淺談企業(yè)人事檔案的精細(xì)化管理

楊 虹，陳忠偉，趙爾梅

（金川集團(tuán)股份有限公司，甘肅 金昌 737100）

1 企業(yè)在人事檔案專項(xiàng)審核工作預(yù)審環(huán)節(jié)中出現(xiàn)的主要問題及成因分析

1.1 存在的問題

一是資料短缺。預(yù)審過程中發(fā)現(xiàn)檔案中部分材料短缺，幾乎每本檔案或多或少都存在有材料短缺現(xiàn)象，如表彰和考核材料散失較多，有些員工的相關(guān)學(xué)歷學(xué)位或?qū)I(yè)技術(shù)職稱沒有存檔。

二是檔案材料完整性不足。在檔案專項(xiàng)審核過程中，大量存在檔案歸檔材料不全的情況，尤其是員工工資、職稱、職位、履歷等的變動(dòng)情況材料的完整性不足，主要集中在職培訓(xùn)材料、論文發(fā)表等科研水平材料等。許多檔案存在內(nèi)容不完整、準(zhǔn)確性不足、要素不全的現(xiàn)象，已歸檔的材料也出現(xiàn)材料不規(guī)范的情況，

三是檔案材料的內(nèi)容不準(zhǔn)確。預(yù)審中發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)有的檔案材料中，存在許多檔案記載內(nèi)容前后不符及內(nèi)容失真的現(xiàn)象。如：職工檔案中記載的出生時(shí)間、參加工作時(shí)間前后不一致，工作經(jīng)歷、教育經(jīng)歷記錄不完整等“三齡兩歷”記載多樣；出生年月公歷、農(nóng)歷填寫隨意，且沒有說明；甚至更有個(gè)別檔案的出生年月前后相差較大；參加工作時(shí)間、入黨入團(tuán)時(shí)間前后不一致、基礎(chǔ)學(xué)歷前后填寫不同的情況。

1.2 原因分析

一是對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)不足。相關(guān)業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)對(duì)檔案管理認(rèn)識(shí)不足，部分業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)認(rèn)為檔案工作是組織人事檔案管理部門的工作，不能主動(dòng)配合檔案部門做好員工個(gè)人信息更新、歸檔材料提交等工作。部分檔案管理人員對(duì)崗位重視程度不夠，沒有真正認(rèn)識(shí)到自己所做工作的特殊性及重要性，認(rèn)為檔案崗位是一個(gè)工作繁雜、沒有直接經(jīng)濟(jì)效益、吃力不討好的“角落”，以消極心態(tài)對(duì)待工作。部分員工對(duì)人事檔案的作用認(rèn)識(shí)不夠，在填寫檔案材料內(nèi)容時(shí)不認(rèn)真，敷衍了事，履歷表中學(xué)習(xí)簡(jiǎn)歷、家庭成員及社會(huì)主要關(guān)系等不填寫或者填寫不全，能省則省。有的把再教育后的學(xué)歷、進(jìn)修后的資料、職稱評(píng)定材料，自己保管，不及時(shí)上交檔案管理部門進(jìn)行歸檔，造成檔案材料不完整。

二是員工人事檔案制度不完善，導(dǎo)致在檔案管理工作各環(huán)節(jié)不嚴(yán)謹(jǐn)。如歸檔范圍界定不清，相關(guān)業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)及員工個(gè)人不了解應(yīng)歸檔材料的范圍，造成應(yīng)歸檔的材料未能及時(shí)歸檔，無需歸檔的材料進(jìn)行了歸檔。

三是檔案管理?xiàng)l件不完備。根據(jù)相關(guān)規(guī)定，檔案保管室應(yīng)配置有通風(fēng)、防潮、防火的設(shè)備,做好防蟲、防霉、防盜，充分保障檔案室的安全。但部分檔案室設(shè)備陳舊，管理手段落后，防火、防潮、防蛀等達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)，人事檔案隨處堆放的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生,檔案材料保管存在著巨大的安全隱患。在管理手段方面手段較陳舊，與現(xiàn)代化管理水平不同步。在檔案管理手段上依舊使用以往手工填檔、人工裝檔的簡(jiǎn)單方法，計(jì)算機(jī)技術(shù)沒有得到廣泛普及和應(yīng)用。多數(shù)企業(yè)目前的人事檔案未形成檔案管理系統(tǒng)，仍舊依賴于人工檢索和查閱，在調(diào)閱檔案時(shí)依然采用原始的手工操作方式反復(fù)調(diào)用原件，導(dǎo)致出現(xiàn)紙張發(fā)黃變脆、字跡褪色等現(xiàn)象，直接影響到檔案的完整與安全。

