學籍檔案管理的重要性

劉安玉

（云南省紅河州財經學校，云南 紅河 661199）

中職學校檔案資源在信息化時代正在逐漸呈現上升的趨勢，學籍檔案也得到了有效的完善，但同時也增加了檔案管理的難度。這樣的情況下，中職學校應當通過學籍檔案信息化管理來提升管理工作的效率和質量。對學籍檔案能夠進行更加科學合理的資源整理，對檔案進行有效分析、管理、利用。確保學籍檔案安全性并且對其深入的價值進行有效開發，讓中職學校學籍檔案管理能夠朝現代化轉型。

一、學籍管理在中職學校管理中的重要性

（一）有利于形成良好校風

學校是教師與學生共同學習和工作的環境載體，教師與學生在學校中能夠享有統一的精神和風氣，因此樹立良好的校風有助于教師的道德素養提升和學生的身心全面發展，也能夠有效促進中職學校的可持續發展。在校學生的精神面貌和道德素養能夠直接反映出中職學校的教育水平和管理能力，中職學校的風氣能夠直接影響學生的整體素質。中職學校在發展的過程中不斷對內部管理機制進行革新優化，制定更加適合學校也能夠迎合時代和社會發展的學籍檔案管理制度，能夠有助于學生遵紀守法、積極學習、相互競爭并形成良好的校風。中職學校對學籍檔案管理的重視能夠有助于學校形成良好的風氣，提升教育教學質量，提升學生的整體素養。

（二）有利于完善學校管理

學籍檔案管理是學生管理工作的基礎，想要進行有效的學生管理就需要規范科學的管理學籍檔案。社會現代化發展加深了素質教育的推行，學校大力推動學生的德智體美勞發展，希望學生能夠品學兼優，擁有優秀學習成績的同時也能夠具有良好的思想道德品質，擁有健康體魄的同時也能夠培養吃苦耐勞的精神，這樣才能夠更好地適應當代社會的發展和用人企業的要求。從某種意義上來講，學籍檔案能夠有效加強學校的管理和校園文化的建設。我國現階段的法律教育、道德教育和愛國主義教育等相關的資料都歸屬于學籍檔案當中，檔案中記錄這些相關教育的水平高低，這也直接影響到學生后期擇業就業。以此為基礎，能夠有效激勵學生主動參與到學習活動和社團活動當中。

（三）有利于提升學生道德修養

學生從入學到畢業，學生的一言一行都會不斷更新學籍檔案，與學生管理相關的工作人員和教師通過科學收集學生檔案資料并進行有效利用來進行有效的學生管理。從專業方面來看，有效利用學籍檔案能夠充分發揮其德育教育的作用，將德育作為中職學校的教育重點能夠充分培養學生的思想政治品德素養，為社會培養高素質的建設者和接班人。學籍檔案管理主要是學生在校發展期間監督學生的素質表現。充分結合學生的實際情況和不同的個性來進行分析對比，采取具有針對性的教育方法，真正做到因材施教，打造出良好的學習環境，進一步提升學生的素質。

二、學籍檔案管理工作中存在的問題

（一）缺乏重視，管理不當

雖然在中職學校檔案管理中學籍檔案十分重要，但仍然有許多中職學校并沒有對學籍檔案的管理工作予以應有的重視，更多的精力還是放在學校管理、教學管理以及學生管理方面，這就會出現學籍檔案管理工作不當的情況。因學校對學籍檔案管理并不重視，日常工作過程中學生處也不會過多強調班主任注重學籍檔案的填寫，班主任對學籍檔案的重要性意識較為低下，這樣就無法很好地展開學籍檔案管理工作。檔案相關工作設備得不到及時的更新，檔案管理部門缺乏足夠的資金，學籍檔案管理工作無法得到提升。學生方面因學生個人對檔案的關注度缺乏，學生對檔案也并沒有較為清晰的認知，沒有意識到學籍檔案對自己未來發展的重要性。學生更多關心的是學習成績，這樣都會對學籍檔案管理工作造成阻礙。

（二）管理制度不健全

近幾年我國政府隨著時代的進步出臺了具有針對性的中職學校管理制度章程，中職學校能夠以此作為參考，更好地進行學籍檔案的管理工作。但在實際工作的過程中，能夠感受到學籍檔案管理工作中仍然有一些問題。如學籍檔案資料涉及較多的部門，如學生處、招就處以及各個專業教學部，這些部門的學籍檔案管理工作并未統一。不同部門對學生的信息歸檔并沒有較為明確的制度，這樣就會影響到學籍檔案的完善性，甚至出現材料缺損、毀壞等情況。同時，一些中職學校并沒有根據自身實際的發展情況來對學籍檔案管理制度進行完善，沒有對學籍檔案管理工作進行有效的監督，這樣就會導致學籍檔案管理始終無法達到高水平的效果。

（三）信息化水平較低

中職學校的學籍檔案管理是一項復雜且系統的工作，這不僅涉及到學生的學習和生活，更能夠綜合地反映出學生在校期間的實際情況，由此決定學籍檔案管理具有較大的工作量。許多中職學校目前并沒有引進信息化技術，學籍檔案管理方面仍然采用較為傳統的紙質檔案管理，這樣會增加學籍檔案管理的工作量，同時也極容易出現人為失誤等問題。一些中職學校雖然引進了信息化技術，但系統沒能及時進行更新和升級，系統的老化和落后嚴重缺乏有效性，對學籍檔案管理工作也是一項極大的阻礙。

