NC物資供應(yīng)管理系統(tǒng)在礦企日常運(yùn)行中的應(yīng)用

高 斌

（北京天地華泰礦業(yè)管理股份有限公司，北京 100000）

礦企在日常運(yùn)行過(guò)程中會(huì)消耗各種成本 ，其中占比最多的就是材料。需要在物資管理領(lǐng)域壓縮成本的企業(yè)，必須具備一定的管理經(jīng)驗(yàn)和經(jīng)濟(jì)素質(zhì)，但是這兩方面都不是煤炭企業(yè)的優(yōu)勢(shì)所在。所以煤炭企業(yè)必須根據(jù)實(shí)際情況來(lái)確定自己的需求，對(duì)成本控制系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化和革新，確保企業(yè)在物資管理領(lǐng)域?qū)嵤┑某杀究刂拼胧┦强茖W(xué)合理的。煤炭企業(yè)想要大幅度強(qiáng)化物資管理能力，就必須要引入計(jì)算機(jī)應(yīng)用軟件。

1 軟件引入的背景與預(yù)期目標(biāo)

1.1 礦企物資供應(yīng)管理概述

對(duì)企業(yè)生產(chǎn)所需的各種資料進(jìn)行規(guī)劃、采購(gòu)、控制等行為，就是通常所說(shuō)的物資供應(yīng)管理。企業(yè)的生產(chǎn)活動(dòng)能否順暢進(jìn)行，是評(píng)判其物資管理工作是否充分的重要標(biāo)準(zhǔn)。煤炭企業(yè)的物資管理工作除了具有物資管理工作的普遍特性之外，還伴有一些行業(yè)內(nèi)的個(gè)性化問(wèn)題。比如物資供應(yīng)的項(xiàng)目數(shù)量較多，且很多物資是以虛擬的方式存在的。煤炭企業(yè)的經(jīng)營(yíng)成本有很大一部分是由各種物資損耗構(gòu)成的。從整體角度看，煤炭企業(yè)的物資管理方式在管理精度上存在欠缺，物資管理水平低于其他行業(yè)平均水平，管理工具也有很大的優(yōu)化空間，這些因素都限制了煤炭企業(yè)的成本壓縮工作。

1.2 新疆天地華泰公司引入物資供應(yīng)管理軟件的背景

新疆天地華泰公司東溝項(xiàng)目部采用全托管的經(jīng)營(yíng)模式，其使用采掘技術(shù)的時(shí)間較短，礦井規(guī)模較小，其物資供應(yīng)管理能力弱于一般的大型礦井項(xiàng)目部，在經(jīng)驗(yàn)方面也存在一定程度的欠缺。較為粗放的物資供應(yīng)管理模式，讓該公司在經(jīng)營(yíng)過(guò)程中承擔(dān)了更多的物資成本。為了解決以上問(wèn)題，新疆天地華泰公司決定引進(jìn)計(jì)算機(jī)信息管理軟件，促使公司的物資供應(yīng)管理向現(xiàn)代化的方向轉(zhuǎn)變，提高公司的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，為公司未來(lái)發(fā)展增添助力。為實(shí)現(xiàn)以上目標(biāo)，新疆天地華泰公司必須完成在計(jì)算機(jī)應(yīng)用軟件的基礎(chǔ)上，重新構(gòu)建適合自己的現(xiàn)代物資管理系統(tǒng)。

1.3 新疆天地華泰公司引入物資供應(yīng)管理軟件預(yù)期目標(biāo)

新疆天地華泰公司希望憑借引入物資供應(yīng)軟件的契機(jī)，對(duì)公司的物資管理體系進(jìn)行完善和升級(jí)，提升管理方式的水平，完善公司物資管理體系中存在的缺陷，使其更加具備科學(xué)性和規(guī)范性，使原有的工作效率得到大大的提升，從而促使物資管理體系能夠良好的運(yùn)轉(zhuǎn)，系統(tǒng)內(nèi)各模塊之間彼此契合，明確權(quán)利義務(wù)邊界，將整個(gè)管理流程置于公司的監(jiān)管之下，最后實(shí)現(xiàn)壓縮公司經(jīng)營(yíng)成本的目的。