2 對(duì)加強(qiáng)企業(yè)人事檔案精細(xì)化管理的對(duì)策和建議

2.1 加強(qiáng)檔案管理，提高重視程度

要通過加強(qiáng)管理，提高各級(jí)人員對(duì)檔案管理的重視程度，使各級(jí)管理人員深知人事檔案與科技、文書、會(huì)計(jì)等其他檔案的管理同等重要，同樣需要嚴(yán)格要求、嚴(yán)格管理。組織人事部要抓住檔案管理工作的核心環(huán)節(jié)，對(duì)人事檔案管理工作予以充分重視,充分認(rèn)識(shí)到人事檔案管理工作在公司挖掘人力資源潛力中的作用，將檔案管理工作列入組織人事部的管理計(jì)劃，在系統(tǒng)例會(huì)聽取檔案管理人員的工作匯報(bào),將檔案管理和薪酬、調(diào)配、培訓(xùn)等工作一樣納入績(jī)效考核，要有計(jì)劃的定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查、督促、指導(dǎo)，并制定崗位責(zé)任制，明確責(zé)任，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決。促使各單位檔案管理人員、相關(guān)業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)，乃至相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)增強(qiáng)檔案管理意識(shí)。

2.2 加強(qiáng)制度建設(shè)，強(qiáng)化工作流程

要進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化管理，提高檔案管理精細(xì)化水平，就必須要建立和完善檔案管理制度，嚴(yán)格執(zhí)行管理工作流程，尋找適應(yīng)企業(yè)精細(xì)化管理的方法和途徑，使企業(yè)的人事檔案管理基礎(chǔ)工作的各個(gè)節(jié)都要按照統(tǒng)一的程序和方法來進(jìn)行。在嚴(yán)格執(zhí)行《干部檔案工作條例》、《檔案法》等國(guó)家級(jí)各項(xiàng)規(guī)章制度的同時(shí)，要建立、健全適用于企業(yè)檔案管理、查閱、借閱、保管、保護(hù)等環(huán)節(jié)的制度，對(duì)歸檔范圍、責(zé)任主體、裝訂標(biāo)準(zhǔn)、借閱程序、保管要求、獎(jiǎng)懲考核等各環(huán)節(jié)做以嚴(yán)格規(guī)范，讓人事檔案管理工作逐步制度化、標(biāo)準(zhǔn)化，持續(xù)提高人事檔案精細(xì)化管理水平。

2.3 規(guī)范工作標(biāo)準(zhǔn)，提高人事檔案質(zhì)量

有了人事檔案各項(xiàng)管理制度，還應(yīng)對(duì)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)加以規(guī)范，才能切實(shí)提升檔案管理水平，檔案管理人員要遵循工作標(biāo)準(zhǔn)，認(rèn)真履行職責(zé)，提高檔案質(zhì)量。

2.3.1 規(guī)范材料收集、歸檔、鑒別標(biāo)準(zhǔn)

認(rèn)真做好人事檔案材料的鑒別、歸檔工作，對(duì)收集的人事檔案材料，必須經(jīng)過認(rèn)真有效的鑒別，做到取舍得當(dāng)，手續(xù)完備，歸檔及時(shí)，字跡清楚，項(xiàng)目完整，要素齊全，真實(shí)準(zhǔn)確，確保檔案的絕對(duì)安全和無誤。對(duì)不符合歸檔要求的材料要及時(shí)進(jìn)行處理，不得擅自歸檔，經(jīng)過鑒別，可分別情況予以處理，手續(xù)不全的材料要及時(shí)補(bǔ)辦，保證人事檔案的權(quán)威性、準(zhǔn)確性和真實(shí)性。

2.3.2 規(guī)范檔案裝訂、立卷標(biāo)準(zhǔn)

要對(duì)檔案的裝訂、立卷有統(tǒng)一規(guī)范，要詳細(xì)、具體、可操作性強(qiáng)。歸檔的材的料紙張規(guī)格要統(tǒng)一，裝訂線要有具體數(shù)據(jù)，對(duì)于客觀原因確實(shí)無法統(tǒng)一的紙張應(yīng)左對(duì)齊還是下對(duì)齊，復(fù)印件的裝訂應(yīng)遵循橫版還是豎版，什么情況下復(fù)印件需要粘貼、用什么拓紙粘貼，材料編號(hào)應(yīng)該在什么位置、編號(hào)規(guī)則如何，破損材料應(yīng)當(dāng)如何修補(bǔ)、應(yīng)用什么材質(zhì)修補(bǔ)，檔案分類標(biāo)準(zhǔn)如何，目錄應(yīng)該如何錄入， 檔案盒子怎么統(tǒng)一，立卷后如何編號(hào)等。檔案管理人員要認(rèn)真執(zhí)行規(guī)范，確保每本檔案的質(zhì)量。

