新時期事業單位檔案管理工作創新思考

王小雪

（平泉市行政審批局，河北 承德 067500）

檔案管理是推動事業單位持續穩定發展的關鍵，同時也是回顧事業單位發展路徑中缺陷與不足的重要途徑。在新時期環境之下，事業單位的檔案管理工作可以更好地融入各種新興技術，尤其是大數據、云計算以及互聯網等，其可以直接應用到事業單位經營決策、管理等工作中，并實現管理工作綜合效益的持續提升。對此，探討新時期事業單位檔案管理工作創新，具有重要意義。

一、事業單位檔案管理進程中出現的問題

信息技術以及創新性管理理念的沖擊，導致我國當下的事業單位檔案管理工作出現了諸多問題，像事業單位領導者以及工作人員對檔案管理的不夠重視，工作人員的專業素養有待提升，事業單位檔案管理工作中的基礎設施建設不足，缺少資金支持等，都在一定程度上影響了事業單位檔案管理工作的順利開展。

（一）對事業單位檔案管理工作不夠重視

在當下工作進程中，一些工作人員以及事業單位領導者不夠重視事業單位檔案管理工作，一方面是檔案管理人員對檔案管理工作不重視，另一方面是領導者在意識上不夠了解檔案管理工作的重要性，而且一些工作人員還未接觸到檔案管理工作，不知道檔案管理工作的重要性，比方說，有些工作人員認為檔案管理工作毫無技術性，沒有價值，檔案管理工作無非就是對原有的檔案進行存儲和保管，在實際工作中也會敷衍了事、推卸責任等，這就在較大程度上影響了事業單位檔案管理工作的順利開展。

（二）事業單位檔案管理人員的綜合素質有待提升

通常情況下，可以把檔案管理人員的綜合素質分為工作能力以及專業素養，在日常檔案管理工作中，一些工作人員的能力相對薄弱，對檔案管理工作的價值不夠了解，只是在管理者的指示下機械地完成各項檔案整理和歸納工作，或者是協助相應的工作人員查詢檔案信息，就工作效果來看，整個檔案管理團隊的能力都是非常薄弱的，而且一些事業單位檔案管理崗位都是臨時調動的，流動較為頻繁，不能及時整理檔案信息。從工作人員的專業素養方面來看，在日常管理工作中，工作人員面對大量的檔案信息和文件，需要極強的耐心和細心，并且要認真對待每份檔案文件，但是就當下工作人員對檔案的管理現狀來看，缺少相對專業的技能，對待檔案管理工作較為松懈，而且還有一些從事檔案管理工作的工作人員不是自愿參與到工作中的，而是被強迫的，這樣就非常不利于事業單位檔案管理工作的順利開展。

（三）檔案管理人員設置不足，管理壓力較大

事業單位檔案關系到事業單位工作的順利開展，而且事業單位檔案管理工作較為繁冗、復雜，在日常管理工作中壓力較大，工作人員需要面對不同種類的文件，而且每種檔案文件會涉及社會各個領域的內容，需要工作人員按照其種類、內容以及重要程度進行歸納和總結。通常情況下，事業單位檔案管理部門工作人員設置較少，一些工作都是兼職人員來完成，這就給實際事業單位檔案管理工作帶來了一定的困難，還會導致一些檔案文件分布混亂，對后期的使用非常不利，阻礙事業單位檔案管理工作的順利開展。

（四）缺少資金支持，基礎設施建設薄弱

我國事業單位領導者對事業單位檔案管理工作的價值認知不夠，對其不夠重視，在資金方面沒有給予檔案管理工作以支持，尤其是在檔案管理的硬件設施建設中，像檔案室的建設、除濕設施等。沒有這些硬件設施的協助，檔案室中的一些紙質文件就得不到較好的保障，很容易發霉、長蟲，這就讓檔案文件失去了原有的價值，而且對信息技術引用不足，影響了事業單位檔案管理工作的健康發展。

二、加強事業單位檔案管理工作的措施

近些年來，信息技術已經普及到了我國社會的各個領域，在較大程度上改變了群眾的生活和工作模式，有效地提升了工作人員的工作效率和生活質量。給事業單位檔案管理工作帶來的效果也是一樣，信息技術的高效引用強化了檔案管理效果，并且推動了事業單位檔案工作的健康發展，給基層群眾帶來諸多保障。在此基礎上，我國事業單位領導者需要提升對事業單位檔案管理工作的認識，適當地投入資金和人力支持，并且重視事業單位檔案管理工作的基礎設施建設，以此來優化我國事業單位檔案管理環境，為我國事業單位檔案管理工作的正常開展提供重要的基礎保障。

（一）提升對事業單位檔案管理工作的認識

在現代化信息技術的迅猛發展進程中，各種先進的技術和理念被逐步引用到我國事業單位檔案管理工作中，改變了檔案管理人員對檔案管理工作的認知，也讓領導者了解到檔案管理工作對事業單位工作發展的重要價值。在以前的檔案管理工作中，一些工作人員認為檔案管理就是對一些檔案文件進行整理、歸納和分類存儲，而在信息技術的支持下，檔案管理工作的作用逐步突顯，那么在事業單位檔案管理中，相關工作人員以及事業單位檔案管理者就需要把檔案管理工作放在首位，與時俱進，深入新檔案管理市場積極地探索各種創新性的管理理念和先進的技術，逐步轉變以前的檔案管理模式，強化事業單位檔案管理效果。在此進程中，事業單位領導者首先需要熟知檔案管理工作開展的重要性，并且對在職工作人員實行專業的培訓，只有這樣才能夠確保事業單位檔案管理工作的順利開展，提升事業單位檔案管理效果。另外，事業單位檔案管理者還需要重視對檔案管理工作的宣傳，借助定期培訓的方式，提升工作人員對檔案管理工作的重視和認可，轉變工作人員的工作理念，爭取在最大限度內優化事業單位檔案管理結構，強化檔案管理效果。

