公共就業和人才服務檔案規范化管理的思考

劉翰昆（吉林市人才服務中心）

隨著我國經濟建設的飛速發展以及人力資源管理制度的不斷改革，大家已不再僅將工作局限在某一個方向或某一個地域，而選擇了更加靈活和廣泛的就業方式。通過這樣的就業方式，人們不僅獲得了更加可觀的經濟收入，同時也充分的滿足了自身發展和就業愿望。與此同時，人們在就業的過程中，會與社會或企事業單位發生各種關系，并相互之間產生各種各樣的個人或公共信息檔案，其主要包括人事代理類、企業文書類、科技資料類、財務會計類以及各種電子載體資料類等。這些檔案對于廣大就業工作者或者企事業單位而言都具有非常重要的作用。因此，如何做好各類就業人才和企事業單位相關檔案的規范化管理則成為了廣大企事業單位和人力資源管理部門非常重要的工作內容之一。本文對當前公共就業和人才服務檔案規范化管理進行了深入思考。

■ 公共就業和人才服務檔案規范化管理的重要性

隨著公共就業人員數量的不斷增多，相關人力資源管理和就業服務部門加大了對公共就業和人才服務的檔案管理的重視度。首先，通過對這些檔案的規范化管理，不僅能夠有效的了解各類公共就業人員的就業現狀，同時也能及時知曉公共就業各方社會勞動關系，從而為整個社會建設事業的發展提供更加真實、可靠的就業信息參考。其次，通過這些檔案的規范化管理，可以對各類就業人員的思想道德品質、專業能力水平以及社會公共素質的情況進行有效記錄，從而為各大企事業單位在選人、用人時提供更加具有指導性意義的資料參考。再次，通過對公共就業和人才服務檔案的規范化管理，可以有效提高企事業單位的人力資源管理水平，從而為他們開展其他管理活動提供更加重要的技術支持。另外，通過公共就業和人才服務檔案的規范化管理，可以充分發揮社會各界在人才、技術和管理經驗方面的優勢，從而為國家人力資源保障部門制定重大方針政策提供更加具有代表性和針對性的意見和建議。

■ 當前我國公共就業和人才服務檔案規范化管理所存在的問題

（一）檔案規范化管理意識較為淡薄

對于公共就業和人才服務的檔案管理，由于其不僅需要投入較多的人力成本和時間成本，同時也很難看到直接的經濟成效，所以負責這類檔案管理的有些領導人會錯誤的認為檔案管理并不是一項中心工作，而且在思想意識上常常表現得非常淡薄。其次，由于領導在觀念的偏見和意識的淡薄，從而導致了員工在實際管理過程中的輕視和疏忽。當他們獲得了第一手檔案資料后，往往只是對這些資料進行整理，而很難認真的去發現具有參考價值的檔案資料。另外，由于對于檔案管理工作的不重視，很難做出管理制度上的調整和優化。

（二）檔案管理人員的專業素質尚待提高

由于公共就業和人才服務檔案管理是類目眾多、任務繁重的工作，所以要充分實現這些檔案的規范化管理還具有較大困難。檔案管理人員的專業素質上還待進一步提高。據相關調查顯示，當前我國從事這類檔案管理的專業人員不僅文化程度普遍偏低，同時崗位更換非常頻繁，對于檔案這類專業性較強的管理工作，往往只是簡單的資料接受，而很少能實現檔案的規范化歸類和整理。另外，對于這些從事檔案管理的工作人員，由于資金缺乏和領導的重視度不夠等原因，很少參加專業性的檔案管理培訓，因而在檔案的規范化和專業化管理水平上難以滿足社會發展的迫切需要。

（三）各類檔案資料的收集和整理還不夠及時和規范

公共就業和人才服務檔案資料的收集和整理，不僅是整個檔案管理工作中的基礎和起點，同時也是開展檔案管理后續相關工作的物質前提。對于各類檔案資料的收集和有效整理顯得尤為重要。但是，在實際工作中，相關檔案管理人員不僅管理意識淡薄，而且對于檔案歸類的具體范圍和要求也很難做出準確判斷。例如，工作人員為了趕工完事，對不該歸檔的資料進行提前歸檔以及不該提前裝訂的資料進行了提早裝訂。

（四）檔案資料所記載的內容整體參考價值不夠高

公共就業和人才服務的檔案資料不僅是個人或企業一切社會活動的真實記載，同時也是人們重要人事關系的直接反映。因此，這些檔案資料所記載的內容無論是對個人或企業都有巨大的參考價值。但當前我國的公共就業和人才服務對于專業技術人才的知識水平、科研成果、業務能力以及個人技術特長等資料還記載的相當淺顯，因而很難讓廣大企事業單位有效了解其真實情況，導致檔案資料的整體參考價值不高[1]。

