醫療設備檔案管理完整性思考

文/袁艷（廣饒縣醫療保障局）

隨著現代醫療技術水平的大幅提升，醫療設備類型日趨豐富多樣，使醫療設備在臨床工作中發揮的作用優勢更加突出，進一步說明醫療設備檔案管理在醫院檔案管理工作中占據極其重要地位及作用。與此同時，醫療設備檔案管理究其本質是一項全程跟蹤管理，涉及的管理環節相對復雜，由設備申請、論證、申購，貫穿到設備驗收、使用、維修、報廢等環節全過程，作為醫療設備管理的關鍵性環節，可以保證設備處于正常、安全運轉狀態[1]。此外，隨著醫療設備更新速度不斷加快，對醫療設備管理，特別是醫療設備檔案管理工作提出了全新的要求與標準。除保證檔案資料的完整性，勢必需要提高檔案總體管理效率及質量。鑒于此，本文針對“醫療設備檔案管理完整性”進行分析研究具有重要的價值意義。

一、醫療設備檔案管理工作的基本原則及要點分析

（一）基本原則

醫院醫療設備的申購、使用直至報廢全過程，均需建檔處理，并出具相應的說明文件，比如醫療設備裝備委員會的論證過程、設備購置可行性論證報告、醫療設備的部門申購表等。特別是針對進口設備，需交由市級衛生健康委員會予以批復處理，公開組織設備招投標工作，簽訂相應的購銷合同及驗收報告，詳細列舉操作手冊與維保記錄，并做好后期調撥及報廢工作。與此同時，50 萬元及以上的大型醫療設備需要進行經濟效益論證[2]。嚴格遵循醫療設備檔案完整性工作原則，認識到醫療設備檔案內容越完整，越能幫助相關人員進行查找，并及時了解醫療設備的運行狀況，進一步有效延長醫療設備的使用年限周期。

（二）要點

（1）設備購置。①醫療設備購置前期需交由醫院各科室提交醫療設備的申購表格、醫療設備購置后的可行性報告，其報告內容囊括新技術與新項目的可行性報告、設備經濟效益分析結果、技術要求、功能需求等。利用醫療設備檔案，真實反映涉及的醫療設備對醫院經濟收入及醫療水平提升的貢獻與影響。其中，設備購置的可行性報告交由醫院醫療器械裝備委員會開展論證，集中體現醫療設備購置工作的公開性、公正性、科學性、嚴謹性特點，進一步保證醫院醫療設備購置的質量成效。②在醫療設備招投標期間，需綜合考慮供應商及設備的技術資質，以供應商資質為例，包括法定代表人授權書、營業執照、銷售人員及送貨人員信息等。需認識到設備資質與供應商資質存在很大的區別，其包含的內容相對復雜，比如售后服務、醫療設備系統配置參數、與設備相關檢驗合格證書、設備彩頁、設備的市場占用比例、生產廠家授權及行業資質、醫療器械注冊證等內容。其中，系統配置參數集中體現醫療設備是否能夠滿足醫院提出的醫療使用功能需求，通常被視為相對重要的技術支撐性材料。售后服務可以真實反映設備進入醫院投入使用后商家對設備維護及保養的應急工作能力，其評估指標包括售后服務態度、設備巡查力度、維修速度、電話響應速度等。此外，所有材料均需要商家參與投標期間提供，且需保證內容真實有效，以此作為設備維護保養的主要參照依據。

（2）合同簽訂。經招投標環節確定中標產品后，醫院及時與供應商簽訂銷售合同。合同作為雙方間設立、變更及終止民事關系的主要協議，依法設置及簽訂的合同深受法律效力的保護，但是合同條款內容不利于醫院，則可能發生較大的經濟損失。因此，在簽訂合同期間，需持嚴謹的工作態度。與此同時，合同條款包含醫院與商家相互協商后，與醫療設備相關的事宜信息及各種細節。在完成簽訂后，需及時由醫院檔案管理人員、科室負責人及維修工程師與商家共同開展設備安裝、驗收作業。在驗收期間，側重檢查設備及其附件的類型、數量、出廠編號、生產日期，確保與合同內容相一致。

二、醫療設備檔案管理現狀問題分析

如前所述，對醫療設備檔案管理工作的基本原則及要點均有了一定程度的了解。而從現狀來看，醫療設備檔案管理工作尚存在一些較為明顯的問題。總結起來，具體問題如下：

（一）檔案資料收集有待完善

由于醫療設備檔案搜集工作貫穿醫療設備全生命周期始終，如果忽略任何環節，均可能造成檔案資料缺失問題的發生，并在很大程度上增加了檔案資料搜集的難度，影響檔案資料的完整性。同時，醫療設備檔案資料搜集不僅是管理人員的工作職責，更需要各部門通力合作，否則難以完成搜集目標[3]。值得注意的是，當下我國大多數醫院檔案管理模式仍停留在人口搜集檢索的階段。即便計算機與互聯網技術的快速發展，被廣泛應用在醫療機構管理領域，但是對醫療設備檔案管理來說，其技術應用水平尚未成熟，從而在很大程度上影響了檔案管理的總體工作效率，甚至還會增加檔案信息的檢索難度。由此可見，采取有效措施完善醫療設備檔案資料收集至關重要。

