關于新媒體參與下企業(yè)信息管理工作的幾點思考

藺 健

（中國鋁業(yè)集團有限公司，北京 100082）

1 新媒體簡述

新媒體，顧名思義就是新型的傳媒方式，目前一個比較主流的定義是“新媒體是利用數(shù)字技術，通過計算機網(wǎng)絡、無線通信網(wǎng)、衛(wèi)星等渠道，以及電腦、手機、數(shù)字電視機等終端，向用戶提供信息和服務的傳播形態(tài)。從空間上來看，“新媒體”特指當下與“傳統(tǒng)媒體”相對應的，以數(shù)字壓縮和無線網(wǎng)絡技術為支撐，利用其大容量、實時性和交互性，可以跨越地理界線最終得以實現(xiàn)全球化的媒體”[1]。

可以說，在技術、渠道和終端幾個層面的不斷發(fā)展中，新媒體是應運而生的，在通訊技術、互聯(lián)網(wǎng)絡以及智能電子產(chǎn)品的加持下，新媒體的運用可謂是一觸即發(fā)，極大地改變了人們的溝通方式，簡化了程序，拉近了距離。現(xiàn)如今，新媒體不僅在交流、娛樂、宣傳等方面運用廣泛，也漸漸地成為了一種常見的信息溝通管理方式。

我們應該意識到，新的溝通方式正在改變著人類的習慣，改變著世界，也極大地沖擊著傳統(tǒng)形式，面對這些，我們沒有必要去刻意對比、抵制，對待新生事物，了解它、接納它、利用好它才是正確的態(tài)度和做法。目前政府和企業(yè)都已將新媒體納入正規(guī)的管理傳播渠道，在政企單位的發(fā)展中，發(fā)揮了越來越大的作用。

2 從傳統(tǒng)到新式的演變

說到企業(yè)信息傳達的方式，我們比較固定的印象就是郵寄、電話等等，應說在10年前，這些方式還是主流，對于通知的傳達較之今天來說是相對繁瑣的。電話的溝通方式通常只是適合一些不是很正式、不需要進入正式流程的信息，通常是一些口頭上的提前溝通，或是一些告知性的信息，通知者要悉數(shù)撥打所有相關人員的電話，而對于信息接收方來說而且沒有正式的文件或文字痕跡，工作量大且效力不強。

至于郵寄的方式，在我的記憶中，當時舉辦全國性會議的時候，即便是在已經(jīng)電話聯(lián)系的前提下，通知都是打印出來手填信息，然后通過郵寄的方式寄給對方，有多少人參會就要書寫并郵寄多少份，少則幾十，多則上百，而郵寄的時效性和準確性都不是很理想，路途遙遠的地方可能要一周才能收到，有時還會出現(xiàn)丟失的情況，工作效率大打折扣。

直到新媒體手段成熟之后，越來越多的企業(yè)甚至是國家機關將其認定為正式的信息溝通渠道，一些內(nèi)容和記錄還被賦予了法律效力，如可作為收入證明、出入境記錄等。在這樣的背景下，新媒體的優(yōu)勢更加顯著，運用愈加廣泛。

3 新媒體在溝通方面的優(yōu)勢

新媒體的范圍很廣，作為企業(yè)內(nèi)部信息的傳遞和溝通來說，最常用的主要是辦公自動化系統(tǒng)（Office Automation，簡稱OA）、電子郵件和社交軟件，而在不斷的發(fā)展和探索中，社交軟件因它的易注冊、功能全、不受限等優(yōu)勢逐漸占據(jù)了主導地位，放眼望去，微信工作群、QQ工作群比比皆是，顯有大行其道之勢。

3.1 化繁為簡，提高工作效率

以上我們已經(jīng)談到，在傳統(tǒng)的溝通方式下，無論是用什么方式，都避免不了“一對多”的信息發(fā)送模式，信息的發(fā)起者工作量較大，效率不高。而在新媒體的幫襯下，無論是OA、電子郵箱還是社交軟件（群），信息的發(fā)起者只需要發(fā)送一次，就可以讓每個相關者都接收到信息，不僅大大提高了工作效率。而且時效性亦飛速提升，無論接收者身在何處，只要有網(wǎng)絡，有電子設備，就可以實時接收到信息。在新媒體面前，距離不再是障礙，它被無限拉近，身隔千里仍猶如面對面一般。這大大提高了信息流轉的時效性，規(guī)避了因為相關人員出差或有事而耽誤信息流轉的情況。

3.2 快捷方便，可以實時反饋

溝通通常具備四大特征：互動性、媒介性、期待性和目的性，其中互動性、期待性和目的性都是基于信息雙方的，互動性要求要有信息往來，不可“剃頭挑子一頭熱”，期待性和目的性就表明發(fā)送者是有目的的，有一定的引導性，期待接收者能夠認同自己以達到自己的目的。基于以上幾點，我們可以看出新媒體的優(yōu)勢不僅僅在于可以將發(fā)送者的意愿即時發(fā)送給接收者，同時接收者也可以及時反饋信息給對方，如果不能一言達成共識，還可以詳細進行詢問和解釋，大大縮短了辦公進程，事半功倍。

