論高校檔案管理存在的問題及對策

摘要：隨著信息技術的快速發(fā)展，檔案管理工作的數字化、信息化成為必然趨勢。檔案工作作為高校工作的一個重要組成部分，高校檔案管理者必須按照時代發(fā)展的需求努力提升自身的管理水平，不斷創(chuàng)新管理模式，精準分析存在的問題，創(chuàng)新思路，提出可行性應對措施。

關鍵詞：高校檔案管理;問題;對策分析

引言

檔案管理是國家機構及社會個人組織在活動中所形成的，檔案具有一定的歷史價值及未來發(fā)展參考價值。檔案種類較為繁多，其中高校檔案具體指管理教學資料記錄、教研活動圖文視頻存檔等。各高校肩負著為國家培養(yǎng)人才的使命，有效的檔案管理工作非常重要。加強檔案管理工作，可為高校各項活動的開展提供重要參考依據，可促進校園各項工作的順利開展。

1高校檔案管理概述及作用

1.1高校檔案管理概述。根據相關法規(guī)規(guī)定，

高校檔案管理具體指招生、科研、管理及教學等活動，對學生、校園、教師及社會具有保留價值與參考意義的圖文及視頻存檔，是一種具有極高價值的歷史記錄。檔案管理工作是高校各項工作的基礎。高校檔案管理工作對校園乃至社會都會產生極為深遠的影響。

1.2高校檔案管理的作用。檔案可對各項活動

進行記錄，可促進各項教學活動的順利開展，也可為校園后續(xù)發(fā)展提供參考依據。檔案的作用在高校改革時能得到顯著體現(xiàn)，可為高校改革確立明確的方向。以目前高校檔案管理看，高校的發(fā)展狀況與檔案管理水平密不可分，檔案管理工作在一定程度上決定著各項工作的有效性。

2當前高校檔案工作存在的主要問題

2.1傳統(tǒng)的紙質檔案儲存方式仍是主流

檔案的數字化不僅可以提高相關工作人員的工作效率，減輕其工作負擔，還可以減少檔案工作中的錯漏與失誤，但目前高校的主要精力都用于提升辦學水平上，對高校檔案管理工作有所忽視。傳統(tǒng)的紙質檔案儲存方式雖然是主流，但早已經與目前高校的需求不相符合。紙質檔案存在占地面積大、存放困難、易缺失、查找不便等諸多缺點，使檔案管理工作復雜繁瑣，還容易出錯。

2.2檔案管理制度不完善

不少高校檔案管理存在粗放管理現(xiàn)象，比如填表時，沒有統(tǒng)一的格式，造成后期數據處理的困難;檔案上交后，沒有統(tǒng)一儲存方式，部分檔案紙質儲存，部分數字化儲存;需要查檔時，因為沒有統(tǒng)一的目錄或整理方式，造成查找困難。上述問題的主要癥結是檔案工作的制度還不夠完善。

2.3檔案數字化缺少資金投入和技術支持

高校需要管理的檔案數量眾多，處理方式復雜，一系列問題使得先進的軟件和硬件設備成為開展檔案數字化工作的基礎。而高校檔案數字化建設是一項系統(tǒng)完整的工作，需要進行統(tǒng)籌規(guī)劃，并需要投入大量的人力、資金和技術上的支持。由于目前高校對檔案信息化建設還缺乏一定的重視度，導致相關的資金、技術落實不到位，進而阻礙了信息化建設的進程[3]。

3高校檔案管理工作對策探析

3.1加強檔案管理服務意識

高校檔案管理工作是為學校服務、為社會服務、為國家服務。檔案信息化和數字化的管理模式發(fā)生了根本性變化，檔案管理工作的服務方式也隨之發(fā)生變革。第一，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，必須提升檔案部門管理人員的服務意識，要求檔案管理人員改善服務方法，提高服務熱情，拓寬服務領域，強化服務功能。第二，提升檔案管理效率，必須學習現(xiàn)代管理理念，提高工作效率，提高檔案查找的便捷性和時效性，為學校、為社會提供更優(yōu)質的服務。第三，實現(xiàn)資源共享，有效利用檔案資源，為廣大師生和社會提供方便、快捷的利用服務，促進社會發(fā)展。

3.2健全管理機制

高校檔案管理工作的最大問題就是未形成完善的管理體系。在社會高度發(fā)展背景下，數字信息是各行各業(yè)發(fā)展的基礎，高校檔案管理需建立完善的管理制度，更替陳舊的管理模式，將管理工作各個環(huán)節(jié)融會貫通，提高管理者參與工作的熱情。健全制度可從多方面入手，如健全人員量化管理制度、文件調配制度等。各高校需根據實際情況逐步更新制度，確保檔案管理工作模式迎合時代發(fā)展所需。例如，各高校可依照國家檔案法制訂相應的檔案管理制度，根據校情及成熟案例制訂健全管理模式。基于此，高校應不新管理技術，從工作方法、管理制度等角度全面提升高校檔案管理水平，實現(xiàn)檔案管理的科學化發(fā)展。

3.3創(chuàng)新管理方法

在互聯(lián)網時代下，計算機技術逐漸滲透到各行各業(yè)，高校檔案管理工作應積極應用計算技術，讓檔案管理工作向科學化、高效化與智能化發(fā)展。例如，各高校應積極運用數字化檔案管理模式，該模式是檔案管理的一大變革，一定程度上提高了管理效率，有效降低了人力成本，使檔案管理更加智能。數字化檔案管理可加快檔案管理工作進程，也為后期信息抽調提供了便利。高校在進行檔案分類時，可充分利用信息技術，實現(xiàn)智能化分類，提高檔案借閱便捷性，全面提高檔案利用效率，提升檔案管理工作水平。檔案管理者在檔案管理工作中應不斷發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，逐步完善檔案信息庫，確保檔案的完整性。管理者收錄、調取檔案時，需在信息系統(tǒng)中記錄，做好數據更新。信息技術可加快檔案管理現(xiàn)代化進程，可構建完善的管理體系，有效實現(xiàn)了檔案共享，充分發(fā)揮了檔案的作用。

3.4提升人員素養(yǎng)

加強人員素養(yