關(guān)于加強檔案管理安全保密及信息化檔案管理的思考

翟倩倩

（遂平檔案管理中心，河南 遂平 463100）

檔案模式開始于20 世紀(jì)80 年代，當(dāng)前我國的檔案工作正處于數(shù)字化發(fā)展的關(guān)鍵時期，歷經(jīng)多年發(fā)展實現(xiàn)了數(shù)字化。在傳統(tǒng)的檔案管理中主要是借助計算機系統(tǒng)進行一些輔助性工作，因此信息查閱速度慢，檢索效率低。在信息技術(shù)的大力支撐下，檔案工作積極實現(xiàn)了數(shù)字化和信息共享，并能夠進行遠程操控，在檔案信息共享的基礎(chǔ)上，有效節(jié)約了資源，利用數(shù)碼相機進行拍攝，并使用激光三維立體對其進行掃描，不僅保證了檔案信息的安全性，還促進了檔案現(xiàn)代化建設(shè)的快速發(fā)展。

一、做好檔案管理安全保密工作的必要性

檔案管理中心中的檔案資料涉及到很多機密性的內(nèi)容，是非常重要的信息資料。目前，我國整體市場經(jīng)濟體系不斷變革，各個檔案管理中心之間的競爭壓力不斷增強，無論是在檔案管理人才、檔案資源以及信息等方面都有所體現(xiàn)。因此，各大檔案管理中心為了能夠全面提升市場競爭力，檔越來越注重開展安全與保密工作。注重開展檔案保密工作，能夠有效防止產(chǎn)生安全隱患問題。檔案保密工作時關(guān)乎著國家信息安全問題，對于社會整體發(fā)展進步具有重要影響；公民在享受應(yīng)有的權(quán)利同時，也要承擔(dān)起相應(yīng)的責(zé)任，積極落實檔案管理中心安全保密工作，保證檔案的完整性與合法性。

二、如何加強檔案安全保密管理

（一）加強檔案專業(yè)化管理

一般來說，在絕大多數(shù)單位，綜合管理部門（又或者叫辦公室）都是檔案管理的責(zé)任部門，所以綜合管理部在日常檔案管理過程中，應(yīng)當(dāng)加強檔案的專業(yè)化管理，切實履職，確保檔案的完整與安全。一是凡調(diào)閱檔案必須按規(guī)定流程辦理申請審批手續(xù)，申請審批表應(yīng)序時專家保管，年終裝訂成冊。二是要設(shè)立專職檔案管理人員，檔案室大門鑰匙保管由綜合管理部門專職檔案管理員任A 崗，辦公室主任任B 崗，其他人員一律不得觸碰該鑰匙，使用完畢須入保險柜保管。三是因工作需要進入檔案室，必須辦理登記手續(xù)。離開檔案室管理員應(yīng)切斷電源、關(guān)鎖門窗。四是檔案室應(yīng)勤打掃、晴天勤通風(fēng)換氣，室內(nèi)不得存放與檔案無關(guān)的雜物，禁止增添非標(biāo)配用電設(shè)備。

（二）做好檔案管理日常檢查工作

為了加強檔案管理的安全保密性，應(yīng)當(dāng)要注意對檔案管理進行有針對性的日常檢查工作，在日常檢查過程中，一是要注意查閱檔案日常調(diào)閱登記臺賬，查看是否有要素殘缺、經(jīng)辦人簽名不實、字跡明顯存在后補痕跡以及檔案調(diào)閱授權(quán)書缺少等現(xiàn)象，對于發(fā)現(xiàn)存在問題的，應(yīng)當(dāng)要追根溯源，查看所涉及的檔案是否在檔，同時對于相關(guān)的經(jīng)辦人或者是主要責(zé)任人應(yīng)當(dāng)要進行詢問交流，弄清事實。二是要注意查看檔案日常監(jiān)控錄像，一方面，查看檔案專職管理人員是否在崗，以及是否有不明人員隨意進出檔案室；另一方面，要深入查看在檔案調(diào)閱過程中，相關(guān)管理人員是否按照規(guī)定履行登記手續(xù)，以及手續(xù)是否存在后補現(xiàn)象等等，如果發(fā)現(xiàn)有相關(guān)問題，應(yīng)當(dāng)要及時開展查究工作。

（三）不斷推動檔案管理制度剛性執(zhí)行

俗話說“事業(yè)發(fā)展，制度先行”，在檔案管理過程中也是如此，要能夠確保檔案的安全保密性不出問題，必須要不斷推動相關(guān)制度的剛性執(zhí)行。為此，首先，在檔案管理方面，已經(jīng)有比較具體的制定規(guī)定可供參考，如《檔案庫房技術(shù)管理暫行規(guī)定》，《中華人民共和國檔案法》等，此外很多單位基本上也都結(jié)合內(nèi)部實際情況制定了相關(guān)的檔案管理制度，企事業(yè)單位綜合管理部門應(yīng)積極組織專職檔案管理員或其他相關(guān)人員不斷進行學(xué)習(xí)，切實掌握制度確立的基本規(guī)則，并嚴(yán)格貫徹落實。其次應(yīng)當(dāng)針對制度執(zhí)行情況定期進行檢查，在檢查過程中，可以采取現(xiàn)場、非現(xiàn)場相結(jié)合的方式，并借助監(jiān)控系統(tǒng)監(jiān)測本通知的執(zhí)行情況。現(xiàn)場檢查時做到仔細、徹底，嚴(yán)禁走馬觀花。對應(yīng)當(dāng)發(fā)現(xiàn)而未發(fā)現(xiàn)的隱患或者干部員工違規(guī)操作，甚至明知故犯的，無論是否造成影響和損失，一律嚴(yán)厲追責(zé)。

