關于新媒體參與下企業信息管理工作的幾點思考

藺 健

（中國鋁業集團有限公司，北京 100082）

1 新媒體簡述

新媒體，顧名思義就是新型的傳媒方式，目前一個比較主流的定義是“新媒體是利用數字技術，通過計算機網絡、無線通信網、衛星等渠道，以及電腦、手機、數字電視機等終端，向用戶提供信息和服務的傳播形態。從空間上來看，“新媒體”特指當下與“傳統媒體”相對應的，以數字壓縮和無線網絡技術為支撐，利用其大容量、實時性和交互性，可以跨越地理界線最終得以實現全球化的媒體”[1]。

可以說，在技術、渠道和終端幾個層面的不斷發展中，新媒體是應運而生的，在通訊技術、互聯網絡以及智能電子產品的加持下，新媒體的運用可謂是一觸即發，極大地改變了人們的溝通方式，簡化了程序，拉近了距離。現如今，新媒體不僅在交流、娛樂、宣傳等方面運用廣泛，也漸漸地成為了一種常見的信息溝通管理方式。

我們應該意識到，新的溝通方式正在改變著人類的習慣，改變著世界，也極大地沖擊著傳統形式，面對這些，我們沒有必要去刻意對比、抵制，對待新生事物，了解它、接納它、利用好它才是正確的態度和做法。目前政府和企業都已將新媒體納入正規的管理傳播渠道，在政企單位的發展中，發揮了越來越大的作用。

2 從傳統到新式的演變

說到企業信息傳達的方式，我們比較固定的印象就是郵寄、電話等等，應說在10年前，這些方式還是主流，對于通知的傳達較之今天來說是相對繁瑣的。電話的溝通方式通常只是適合一些不是很正式、不需要進入正式流程的信息，通常是一些口頭上的提前溝通，或是一些告知性的信息，通知者要悉數撥打所有相關人員的電話，而對于信息接收方來說而且沒有正式的文件或文字痕跡，工作量大且效力不強。

至于郵寄的方式，在我的記憶中，當時舉辦全國性會議的時候，即便是在已經電話聯系的前提下，通知都是打印出來手填信息，然后通過郵寄的方式寄給對方，有多少人參會就要書寫并郵寄多少份，少則幾十，多則上百，而郵寄的時效性和準確性都不是很理想，路途遙遠的地方可能要一周才能收到，有時還會出現丟失的情況，工作效率大打折扣。

直到新媒體手段成熟之后，越來越多的企業甚至是國家機關將其認定為正式的信息溝通渠道，一些內容和記錄還被賦予了法律效力，如可作為收入證明、出入境記錄等。在這樣的背景下，新媒體的優勢更加顯著，運用愈加廣泛。

3 新媒體在溝通方面的優勢

新媒體的范圍很廣，作為企業內部信息的傳遞和溝通來說，最常用的主要是辦公自動化系統（Office Automation，簡稱OA）、電子郵件和社交軟件，而在不斷的發展和探索中，社交軟件因它的易注冊、功能全、不受限等優勢逐漸占據了主導地位，放眼望去，微信工作群、QQ工作群比比皆是，顯有大行其道之勢。

3.1 化繁為簡，提高工作效率

以上我們已經談到，在傳統的溝通方式下，無論是用什么方式，都避免不了“一對多”的信息發送模式，信息的發起者工作量較大，效率不高。而在新媒體的幫襯下，無論是OA、電子郵箱還是社交軟件（群），信息的發起者只需要發送一次，就可以讓每個相關者都接收到信息，不僅大大提高了工作效率。而且時效性亦飛速提升，無論接收者身在何處，只要有網絡，有電子設備，就可以實時接收到信息。在新媒體面前，距離不再是障礙，它被無限拉近，身隔千里仍猶如面對面一般。這大大提高了信息流轉的時效性，規避了因為相關人員出差或有事而耽誤信息流轉的情況。

3.2 快捷方便，可以實時反饋

溝通通常具備四大特征：互動性、媒介性、期待性和目的性，其中互動性、期待性和目的性都是基于信息雙方的，互動性要求要有信息往來，不可“剃頭挑子一頭熱”，期待性和目的性就表明發送者是有目的的，有一定的引導性，期待接收者能夠認同自己以達到自己的目的。基于以上幾點，我們可以看出新媒體的優勢不僅僅在于可以將發送者的意愿即時發送給接收者，同時接收者也可以及時反饋信息給對方，如果不能一言達成共識，還可以詳細進行詢問和解釋，大大縮短了辦公進程，事半功倍。

