鄉鎮衛生院檔案信息化體系的構建

尹子元

（山東省高密市大牟家中心衛生院，山東 高密 261509）

引言

鄉鎮衛生院工作任務復雜繁瑣，需要經常組織群眾開展衛生活動、召開會議為群眾普及醫療知識、為群眾診治疾病、為群眾定期體檢。隨著經濟的發展，醫院越來越重視信息化體系的構建，鄉鎮衛生院雖然是基層醫療組織但是其工作復雜瑣碎，為了提高鄉鎮衛生院各項工作的處理效率，促進鄉鎮衛生院的快速發展，必須加快鄉鎮衛生院檔案信息化體系的構建。

一、鄉鎮衛生院檔案信息化建設的重要性

鄉鎮衛生院檔案記載著登記、運行、業務、患者的病歷等信息，涉及衛生院開展工作的方方面面，是鄉鎮衛生院日常工作的依據[1]。

（一）保證了檔案原件保存完好

在醫療事業的發展中，離不開各種檔案資料的保存，尤其在這個領域涉及人們的生命安全，文字資料和影像資料都顯得十分重要，鄉鎮衛生院的發展、病人的治療記錄、疑難雜癥的研究報告等都需要經常查閱，隨著時間的推移，這些紙質資料就會出現破損，所以，要完好無缺的保存好這些資料有一定的難度。計算機、影印技術的發展與普及，使得紙質原件的內容可以通過掃描記錄到計算機中，在醫生或者護士在翻看記錄時，就不需要在翻看紙質資料，就不會對紙質原件造成損害，而且查閱起來非常方便，這就提高了檔案資料的利用率，此外計算機存儲信息，還可以對信息進行分類儲存、快速檢索，大大提高了醫生就診的效率[2]。

（二）有利于提高檔案查詢的效率

當前我國鄉鎮衛生院的檔案管理各科室、各部門之間的工作沒有明確的界限，檔案資料的存放更加沒有規劃，當工作需要查閱各種資料時，就會是很費事費力的一項任務。對衛生院檔案進行信息化體系的構建，就可以預防這類情況的發生，檔案管理人員可以將檔案進行整理分類，將各科室、各部門可能會查閱的資料分發給對應的工作人員，以方便其隨時查看。

（三）有利于對檔案進行管理

目前我國條件較好的鄉鎮衛生院會配有專門的檔案室用來存放檔案，條件較差的衛生院只能隨便存放在柜子里，要保存好這些資料，防止潮濕、蟲咬，是一項非常繁瑣的工作，尤其是南方的檔案室，天氣會更加潮濕，資料很容易出現破損。而且隨著衛生院的發展，檔案會越來越多，對這些資料進行存放、管理，會需要很多的工作人員來負責，加之人員的缺少，會嚴重拖延衛生院工作的開展效率。對鄉鎮衛生院檔案進行信息化體系的構建，只需要安排專門的一名檔案管理人員即可，節省了人力。

（四）有利于提高鄉鎮衛生院的工作效率

紙質版資料的查詢不僅浪費時間，而且是重復性工作，會讓檔案整理的工作人員產生厭煩心理，影響工作的順利進行。在對檔案進行信息化體系構建以后，會對檔案資料的收集方式和處理方式進行改變，提高資料收集和整理的效率，方便衛生院的工作開展，節約人力和物力，緩解了醫務人員的工作壓力，其可以騰出更多的時間用來醫術研究和治病救人，更好地為人民的生命健康服務，從而推動衛生院的長遠發展。

二、鄉鎮衛生院檔案信息化面臨的主要問題

（一）檔案管理意識不強

目前我國鄉鎮衛生院的整體建設規模較小，醫療工作人員普遍短缺，絕大多數衛生院僅僅依靠一兩位經驗豐富的醫生支撐，而且過去的管理模式很松懈，對檔案的信息化管理更是停留在形式，檔案管理的工作人員思想不積極，對檔案整理、歸檔工作十分拖沓，甚至是放任不管。出現這種情況，與鄉鎮衛生院領導思想不積極，不重視檔案信息化處理有很大的關系，鄉鎮衛生院的領導經常忙于行政工作、業務工作等日常工作，對衛生院的信息化技術的應用并不了解，從而對信息化處理的資金、人力投入也很少，導致了鄉鎮衛生院工作人員整體意識的欠缺，在一些經濟比較落后的地區，這樣的情況要更為嚴重，這樣嚴重阻礙了鄉鎮衛生院檔案信息化體系的構建。此外，檔案構建的不及時會造成重要信息的遺失，導致新來的醫生或者其他工作人員很難適應新的環境，對鄉民的身體狀況不了解，在提供醫療服務的時候不能有效開展治療。

（二）缺乏檔案管理的硬件設施

在醫療信息化的大力提倡下，當前我國的鄉鎮衛生院檔案管理已經實現了部分信息化，大部分的檔案信息已經進行了電子輸入，通過信息聯網，可以實現有效的管控，能夠根據患者的個人信息追溯到病人的過往病歷和健康信息，從而對患者的疾病快速作出正確判斷。但是，由于部分鄉鎮衛生院地理位置偏僻，規模較小，資金投入有限，缺乏省力的硬件設備，檔案記錄多采用人工錄入，雖然與之前的情況比較有了很大的改善，但是容易造成信息丟失、出錯的問題并沒有解決，影響了檔案的有效性和利用率。此外，缺乏專業的信息管理人員，復雜信息的整理并沒有實現條理化，查詢過程仍比較費時間，缺乏效率。