三、檔案管理中心加強檔案管理安全保密的重要途徑

（一）提升檔案安全與保密工作的重視度

在一定意義上，檔案管理安全與保密工作具有動態(tài)性。在實際開展檔案管理工作期間，要嚴(yán)格按照《保密法》的具體要求進行管理，不斷強化法律規(guī)定的約束力度，將檔案降密與解密工作落實到實際行動上。首先要合理控制檔案解密時間，按照法律制度進行工作，保證開展檔案解密工作的合理性與有效性；其次，檔案管理部門工作人員要充分發(fā)揮自身工作職能，加大力度監(jiān)督保密工作狀況。定期開展檔案清查工作，合理劃分機密性檔案和普通檔案，明確檔案使用范圍與時間；最后，檔案管理部門要根據(jù)檔案的機密性，合理編制檔案目錄，做好機密性文件的統(tǒng)計工作，使其形成具有系統(tǒng)性的應(yīng)用程序，便于后期使用。通過這樣的方式可以不斷提升機密性文件安全管理效率。

（二）積極構(gòu)建檔案安全管理與保密工作制度

以檔案管理中心檔案管理工作的實際狀況為基礎(chǔ)，構(gòu)建系統(tǒng)性的檔案安全管理與保密工作制度，滿足檔案管理實際需求，安排專業(yè)的檔案管理人員對其進行管理；檔案安全管理與保密工作制度，要充分體現(xiàn)其簡單明了的特點，保證管理人員安全與保密工作的執(zhí)行效率，嚴(yán)格安全相關(guān)規(guī)定內(nèi)容做好檔案管理工作，在約束自身管理行為的同時，能夠構(gòu)建更完善的檔案管理體系；還要在檔案安全管理與保密工作制度中凸顯管理制度的雙向性，明確劃分檔案管理人員的工作職責(zé)，管理人員要樹立危機意識，承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任，這樣一旦出現(xiàn)違反規(guī)定制度的行為，就可以依照相關(guān)制度對其進行懲罰。

（三）構(gòu)建檔案信息一體化的管理體系

因為檔案安全管理與保密工作，具有一定的動態(tài)性，所以在對其進行管理時，首先要對具體的管理內(nèi)容進行明確劃分，從而構(gòu)建檔案信息一體化的管理體系。通過明確劃管理內(nèi)容的方式，能夠不斷增強檔案管理中心各個管理部門之間的溝通；檔案管理部門的檔案管理人員要做好檔案收集工作，在保證檔案資料的機密性的同時，促進檔案信息一體化管理體系的完善與發(fā)展；積極運用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，將檔案管理的內(nèi)容與之進行結(jié)合，將檔案的編制信息準(zhǔn)確的輸入到計算機中，結(jié)合實際狀況，構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)維護系統(tǒng)，防止在網(wǎng)絡(luò)上泄漏檔案信息的機密性內(nèi)容。此外，還要做好網(wǎng)絡(luò)安全修復(fù)工作，為信息化、安全化管理創(chuàng)造良好環(huán)境。

（四）加大檔案室安全建設(shè)力度

檔案室的門窗要運用防盜網(wǎng)進行保護，做好安全防盜工作；檔案室內(nèi)要合理設(shè)置保險柜和保險鎖，通過運用這些保密的設(shè)備來保證檔案的安全；明確劃分絕密檔案、普通檔案，不能將其進行混淆，針對于與國家發(fā)展密切相關(guān)的檔案信息，要構(gòu)建獨立保管檔案庫，設(shè)置檔案管理口徑，加強機密性管理力度；嚴(yán)格控制檔案信息的破損狀況，延長檔案資料具體的使用年限，針對儲存量比較大的檔案，可以將其保存在光盤和磁盤中，將其放置在檔案消磁柜中進行保管。還要做好檔案室防潮工作，保證檔案資料的完整度；相應(yīng)管理人員定期對檔案室的安全問題進行排查。

四、信息化檔案管理的有效措施

（一）改進管理手段

檔案部門中相關(guān)管理人員，不僅要對檔案資料進行保管，還要合理安排資料的采集、安放以及交接工作，確保在這些環(huán)節(jié)中對檔案信息的安全、保密性，防止資料泄漏產(chǎn)生帶來的影響。

