制造業采購成本管控研究

蔣茜

（同享（蘇州）電子材料科技股份有限公司，江蘇 蘇州 215200）

一、采購成本管控的重要性

（一）采購成本的降低對企業利潤的杠桿作用

采購成本小的變動，足以對企業利潤產生巨大的影響，這種影響稱采購杠桿原理。按照杠桿作用可知，采購成本控制對利潤影響的重要性。通常認為，企業采購成本每降低1%，能夠提高5%-10%的企業利潤，甚至提高的幅度更大。比如金屬材料制造業，原材料的采購成本占比達到80%以上，直接影響著營業利潤。這個杠桿效應使得企業的管理層越來越重視采購成本的管控，想方設法在采購成本上下功夫，借助于采取有效的方法來控制采購成本。

（二）有效的采購成本管控能夠使企業資源效益最大化

制造業企業應對采購全鏈條的相關作業進行整合優化，做好各環節成本控制，保證采購物資的有效使用，杜絕重復工作，避免不必要的浪費。對采購的活動進行全過程、全員、全方位管理，使其最大化地體現出應有的價值。

二、影響采購成本的內外部因素

（一）內部因素

1．采購頻次與采購數量

一般情況下，采購人員進行物資采購時，會充分考慮采購單價和數量的負相關這一規律。盡可能地采用集中采購或者共同采購的方式來增加采購數量，以達到降低采購單價的目的。

2．采購人員的談判能力的強弱

在采購活動的談判過程中，采購人員談判的水平也相當關鍵，水平高低會對采購成本產生一定的影響。這就要求采購人員需要具備一定的談判能力，談判能力強并運用有效的談判策略，在談判過程中就會掌握話語權，增加獲取最低采購成本的可能性。

3．跨部門協作與溝通

采購業務涉及計劃、生產、質量、銷售和財務等部門。各部門之間需要保持順暢的溝通，及時傳遞信息。如果客戶需求預測不準確，生產計劃變化頻繁，緊急采購就會增多，從而造成采購成本增加；如果銷售部門訂單情況預估不準確，過多考慮訂單量而不注重訂單是否分散，就會導致物料差異大，形成不了采購批量，造成采購成本增加；如果質檢部門對質量標準過于嚴苛，會導致采購成本增加；如果財務部門資金預算不準確，無法及時調動采購資金，就會造成采購不及時。

（二）外部因素

首先，影響采購成本最直接因素就是市場供求關系的變化情況。在市場行情供不應求時，供應商就會漲價；供過于求時，就會降價。

其次，采購單位與供應商的合作關系和諧與否，也會對企業采購成本產生重大的影響。

最后，供方產品成本的高低，是影響買方采購價格最根本的因素。供應商產品成本價格是采購價格的底線。

三、制造業采購成本控制中普遍存在的問題

（一）采購計劃不合理、不完善

采購計劃制定是否全面與合理，直接影響到采購成本控制的成敗。自古有云“凡事預則立，不預則廢”，可見事先做好計劃對于事件成功與否的重要性。但是目前大多數制造企業，尤其是中小型制造企業，在采購計劃制定方面是不夠重視的。采購人員往往是沒有制定采購計劃或者計劃不完整就進行盲目采購，無法做到針對性采購，因此出現采購數量偏差的情況，從而造成資源的浪費。

（二）采購制度不健全

中小企業普遍存在采購制度不健全，不完善的問題。規章制度不明確的企業，在發展中容易出現臨時決定的情況，不能約束采購過程中的經濟行為，最終導致采購流程混亂，采購效率低下，采購成本上升的情形。

（三）缺乏科學的管理模式

在制造業采購活動中，由于缺乏科學的管理模式，相關部門脫節，分工不明確，職責不清晰，相互推諉扯皮，經常出現無效作業和重復作業的現象，造成資源的浪費，成本的上升。

（四）沒有建立監督體系，無法約束采購違規行為

一些中小型的制造企業，人員結構簡單，有些采購人員綜合素質較差，自我約束能力較差，沒有建立有效的監督機制，就無法有效避免不良行為的產生。

（五）采購流程復雜，采購效率不高

制造業的采購活動，涉及部門比較多，尤其是大中型企業，需要層層審批。采購活動經過車間經辦與主管，采購人員與主管、財務部經辦會計，企業高管等的逐級審批，流程較為復雜，從而造成采購成本的增加，采購效率低下，影響正常的經營活動。

（六）供應商管理不到位

供應商管理不到位，沒有建立有效的評估系統，沒有形成完善的供應商評價體系。沒有系統的支撐，采購人員很難全面地了解供應商信息，更沒法深入地對供應商進行分析評價。供應商一旦選擇不合理，就會造成增加采購成本的風險。