2 新疆天地華泰公司NC物資供應(yīng)管理系統(tǒng)的模塊構(gòu)成

2.1 客戶化模塊

NC系統(tǒng)的后臺(tái)管理中心被稱為客戶化模塊，查詢工具、參數(shù)設(shè)置、權(quán)限管理、基本檔案、二次開(kāi)發(fā)、模板管理、系統(tǒng)維護(hù)、流程平臺(tái)和會(huì)計(jì)平臺(tái)共同組成該模塊的功能區(qū)。客戶化模塊的職能有以下幾項(xiàng)：一是將新增的數(shù)據(jù)和資料批量導(dǎo)入到系統(tǒng)內(nèi)部，二是確定系統(tǒng)內(nèi)不同操作界面的屬性，三是根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況和經(jīng)營(yíng)需要，為系統(tǒng)賬號(hào)分配權(quán)限，四是管理企業(yè)物資檔案。存貨管理檔案和物料生產(chǎn)檔案兩個(gè)區(qū)域，共同組成了NC系統(tǒng)中的物資檔案管理中心，所有關(guān)于基本檔案的工作都有該模塊負(fù)責(zé)執(zhí)行。NC系統(tǒng)運(yùn)行所需要的基礎(chǔ)性數(shù)據(jù)都來(lái)自于該模塊。該模塊職能較為廣泛，除了負(fù)責(zé)基礎(chǔ)資料的管理工作之外，它還承擔(dān)計(jì)劃價(jià)格與系統(tǒng)屬性、設(shè)置物資基本信息和在系統(tǒng)內(nèi)添加未發(fā)生物資等工作。企業(yè)內(nèi)負(fù)責(zé)物資管理監(jiān)管工作的部門(mén)，承擔(dān)該模塊的更新維護(hù)工作。負(fù)責(zé)物資采購(gòu)工作的部門(mén)，不能同時(shí)承擔(dān)該項(xiàng)職能。

2.2 財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)模塊

NC系統(tǒng)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)中心指的是系統(tǒng)內(nèi)部的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)模塊，該模塊由存貨核算模塊和應(yīng)付管理模塊共同組成。前者主要負(fù)責(zé)物資價(jià)格的修改、賬戶查詢匯總、月末發(fā)票入賬結(jié)算以及物資出庫(kù)和入庫(kù)的管理工作。后者主要的工作對(duì)象是財(cái)務(wù)賬目，所有與財(cái)務(wù)賬目相關(guān)的匯總、統(tǒng)計(jì)、分析、查詢等工作都由應(yīng)付管理模塊承擔(dān)，除此以外該模塊還需要承擔(dān)企業(yè)的財(cái)務(wù)結(jié)算工作。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)模塊的業(yè)務(wù)權(quán)限可以進(jìn)行自主分配，分配的依據(jù)是部門(mén)內(nèi)的業(yè)務(wù)種類(lèi)。

2.3 供應(yīng)鏈模塊

供應(yīng)鏈模塊由兩個(gè)部分構(gòu)成，一是庫(kù)存管理模塊，二是采購(gòu)管理模塊。前者主要負(fù)責(zé)的對(duì)象是倉(cāng)庫(kù)，倉(cāng)庫(kù)內(nèi)物資的存取、出入庫(kù)信息的存儲(chǔ)記錄、庫(kù)內(nèi)物資存量的調(diào)整以及其他倉(cāng)庫(kù)相關(guān)業(yè)務(wù)都由該模塊負(fù)責(zé)。后者主要負(fù)責(zé)物資采購(gòu)過(guò)程中的相關(guān)工作，采購(gòu)計(jì)劃的錄入、請(qǐng)購(gòu)單的生成、定價(jià)和比價(jià)、物資發(fā)票價(jià)格結(jié)算、生成訂單以及打印貨單等工作都需要采購(gòu)管理模塊進(jìn)行規(guī)劃管理和實(shí)施。

2.4 流程中心模塊

NC系統(tǒng)的流程中心模塊主要為供應(yīng)鏈業(yè)務(wù)提供導(dǎo)航輔助，是系統(tǒng)內(nèi)部的管理模塊之一。該模塊內(nèi)部存在了八個(gè)不同的流程指示圖，分別服務(wù)不同的業(yè)務(wù)模塊，庫(kù)存管理模塊和采購(gòu)管理模塊的流程圖就存儲(chǔ)在流程中心模塊內(nèi)。

2.5 消息管理模塊

NC系統(tǒng)中的消息模塊主要負(fù)責(zé)各種信息的流通以及存儲(chǔ)工作，是物資管理系統(tǒng)內(nèi)的輔助管理模塊。審批流、通知、公告、預(yù)警、業(yè)務(wù)、對(duì)發(fā)等信息都由該模塊進(jìn)行存儲(chǔ)，同時(shí)該模塊還需要對(duì)這部分信息進(jìn)行傳達(dá)、接收、發(fā)送等操作。

