新時期醫(yī)院人事檔案信息安全管理

劉瑞珊

（海南醫(yī)學(xué)院第二附屬醫(yī)院，海南 海口 570311）

近年來，我國醫(yī)療機構(gòu)不斷改革，醫(yī)院人事檔案管理工作緊跟時代的發(fā)展潮流，并逐步實現(xiàn)信息化管理。當(dāng)前階段，醫(yī)院人事檔案管理工作已經(jīng)由以往的傳統(tǒng)管理模式逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮踊⑤p量化管理模式，這就對醫(yī)院人事檔案信息管理人員的工作素質(zhì)提出了更高的要求，同時，也為醫(yī)院人事檔案信息安全帶來了一定的挑戰(zhàn)。因此，有必要對新時期醫(yī)院人事檔案信息安全管理問題與策略展開深入探討。

一、醫(yī)院人事檔案信息安全管理的必要性

現(xiàn)如今，計算機技術(shù)日益發(fā)展，醫(yī)院人事檔案管理工作逐步實現(xiàn)信息化管理，相對于紙質(zhì)化管理模式，人事檔案管理工作效率明顯提升，但是與此同時也帶來了諸多安全隱患。首先，人事檔案信息化管理中容易受到網(wǎng)絡(luò)病毒的侵襲。網(wǎng)絡(luò)發(fā)展的同時網(wǎng)絡(luò)黑客也隨之出現(xiàn)，這使得醫(yī)院電子檔案的安全管理與保密工作面臨巨大的挑戰(zhàn)，一旦遭受網(wǎng)絡(luò)病毒的侵襲，就會導(dǎo)致人事檔案信息泄露、丟失，甚至整個系統(tǒng)癱瘓[1]。其次，信息化管理存在諸多局限性。在醫(yī)院人事檔案信息化管理中，各種檔案信息是以電子文件的形式存在的，與紙質(zhì)化管理模式相比，此模式下檔案信息更容易被篡改或刪除，所以，要想保證電子檔案信息的原始狀態(tài)是一項非常艱難的任務(wù)。

醫(yī)院人事檔案信息安全管理的必要性主要表現(xiàn)在以下幾點：

第一，醫(yī)院人事檔案是與個人職稱的申報與政審工作密切相關(guān)的，也是對個人工作情況的考察依據(jù)，具有很強的機密性、真實性與專業(yè)性。在我國，無論是養(yǎng)老福利、醫(yī)療政策，還是失業(yè)保險政策等，都離不開對人事檔案信息的考量。從這一角度來看，必須強化醫(yī)院人事檔案信息安全管理，以保證檔案信息的真實性與準(zhǔn)確性。

第二，就當(dāng)前階段而言，我國人事檔案信息管理工作存在諸多問題，檔案資料丟失、信息失真等問題普遍存在，對單位及個人造成嚴(yán)重?fù)p失。所以，必須強化醫(yī)院人事檔案信息安全管理，使得人事檔案的社會價值與功能得以充分體現(xiàn)[2]。

第三，在信息化時代背景下，信息技術(shù)在人們的日常生活與工作中得到了普及。但是，在醫(yī)院人事檔案信息管理工作中，許多單位因考慮到信息安全與保密問題，仍然采用紙質(zhì)化管理模式，雖然保密性得到了保證，但是工作效率低下，且加重了管理人員的工作強度，同時這與當(dāng)前信息化時代發(fā)展趨勢也不相適應(yīng)。因此，應(yīng)積極引進信息技術(shù)，在保證信息安全的同時，強化技術(shù)改革，促進醫(yī)院人事檔案管理工作的信息化發(fā)展。

二、醫(yī)院人事檔案信息安全管理中存在的問題

（一）對檔案信息安全管理的重要性認(rèn)識不足

在當(dāng)前醫(yī)院人事檔案信息管理工作中，相關(guān)管理者對于信息安全管理工作的重要性缺乏足夠的認(rèn)識，重視程度不高，錯誤地認(rèn)為檔案管理工作只是醫(yī)院各項管理工作中的輔助性工作，對人事檔案管理工作的價值與功能認(rèn)識不足，通過一些管理制度或政策使得人事檔案管理工作的地位被降低，甚至流于形式。部分管理者認(rèn)為人事檔案管理工作可有可無，任何人都可以勝任，思想上的不重視導(dǎo)致檔案管理工作的作用得不到充分發(fā)揮[3]。

