如何做好新形勢下檔案利用的便民工作

高麗梅

（云南省大理白族自治州彌渡縣檔案館，云南 大理 675600）

中共中央辦公廳、國務院辦公廳在2018年5月23日印發的《關于深入推進審批服務便民化的指導意見》中指出要持續開展“減證便民”行動，以“減證”推動“簡政”[1]。作為窗口服務單位的縣級檔案館，應緊跟時代步伐，積極響應國家政策，轉變傳統觀念和工作方式，一切以群眾利益為先，真正做到服務為民。

自2010年以來，在各種惠民政策的實施帶動下，人民群眾的檔案意識不斷增強，到檔案館查閱利用檔案的人次不斷增多，這種變化在縣級檔案館表現最為明顯，成倍增長的查檔需求和發展滯后的基層檔案工作之間的矛盾日益突出。見證便民工作開展的兩年多來，基層檔案工作中一直有些問題困擾著便民工作的有效開展。

一、新形勢下檔案工作中存在的問題

（一）檔案資源不足

檔案不完整。縣級檔案館館藏檔案主要以縣級立檔單位的文書檔案為主，涉及民生的檔案很少。除部分散存于文書檔案中的知青檔案外，只有民政局的婚姻檔案、退伍軍人檔案；司法局的公證檔案，林業局的林改檔案、水利局的水改檔案，其他專門檔案都幾乎保留在了相關業務部門，未移交進館。近年來，村民對土地、山林權證的查找較往年增多，多數原因是對承包面積、“四至”的認定存在懷疑和分歧，“四固定”時期確定土地所有權的證書資料成為社會查找熱點，但因當時土地下放時的土地承包檔案未及時移交檔案館而下落不明，成為無檔可查的社會難點。

（二）部門間缺少溝通

辦事群眾不清楚所需檔案材料，多跑冤枉路。長期以來，檔案館只負責提供復印或查檔群眾所需要的檔案材料，并不直接負責相關具體業務的辦理，與民政、人社等部門聯系也不多。在查檔群眾不能正確表述查檔需求，檔案工作人員也不清楚具體需要哪些檔案的情況下，難免會造成群眾“來回跑”的情況。

部門間職責不清，相互推諉現象時有發生。“減證”后，許多部門根據中央指示不再開具相關證明．但實際生活中，群眾辦事還是離不開相關證明。群眾利益無小事，在多個部門求證無果后，檔案館成為最后的“接盤俠”。在無檔可查的情況下，為解燃眉之急，檔案部門只能出具未能找到相關檔案的證明，作為給辦事群眾的一個“交待”。相關部門取消了證明，但有的辦事機構一直要證明，這個矛盾如何解決？檔案館開具的無檔證明是否算有效證明？“被減”的證明怎樣出具才更合理？此類問題一直未得到相關部門的重視和解決。

（三）利用服務不能滿足時代需求

利用不方便。縣級檔案館的館藏檔案多以紙質檔案為主，檔案利用一直主要靠手工查找。由于歷史原因，檔案紙質目錄中時有出現錯別字、生僻字，碰到行書與草書的檔案更是增加了查檔難度，查找這樣的“天書”檔案，耗時耗力，在一定程度上給利用者和檔案管理人員帶來不便。再者，由于檔案數字化經費得不到保障，縣級檔案館大量的民生檔案難以實現數字化，甚至有些檔案館不能配置相應的軟硬件設施，致使數字化檔案不能得以正常使用，造成了檔案資源的閑置浪費。

檔案人員辦理業務的水平還需進一步提高。2019年機構改革后，檔案部門業務量增多，情況復雜。由于受人員編制影響，業務人員少、年齡偏大、業務水平提升慢等問題日漸突出。特別是面對檔案數字化的趨勢，要求檔案業務人員必須具備一定的操作現代化辦公軟件系統能力，但從目前現有的人員結構看，這方面的人才在縣級檔案館很是緊缺。

數據資源共享率低。目前，各大業務部門都已建立起完整的數據網，但在實際工作中，各部門信息獨立，數據資源互不共享，尤其是作為涉密機構的檔案部門，信息孤島堡壘及檔案安全隱患的存在嚴重制約著檔案信息共享平臺的構建，成為“一窗辦理”“一鍵辦理”的最大難點。

二、解決措施

（一）進一步做好已有的便民服務工作

改善檔案利用窗口服務環境，在窗口添置舒適座椅，方便年齡偏大和身體不便的人群咨詢情況；為照顧查檔的弱視人群，特意配備老花鏡，進一步做好提供茶水、紙巾及寄存包裹等服務。開通檔案查閱利用咨詢熱線，并向社會公開。同時，開通群眾一線咨詢查檔工作，讓查檔群眾明白查檔程序，清楚查檔內容，避免群眾因準備不足而多跑一回，白跑一趟。提供檔案資料郵寄服務，方便跨地域查檔工作的開展，對身在外地、交通不便、路途較遠、趕時間的群眾給予提前預約或延時服務。對查閱困難的人員提供助弱服務，對大批量的補充人事檔案人員采取單位集中代辦的服務方式，最大限度地為群眾帶來方便。