3 新疆天地華泰公司NC系統(tǒng)物資采購(gòu)流程解析

在新疆天地華泰公司NC物資管理系統(tǒng)中，該體系占據(jù)十分重要的地位，該流程由11個(gè)環(huán)節(jié)共同組成，以下是各環(huán)節(jié)的具體內(nèi)容，依據(jù)既定順序進(jìn)行排列：系統(tǒng)錄入計(jì)劃——生成申請(qǐng)單——生成請(qǐng)購(gòu)單——生成訂單——通知供貨商發(fā)貨——到貨質(zhì)檢驗(yàn)收——辦理入庫(kù)——審批領(lǐng)料單——辦理出庫(kù)——月末采購(gòu)物資審核——月末系統(tǒng)發(fā)票入賬結(jié)算。以上環(huán)節(jié)在企業(yè)內(nèi)部由不同的部門(mén)負(fù)責(zé)，企業(yè)可依據(jù)部門(mén)的具體情況設(shè)置工作人員的系統(tǒng)權(quán)限。

4 新疆天地華泰公司NC物資供應(yīng)管理系統(tǒng)的投放效果

新疆天地華泰公司在使用計(jì)算機(jī)軟件進(jìn)行物資管理工作后，其物資管理工作的質(zhì)量得到了有效的提升，企業(yè)對(duì)物資的管控力度也得到了進(jìn)一步的增強(qiáng)。公司可以利用軟件即時(shí)處理大量的物資管理數(shù)據(jù)，同時(shí)確保處理結(jié)果的準(zhǔn)確性。計(jì)算機(jī)軟件讓企業(yè)管理流程更加清晰，讓每一項(xiàng)工作做到有計(jì)劃、有控制、有反饋。提高企業(yè)的資源利用，減少庫(kù)存并促使資金良好的運(yùn)轉(zhuǎn)，降低企業(yè)由于庫(kù)存積壓和資金運(yùn)轉(zhuǎn)不良給企業(yè)帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)，讓新疆天地華泰公司的管理向科學(xué)化的方向發(fā)展。

在具體的業(yè)務(wù)流程中，所有在物資供應(yīng)環(huán)節(jié)發(fā)生的問(wèn)題，系統(tǒng)都可以即時(shí)確定該問(wèn)題的負(fù)責(zé)者或者責(zé)任部門(mén)，并在短時(shí)間內(nèi)對(duì)其予以排除。對(duì)于企業(yè)內(nèi)工作的個(gè)人，要強(qiáng)調(diào)其職能弱化其影響，杜絕權(quán)責(zé)不清的情況發(fā)生。所有賬目均使用電腦制作，所有票據(jù)都由機(jī)器開(kāi)具，與賬目有關(guān)的各種數(shù)據(jù)由企業(yè)監(jiān)管部門(mén)管理，所有工作在實(shí)施前都需要通過(guò)監(jiān)管部門(mén)審批后方可執(zhí)行，這樣可以減少因管理缺失造成的各種問(wèn)題。

5 新疆天地華泰公司NC物資供應(yīng)管理系統(tǒng)的創(chuàng)新意義

5.1 是對(duì)新疆天地華泰公司物資供應(yīng)管理流程的再造工程

新疆天地華泰公司引入應(yīng)用軟件后，對(duì)公司原有的物資供應(yīng)系統(tǒng)進(jìn)行了優(yōu)化和革新，將計(jì)算機(jī)應(yīng)用和流程控制作為企業(yè)物資管理工作和計(jì)劃執(zhí)行的基礎(chǔ)，根據(jù)業(yè)務(wù)內(nèi)容確定工作人員的權(quán)責(zé)范圍，降低企業(yè)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中消耗的各項(xiàng)成本，讓公司的管理體系得到進(jìn)一步的完善和提升。

5.2 創(chuàng)建網(wǎng)上物資數(shù)據(jù)庫(kù)

新疆天地華泰公司開(kāi)創(chuàng)性的在構(gòu)建考慮網(wǎng)上物資數(shù)據(jù)庫(kù)，該數(shù)據(jù)庫(kù)可以在數(shù)據(jù)發(fā)生變動(dòng)的時(shí)候進(jìn)行即時(shí)更新，所有物資的基本信息、系統(tǒng)屬性和計(jì)劃價(jià)格都以計(jì)算機(jī)編碼的形式儲(chǔ)存在數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)。其是企業(yè)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)源，企業(yè)使用者能夠根據(jù)自身所需對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的信息進(jìn)行調(diào)用，并對(duì)調(diào)用的信息進(jìn)行分析和總結(jié)。

5.3 創(chuàng)新公司物資管理工具

新疆天地華泰公司在引入NC系統(tǒng)之后，其物流管理工具得到本質(zhì)性的升級(jí)和革新。該系統(tǒng)需要計(jì)算機(jī)作為載體，才能發(fā)揮軟件的作用。NC管理系統(tǒng)將模塊和流程，設(shè)置為企業(yè)的操作基礎(chǔ)和控制基礎(chǔ)，促進(jìn)計(jì)算機(jī)軟件和公司的物資管理工作完美融合。讓企業(yè)更新了原有的做賬模式，提高了財(cái)會(huì)工作的質(zhì)量和效率，增強(qiáng)了企業(yè)對(duì)整個(gè)物資管理流程的把控度。