（二）檔案管理水平有待提高

醫療設備檔案包含的內容量相對較多，囊括醫療設備全生命周期的所有信息，而醫療設備檔案的特殊性決定了部分檔案資料在設備使用過程中，可能出現從未被檢索的情況[4]。同時，部分檔案管理人員自身對醫療設備檔案管理的重視程度有待提升，若欠缺崗前培訓，則可能導致醫療設備檔案管理工作出現一系列的誤差問題，還可能出現忽略對部分資料的搜集，比如醫療設備的動態資料，即設備運行情況、維修維保情況、設備調撥情況等，使檔案資料出現缺失的現象。此外，部分醫院自身醫療設備檔案管理規范性不足，尤其是在檔案借閱期間存在各種潛在性問題，使醫療設備檔案管理工作的質量及安全性飽受質疑。

三、醫療設備檔案管理完整性的提升措施分析

為了解決醫療設備檔案管理工作現狀存在的問題，則需在保證醫療設備檔案管理完整性的基礎上，落實有效的解決措施。總結起來，具體解決措施如下：

（一）推行標準化管理模式

制度建設是保證檔案管理工作有序開展的前提條件，強化醫療設備檔案制度化建設力度，立足醫院發展的主流方向，搭建完整、有利于醫院發展、滿足患者需求的檔案管理體系，對醫療設備檔案管理的完整性能夠起到充分有效的保障作用[5]。因此，相關單位可結合自身實際發展情況，以《檔案法》作為醫療設備檔案管理工作的參照依據，搭建符合單位特點的醫療設備檔案管理機制，規范各項管理環節，包括檔案借閱、調用、整理、交接、保管、審核、歸檔、采集等，形成標準化、正規化的檔案管理模式，確保單位內所有醫療設備均處于正常使用狀態，進一步提升醫療設備的利用效率。

與此同時，為充分挖掘醫療設備的使用潛力，為教研、醫療工作提供強有力的支持，相關單位需樹立強烈的醫療設備檔案管理的意識，充分發揮管理制度的約束、規范作用，明確劃分管理工作職責、權限，引進考核機制，積極推行嚴格的責任管理模式，真正意義上做到獎罰分明、責任到人。

并且，需強化醫療設備檔案標準化管理的力度，將管理工作貫穿醫療設備采購至報廢全過程始終，規范、約束管理人員對設備檔案資料的搜集行為。其中，標準化管理流程包括分類目錄、編號檔案，而相關管理人員需要逐一對應搜集檔案目錄與資料，滿足查缺補漏的要求，確保檔案資料的完整性。

此外，對已完成搜集的檔案資料，則進行歸檔編號處理，便于后期查找，并確保建立的醫療設備管理系統中不得缺少檔案模塊、科室查詢模塊、維修模塊等，及時在設備資料相對齊全的驗收階段著手建檔，便于將所有資料信息錄入系統。對于相關檔案管理人員，可將驗收模塊中部分數據調整至檔案模塊，完全歸檔后無法再次更改，即所有臨床科室僅具備查詢醫療設備檔案信息的權利，以此降低檔案資料缺失、內容錯誤等風險問題發生的幾率，全面提高醫療設備檔案管理工作的質量及安全性。

（二）增強檔案信息化建設

醫療設備檔案管理信息化建設，指的是靈活運用信息化技術方法，搭建醫療設備檔案數據庫，滿足資源整合及實時共享要求的一項工作。需認識到，醫療設備檔案管理信息化建設能夠在很大程度上提升總體管理效率，健全檔案資料的搜集流程。與此同時，信息化建設普遍由醫院提出建設要求，再逐一開發出與醫院實際情況相符合的計算機管理軟件系統。除滿足常規資料查詢服務要求外，該系統需具備一定的統計分析能力，比如大型醫療設備效益分析、設備使用完好率分析等，以此為設備管理人員提供多元化的信息服務[6]。此外，可融入二維碼技術、物聯網技術，實現信息化管理的目標，即逐一拆解問題模塊，搭建設備基礎數據管理模塊、故障信息分析模塊、維修查詢分析模塊、維修人員管理模塊，形成兼顧信息實時跟蹤、信息價值創造、數據反饋信息、技術服務數據的信息化動態監控管理體系，為醫療設備檔案管理工作的完整性、質量與安全性水平的協同提升起到保駕護航的作用。

（三）擴大檔案管理人才培養力度

在實際管理工作開展過程中，相關醫院需及時轉變對醫療設備檔案管理的片面認知，強化醫療設備檔案管理的宣傳力度，增強檔案管理人員的法律意識與業務意識，從根源上認識到開展醫療設備檔案管理的重要性及必要性，進一步提高對醫療設備檔案管理工作的重視程度[7-8]。與此同時，以提升管理人員總體業務水平為前提，綜合考慮檔案管理崗位的特殊性，即工作內容復雜、管理要求細致等，側重培養檔案管理人員吃苦耐勞的精神，嚴謹認真的工作態度、工作作風。此外，鼓勵廣大醫療設備檔案管理人員主動參與各項崗位培訓活動，多為其提供崗位學習的機會，使檔案管理人員的信息化處理能力水平得到全面提升，在保證醫療設備檔案管理完善性的基礎上，促進醫療設備檔案管理整體質量水平的提高。

四、結語

綜上所述，在醫療設備檔案管理工作開展期間，需遵循相應的基本管理工作原則，做好醫療設備購置、合同簽訂及驗收等工作。與此同時，結合醫療設備檔案管理工作現狀問題，落實有效的標準化管理、信息化建設、人才培養等措施，使醫療設備檔案管理工作的完整性及質量得到協同提升，進一步為相關單位醫療事業的全面發展奠定堅實的基礎。