（三）專業素養較高的檔案管理人員短缺

由于鄉鎮衛生院的薪資待遇、地理位置等客觀條件的影響，使得鄉鎮衛生院的人才很短缺，具有對檔案進行信息化處理的人才就更加少有。當前鄉鎮衛生院檔案管理工作通常是由醫生或者醫療衛生工作人員兼職處理的，一方面工作人員的精力是有限的，日常衛生院的工作本身就比較費時費力，還要兼顧檔案管理的工作，其很難全身心投入到工作中[3]。另一方面從事鄉鎮衛生院檔案管理的工作人員普遍年紀已經較大，對計算機等設備的操作很陌生，而且接受新事物的能力也比較差，缺乏專業檔案信息化處理知識，這就導致無法滿足現在鄉鎮衛生院檔案信息化和智能化的需求。

三、構建鄉鎮衛生院檔案信息化體系的策略

（一）加強建設鄉鎮衛生院檔案信息化體系的軟硬件設備

鄉鎮衛生院普遍存在缺少檔案存放的存儲空間的問題，而且目前大部分的檔案資料還是以紙質版為主，存放條件對溫度、通風、防火等都有要求，想要長期完好保存，就需要在鄉鎮衛生院配備檔案信息化所需要的計算機、多媒體、電子信息錄入設備和存儲設備等，安裝合適的計算機操作系統、信息數據庫、安全保護軟件、快速檢索軟件等，促進檔案信息化的發展。此外在當今信息化時代的背景下，電子設備的更新換代很快，在購置硬件設備和安裝必要的軟件時，要充分考慮這些因素，避免造成設備資源浪費，做好規劃，定時對設備進行檢修[4]。

（二）加快推進檔案數字化的進程

目前鄉鎮衛生院存放的紙質版檔案數量龐大，由于長期的積累，檔案信息也比較復雜，短時間內很難實現全部信息化處理，為了加快推進檔案數字化進程，應該首先將當前新增加的檔案全部采用電子錄入方式保存，然后利用空閑的工作時間對以前存放的檔案進行整理、歸納，安排技術人員整體進行電子錄入，對檔案信息進行分科室分部門的存儲，為實現構建鄉鎮衛生院檔案信息化體系做好準備。

（三）構建合理的信息化檢索體系

構建鄉鎮衛生院檔案信息化體系不僅需要加強有效資料的搜集工作，而且需要將檔案信息化體系全面應用，建立科學的信息化檢索體系，可以促進檔案信息化管理目標的實現。有效提高檢索工具的利用率，充分利用互聯網的優勢，增加檔案管理部門的帶寬，為檔案信息設置專門的局域網，衛生院檔案管理人員可以通過局域網對所需要的資料快速檢索，實現對檔案信息的充分利用。

（四）對鄉鎮衛生院檔案管理人員進行信息化培訓

由于客觀原因，鄉鎮衛生院將更多的人力和物力集中在醫療水平的提升和醫院經營管理工作中，忽視了對檔案工作的重視，這也使得檔案管理人才嚴重短缺。再加上鄉鎮衛生院的檔案管理人員以醫務人員的兼職為主，缺少專業素養，在工作中存在拖沓和混亂的問題，這就限制了鄉鎮衛生院檔案管理工作水平的提高。在當前構建鄉鎮衛生院信息化體系的過程中，要重視對檔案管理人員的培訓，提高其計算機操作的專業能力，定期組織專業知識的培訓活動，學習各種先進的信息管理方法和技術，推動檔案信息的數據庫建立，開展不同地區檔案管理人員溝通交流座談會，相互學習信息處理的經驗，不斷提升鄉鎮衛生院檔案管理的水平。

（五）重視檔案信息資源建設，利用網絡資源加大推廣

沒有可以利用的檔案信息資源作為基礎，檔案信息化建設就是紙上談兵，必須對各部門的各種材料進行電子數據庫的整合，確保其信息完整和準確，實現各地區各人員的資源共享，使得資源配置得到最大程度的優化。醫療檔案資料是眾多醫療工作者智慧的結晶，是一筆無價的財富，可以通過信息化時代的契機，對珍貴的醫學資料進行保存，上傳到網絡，實現資源隨時隨地的查閱。

四、小結

隨著科技進步，信息化建設已經進入了各個行業中，在鄉鎮衛生院做好檔案信息處理對醫院的運營管理具有重大的意義。為了構建良好的鄉鎮衛生院檔案信息化體系，必須依據鄉鎮衛生院的實際情況，結合以最大程度提高檔案使用效率的原則，創新學習到的管理方法和經驗，力求為鄉鎮衛生院打造一套量身定制的檔案信息化管理體系，實現各衛生院各有所長的長足發展。