2.3.3 規(guī)范歸檔、保管、借閱標(biāo)準(zhǔn)

規(guī)范檔案材料收集后的裝訂時(shí)限，檔案保管的溫度、濕度，如何防蟲防蛀，規(guī)范借閱手續(xù)，做到轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出、接收材料，查閱、借閱檔案有登記，采取切實(shí)有效的措施，減少人為因素的破壞，杜絕檔案材料遺失、毀損、泄密等情況的發(fā)生。

2.4 改善人事檔案管理設(shè)施，提高檔案管理人員素質(zhì)

現(xiàn)階段的人事檔案管理，不論是在檔案保管、保護(hù)還是開展檔案業(yè)務(wù)工作，對(duì)檔案所需的設(shè)施和從業(yè)人員素質(zhì)都提出了更高的要求。

2.4.1 改善人事檔案管理設(shè)施

現(xiàn)代化的設(shè)備設(shè)施是實(shí)現(xiàn)人事檔案精細(xì)化管理的物質(zhì)基礎(chǔ)。人事檔案管理部門要積極爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)支持，改善檔案管理設(shè)施和設(shè)備。首先是要有獨(dú)立的防火、防潮專用庫(kù)房，專用庫(kù)房不應(yīng)與檔案人員辦公地點(diǎn)合并，庫(kù)房?jī)?nèi)配置鐵質(zhì)檔案柜、滅火器、除濕機(jī)、空調(diào)機(jī)等設(shè)備，要組織人員定期對(duì)庫(kù)房的防火、防潮、防蛀、防光、防高溫的設(shè)施和安全措施進(jìn)行檢查，確保人事檔案的存放安全。

2.4.2 提高檔案管理人員綜合素質(zhì)

人事檔案管理是一項(xiàng)政策性、規(guī)范性很強(qiáng)的工作，需要從業(yè)人員具有較高的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。因此，檔案管理人員要做到遵守制度、堅(jiān)持原則、保守秘密、嚴(yán)守紀(jì)律、嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真、吃苦耐勞、甘于奉獻(xiàn)。檔案管理部門要加強(qiáng)政治理論學(xué)習(xí)和業(yè)務(wù)培訓(xùn)，組織檔案管理人員系統(tǒng)學(xué)習(xí)黨和政府、企業(yè)制定的有關(guān)人事工作的政策、法規(guī)和新知識(shí)、新技能，掌握人事檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)和基本要求，特別是對(duì)材料的鑒別、歸檔分類，更是要了如指掌，確保歸檔材料的準(zhǔn)確、完整、齊全。不斷提高人事檔案管理人員的素質(zhì)，適應(yīng)公司精細(xì)化管理的要求。

2.5 加快檔案信息化建設(shè)，大幅提升人事檔案精細(xì)化管理水平

信息化建設(shè)是人事檔案管理工作的必然要求，也是實(shí)現(xiàn)干部人事檔案管理精細(xì)化管理的必由之路。實(shí)現(xiàn)人事檔案數(shù)字化管理,可使保存困難的紙質(zhì)檔案以多媒體的方式在人事管理軟件中存檔,實(shí)現(xiàn)人事檔案紙質(zhì)與數(shù)字形式并存的局面,可在公司范圍內(nèi)根據(jù)設(shè)置權(quán)限實(shí)現(xiàn)人事檔案聯(lián)網(wǎng),方便公司通過網(wǎng)絡(luò)即時(shí)跟蹤、收集人才信息。既可有效保護(hù)紙質(zhì)檔案，延長(zhǎng)使用壽命，又可大幅提升公司人事檔案管理精細(xì)化管理水平。

3 結(jié)論

要提高人事檔案精細(xì)化管理水平，就必須立足于現(xiàn)狀，以本次人事檔案專項(xiàng)審核為契機(jī)，夯實(shí)基礎(chǔ)，借鑒公司技術(shù)檔案管理方法，不斷適應(yīng)公司精細(xì)化管理不斷推進(jìn)的的新形勢(shì)，逐步提高人事檔案管理水平，使公司人事檔案管理工作走上制度化、規(guī)范化和精細(xì)化的道路。