（五）關于各類檔案的電子管理的方式還存在較多問題

管理檔案資料的方式已從紙質檔案資料管理逐漸走向電子資料管理。使得整個檔案資料的管理變得更加方便、快捷，同時也大大降低了檔案管理工作的人力和時間成本。但是，由于檔案管理尚存在如上所述的原因，所以對于電子檔案的管理模式和管理方式還存在較多問題，特別是對于公共就業和人才服務電子檔案管理的安全性和長期性也還不能完全保障。

■ 加強公共就業和人才服務檔案規范化管理的有效措施和策略

（一）加強檔案管理的組織領導和相互協調，增進檔案管理人員意識

要充分實現公共就業和人才服務檔案的規范化管理，首先，應加強檔案管理的組織領導和相互協調，并增進檔案管理工作人員的思想意識。對于檔案管理的直接領導人和負責人，應認真收集和研讀相關政策和文件，從而在吃透這些資料后有效的開展相關的檔案管理領導性工作。其次，將這些文件的精神傳達給下屬每一位工作人員，從而使他們在檔案管理工作中做到與時俱進。由于檔案管理涉及到了較多的職能部門，所以負責檔案管理的領導應根據工作需要及時的與這些相關職能部門進行溝通和協調，從而為有效開展檔案管理工作打好基礎。

（二）不斷優化檔案管理制度，推動檔案管理的規范化和科學化

為了使公共就業和人才服務的檔案管理更加規范和科學，應不斷對檔案管理的相關制度進行制定和優化。首先，作為相關職能部門，應嚴格依據《檔案法》及相關條例來檔案管理的一系列制度來進行制定。其次，由于公共就業和人才服務的檔案管理涉及了較多的種類目錄，如日常文書檔案、會計業務檔案以及各種人事變動檔案等，所以對于這些檔案，應根據檔案管理的制度進行規范化和現代化的管理。最后，對于電子類檔案，除了健全相應的管理制度外，應安排具有較高專業技術水平的管理人員進行管理，從而保證這些資料在整理和歸檔過程中的完整性和準確性。

（三）注重檔案管理的信息化建設，全面提升檔案管理效率

為了充分適應現代社會發展的要求，檔案管理還應特別注重信息化建設。首先，為了使檔案管理更加科學、高效，檔案管理相關職能部門應不斷學習和引進最先進的檔案管理信息化技術。其次，為滿足不同人群對于檔案查閱的要求，應建立較為完善的計算機和網絡信息服務系統。再次，應建立較為嚴密的網絡管理安全系統，從而避免黑客入侵。最后，為了使我國的檔案管理充分與國際化接軌，檔案管理職能部門應不斷擴大資源共享范圍，并充分提高檔案管理工作的效率。

（四）全面提升檔案管理人員的專業技術水平

如前所述，對于公共就業和人才服務檔案的管理工作是一項專業和技術性都比較強的工作，所以在對這些檔案的管理工作中，相關職能部門應全面提升自身工作人員的專業技術水平。首先，應對其進行思想和安全性教育，有效提高對檔案管理的思想覺悟。其次，應定期的聘請豐富經驗的專家來開展專業培訓，從而提高自身專業水平。最后，在招聘相關工作人員的時候，除了從專業技術水平考察外，還應對其各方面的綜合素質進行考察[2]。

（五）加強檔案日常管理，充分保證檔案存放的完整性和安全性

由于公共就業和人才服務的檔案管理是一項信息量不斷增加的長期過程，所以加強檔案的日常管理工作非常有必要。首先，按照《檔案法》及單位檔案管理相關制度的要求，應合理的制定每日工作計劃，將常規的檔案管理工作按部就班地推進。其次，對于不完整的檔案資料，應及時進行調查和核對，按照《檔案存放制度》的標準完善這些資料。最后，為了充分保證檔案存放安全性，應定時定期的對檔案存放的各種安全設施進行現場核查，從而排查出水澇、火災以及網絡入侵等安全隱患。

■ 結語

綜上所述，隨著我國社會主義建設事業的不斷進步，加強對各類就業人才和企事業單位相關檔案的規范化管理具有非常重要的作用。它不僅是各類人才實現順利就業和進行職稱評定的重要保障，同時也是各大企事業單位全面開展各項社會工作的基本前提。因此，作為負責公共就業和人才服務管理的相關職能部門或工作人員，應充分認識到這一檔案管理工作的重要性，并善于在工作實踐中摸索出一套可行性和操作性強的管理模式，從而促進整個檔案管理工作的科學化和規范化發展。