四、對采購成本控制活動中的一些改進措施的探討

（一）制定年度采購計劃，相關部門通力合作

第一，年度采購預算工作是采購計劃工作的前提和基礎，采購部應結合上年度數據對本年度采購數據進行預算。然后再綜合當年的生產數量、庫存水平來進行調整。根據預算數據來制定合理的采購計劃，最大程度降低采購成本。

第二，通過聯動機制，推動采購計劃制定向科學化發展。在企業的整個采購活動中，采購原材料最為重要，與生產密切相關。要制定一份完整的原材料采購計劃，單獨依靠采購部門很難完成。采購部門應聯合生產部，銷售部，倉儲部、財務部共同參與。生產計劃是制定采購計劃的重要依據，而生產計劃又是根據銷售訂單情況來制定與調整的，可謂環環相扣。

（二）加強采購部門建設，優化企業采購制度

第一，企業應當加強采購部門的建設，許多采購人員的工作思路混亂，工作沒有章法可循，工作方案漏洞較多。企業可以通過建立采購手冊的方式，形成標準化體系，規范采購操作流程，從而保證企業在采購過程中減少錯誤的發生，提高經濟效益。

第二，建立崗位責任制度，明確采購部門內部職責分工及相關部門的職責分工。將工作職責納入月度、季度、年度的考核范疇，通過考核機制來約束相關人員的行為。

第三，建立獎罰制度，提高采購人員的工作積極性。獎勵以精神鼓勵和物質獎勵相結合，懲罰以思想教育和經濟懲罰相結合。通過制度約束有效規范采購人員的采購行為。

（三）運用科學有效管理，合理整合優化資源

第一，落實崗位責任制度，明確各部門職責分工，將采購收貨、 采購驗收、采購、采購付款等環節分別劃歸為倉儲部、質檢部、采購部、財務部等不同部門進行管理負責，各部門之間既緊密聯系又相互制約，做到全過程、全方位的科學管理。

第二，建立ERP系統，通過信息化手段，能夠更快、更準確地傳輸信息。生產車間生產計劃和生產數據，倉庫的庫存數據可以第一時間傳達到采購部、財務部等相關部門。通過系統減少人為錯誤，避免重復勞動。

第三，生產車間的生產計劃經常在調整，采購人員需要多去生產一線了解生產情況，隨時調整采購計劃，保證采購物資的及時到位。

（四）建立有效監督機制，杜絕違規，防范風險

第一、完善采購部門內部運行機制，明確采購人員，采購主管，采購總監的職責分工。加強物資采購每道環節的審核、審批工作。

第二、成立監督部門，如內審機構、稽核機構，對采購部門進行監督管理可以減少漏洞，規避風險。監督部門應嚴格把關，加強日常的監督工作，如采購合同規范性審核，采購價格合理性審核，審批權限的合規性審核，采購制度的落實情況審核等。

第三、對于監督過程中發現的違規行為，應及時反饋管理層。并按照考核制度和獎罰制度，對相關人員進行處罰，杜絕再犯，防范風險。

（五）簡化采購工作流程，提高采購工作效率

第一，分類管理，對于金額比較小的輔材類的采購、辦公用品類的采購，減少審批環節，審批權限適當下放。申請部門主管與采購部門主管審批把關即可。對于原材料的采購，按采購金額大小，設置審批權限。通過權限的界定有效推動采購效率不斷提升。

第二，通過信息化手段，提升采購審批效率。例如通過ERP系統的線上審批功能，進行采購流程的審批操作，可以在網頁端，手機端實時操作。避免了因領導不在公司而無法審批的情況出現，保證了采購活動的及時性。

（六）建立有效管理系統，形成科學評價體系

第一，企業應當加強對供應商的有效管理，建立一套供應商評估體系，對供應商信息進行跟蹤管理。通過強大的數據庫支撐，為合理選擇供應商提供了強有力的保證。

第二，定期對供應商進行考核，結合供應商提供的產品質量、送貨的及時性、配合度及和服務質量進行綜合打分。建立合格供應商名錄，淘汰不符合要求的供應商。對于優質的供應商，需要維護好合作關系。

第三，對不同生產物資的供應商進行分類管理，對于一些重要的長期合作的原材料供應商，除了日常的溝通及考核數據分析外，還需要不定期的實地走訪，更多地關注供應商的生產經營情況。

五、結束語

綜上所述、采購成本控制非常重要，是制造業提升利潤的重要途徑。制造業企業管理人員應高度重視，協調多部門共同參與，共同為企業成本控制做貢獻。通過采用科學的管理方式，建立完善的制度體系，簡化工作流程，提高采購效率，從而進一步地降低采購成本，以最小的投入獲得最大的收益，最終達到提升企業利潤的目的。