新時期關于機構編制檔案管理思考

付瑤

（黑龍江哈爾濱市方正縣機構編制電子政務中心，黑龍江 哈爾濱 150800）

引言：對于主管機構籌備部門開展的不同工作，檔案管理部門應提供文件和相關工作文件的收集，加強機構編制檔案管理，可以為開展各項準備工作提供更好的依據，使制定各項管理決策更加科學有效。

一、規范機構編制檔案管理的重要意義

（一）規范機構編制檔案是依法治理的必然要求

黨中央正在加快國家管理體制和管理能力的現代化建設，事業單位的建立是國家管理體制和管理能力現代化的重要制度保障，機構編制檔案記錄創建、運營和發展機構的歷史過程，并記錄機構治理的基本原則，這是所有部門和單位完成任務和分配員工的法律基礎。在沒有這些檔案的情況下，很難恢復案件處理過程，因此，規范機關檔案收集工作，是貫徹落實依法管理的重要舉措和必然要求的具體體現，促進國家管理體系和管理能力的現代化。

（二）機構編制檔案收集標準化是大眾服務的實際需要

檔案的創建不僅包括集體事業單位的創建，還包括事業單位的重要人事問題，這是今后檔案利用的重要信息資料，特別是在實行真正的標準制度之后，必須準確地記錄各機構雇員的基本信息和訪問權限。它們是審查和分配資金和保險服務的基礎，具有法律效力，只有充分堅持這些行動，我們才能為大多數工人和雇員提供有效的服務，以保護他們的權益，并確保適當的社會、政治和經濟待遇。

（三）編制歸檔標準化是做出科學決策的有效方法

機構資源是重要的政治和治理資源，治理機構的重要任務之一是優化這些治理資源的配置，并采取有效行動，實現國家管理體系和管理能力的現代化機構。是與機構活動發展相關的重要文件，尤其是機構發展、職能分配、責任限制、職位數量和管理職位，做好機構編制檔案管理工作，可以為黨政領導決策提供依據，保證決策過程的合法性、科學性和有效性。

二、當前機構編制檔案管理存在的主要問題

由于機構編制檔案的內容各不相同，比較枯燥，缺乏專家，檔案管理效率不高。為適應新時期下檔案管理的需要，一些檔案因管理不善而丟失，嚴重影響了事業單位在檔案編制中的作用。

（一）單位負責人考慮不夠

目前，該機構的管理機構非常重視該機構的具體管理工作，但一些機構不了解機構編制檔案管理工作的內涵，也不深入了解與檔案管理相關的規章制度，因此，他們沒有充分重視機構管理過程中創建的檔案的收集、分類和使用，也沒有參與經濟活動，這導致了檔案管理的不當分發、實施和監督。

（二）收集不完整數據

目前,一些事業單位對事業單位檔案的收集方式比較統一,主要集中在少數檔案上,對事業單位編制檔案管理過程中形成的檔案進行收集，特別是附件中的相關文件。例如，沒有收集到關于締約方和國家機構改革以及行政部門調整的材料。

（三）日常管理不夠好

在日常管理中，一些機構只對機構性文件進行簡單的收集和分類，管理不夠好，沒有制定好收集、整理、歸檔、存儲、統計等方面的管理標準和規范的管理流程，貸款等檔案管理。例如，一些檔案的標題不清楚或使用不當。此外，一些檔案缺乏數量，或檔案沒有標明頁碼等。

（四）員工工作水平不夠

本機構編制檔案管理目前主要由其他員工兼職進行，他們幾乎沒有接受職業培訓的機會，也缺乏學習的主動性和積極性。這遠遠不能滿足新時代檔案機構的要求。

（五）檔案館的基礎工作還不夠

檔案管理比較簡單，引進可比檔案和目錄需要花費大量的時間和精力來改進。目前，大多數單位的檔案質量較低，如果想引用或證明一些有價值的資源只能依靠搜索模糊的資源，因此效率低下。

（六）檔案管理的標準化程度低

檔案管理是系統化的工作，如果沒有標準化的約束和管理，檔案資源的損失是不可避免的。從這個角度來看，檔案管理應該協調一致，并引起管理人員的注意，所有員工運用格子能力合作健全機構編制檔案管理的標準化，增加專業檔案技能或增加資本投資，盡一切努力培訓單位的專業檔案員，盡快實現檔案規范化。

（七）檔案材料使用不足

一些單位的檔案幾乎沒有完整錄入，長期封閉，資料整理不系統，某些資料更難以查閱。此外，由于檔案收集有限，有些檔案沒有妥善保管，如電子資源很難維護，過一段時間就會消失，將來也很難查閱。