（二）缺乏長遠(yuǎn)規(guī)劃，安全管理制度不完善

醫(yī)院人事檔案信息化管理模式下，檔案信息的錄入與導(dǎo)出已經(jīng)基本實現(xiàn)自動化，檔案數(shù)據(jù)資源得以共享，這在很大程度上體現(xiàn)了信息化管理的便捷性與先進性，但是與此同時，對檔案管理工作也帶來一定的挑戰(zhàn)。要想實現(xiàn)人事檔案信息安全管理，就必須建立安全管理的長遠(yuǎn)規(guī)劃，能夠有效地調(diào)動技術(shù)、資金及人員等因素。就當(dāng)前階段而言，許多醫(yī)院缺乏人事檔案信息安全管理的長遠(yuǎn)規(guī)劃，檔案管理制度建設(shè)不完善，導(dǎo)致醫(yī)院的信息化管理需要借力發(fā)展[4]。

（三）檔案管理人員安全意識差，綜合素質(zhì)不高

當(dāng)前，我國社會處于信息化發(fā)展時代，計算機技術(shù)的不斷更新與進步在全社會范圍內(nèi)構(gòu)建起先進的信息化大環(huán)境。在此背景下，人的作用容易被忽略。具體到醫(yī)院人事檔案信息管理工作中，人事檔案管理人員是保證信息化管理得以實現(xiàn)的重要因素，但許多單位忽略了對檔案工作人員的素質(zhì)培訓(xùn)，在實際工作中，許多檔案人員缺乏信息安全管理意識，導(dǎo)致人事檔案信息保密性與安全性受到威脅[5]。另外，醫(yī)院人事檔案信息管理工作要求工作人員具備熟練的操作技能與專業(yè)技術(shù)，但在實際工作中，因缺乏懂技術(shù)的信息化專業(yè)人才，在檔案信息遭受黑客攻擊與網(wǎng)絡(luò)病毒侵襲時，工作人員往往束手無策，導(dǎo)致人事檔案信息面臨被泄露、被篡改的危險。

（四）配套設(shè)施建設(shè)不完善，信息安全防護不健全

新時期，醫(yī)院人事檔案信息一般存儲在計算機硬盤與網(wǎng)絡(luò)云空間，信息存儲、傳輸、調(diào)取都較為便捷。但與此同時對掃描儀、復(fù)印機等相關(guān)設(shè)施的配備也提出了較高的要求。就目前階段，許多醫(yī)院雖然實現(xiàn)了人事檔案信息化管理，但是相關(guān)配套設(shè)施的建設(shè)并不完善，檔案信息的數(shù)字存儲還處于探索與嘗試的階段，多媒體資源工作標(biāo)準(zhǔn)達不到當(dāng)前信息化管理的要求，信息化設(shè)備維護滯后，檔案信息安全防護工作機制不健全，導(dǎo)致檔案信息管理系統(tǒng)容易遭受網(wǎng)絡(luò)病毒的侵襲。

三、醫(yī)院人事檔案信息安全管理的改進策略

基于以上分析可知，就當(dāng)前階段而言，保證醫(yī)院人事檔案信息安全尤為重要，必須通過加強信息管理來實現(xiàn)檔案信息的安全性與保密性。下面就醫(yī)院人事檔案信息安全管理的改進策略展開探討。

（一）加強對人事檔案安全管理的思想認(rèn)識

領(lǐng)導(dǎo)層提高對人事檔案工作重要性的認(rèn)識，是做好人事檔案信息化工作的重要前提。所以，在醫(yī)院人事檔案信息化管理工作中，作為醫(yī)院管理者，應(yīng)加強對檔案信息安全管理的重視，提高認(rèn)識，強化安全管理意識，加強對信息安全管理重要性的宣傳，并將人事檔案安全管理工作納入醫(yī)院工作規(guī)劃中去，并在人員、技術(shù)、經(jīng)費等方面予以保證。這樣一來，在醫(yī)院全范圍內(nèi)能夠獲得更多支持，使得醫(yī)院人事檔案信息安全管理工作得以順利實施，促進檔案管理工作向著信息化、制度化、先進化的方向發(fā)展。

