淺談如何提升檔案利用率

韋瑋

（南寧市第七人民醫院，廣西 南寧，530000）

當前，如何提升單位檔案的利用率，已成為我國黨政機關和國有企事業單位檔案日常管理工作中的一切重要內容。檔案的利用率高低和管理水平會直接影響到相關部門的決策，能夠產生一定的經濟效益。檔案能夠體現人群社會活動及真實情況，檔案的利用率以及利用效率的高低，將會影響到檔案工作的長遠發展。然而，由于各種歷史原因，近年來，各級各部門各單位檔案的利用率相對較低，且管理設備設施較差。在實際管理工作當中，各項指標不完整或制度不健全。同時，檔案管理工作人員的整體素質不夠高，尤其是利用檔案服務市場經濟方面的意識不夠強，創新思維、創新意識較弱，最終造成檔案利用率不升反降。

隨著市場經濟不斷深化，相關檔案管理人員要更加重視檔案對經濟工作的影響；要隨著時代的快速發展不斷更新檔案管理觀念，完善相關管理制度，運用新技術，按照相關規定開放檔案予以有效利用。相關檔案管理人員要不斷強化自身素質，實現檔案利用率的提升。

一、機關事業單位檔案管理重要性

機關事業單位屬于社會管理重要參與者，同時作為社會經濟發展承擔者，其需要在發展中維護自身形象，在群眾心中樹立良好形象，強化自身管理。檔案管理工作的開展作為深化改革重要支持，需要得到單位領導足夠重視，確保機關事業單位在日常工作中充分落實檔案管理相關工作。我國深化改革時期，對檔案管理價值加以高度重視，檔案作為單位工作情況重要考核依據，在單位的后期發展中屬于深化改革重要保障，因此機關事業單位需要加強檔案管理，其重要性主要表現在以下三個方面：

（一）提供工作考察依據

檔案管理屬于長期系統工程，并不是在短期內便能夠突破的工作，檔案管理工作的高效開展可以對檔案庫加以完善，對機關事業單位建設、人員、事項、改革、發展相關內容加以全面記錄，清晰反映單位發展歷程和歷史情況。同時，隨著時代的進步，機關事業單位也需要不斷改革創新，順應時代發展需求，此時檔案便為改革工作的開展提供重要資料參考。另外，檔案包括手稿、批示、親筆簽署、相關數據，可以作為考察工作憑證。更因為機關事業單位工作的復雜性、系統性，積極開展檔案管理工作，提升檔案管理力度，歸納整理工作情況與成果，對單位現狀加以真實反映，為機關事業單位的健康發展提供參考。

（二）提升單位管理水平

在機關事業單位中檔案管理屬于重要組成部分，因此，檔案管理工作開展質量在很大程度上體現著單位整體管理水平。若單位或者相關人員檔案管理重視程度不足，則極有可能出現檔案不完整，信息失真等情況，對單位經營活動的順利、高效益進行產生影響，進而對單位其他管理工作的開展造成影響。另外，檔案屬于機關事業單位對一切活動形式的記錄，屬于社會實踐原始記錄，具備較強的法律效力，因此，檔案資料能夠為單位相關管理規章制度的構建提供基礎。

二、提升檔案利用率相關策略

對于機關事業單位而言，檔案的利用不僅能夠為其發展提供資料參考，同時做好檔案管理工作，能夠有效提升其內部整體管理水平。對于檔案利用率的提升可從以下幾方面著手：

（一）采用現代化技術，改進檔案管理方式

隨著時代發展，各項工作對于檔案的利用率提升的要求越來越嚴格，檔案能夠為相關工作的開展提供文件支持，良好的檔案管理能夠確保查閱人員以較短的時間尋找到相關文件。確保檔案管理的完整性、準確性，能夠對機關事業單位運行狀況加以真實反映，為機關事業單位后續工作開展提供參考。因此我們要不斷加強檔案的管理，并且在日常檔案管理中不斷創新。現階段，我國科學技術的不斷，現代化技術應用至各個工作崗位中，現代化技術的應用對提升工作質量和效率發揮著積極作用。在檔案管理工作中通過應用現代化技術能夠實現檔案管理的規范性、完整性，為確保現代化技術的有效應用，檔案管理人員要不斷更新管理理念，學會運用現代化的管理方式來替代傳統管理方式。傳統檔案管理工作當中，因檔案數量比較多，工作相對繁瑣，技術手段相對落后，然而所有工作都需要相關人員的配備才能完成，而檔案工作人員往往十分緊缺，導致檔案管理人員沒有足夠的時間進行檔案的整理歸檔。檔案工作人員在管理檔案中往往疲于應付，容易缺失耐心，工作不夠細致認真，檔案管理的整體水平自然也不夠高。同時，檔案工作人員精力有效，在實際的檔案管理中難免出現歸類錯誤情況，甚至導致重要檔案文件破損、受污以及丟失情況。

然而，將現代化信息技術融入到檔案管理當中，能夠很好地改進檔案管理工作。首先，在檔案管理工作當中，利用現代化信息技術來對檔案進行信息化管理，有助于檔案的統一監管；其次，應用信息技術對檔案進行管理，能夠快速的記錄檔案相關信息，并且操作相對方便，這樣能夠有效減少人力和物力的浪費，并且能夠有序的將檔案信息進行有效管理，方便工作人員的日常管理工作；另外，利用信息技術對檔案進行大量的儲存，能夠有效節約空間，進而能夠有效減少檔案管理工作人員的工作量，最終能夠幫助提升檔案的利用率{1}。最后，應當積極應用現代化技術對檔案文件進行備份，避免出現檔案丟失情況。同時，在應用現代化技術進行檔案管理時應當確保安全性，杜絕人員私自、隨意查閱檔案文件，先申請，后查閱，避免檔案文件泄露，提升檔案管理的安全性。

（二）建立健全管理制度，落實工作責任

在檔案管理當中，提高檔案利用率，是當前檔案管理工作面臨的瓶頸。為此，相關部門要不斷完善檔案管理制度，要為檔案長遠發展奠定良好基礎。

檔案管理制度的設定，能夠使檔案在管理過程中井然有序。完善的檔案管理制度，可以將檔案信息錄入流程以及入庫的情況進行細化，這樣能夠使相關檔案管理的工作人員，在查找檔案時更加便捷，從而提高辦事效率，進而提升辦事人員的檔案查詢便利性和檔案利用率。完善的檔案管理制度，可以將檔案管理責任進行具體劃分，使每個人都能夠明確自己的職責和責任，有助于檔案工作人員更好地管理檔案。這樣能夠提升工作人員的工作責任心，并且能夠更好地調動工作人員的積極性{2}；使檔案工作人員更加重視檔案管理工作，進而能夠形成井然有序的管理秩序，提升檔案的利用率。另外，對于檔案管理制度的建立應當堅持以人文本的原則，為充分調動人員參與工作的積極性，需要制定相關獎懲制度，對于工作態度積極、檔案管理實際效果良好，積極應用現代化技術開展檔案管理的人員給予相應的獎勵，并加強對其工作情況的全面考核，以此作為晉升參考，促使檔案管理人員之間形成良性競爭關系，實現人員參與工作積極性有效調動。

（三）建立現代化高水準的檔案管理工作隊伍

要切實提升檔案的利用率，離不開現代化高水平的檔案管理模式；現代化高水平的檔案管理模式，離不開現代化高水平的檔案管理工作隊伍。要扎實提高檔案管理工作水平，當務之急就是穩定提高檔案管理工作隊伍整體水平。首先，在拔選錄取檔案管理工作人員時，就要設立相當門檻，把好用人關，選用需要具備良好的業務技術和個人素質的人員進入檔案管理工作人員隊伍。其次，各用人單位也要重視檔案管理人員的繼續教育與不定期進修、培訓，不斷提高其綜合素質與業務技能，培養創新精神以及應用現代化新技術、新理念、新思想的能力，把新信息技術融入檔案管理工作當中，與時俱進適應時代的發展。同時，在檔案管理工作人員的待遇上，要敢于創新與突破舊有的思想束縛，與時俱進改革其績效分配考核辦法，根據工作份額與工作成效適度予以傾斜，使工作人員能夠更好地從事到檔案管理工作當中，為檔案管理事業創新發展奠定基礎{3}。總而言之，有效地提升檔案利用率是一個逐步漸進的過程。需要不斷的創新，完善檔案管理制度，強化檔案的管理責任，并且將檔案管理與新信息技術相融合，從而有效減少檔案管理工作人員的工作量，提高工作效率，并能夠在一定程度上減少空間浪費。在檔案日常管理工作中，相關部門要不斷對檔案管理人員進行專業技能的培訓，使工作人員能夠更好的投入到工作當中。同時，相關部門可以對檔案管理工作人員的福利待遇進行提升，這樣能夠使員工沒有后顧之憂，提升檔案的管理水平進而能夠促進檔案利用率的提升。