（二）提高檔案工作人員的業務水平

作為一名合格的檔案工作人員，應該熟悉掌握館藏檔案內容，尤其是在以手工查檔作為主要檢索方式的基層檔案館，工作人員對檔案的熟悉程度很大程度地決定了查檔的速度及檔案利用效果，代表了基層檔案工作者的形象，決定了基層檔案館的工作效率和群眾滿意度。因此，檔案人員在做到“一張笑臉、一聲問候、一個答復”的基礎上，應積極參加相關檔案業務培訓，加強學習計算機網絡技術，外塑形象，內塑品質，成為既熟悉檔案業務知識，又熟練運用計算機技術、信息技術、網絡技術的專業人才，不斷提升自己的業務綜合能力。

（三）加強部門溝通合作

檔案館作為提供原始憑證的部門，是群眾辦事的前沿陣地，一切的檔案利用工作都是為了配合其他部門完成相關工作。因此，檔案工作人員不僅要熟悉自己的檔案業務，還要了解其他業務部門的工作，主動聯系其他業務單位，交流溝通相關業務流程和可簡化的辦事手續。清楚相關業務應該提供的檔案內容，避免檔案利用人員因“不知道”而無目的查檔、多查檔、亂查檔等情況的發生，在一定程度上也可以減輕檔案管理人員調檔和復印檔案的工作量，并也更好地避免檔案的不必要損害。

只有更多地了解其他業務部門情況，才能更好地為群眾著想，讓辦事群眾知道“哪里辦，辦什么，怎么辦”。即使遇到在檔案館解決不了的困難，站在群眾的角度想問題，給群眾出主意、想辦法，找到一個更合理、便捷的解決途徑。讓群眾雖找不到檔案，卻能找到解決措施。

政府要提高管理效能，在各業務部門間建立良好的溝通機制，做好工作部署，團結協作。檔案業務工作中要注意多主動匯報溝通，以取得政府必要的政策支持及相關部門的理解認可。

（四）加大檔案資源建設力度

檔案利用工作的基礎是館藏具備齊全完整的檔案資源。檔案部門應加強對立檔單位的日常檔案指導，適當擴大檔案接收范圍，加大民生檔案接收力度，完善檔案收集機制，豐富接收檔案的種類，力求做到“應歸盡歸、應交盡交、應收盡收”。[2]還要在館藏的數量和質量上下功夫，建立起館藏內容豐富、結構合理、具有特色、服務社會、服務民生的大容量檔案資源體系[3]。

啟動紙質檔案數字化工程。在中國國家檔案局制定的《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》中，明確提出：2016—2020年，全國50%的縣建成數字檔案館或啟動數字檔案館建設項目；全國省級、地市級和縣級國家綜合檔案館館藏永久檔案數字化的比例，分別達到30%-60%、40%-75%和25%-50%。[4]縣級檔案館館藏數量大，完成館藏數字化任務艱巨。各立檔單位將檔案數字化工作列入每年度項目預算，啟動紙質檔案數字化工程，以減輕縣級檔案館檔案數字化工作的巨大壓力，并為檔案的數據化做好準備。

加強檔案資源的整合與開發。加強開展檔案編研工作，深入挖掘館藏檔案價值；加快專題數據庫的建設；改變檔案館長期的自我封閉狀態，打破各部門信息壁壘，將不同行業、部門的相關民生檔案信息進行集中整合，逐步將檔案網站作為本縣民生檔案的數據平臺；構建自動化的電子文件管理體系，將社會檔案信息資源納入掌中，不斷積累社會文化資源，努力使檔案館成為社會信息庫，實現民生檔案信息資源共享。

（五）創新檔案利用服務方式

科技改變生活，服務以人為本。實現檔案資源社會共享是檔案服務追求的目標。制定大數據歸檔范圍與標準、公共數據管理辦法、電子文件歸檔數據規范以及智能化的檔案信息服務網等開展智慧檔案和檔案管理智慧化建設，建立檔案數據共享、傳輸和交換機制，推動檔案數據向各部門和社會共享利用，實現“讓群眾少跑腿，讓數據多跑路”的檔案服務。借鑒先進的服務方式，改變傳統的窗口受理形式和手工查找服務方式，推進家門口服務體系建設，依托互聯網技術的應用，推行網上辦、指尖辦，實現“一站式”業務辦理，在高效、便捷的檔案利用服務中使群眾得到實惠，檔案利用工作水平得到提高。

服務是檔案工作的生命線。新時期賦予了檔案工作新的內容和要求，需要我們改變傳統觀念和思維模式，順應時代發展，勇于創新、敢于創新，不斷拓展服務領域，提升檔案服務水平，更好地服務社會，服務人民。