數字化背景下檔案管理信息化建設的創新策略

董志梅

（北京航天長征飛行器研究所，北京 100076）

隨著現代化科學技術的快速發展，網絡技術、互聯網技術、通信技術、信息技術等在各行業信息及社會各管理環節中得到廣泛應用，極大地影響著管理活動的有效開展和落實。其中作為重要的基礎性管理工作，檔案管理的重要性日益凸顯，并在管理活動中發揮著重要的指導、參考、提示等作用和功能，有效保障和支持各項工作的有序開展支持和保障。同時需要對檔案管理加強信息化建設，使檔案管理工作中對信息技術進行充分應用，促進檔案收集、分類、整理、存儲等環節實現數字化、網絡化、信息化處理，并對相關管理流程及環節實現標準化管理及規范化操作，使檔案安全性和保密性得以保障，同時使管理效率有效提升，人工成本節約，從而對檔案信息化建設起到進一步促進作用。

1.數字化背景下檔案管理信息化建設重要性分析

檔案管理效率提升：在以往的檔案管理中，通常采用人工手動方式，存在工作內容繁瑣、工作難度大的、工作強度大等問題，在檔案管理過程中，需要相關工作人員投入大量的精力和時間進行檔案處理，極容易因人為原因而對檔案的完整性、有效性造成影響。通過信息化技術的引入，對檔案管理加強信息化建設，能夠使檔案管理效率有效提升，檔案完整性、可靠性切實保障。其中利用數字化技術，使紙質檔案轉換為電子檔案，并借助計算機技術對檔案進行處理，使檔案管理歸檔、整理等速度大幅度提升。另外檔案管理人員工作量大幅度減輕，手工操作及工作步驟減少。因此通過檔案管理信息化建設，管理人員能夠對傳統檔案管理模式進行優化，有效提升工作效率的同時，進一步保證檔案信息準確性。

社會發展需求有效滿足：隨著信息技術、互聯網技術的快速發展，數據信息呈現海量增長的趨勢，作為數據信息的重要載體，檔案中所覆蓋的數據信息的數量也不斷增加，同時具有越來越高的應用價值，檔案管理工作的重要性也日益凸顯。同時傳統檔案管理模式已無法適應和滿足現代社會及檔案事業發展需求，導致檔案管理效用無法有效發揮。因此需要對檔案管理信息化建設加強重視，有效促進傳統檔案管理方式的改進和創新，使檔案管理工作能夠更好地滿足人們多樣化、個性化需求，使信息化檔案管理的重要價值得以體現。另外檔案管理信息化也進一步促進信息技術的持續發展，更好地順應檔案管理方式的改革創新。

創新檔案資源服務：現階段檔案管理工作面對越來越多的數字檔案資源，需要通過加強檔案管理信息化建設，進一步推動檔案事業實現突破性發展。其中通過整合數字檔案資源以及有效改進服務機制，使檔案管理工作不斷創新，有利于檔案信息的實時共享和及時傳遞得以實現，使得檔案服務能力不斷提升，使檔案資源創新進得以充分體現。另外對檔案信息數字資源進行充分開發利用，在檔案信息化建設中加強信息化協同服務的有效融合，檔案資料管理質量和效率切實提高，使檔案信息服務水平最大程度增強，更好地滿足信息化檔案工作未來發展需要[1]。

滿足用戶檔案數據需求：在新時代背景下，用戶的檔案需求也逐漸朝著個性化和多樣化發展，傳統的檔案信息已無法滿足用戶的實際需求。因此，用戶對檔案數據的需求趨于多樣性和個性化。因此通過檔案信息服務力度加強的同時，需要對用戶的多主體、多元化、多種檔案數據需求進行分析和總結，在此基礎上根據用戶需求，有效整合檔案數據，實現檔案信息資源的共享和互通，為用戶提供自主選擇相關檔案信息的平臺，從而充分體現檔案數字資源的協同性和靈活性，合理利用檔案數字資源，使檔案管理質量、效率及用戶滿意度有效提高。

2.數字化背景下檔案管理信息化建設中存在問題分析

對信息化建設缺乏重視：現階段不少行業領導層對檔案管理信息化建設缺乏足夠重視，對信息化管理的重要性缺乏深入的了解和認識，通常在實際管理工作中采取觀望的態度。另外在相關政策及立法方面，對檔案管理信息化建設缺乏相應的支持，從而對檔案管理工作整體質量及效率造成不利影響，管理缺乏規范性。同時也導致不少工作人員存在思想認識薄弱的問題，通常將檔案管理工作作為日常事務性工作，對其重要性予以忽視，檔案信息化管理缺乏科學、系統的方法，對檔案管理工作的整體效果造成不利影響。

電子數據安全性不足：在檔案資料中涉及了較多的機密文件和信息，而不少電子信息管理系統缺乏較高的安全性能，同時通常借助第三方軟件進行電子文檔的保存和傳遞，因此使電子文檔數據的安全性受到威脅。另外檔案資料信息還會受到黑客等非法入侵者的攻擊，使電子數據信息存在泄露、篡改以及損壞等風險，對電子檔案數據的安全性造成嚴重影響。

檔案管理人員素質不高：在檔案管理工作中，專業化的檔案管理人員能夠在提升檔案管理信息化水平中發揮重要作用。但現階段在不少檔案管理中，普遍存在著檔案管理人員自身思想意識不足，對檔案信息化管理的重要性缺乏認識等問題，通常對紙質檔案利用計算機進行輸入等簡單處理。但隨著大數據技術的應用，檔案信息化管理工作需要借助技術優勢的充分發揮，提高管理質量和水平，而檔案管理人員的綜合素質無法滿足數字化及信息化管理要求，導致檔案管理工作無法順應大數據時代發展需求。

