如何做好醫(yī)院人事檔案管理工作

葉曉靜

（海南醫(yī)學(xué)院第二附屬醫(yī)院，海南 海口 570311）

隨著社會(huì)時(shí)代的發(fā)展，醫(yī)院人事檔案工作方式也出現(xiàn)了較大的變化，醫(yī)院人事檔案記錄了工作人員的基本資料和工作情況，是醫(yī)院非常重要的行政資料。但是就當(dāng)前而言，很多醫(yī)院人事檔案管理的時(shí)候，存在的問題還比較多，這也導(dǎo)致了人事檔案管理工作的作用很難得到發(fā)揮。隨著時(shí)代和科技的發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)逐步地進(jìn)入了我們的工作、生活、學(xué)習(xí)中去，信息數(shù)據(jù)在醫(yī)院人事檔案管理中的作用也在不斷地增加。所以，醫(yī)院管理人員必須認(rèn)識(shí)到人事檔案管理的重要性，做好人事檔案管理工作，將其作用更好地發(fā)揮出來。

一、醫(yī)院人事檔案管理的重要性分析

醫(yī)院人事檔案管理對(duì)于醫(yī)院的長遠(yuǎn)發(fā)展有著重要意義[1]。首先，我國當(dāng)前的工資體系是同工同酬，醫(yī)院想要進(jìn)行工資制度的落實(shí)，便必須重視人事檔案工作的完善，從而給工資制定以及工資的發(fā)放提供依據(jù)。醫(yī)院改革發(fā)展的時(shí)候，需要在做好人事檔案管理的情況下，根據(jù)實(shí)際情況來發(fā)放具體的工資。其次，人事檔案管理工作的進(jìn)行，能夠給醫(yī)院職工選擇提供數(shù)據(jù)方面的依據(jù)。人事部門選拔相關(guān)人才的時(shí)候，需要做好人事檔案的查閱工作，通過了解員工的個(gè)人信息，全面地了解其工作經(jīng)歷，分析出其成長特點(diǎn)，給醫(yī)院人才選拔更好地進(jìn)行提供幫助。就當(dāng)前而言，我國醫(yī)療行業(yè)競爭壓力比較大，醫(yī)院想要進(jìn)行優(yōu)秀人才的選拔，便必須將人事檔案數(shù)據(jù)信息的作用發(fā)揮出來，做好人才的選拔。最后，人事檔案管理本身便是醫(yī)院進(jìn)行職稱評(píng)定的重要依據(jù)，為了激發(fā)醫(yī)院工作人員的工作積極性，讓其職稱評(píng)定和職位晉升更加的公平公正。

二、當(dāng)前醫(yī)院人事檔案管理存在的主要問題

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，醫(yī)院也逐步地認(rèn)識(shí)到了人事檔案管理的重要性和做好人事檔案管理的意義，但是就當(dāng)前來說醫(yī)院人事檔案管理存在的問題還比較多。筆者下面主要分析了存在的問題，希望能夠從問題出發(fā)采取有效措施做好人事檔案管理。

（一）醫(yī)院人事檔案管理的相關(guān)制度比較陳舊

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和市場經(jīng)濟(jì)體制的完善，醫(yī)院中的人才流動(dòng)和人事調(diào)動(dòng)進(jìn)行得愈加頻繁。這種情況下，醫(yī)院想要跟上社會(huì)時(shí)代的發(fā)展，便必須重視先進(jìn)設(shè)備的更新和優(yōu)秀人才的引入。但是就當(dāng)前而言，很多醫(yī)院并沒有對(duì)這點(diǎn)有一個(gè)全面的認(rèn)知，這也導(dǎo)致了醫(yī)院進(jìn)行人事檔案管理的時(shí)候，還是通過陳舊的手段，這也直接導(dǎo)致了醫(yī)院人事檔案管理的作用很難得到較為充分的發(fā)揮。甚至還有些醫(yī)院并沒有能夠?qū)⑷耸聶n案和工作人員的薪酬、職位晉升、職稱評(píng)定結(jié)合在一起，這也給醫(yī)院人事檔案管理更好地進(jìn)行造成了極大的阻礙。

