常復雜的，人們也會有不留心馬虎的時候，因此比較容易造成檔案信息泄露。

（二）辦公室檔案管理機構并不完善

檔案管理工作任務量巨大，非常繁雜，需要大量的時間投入之中。并且加上現在人流物力信息更新速度很快，需要大量去整理規劃投入時間，這項工作需要配備相應的辦公設施，但是目前很多辦公室并沒有相應基礎設施去管理投入支持工作。因此，辦公條件及其不符合現在辦公室檔案信息管理工作發展，最容易造成檔案信息工作泄露、遺失等現象，進而嚴重影響企業等事業單位高效運行。

四、現代辦公室檔案管理工作的創新方法

（一）增強對信息技術的應用，提升防范意識

首先，辦公室檔案工作人員要嚴格遵守職業素養，嚴格要求自我，樹立正確的保護檔案意識觀念，重視檔案工作管理，明白檔案工作重要性；其次，檔案管理工作者要制定相關工作規則、安全措施來確定檔案的安全性，不能再照搬過去傳統方法去保護檔案，丟棄傳統保護檔案措施方法，使用現代信息技術接入保護檔案工作之中；最后，應該做好相應的應對措施，抱著防患于未然的意識，大大利用現代科學技術，來提升對辦公室檔案信息管理的嚴密性，進而阻止檔案造成信息外泄，給企業等辦公單位制造麻煩。

（二）構建辦公室檔案管理體系

如何加強，辦公室檔案信息的安全是一個企業和國家的重中之重。因此，辦公室檔案工作必要借助現代化的發展構建相關管理體系、規章制度促進檔案管理工作高效進行。在構建管理體系之中，制定相關法管理制度，規章制度是守為重要的。實踐是追求真理的一項重要方式。在制定管理體系體制時，防止其表面形式忽略了管理的本質，要將它放入工作體系之中，去探索發現其是否符合單位企業發展，進而開展有效解決措施。要將管理檔案工作放入這些體系之中，首先去實踐，在實踐的基礎上創新發展，管理者應該更加有強力去約束下層管理工作者的工作行為，進而保證管理工作高效運行。

（三）加大對檔案辦公室的經濟投入，完善檔案基礎設施

由上文可知，為何現代的辦公室信息檔案管理工作大部分被泄露，部分原因是檔案管理工作的工作設施相對較弱，大部分工作辦公室其基礎設施、物質設施工作是并不完善的，進而大大地削弱了辦公室的工作效率以及工作質量。管理工作單位和企業投入相應資本到檔案辦公室之中，加強辦公室人力、物力、物力的基礎設施，提高辦公室工作效率以及工作質量。因此，管理者和公司企業單位應該大量引進培養專門的檔案管理者，改善管理系統，改善舊管理設備，使用新信息化技術高效化的優秀設備，提高工作的質量。

五、結束語

在飛速發展的21新世紀，對辦公室信息檔案工作管理要求越來越高。因此，信息化手段變成了辦公室檔案不可缺的依托。辦公室檔案的工作者要增強自我職業素養和防范意識，加強對高潮信息技術的技術應用，構建完善的辦公室檔案體系，同時也要加強對辦公室經濟的經濟投入，完善辦公室檔案的基礎設施，提高辦公室管理者的工作質量以及工作效率，進而促進辦公室檔案飛速前進。