1.加強機密檔案資料的安全管理，在檔案部門中，根據(jù)檔案信息的輕重可分為機密檔案與普通檔案，相對于機密檔案而言，對其安全保密性要求更為嚴(yán)格，加上我國機密檔案種類繁多，為管理工作的開展帶來一定難度。所以在對機密檔案進行保管時，應(yīng)采取不同的方法進行有序監(jiān)管，從而確保機密檔案信息的安全。首先，檔案部門應(yīng)針對機密檔案制定相關(guān)管理制度，嚴(yán)格要求工作人員在制度的標(biāo)準(zhǔn)下執(zhí)行相關(guān)管理工作，提高管理人員的保管意識，使其認識到機密檔案信息的重要性；其次，在實施機密檔案管理工作時，應(yīng)對其資料進行分類并設(shè)有專人進行保管，分工明確，采用責(zé)任制安排保管工作，增強管理人員的責(zé)任心，確保機密檔案的保密性；最后，對機密檔案資料應(yīng)進行定期檢查，避免突發(fā)情況的發(fā)生，為機密檔案管理工作提供保障。

2.加強檔案傳遞期間的安全管理，一般情況下，在檔案信息所處的位置不發(fā)生變動的前提下，相關(guān)管理工作的開展是較為平穩(wěn)的，對檔案的管理工作也能持續(xù)、穩(wěn)定的進行。不過，在現(xiàn)實生活中，避免不了因工作地點發(fā)生變化，或者是相關(guān)工作人員的臨時調(diào)動，導(dǎo)致對檔案信息進行一定轉(zhuǎn)移。針對這些檔案信息的重要性，對有關(guān)檔案進行轉(zhuǎn)移過程中，所走流程較為復(fù)雜。檔案資料畢竟不屬于個人產(chǎn)物，因此，要想對檔案信息進行轉(zhuǎn)移，需通知所有關(guān)部門進行接管工作，確保檔案資料在轉(zhuǎn)移過程中的安全。因此，管理人員應(yīng)提高警惕，確保在檔案資料轉(zhuǎn)移過程中的安全，增強對檔案信息的安全保護意識，做好對檔案資料的保管工作，促進檔案管理整體工作的有效運行。

（二）創(chuàng)新技術(shù)手段

在當(dāng)前檔案的管理工作中，不斷運用現(xiàn)代化技術(shù)手段，借助計算機等信息工具，實現(xiàn)檔案信息化管理模式。不過，利用這一手段進行檔案管理也存在一定風(fēng)險，如果計算機相關(guān)程序被病毒侵入，導(dǎo)致檔案資料泄漏，嚴(yán)重影響檔案保管工作的正常開展。因此，在使用信息化技術(shù)手段的同時，應(yīng)不斷挖掘出更多方法，切實保證檔案信息的安全。

1.不斷更新加密技術(shù)，為促使檔案信息能夠得到更好的安全保護，在利用現(xiàn)代化技術(shù)手段中，運用互聯(lián)網(wǎng)中的加密技術(shù)，有利于管理人員更好地開展工作，從而對相關(guān)數(shù)據(jù)進行控制與監(jiān)管。另外，為了防止病毒入侵導(dǎo)致相關(guān)信息泄漏的情況發(fā)生，運用加密技術(shù)將有關(guān)數(shù)據(jù)資料轉(zhuǎn)變成亂碼的形式進行保存。更有效提高了對資料的安全防護，有利于管理人員工作的正常開展。因此，在進行對檔案信息的管理工作過程中，應(yīng)不斷探尋新的方法，在現(xiàn)代科技水平的基礎(chǔ)上，與人為控制管理方式相結(jié)合的方法，對其有關(guān)信息進行加密保存，確保檔案資料能夠得到妥善處理，從而增強檔案信息化管理模式，帶動檔案部門信息化發(fā)展。

2.不斷加強防寫技術(shù)，隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，對有關(guān)資料進行仿寫的功能也不斷加強。從字面意思進行理解，就是在原有的基礎(chǔ)上進行略微改動，使其整體意思不變。為了確保檔案信息的安全，在運用互聯(lián)網(wǎng)工具對其進行儲存時，可將其設(shè)為只讀模式，在只讀模式下，仿寫資料無法進行，只能對資料進行閱讀，沒有辦法進行保存或是改寫，以此加強對檔案資料的保密性管理工作。雖然，在計算機工具中只讀模式下存在兩種形式，但相對于我國而言這項技術(shù)仍有待加強，在原有的模式上運用更多手段進行創(chuàng)新，使其防寫功能更加強大，為檔案信息保管工作做出工作，從而實現(xiàn)檔案信息化管理模式，促進我國信息化發(fā)展水平。

五、結(jié)束語

總而言之，檔案安全與保密工作，是檔案管理工作中的一項重要工作。檔案管理人員要重視檔案安全與機密管理工作，結(jié)合實際狀況制定相應(yīng)的管理體系，結(jié)合網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，保證檔案信息化和安全化管理工作的順利開展。檔案管理中的檔案信息會涉及到多方面的內(nèi)容，要求每一位管理人員在工作承擔(dān)自身工作職責(zé)，有效處理檔案安全與保密問題，從而使檔案信息化充分發(fā)揮自身價值。