（二）人事檔案管理的手段較為陳舊

醫(yī)院進(jìn)行人事檔案管理的時(shí)候，往往會(huì)涉及員工的一些個(gè)人隱私，因?yàn)槠鋬?nèi)容比較的特殊，這也讓人事檔案比較的神秘。但是現(xiàn)在很多醫(yī)院人事檔案管理人員對(duì)于這點(diǎn)并沒有一個(gè)明確的認(rèn)知，甚至醫(yī)院并沒有指派專門的人員對(duì)其進(jìn)行專項(xiàng)的管理，這也導(dǎo)致了醫(yī)院在評(píng)價(jià)員工工作的時(shí)候，比較重視近期的評(píng)價(jià)，這種評(píng)價(jià)方式很難客觀、公正和全面。此外，現(xiàn)在很多醫(yī)院使用的人事檔案管理模式還比較落后，這種方式很難跟上當(dāng)前科技和時(shí)代發(fā)展的需要，并且隨著醫(yī)院運(yùn)營的不斷進(jìn)行，人事檔案數(shù)量也會(huì)有明顯的增加，這種情況下，若是還是通過傳統(tǒng)的手段進(jìn)行檔案管理，很容易導(dǎo)致檔案管理出現(xiàn)混亂，甚至可能會(huì)出現(xiàn)人事檔案丟失和損壞的情況，這些情況的存在都會(huì)給醫(yī)院的發(fā)展和進(jìn)步造成極大的阻礙。

（三）醫(yī)院管理人員檔案管理的理念比較欠缺

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，醫(yī)院也更加重視管理人員作用的發(fā)揮，但是很多醫(yī)院中人事檔案管理的人才還是比較的欠缺，即便是那些專業(yè)經(jīng)驗(yàn)比較豐富的管理人才進(jìn)行人事檔案管理，也會(huì)由于檔案數(shù)量過多而導(dǎo)致很難下手[2]。這種情況下，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)管理的時(shí)候，必須重視信息化管理技術(shù)的引入，通過信息化技術(shù)代替以往的手工編輯、檢索等一些比較老舊的管理方式，這樣不但能夠減輕人事檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)和工作量，也能夠降低人事檔案管理工作開展的難度。

（四）人事檔案本身的完整性和真實(shí)性比較差

醫(yī)院進(jìn)行人事檔案管理的時(shí)候，人事檔案會(huì)將人員的經(jīng)歷詳細(xì)地記載下來，這種情況下，信息來源渠道往往比較的寬泛，并且時(shí)間跨度也往往比較大，長此以往，人事檔案的完整性和真實(shí)性往往沒有保證。并且，很多最初人事檔案往往是醫(yī)院填寫的，這種情況下，醫(yī)院的人事檔案往往不夠規(guī)范，很難保證人事檔案能夠?qū)⑷藛T的資料全面、客觀地記錄下來，這種情況下，醫(yī)院人事檔案管理的作用很難得到全面的發(fā)揮。

三、新時(shí)期醫(yī)院做好人事檔案管理的策略分析

新時(shí)期醫(yī)院必須對(duì)人事檔案管理有一個(gè)正確的認(rèn)知，只有這樣才可能從實(shí)際情況出發(fā)采取有效的措施做好人事檔案管理，將人事檔案管理的作用更好地發(fā)揮出來。筆者下文主要分析了新時(shí)期醫(yī)院做好人事檔案管理的策略，希望能夠推動(dòng)醫(yī)院更好的發(fā)展。

（一）醫(yī)院必須做好人事檔案管理制度建設(shè)

醫(yī)院進(jìn)行人事檔案管理的時(shí)候，不但包含了管理的內(nèi)容，也包含了檔案搜集的部分[3]。所以，醫(yī)院進(jìn)行檔案搜集的時(shí)候需要進(jìn)行管理制度的建立，保證搜集到的檔案信息資源真正的完善和健全。并且，檔案管理人員也需要將自己的作用發(fā)揮出來，重視和各個(gè)部門之間的溝通和交流，避免出現(xiàn)遺漏的情況。在工作的過程中，還必須將多種渠道運(yùn)用進(jìn)來，幫助全體員工增加檔案管理方面的意識(shí)，確保其能夠較為積極地配合檔案搜集工作的開展，從而給檔案管理工作更加順利地進(jìn)行奠定基礎(chǔ)。

（二）做好人事檔案管理信息化建設(shè)

