事業單位“雙軌制”文書檔案的安全保密管理分析

張悅

（大慶油田有線電視中心，黑龍江 大慶 163453）

前言：如今，信息技術與網絡技術被廣泛應用于檔案管理工作中，使得文書檔案管理工作模式發生了極大變化。在此情況之下，電子檔案成為了事業單位文書檔案的主要留存形式，為提高檔案保存管理的安全性、便捷性和時效性提供了極大輔助。不過，基于“雙軌制”的文書檔案管理方式所面臨的安全保密風險遠超于傳統作業模式，管理人員必須對此方面加以重視。

一、增強管理人員保密意識

信息技術與計算機普及后，事業單位逐步建立了信息化檔案管理模式，并且開始實行“雙軌制”文書管理機制，為兼顧紙質檔案和電子檔案管理奠定了基礎?！半p軌制”文書檔案管理工作的開展，大大提升了文書檔案的管理質效，豐富了文書檔案的類型也提升了檔案的使用和保存便捷性。但是，相比于紙質檔案，電子檔案的安全風險更高，且“雙軌制”文書檔案管理模式的應用也使得保密范圍進一步擴大，保密難度進一步提升。

現階段，許多事業單位的文書檔案管理人員缺乏安全保密意識，在“雙軌制”文書檔案管理安全風險識別過程中缺乏敏感度；更有許多員工認為文書保密工作責任只在于文書管理人員，在報送檔案時未重視保密，進而引發信息泄露。從事業單位“雙軌制”文書檔案管理模式應用現狀來看，員工保密意識不強、保密能力不高是導致該模式實用價值難以發揮的關鍵[1]。為了解決這一問題，切實提高“雙軌制”文書檔案管理成效，事業單位應該著力提升企業全體員工的安全保密意識，增強檔案管理人員的安全保密能力。

在此環節，事業單位領導需要對單位內的檔案管理人員和其他部門職工進行分別培訓，從而提升單位整體的安全保密意識，為提高檔案收集、整理、傳遞和保存等環節的安全性做好充足準備。比如，以安全保密為主題召開全體職工大會，加強檔案安全保密意識和思維的培養，幫助全體職工養成安全保密工作習慣，在企業內部構建良好的安全保密氛圍；強化檔案管理人員安全意識和安全能力培養，建立檔案管理安全保密問責機制、意識能力考核機制以及完善的獎懲機制，將檔案安全與保密效果與檔案管理人員利益直接掛鉤，從而提升他們的安全保密意識。

二、強化安全保密監管

通常來說，紙質檔案的安全保密級別較高，而電子檔案的安全性則會受到互聯網開放性的干擾。即是說，電子檔案管理承擔的安全風險更高，風險種類也十分多樣。在這種情況之下，“雙軌制”文書檔案管理人員將會面臨巨大壓力和挑戰。大部分事業單位都未建立完善的安全保密監管機制，無論是內部管理還是外部監督都不完善，這也導致“雙軌制”文書檔案管理質效難以提升。為此，事業單位應該以提高檔案保密性和安全性為目標，以解決檔案管理現有問題為基礎，建立健全安全保密內外監管模式，讓事業單位在面對文書檔案安全保密風險時擁有更加靈敏的反應和應對能力。

事業單位不僅應該加強檔案管理部門內部管理質效，更應該設立單獨的監督機構，讓文書檔案管理監督部門獨立于單位領導層，為保證部門工作的獨立性和權威性奠定基礎。比如，選定單位領導層成員為檔案文書管理監督機構負責人，并根據實際工作需求組建監督機構，使其獨立于檔案管理部門，并讓其發揮監管職能。在工作中，應定期或不定期抽查檔案，確保紙質與電子檔案的完整性、真實性、安全性與保密性。同時，監管機構還需建立長效工作機制，對文書檔案的收集、整理、存檔、借閱進行全過程監督與全方位記錄，讓檔案管理的安全保密成效得以提升[2]。

三、優化管理資源配置

文書檔案管理人員能力不足和基礎設施不完善等問題同樣是大部分事業單位“雙軌制”文書檔案管理工作人員面臨的問題。為此，事業單位需要積極開展職工培訓、優化人力資源配置，更需要不斷加強基礎設施建設，為提升“雙軌制”文書檔案管理成效，增強文書安全保密性奠定基礎。比如，組織檔案管理人員參與檔案管理理論知識學習，開展計算機操縱實踐練習；優化檔案管理部門以及監管部門的組織結構，明確各崗位組織結構與人員配置；深化信息化建設和基礎設施配置，打造內部網絡系統與外網防御系統，提高電子檔案儲存安全性。

結論：綜上所述，采用“雙軌制”方式開展事業單位文書檔案管理，能夠有效提升檔案管理質量，為及時歸檔、落實責任、安全保管、靈活使用奠定基礎。為充分發揮事業單位“雙軌制”文書檔案管理價值，提高安全保密管理成效，相關工作人員應該加強保密意識培養、強化安全保密管理監管、深化人力資源與基礎設施管理。