3.數字化背景下檔案管理信息化建設的創新策略

信息化管理理念更新：首先相關檔案管理負責人需要對檔案管理工作的重要性提高認識，對大數據時代的發展趨勢加深理解，并對科學的檔案管理理念進行有效樹立。同時需要對檔案管理信息化建設的改革及創新的重要性進行充分認識，對大數據技術的價值和優勢進行充分體現。其次在實際檔案管理工作中，相關管理人員應通過大數據技術的內涵進行學習與掌握，自身信息技術應用能力有效提升，使信息技術的作用充分發揮，并對檔案管理的信息化建設進一步有效推動。

基礎設施建設強化：在檔案管理信息化建設過程中，為了確保資料信息實現數字化和信息，需要對其中所涉及的各環節加強重視。其中在檔案采集、信息傳遞以及數字處理等環節中，需要加大基礎設施的建設，對良好的網絡環境進行營造[2]。首先應加大硬件設施建設力度，對一系列信息處理設備進行完善，對良好的硬件環境進行打造。其次需要對軟件加強建設，對信息化管理系統及管理平臺進行科學構建，使檔案信息的數字化、網絡化及智能化管理得以實現。

檔案數字管理系統完善：為了有效促進傳統紙質檔案向電子化、數字化檔案轉變，需要對檔案管理系統不斷健全和完善，同時應使檔案學基本原理及方法的重要作用充分發揮，實現電子檔案與數字化檔案的分類管理及存儲。其次應根據行業領域的發展現狀，對先進技術進行充分利用，對檔案數字管理系統與行業經營系統實現有效融合，從而使各項檔案資料加強管理和開發利用，使信息完整性和準確性得以保障的同時使各種信息資料能夠實現準確、及時傳遞及更新。另外需要對云計算技術進行充分利用，在檔案信息準確分析及處理中充分發揮技術價值和優勢，并促進動態管控與橫縱分析的有效融合，對檔案信息資料利用縱向時間線進行分析比較。最后應通過與同類企業、其他部門、其他行業加強橫向分析對比，對具有價值的信息進行提取和保留，對無用信息進行剔除，從而使數據資料的可靠性和準確性提高。

安全防護制度健全完善：在檔案信息化建設過程中，提高檔案信息利用率的同時，需要對檔案信息的安全性加強重視。因此在數字化背景下，需要對檔案數據安全防護制度進行健全和完善，并在檔案信息化建設過程中，從資金、管理、技術等方面，對系統安全保障等內容進行充分考慮，從而使保障制度進一步完善[3]。其次在檔案管理信息化建設時，還應對人力資源及各類機械設備加強運用，使安全風險管控力度強化，檔案保密工作水平提高。另外需要對檔案數字管理系統應用范圍及方法進行科學管理，其中涉及內容有：信息庫備份、客戶權限控制以及對入侵檢測及數據加密等技術加強應用，使網絡安全問題得到有效解決和處理，對黑客攻擊行為進行有效防范，使檔案安全性切實提高。

檔案信息化管理加強規范：為了使電子檔案數據的可靠性及安全性有效提高，需要對檔案信息化管理加強規范。首先需要對電子檔案的保存格式及傳遞方式進行有效統一，確保電子檔案在各部門之間進行傳遞時不會因為格式及傳遞方式等方面存在的不一致等問題而對檔案傳遞的有效性造成影響，出現重收或漏收等現象，對工作效率及工作效果造成嚴重影響，所以應對電子檔案編碼制度進行統一和完善。其次需要規范編制文件信息收發記錄單，有效保證相關部門之間的電子資料記錄的準確性和完整性，有利于后續查詢及使用的便捷性，使工作效率進一步提高。另外應對統一的資料收發機制進行完善，并對收發流程進行管控。同時相關工作人員應加強溝通和交流，確保電子檔案資料的完整性和可靠性，使管理中存在的問題能夠及時發現和解決。

加強檔案人才隊伍建設：通過專業、高素質的優秀檔案管理人才隊伍的建設，能夠使數字化背景下的檔案管理信息化建設工作更高效地開展，使大量復雜檔案資料能夠及時轉變為有價值的信息資源，為檔案用戶提供將更優質的檔案信息服務[4]。由于傳統檔案管理工作中需要信息技術等先進技術加強應用，使檔案信息管理工作能夠促進知識資源轉化，因此檔案員管理人員不僅需要具備專業檔案管理知識，還需要不斷提高自身實踐能力及業務能力，對工作經驗進行不斷積累，同時也應對管理人員加強培養，對優秀綜合型檔案管理人才加強引進，從而使檔案管理信息化建設水平有效提高。

4.結語

在數字化背景下，為了提高檔案管理質量和水平，更好地滿足社會發展及用戶需求，需要對先進信息技術及大數據技術加強引入，對傳統的檔案管理模式進行改革和創新，通過技術優勢的充分發揮，使檔案管理信息化建設力度強化。同時對網絡數據庫加強建設，使各種檔案信息資料實現更科學、更規范的管理，使資料的可靠性、完整性及安全性有效保障，使檔案信息資料的應用價值得以充分體現，從而對檔案事業的可持續發展起到有效促進作用。