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，信息化技術(shù)也有了極大的進(jìn)步，人們也更加重視信息化建設(shè)，信息化技術(shù)也逐步地運(yùn)用到了各個(gè)行業(yè)中去，信息化技術(shù)具有快捷性、及時(shí)性和動(dòng)態(tài)性的特點(diǎn)，其應(yīng)用也推動(dòng)了各個(gè)行業(yè)更好的發(fā)展。醫(yī)院想要做好人事檔案管理，除了人事檔案管理人員必須提高自身的管理意識(shí)，還必須將信息化技術(shù)合理地運(yùn)用進(jìn)來。人事檔案信息化建設(shè)的進(jìn)行也在一定程度上提高了對(duì)于人事檔案管理的相關(guān)要求，要求其做好檔案管理工作的同時(shí)，提高自身的信息素養(yǎng)。在實(shí)際人事檔案管理的時(shí)候，必須從下面幾點(diǎn)出發(fā)開展相關(guān)的工作。首先，人事檔案管理人員必須具備努力進(jìn)取的學(xué)習(xí)態(tài)度，主動(dòng)積極地學(xué)習(xí)信息化技術(shù)，保證信息化技術(shù)能夠得到合理的利用。其次，醫(yī)院人事檔案管理人員本身的管理意識(shí)需要出色，在管理工作開展的時(shí)候，需要真正地做到以人為本，只有這樣才能夠?qū)⑷耸聶n案管理和其他管理工作結(jié)合在一起，將人事檔案管理人員的工作積極性和責(zé)任心激發(fā)出來。最后，人事檔案管理人員也必須認(rèn)識(shí)到人事檔案工作開展很難做到一蹴而就，而是需要從實(shí)際情況出發(fā)，逐步地做好信息化建設(shè)，在提高醫(yī)院人事檔案管理效率的同時(shí)提高其管理的質(zhì)量。

（三）幫助人事檔案管理人員提高其職業(yè)素養(yǎng)

醫(yī)院進(jìn)行人事檔案管理的時(shí)候，管理工作的核心是檔案管理人員，所以檔案管理人員本身的綜合素質(zhì)和職業(yè)素養(yǎng)會(huì)直接決定醫(yī)院人事檔案管理的水準(zhǔn)。而當(dāng)前，我國很多醫(yī)院人事檔案管理人員本身的素養(yǎng)無法跟上人事檔案管理的需求，這種情況下，醫(yī)院必須認(rèn)識(shí)到人事檔案管理人員素質(zhì)培養(yǎng)的重要性。并且醫(yī)院也必須主動(dòng)積極地采取有效措施轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案管理的情況[4]。以往很多醫(yī)院人事檔案管理人員都是其他科室兼任的，其專業(yè)素質(zhì)比較差，這種情況下，醫(yī)院必須將兼職轉(zhuǎn)變成為專職，增加相關(guān)工作人員的數(shù)量，采取有效的措施提高醫(yī)院檔案管理工作開展的高度，這樣能夠讓醫(yī)院人事檔案管理工作進(jìn)行得更加專業(yè)和規(guī)范。對(duì)于當(dāng)前的實(shí)際情況，醫(yī)院也必須認(rèn)識(shí)到人才培養(yǎng)的重要性，除了鼓勵(lì)檔案管理人員進(jìn)行自學(xué)，也應(yīng)該給其參與到培訓(xùn)中去的機(jī)會(huì)，除了需要重視其專業(yè)素養(yǎng)的提高，還必須重視其法治意識(shí)的培養(yǎng)，幫助管理人員真正地認(rèn)識(shí)到人事檔案管理工作開展的重要性，進(jìn)行正確人事檔案管理思想的樹立，確保人事檔案管理工作能夠正常地進(jìn)行。

（四）做好人事檔案資料的搜集和更新工作

醫(yī)院進(jìn)行人事檔案管理的時(shí)候，必須將檔案的作用發(fā)揮出來，比如在提干、加薪以及評(píng)職稱上將人事檔案的作用發(fā)揮出來[5]。通過分析當(dāng)前國內(nèi)醫(yī)院人事檔案的實(shí)際運(yùn)用情況可以發(fā)現(xiàn)，很多醫(yī)院并沒有真正地認(rèn)識(shí)到這點(diǎn)的重要性。所以，醫(yī)院進(jìn)行考核的時(shí)候，必須將人事檔案資料數(shù)據(jù)的作用發(fā)揮出來，由于當(dāng)前檔案內(nèi)容比較片面，很難將員工本身的素質(zhì)和能力全面地反映出來，所以醫(yī)院必須做好資料搜集工作，確保資料的全面性，只有這樣才能夠給檔案資料作用的發(fā)揮奠定基礎(chǔ)。

結(jié)語

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，醫(yī)院也逐步地認(rèn)識(shí)到了人事檔案管理的重要性，信息技術(shù)的進(jìn)步要求醫(yī)院進(jìn)行人事檔案管理的時(shí)候也應(yīng)該逐步地向著信息化的發(fā)現(xiàn)和趨勢(shì)發(fā)展，做好人事檔案管理，只有這樣才可能將人力資源管理的作用真正地發(fā)揮出來，幫助醫(yī)院合理地配置其人力資源，將員工的作用發(fā)揮出來，給醫(yī)院更加和諧穩(wěn)定的發(fā)展奠定基礎(chǔ)。