同時，在當(dāng)前信息化時代背景下，應(yīng)強化工作人員的檔案信息化管理意識，使檔案人員由以往傳統(tǒng)的手工管理方式逐漸向著信息化、數(shù)字化的管理方式轉(zhuǎn)變，使現(xiàn)代開放式的管理模式逐步取代以往傳統(tǒng)的封閉式的管理模式，進而更加積極地應(yīng)對信息化時代為檔案管理工作帶來的挑戰(zhàn)與機遇。

（二）建立健全人事檔案管理制度

在醫(yī)院人事檔案信息安全管理工作中，應(yīng)強化醫(yī)院人事檔案管理制度的建設(shè)，以適應(yīng)當(dāng)前信息化時代發(fā)展的趨勢，滿足醫(yī)院人事檔案信息化管理的需求。首先，重視醫(yī)院檔案管理體系建設(shè)，建立健全人事檔案管理機制，以適應(yīng)檔案管理信息與人員的合理發(fā)展。其次，制定醫(yī)院檔案管理工作的中短期發(fā)展規(guī)劃，對人事檔案進行有效管理，加強人員調(diào)動管理，避免因人事調(diào)動造成檔案信息泄露、檔案篡改、檔案偽造及檔案丟失等不良事件的發(fā)生。最后，建立精準(zhǔn)、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)娜耸鹿芾碇贫龋诰S護人事檔案安全性的同時，保障檔案信息資料的完整性與原始性。

（三）強化人員培訓(xùn)，提升綜合素質(zhì)

在當(dāng)前信息化時代背景下，網(wǎng)絡(luò)安全對檔案管理人員的工作素質(zhì)提出較高要求。所以，作為檔案工作人員，應(yīng)樹立安全意識，加強自身學(xué)習(xí)，拓寬視野，提高能力，以滿足當(dāng)前信息化時代背景下對檔案人員的素質(zhì)要求。對于醫(yī)院而言，應(yīng)加強對人事檔案管理人員的素質(zhì)培訓(xùn)，從安全意識、創(chuàng)新思維、工作能力與業(yè)務(wù)水平等方面加強指導(dǎo)與培訓(xùn)，改變當(dāng)前檔案人員素質(zhì)不高的現(xiàn)狀。另外，要求檔案人員具備高尚的職業(yè)道德與職業(yè)素養(yǎng)，嚴(yán)格遵循并落實檔案信息保密制度，通過不斷學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，提升檔案人員的信息技術(shù)領(lǐng)悟能力，熟練計算機各項操作，在掌握檔案管理工作業(yè)務(wù)的同時，提升其綜合分析能力，以保障人事檔案信息的安全管理實效。

（四）加大資金投入，完善軟硬件設(shè)施建設(shè)

對于醫(yī)院人事檔案信息安全管理的實現(xiàn)，離不開配套軟硬件設(shè)施的支持與建設(shè)。可以說，醫(yī)院人事檔案信息化管理是一項高投入的工作，特別是在信息化建設(shè)的初期階段，對于資金的需求量較大。一旦資金投入不足，就會導(dǎo)致軟硬件設(shè)施配備不足，信息化建設(shè)不健全，信息安全管理無法真正實現(xiàn)。當(dāng)前階段，許多醫(yī)院在人事檔案信息化管理工作中雖然已經(jīng)配備了相應(yīng)的軟硬件設(shè)施，但是還處于起步階段，且資金投入受到限制，導(dǎo)致信息化建設(shè)還相對滯后。雖然部分醫(yī)院配置了相關(guān)設(shè)備，但在具體使用中還在不斷摸索與嘗試，人事檔案信息安全還得不到有效保障。因此，應(yīng)加強對人事檔案信息管理的資金投入力度，將信息安全建設(shè)資金真正納入醫(yī)院的財政預(yù)算中，購置先進的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備與軟硬件設(shè)施，以加快醫(yī)院人事檔案信息化安全工程建設(shè)腳步，促進信息化建設(shè)的實現(xiàn)。

結(jié)語

總而言之，信息安全是一個相對性的概念，絕對的信息安全是很難實現(xiàn)的。在當(dāng)前信息化時代背景下，信息技術(shù)不斷升級與改進，再加上硬件設(shè)施的不斷更新，管理政策的不斷健全，思想觀念的日漸成熟，人力資源管理力度的不斷加大，醫(yī)院人事檔案信息安全管理工作會越來越完善，醫(yī)院人事檔案管理工作的信息化建設(shè)之路也會越來越順利。