（八）缺乏長期和可持續發展原則

雖然機構編制檔案管理已經實現了現代化，并在短時間內取得了一些成果，但在達到標準后沒有二級權力，沒有長期的連續性，由于部分員工在檔案綜合管理中參與不夠，也不了解檔案在本單位的重要性，有的甚至認為縮略語是一個參照點，導致執行和計劃外的歸檔工作，有些任務沒有執行，有些有形式但沒有影響的現象。

（九）通過辦公室自動化不更新和轉換檔案管理方法

目前，檔案是通過管理計算機軟件的方法來管理的。檔案的管理、訪問和使用無法滿足檔案網絡發展的要求，無法滿足日益增長的檔案使用需求。

三、新時期規范機構編制檔案管理的策略建議

（一）加強機構編制的規范性管理

作為一個機構，我們應該詳細審查公共機構的管理，加快制定和公布詳細的科學規則以及設置和配置，以及在法律層面上對公共機構設置的限制和標準化，應同時建立和完善機構人力資源管理體系和公共機構監督控制體系。例如，紀律和監督部門一起監督與公共機構設立、法人注冊和年度控制有關的機構事項的實施，并根據評估結果徹底了解和控制公共機構活動的績效和發展及其在經濟和社會發展中的作用，作為撤銷、合并、拘留、撤銷、增加和撤銷機構的重要依據。

（二）披露政府事務和提高員工意識

加強政府在機構建設方面的開放意味著通過引入真正的機構指定制度和披露機構、負責社會管理和公共服務的部門和機構任務的非約束性機構內容，可以理解內部機構的數量、管理和管理職位的數量以及接受社會監督和大量人群的實際工作人員，樹立依法、依紀、依規管理機構人員的理念，把機構人員的理念深入人心，提高認識，理解溝通，按程序辦事。

（三）提高檔案管理工作的落實效果

編制部門的檔案管理不僅限于檔案的整理和儲存，也是檔案管理的一項重要任務，為管理決策創造科學、真實的依據。在檔案管理過程中，要協調處理好保密原則和公開原則，應結合不同的保密限制和條款，制定不同的管理策略和制度。這些在工作中普遍使用，保密時間和保密程度相對較少，有必要增加其相應的易用性，將其作為重要的信息源進行管理，創造良好的使用條件，充分發揮檔案資源的價值,實事求是地整理工作成果，根據寶貴的經驗可以在以后的管理中作出決定，從而使檔案資源的價值最大化。

（四）創新管理方式

在檔案管理方面，其理念和管理方法需要不斷更新，檔案管理發展應積極利用外部先進技術，在理念和管理方法上不斷創新。檔案管理可以結合機構的需要，搭建科學有效的信息管理平臺，通過信息管理平臺對檔案進行管理，實現數據歸檔管理、輸出、檢索、統計、歸檔和匯總功能，以及過去對管理的一些限制已經取消。在信息時代，檔案管理主要由計算機進行，適當的檔案管理人員應深刻了解電子檔案管理的基本特點和標準，并具有一定的能力和知識水平，網絡保護能有效保證電子檔案信息的安全性和完整性。

（五）提高檔案管理人員自身的專業能力水平

與一般檔案管理相比，機構編制檔案管理的發展具有更強的業務性和服務性，對檔案管理人員的素質和職業要求也更高，具有良好的創新意識，充分利用檔案資源，解釋不同崗位員工的職責，有效保障員工的專業素質。例如，在選擇檔案管理人員時，選擇具有強烈政治意識、高度責任感、良好素質和專業知識的人員，引導他們積極參加各種培訓課程，提高檔案管理質量和整個檔案管理質量,拓寬視野,了解檔案管理技術的發展和創新理念，使檔案管理人員能夠更好、更清晰地了解檔案管理工作，克服傳統的管理限制，進行質的改變，以改進機構編制檔案的管理。

（六）提升機構編制檔案管理的社會服務水平

檔案管理作為一種管理服務，其服務水平的高低直接影響到各部門的績效，做好新時期機構編制檔案管理工作,要不斷提高檔案事業單位管理水平,充分尊重檔案事業單位管理在社會經濟發展中的作用，提高檔案管理服務水平。首先，做好檔案解密工作，在保密的基礎上以開放的心態，為有需要的部門和人員提供最新、高質量的檔案管理服務，提高機構檔案查閱效率，確保檔案統一使用。其次，認真開展數據收集。定期（通常限于五年）重組檔案信息，深入處理并創建機構的信息和實用年鑒，或根據完整的指南進行編輯，編輯關于年份、機構發展、記憶、基礎數據等的文件。注意到在機構工作人員發展方面取得的新成就和新經驗，為各級管理層的經濟和社會發展和科學決策提供全面、準確的檔案依據，并強調檔案的作用。

結論

綜上所述，在新時代計算機化的背景下，機構和檔案管理的重要性逐漸變得重要，機構的檔案管理對社會和經濟發展做出了重大貢獻，必須不斷提高機構的檔案管理和服務水平，為相關人員和部門提供充足、有效和可靠的檔案。