3.3 簡化流程，節約辦公成本

拋開了繁瑣的起草、打印、收文和流轉過程，信息在網絡上可以飛速傳播，無論是開會中還是出差在外，都可以隨時接收信息。從環保的角度講，紙質文件打印的減少，節約了紙張等辦公用品，也節省了郵寄費用，無紙化辦公越來越受到大家的認可并得到了廣泛的應用。在新冠肺炎疫情爆發時期，有很多單位都選擇了通過新媒體來減少人員的流動和接觸，從而在網絡上進行隔空辦公的方式，對于當時的情況來講，這無疑是既可以把疫情傳播的風險降到最低，又可以將工作效率提至最高的辦法，進一步凸顯出新媒體的優勢和發展趨勢。

3.4 還在日益發展的電子辦公系統

現如今，在即時溝通、傳送文件的基礎上，又涌現出一批基于新媒體的新型的辦公方式，比如可以多人同時填寫的文檔、接龍，可以多人參與的網絡會議等。在人們生活節奏日益加快、全球化越來越強的今天，不受時間地點的限制進行辦公已是大勢所趨，低成本的辦公方式帶來的溝通紅利正在為人們所津津樂道，也有越來越多的人加入了這一場“信息革命”，人們的溝通方式正發生著前所未有的改變。

4 需注意的問題

當然，任何新生事物都是雙刃劍，新媒體為企業信息溝通在帶來便捷高效的同時，也不免會有一些負效應，但這不應成為人們抗拒新方式的理由，我們需要去找到問題進而去解決它、規避它，把負效應降到最低，充分享受科技發展打造的信息高速通道。

4.1 做好文件留存工作

一些有信息價值的文件通過新媒體的流通之后還應進行下載保存，以便方便查找及備案。通常新媒體軟件上的文件是有時效期的，一定時間后就無法打開，或者如果誤刪了對話，則文件也將隨之消失，所以做好文件的留存工作十分重要，畢竟新媒體只是文件流通的手段，如果需要留存備案的還是要落實到白紙黑字之上。

4.2 加強保密文件的管理

新媒體帶來的便捷讓大家深諳于心，但是我們要知道，新媒體是依托于互聯網絡的，而互聯網的屬性已經是老生常談了，所以對待網絡我們時刻要保持清醒的頭腦和應有的警惕性，如果有保密的文件或信息，決不能為了省事而從網絡的渠道進行傳播，一旦泄露將對企業甚至國家造成不可挽回的損失，而在網絡上傳播的個人也將受到法律的制裁，后果十分嚴重。現實中這樣的案例還是很多的，有些就是無心之過，但是一旦信息被竊取無論什么理由都無法彌補了。所以在日常的工作中，無論是企業還是個人都應該加強保密教育學習，尤其是對機要員更要進行嚴格的培訓和考核，確保信息的安全。

4.3 選擇性使用，揚長避短

企業的文件有很多種類，函、通知、通報、密件、會議紀要等等，相關人員在選擇流轉方式的時候要考慮到文件的性質和受眾范圍，對于一些十分重要的或是需要簽章的文件，可以選擇OA系統，進行程序嚴密的文件流轉。而一些通知類的文件則更適合通過社交軟件達到快速、廣泛、溝通即時的效果。多種形式各有各的優點和局限性，這需要我們按照自身的需求找到最適合自己的方式。

信息管理是公共事務管理的重要領地，是決策的基礎，是政策實施的保障，是企業和員工之間溝通與協調的橋梁。當今世界正處于百年未有之大變局，全球形式波詭云譎，中國發展日新月異。如今中國經濟正在高質量發展軌道上加速，中國的企業也在不斷發展中，運用更加高效便捷的辦公方式應該是當今企業發展的硬性需求，也是企業加強領導力的一種全新模式，效率是企業發展的基石，信息化是企業發展的生命線，如何延長生命線是每個企業都要研究的一道必答題，相信新媒體發展和不斷更新能夠為企業解開這道題提供一些線索和捷徑。