5.4 是精細(xì)化管理與崗位價(jià)值管理在物資供應(yīng)領(lǐng)域的突破性實(shí)踐

管理精細(xì)化是新疆天地華泰公司引入NC系統(tǒng)之后，通過(guò)實(shí)踐得到的重要成果之一。物流系統(tǒng)革新之后，企業(yè)內(nèi)各部門(mén)和員工的職責(zé)和權(quán)限更加清晰，個(gè)人崗位職能被進(jìn)一步強(qiáng)化，物資管理工作的精確度得到了大幅度提高。

6 物資供應(yīng)管理系統(tǒng)在使用中的問(wèn)題及對(duì)策研究

6.1 組織開(kāi)展專(zhuān)業(yè)技能培訓(xùn)

公司在引入新的管理系統(tǒng)之后，公司的員工以及公司制度本身都會(huì)出現(xiàn)一定程度的不適應(yīng)。因?yàn)樾孪到y(tǒng)在管理工具和業(yè)務(wù)流程等方面和舊系統(tǒng)差異明顯，所以公司需要和軟件開(kāi)發(fā)公司合作，對(duì)企業(yè)員工進(jìn)行培訓(xùn)。培訓(xùn)中可以將公司內(nèi)的員工按照職責(zé)不同分成兩類(lèi)，一類(lèi)是業(yè)務(wù)人員，一類(lèi)是管理人員。在培訓(xùn)過(guò)程中，前者需要熟練賬務(wù)個(gè)人業(yè)務(wù)的操作流程，確保能夠獨(dú)立承擔(dān)崗位職責(zé)，后者則需要充分了解整個(gè)系統(tǒng)的功能和各項(xiàng)流程，對(duì)階段性目標(biāo)有較為清晰的認(rèn)知。因?yàn)樾孪到y(tǒng)需要依托計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)才能夠運(yùn)行，所以公司內(nèi)部需要有專(zhuān)門(mén)人員對(duì)系統(tǒng)的硬件和軟件設(shè)施進(jìn)行維護(hù)。

6.2 建立物資檔案標(biāo)準(zhǔn)體系

物資管理系統(tǒng)在運(yùn)行過(guò)程中，必然會(huì)出現(xiàn)上報(bào)的計(jì)劃內(nèi)容和計(jì)劃格式不匹配的情況，這類(lèi)問(wèn)題常發(fā)生于物資需求部門(mén)。例如單價(jià)單位混亂、不使用規(guī)定編碼、名稱規(guī)格與系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)不符、數(shù)據(jù)庫(kù)管理混亂、對(duì)同一物資進(jìn)行多次編碼等問(wèn)題都是系統(tǒng)使用過(guò)程中的常見(jiàn)問(wèn)題。

為了杜絕以上情況的發(fā)生，企業(yè)應(yīng)該構(gòu)建其標(biāo)準(zhǔn)的物資編碼體系，該項(xiàng)工作應(yīng)由負(fù)責(zé)管理數(shù)據(jù)庫(kù)的部門(mén)承擔(dān)。責(zé)任部門(mén)需要對(duì)新增物資的信息屬性進(jìn)行核查，然后根據(jù)既定的標(biāo)準(zhǔn)對(duì)其進(jìn)行編碼。已經(jīng)有編碼的物資需要對(duì)照新的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行統(tǒng)一修改。各部門(mén)在上報(bào)計(jì)劃時(shí)需要從數(shù)據(jù)中將物資檔案導(dǎo)出，接受物資計(jì)劃的部門(mén)需要同時(shí)接受物資檔案，并將其作為制定物資計(jì)劃的數(shù)據(jù)支持。

6.3 建立系統(tǒng)管理制度,嚴(yán)格遵循系統(tǒng)流程

新系統(tǒng)在投入使用的時(shí)候，必然會(huì)對(duì)企業(yè)的工作人員產(chǎn)生一定的沖擊，因?yàn)槠髽I(yè)員工已經(jīng)習(xí)慣了原有的工作模式，在學(xué)習(xí)適應(yīng)新模式的過(guò)程中必然會(huì)遇見(jiàn)一些困難，如果不及時(shí)解決會(huì)讓部分員工對(duì)新系統(tǒng)產(chǎn)生抵觸，影響其實(shí)施效果。煤炭企業(yè)在引入管理系統(tǒng)的過(guò)程中，一定要避免出現(xiàn)新系統(tǒng)被員工棄用的情況。