（二）重視事業單位檔案管理工作的標準化建設

如果事業單位檔案管理工作人員想要促使檔案管理工作朝著更加標準、科學、規范的方向發展，就需要從工作人員的日常工作分工入手，同時嚴格依照我國《檔案文件銷毀辦法》，突顯出檔案管理工作的最大化價值，而且工作人員在日常檔案管理工作中要盡量避免無序的檔案組合，在保障檔案時效性的基礎上，優化檔案管理流程，強化檔案管理效果。在檔案的完整性方面，工作人員需要了解每種檔案文件的重要程度，在排序以及存放時要嚴格依照相關文件種類進行，或者是借助序號的形式，把每種檔案文件進行歸納和總結，逐步提升檔案文件在事業單位工作中的重要價值。在工作分工的過程中，管理者需要安排專業人員在檔案管理的各個環節中，學會對不同的檔案文件進行區分，對于不重要的檔案文件及時淘汰和處理，在提升檔案管理效果的同時，強化工作人員的工作責任，為事業單位檔案管理工作的順利開展提供重要的基礎保障。

（三）重視資金的投入，優化檔案管理環境

為了保證事業單位能夠高效地運用，當地政府部門以及事業單位領導者就需要對事業單位檔案管理工作加以重視，并且在資金上予以支持，而且優質的檔案管理工作背后一定有一個相對完整的監管機制引導和約束，所以說，想要提升事業單位檔案管理水平，就需要立足于事業單位的日常發展現狀以及業務服務現狀，積極地引用先進的設備和信息技術，建立一個符合事業單位檔案管理的信息化檔案管理機制，給實際管理人員提供科學有效的指引，讓其真正意義上做到有法可依，有政策可循。并且在此進程中，事業單位檔案管理者還需要提供相對科學的考核機制，時刻約束檔案管理人員不良的思想和行為，促使其在檔案管理工作中時刻保持著工作熱情和積極性，爭取能夠讓其在檔案監管進程中找到自身的工作價值，為事業單位工作的健康發展和平穩運行做好鋪墊，給基層農民群眾帶來更多惠民的服務政策，強化檔案信息化管理水平。另外，還需要重視事業單位檔案管理的電子化、信息化建設，適當地減輕工作人員的工作負擔，推動我國事業單位檔案管理工作順利開展。除此之外，事業單位檔案管理人員還需要重視《檔案法》的重要支持作用，立足于事業單位檔案管理現狀，構建一套相對完整的檔案監管體系，以此來保證事業單位檔案管理的真實性、完整性和客觀性，為事業單位檔案管理工作的順利開展提供重要的基礎保障。管理人員的信息化技術水平，確保人員層面上可以推動檔案管理工作持續發展。

（四）強化協調工作水平

在市場發展背景之下，事業單位檔案管理工作可以借助計算機方式實現對文字、文檔、音頻以及視頻等多種信息的儲存，并借助計算機、信息化技術的支持實現數據的高效率傳輸與共享，實現系統化的檔案管理。對于管理人員而言，需要進一步提升信息的更新重視度，同時需要注重科室之間的相互協調工作，掌握管理領域和計算機軟件的相關前瞻性技術，及時更新事業單位檔案管理工作整體水平，構建完善的管理機制，為后續管控措施的落實奠定基礎。事業單位各科室與職能部門之間需要堅持管理需求的融合性發展，更好地實現信息的共享，真正落實檔案內部信息的及時傳播以及高效率傳遞，保障軟硬件設備正常運行的情況下，推動事業單位檔案管理工作持續發展。

（五）豐富檔案管理的實際價值

在新時期，事業單位檔案管理工作的具體應用價值必須持續性提高，并基于檔案內容做好針對性的工作優化。例如，對于事業單位的人事檔案而言，不僅需要記錄員工的基礎信息，還需要涉及部分人員的隱性內容，例如職業素養、職業技能以及道德水平等，充分展現檔案本身的實用性價值，挖掘檔案中的可能潛力。事業單位的檔案管理工作必須從信息獲取的角度進行優化，管理人員在決策時可以充分參考檔案中的內容，促使事業單位的運行機制保持良性循環。為了在新時期更好地發揮事業單位的檔案管理價值，需要從不同層面提高檔案管理工作思路。一方面，是強化服務意識，真正認識到檔案管理的工作重視度，從工作層面上提高服務意識。從以往檔案單純記錄資料轉變為記錄、供應、決策支持的服務模式，強化服務意識，在事業單位決策任何事情或出現任何問題時，都可以在檔案中尋找到相關的資料，從而確保單位運行的合理性；另一方面，需要保持競爭意識，在工作中需要強化與其他部門的合作交流，管理人員可以借助競爭意識，將事業單位檔案管理工作價值進行拓展；借助競爭方式強化檔案管理的目標，提高檔案管理工作的自主性。

三、結語

事業單位檔案管理工作在整個檔案管理進程中占重要位置，事業單位檔案管理工作屬于一種相對繁冗復雜的項目，具有一定的針對性、保密性和安全性，是事業單位檔案管理工作開展進程中不可缺少的內容，事業單位檔案管理工作質量的好壞能夠直接影響事業單位工作的日常運行效果。在此基礎上，我國事業單位領導者需要格外重視事業單位檔案管理工作的開展和落實，站在當下檔案管理市場上，探索我國事業單位檔案管理工作中出現的問題，依照新檔案市場中衍生出的新技術和新管理理念，優化事業單位檔案管理環境，強化實際事業單位檔案管理效果，為我國事業單位工作的順利開展提供重要的基礎保障。