3.3 簡化流程，節(jié)約辦公成本

拋開了繁瑣的起草、打印、收文和流轉過程，信息在網(wǎng)絡上可以飛速傳播，無論是開會中還是出差在外，都可以隨時接收信息。從環(huán)保的角度講，紙質(zhì)文件打印的減少，節(jié)約了紙張等辦公用品，也節(jié)省了郵寄費用，無紙化辦公越來越受到大家的認可并得到了廣泛的應用。在新冠肺炎疫情爆發(fā)時期，有很多單位都選擇了通過新媒體來減少人員的流動和接觸，從而在網(wǎng)絡上進行隔空辦公的方式，對于當時的情況來講，這無疑是既可以把疫情傳播的風險降到最低，又可以將工作效率提至最高的辦法，進一步凸顯出新媒體的優(yōu)勢和發(fā)展趨勢。

3.4 還在日益發(fā)展的電子辦公系統(tǒng)

現(xiàn)如今，在即時溝通、傳送文件的基礎上，又涌現(xiàn)出一批基于新媒體的新型的辦公方式，比如可以多人同時填寫的文檔、接龍，可以多人參與的網(wǎng)絡會議等。在人們生活節(jié)奏日益加快、全球化越來越強的今天，不受時間地點的限制進行辦公已是大勢所趨，低成本的辦公方式帶來的溝通紅利正在為人們所津津樂道，也有越來越多的人加入了這一場“信息革命”，人們的溝通方式正發(fā)生著前所未有的改變。

4 需注意的問題

當然，任何新生事物都是雙刃劍，新媒體為企業(yè)信息溝通在帶來便捷高效的同時，也不免會有一些負效應，但這不應成為人們抗拒新方式的理由，我們需要去找到問題進而去解決它、規(guī)避它，把負效應降到最低，充分享受科技發(fā)展打造的信息高速通道。

4.1 做好文件留存工作

一些有信息價值的文件通過新媒體的流通之后還應進行下載保存，以便方便查找及備案。通常新媒體軟件上的文件是有時效期的，一定時間后就無法打開，或者如果誤刪了對話，則文件也將隨之消失，所以做好文件的留存工作十分重要，畢竟新媒體只是文件流通的手段，如果需要留存?zhèn)浒傅倪€是要落實到白紙黑字之上。

4.2 加強保密文件的管理

新媒體帶來的便捷讓大家深諳于心，但是我們要知道，新媒體是依托于互聯(lián)網(wǎng)絡的，而互聯(lián)網(wǎng)的屬性已經(jīng)是老生常談了，所以對待網(wǎng)絡我們時刻要保持清醒的頭腦和應有的警惕性，如果有保密的文件或信息，決不能為了省事而從網(wǎng)絡的渠道進行傳播，一旦泄露將對企業(yè)甚至國家造成不可挽回的損失，而在網(wǎng)絡上傳播的個人也將受到法律的制裁，后果十分嚴重。現(xiàn)實中這樣的案例還是很多的，有些就是無心之過，但是一旦信息被竊取無論什么理由都無法彌補了。所以在日常的工作中，無論是企業(yè)還是個人都應該加強保密教育學習，尤其是對機要員更要進行嚴格的培訓和考核，確保信息的安全。

4.3 選擇性使用，揚長避短

企業(yè)的文件有很多種類，函、通知、通報、密件、會議紀要等等，相關人員在選擇流轉方式的時候要考慮到文件的性質(zhì)和受眾范圍，對于一些十分重要的或是需要簽章的文件，可以選擇OA系統(tǒng)，進行程序嚴密的文件流轉。而一些通知類的文件則更適合通過社交軟件達到快速、廣泛、溝通即時的效果。多種形式各有各的優(yōu)點和局限性，這需要我們按照自身的需求找到最適合自己的方式。

信息管理是公共事務管理的重要領地，是決策的基礎，是政策實施的保障，是企業(yè)和員工之間溝通與協(xié)調(diào)的橋梁。當今世界正處于百年未有之大變局，全球形式波詭云譎，中國發(fā)展日新月異。如今中國經(jīng)濟正在高質(zhì)量發(fā)展軌道上加速，中國的企業(yè)也在不斷發(fā)展中，運用更加高效便捷的辦公方式應該是當今企業(yè)發(fā)展的硬性需求，也是企業(yè)加強領導力的一種全新模式，效率是企業(yè)發(fā)展的基石，信息化是企業(yè)發(fā)展的生命線，如何延長生命線是每個企業(yè)都要研究的一道必答題，相信新媒體發(fā)展和不斷更新能夠為企業(yè)解開這道題提供一些線索和捷徑。