三、加強學籍檔案管理工作問題的策略

（一）提升重視度，優化管理

中職學校管理層應當加大對學籍檔案管理的重視，將學籍檔案的管理歸為日常工作的重要事項當中，明確學籍檔案管理在學校管理中的地位，讓學籍檔案管理工作與其他各類工作能夠進行協同部署，并將學籍檔案管理納入管理層培訓的重要內容當中，定期進行考核，以此來提升管理層對學籍檔案管理的重視水平。對各個層級的管理人員進行思想的統一，有規劃、有紀律、有組織地推行學籍檔案管理工作。鼓勵各級領導、各專業教學部負責人加強與檔案管理部門的聯系，定期輸送學生學籍檔案信息，確保學籍檔案管理更加全面更加完整。另外，也可以在學籍檔案中增加學生學習方面的資料，如實踐記錄、通過的各類從業資格考試成績、實習期間的綜合評定及班主任畢業評語等。這樣能夠更加全面清晰地展現出學生的實際情況，用人單位在進行人才挑選時也能夠以此為參考結合企業的實際情況選擇是否錄用畢業生。

（二）完善學籍檔案管理制度

政府應當針對中職學校學籍檔案的實際管理情況出臺更加詳細的規章制度，為中職學校有效展開學籍檔案管理提供有效的參考。中職學校也應當將學校實際情況與國家的相關規范進行有效結合制定出符合本校特色的學籍檔案管理工作模式、程序以及具體工作細節，有效提升學籍檔案管理的效率和效果。中職學校應當從制度方面加強對學籍檔案管理工作的監督，制定各個階段工作的規范制度，有效提升管理水平。同時也需要認可不同學生之間存在著多元化特點的情況，充分發揮學籍檔案管理制度的彈性化和超前化，通過對學籍進行科學合理的管理進一步挖掘學生的潛能、培養學生的個性、激發學生的創造能力、鼓勵學生養成積極主動學習的好習慣，這樣才能夠促進學生提升其綜合素質。

（三）加強信息化建設

新時代背景下信息化是各行各業重要的發展趨勢，各行各業都在向信息化轉型，中職學校的學籍檔案管理工作也應當積極采用信息化系統和設備，積極推動學籍檔案管理緊跟時代的發展步伐，采用更加科學有效的管理方式。通過建設信息化管理系統來促進中職學校學籍檔案管理水平的提升，加強檔案的穩定性和完整性，有效降低管理人員的工作量。中職學校學籍檔案管理信息化應當結合學校的實際情況配備計算機設備、掃描儀、數據庫等，選擇適合學校檔案管理工作的軟件系統，對管理模塊進行科學的設定劃分，積極鼓勵檔案管理人員采用信息化系統進行工作。

（四）提升管理者的綜合素質

學籍檔案管理人員的綜合素質和能力水平能夠直接影響學籍檔案的管理工作是否能夠順利進行，因此需要加強管理人員的素質培養和能力培訓，建立起更為專業的管理團隊才能夠推動中職學校檔案管理工作的發展。中職學校應當在招聘環節中嚴格把關，從源頭上進行強化管理，杜絕綜合素質較低的人員進行檔案管理工作。對應聘的人員進行有效的考核，篩選整體水平較高的人員。另外，也需要對學籍檔案管理人員進行定期統一的培訓，中職學校學籍檔案管理工作涉及學科較為廣泛，管理人員除具備專業化技能以外，也需要充分掌握管理學、計算機學院以及統計學等相關知識。中職學校應當定期安排培訓，提升管理人員的知識水平和能力水平，這樣才能夠提升學籍檔案管理的整體水平。

（五）加強檔案管理安全防護

中職學校學籍檔案管理的信息化轉型具有較強的開放性和共享性，為大家帶來便利的同時也不免會受到網絡安全的威脅，針對網絡安全風險問題學校需要采用科學有效的安全防護技術提升學籍檔案數據庫的安全性，加強對安全風險隱患的防控和規避，進一步確保學籍檔案的完整、安全、真實。充分利用防火墻和殺毒軟件來對計算機系統進行安全保護，防火墻能夠有效阻攔外部的攻擊和病毒的入侵，有效降低網絡安全風險的發生率，確保學籍檔案數據庫不受影響。實際工作的過程中應當及時對計算機系統進行更新和升級，有效確保安全防護系統對學籍檔案資源的保護。另外也需要在學籍檔案管理的信息系統中安插身份驗證等板塊，有效規避信息資料外漏的情況。隨著人工智能技術的不斷發展，身份認證系統不僅可以采用密碼的驗證形式還可以采用虹膜驗證和指紋驗證等高科技來避免密碼被盜的情況出現，有效提升學籍檔案管理的防護等級。對學籍檔案信息進行科學的加密能夠在提升檔案信息流通性和共享性的同時避免網絡環境對學籍檔案造成篡改、破壞和泄露等情況。加密技術能夠最大限度對學籍檔案進行安全防護，也能夠防護非公開的資料信息被查詢和竊取，有效保障學籍檔案資料的安全。

結束語：綜上所述，中職學校發展的過程中需要加強對學籍檔案管理的發展和信息化建設。現階段我國中職學校在對學籍檔案的管理工作中存在著許多問題，信息化建設的過程也并非一帆風順，需要中職學校加大重視力度并積極投入資金進行設備的完善和人員的能力提升。積極采用先進的現代化信息技術提升學籍檔案管理的整體水平，聘用和培養更加專業并且綜合素質較高的學籍管理人員能夠有效推動中職學校學籍檔案管理的發展，提升中職學校學籍檔案管理的完整性和規范性，進而提升學校的整體管理水平。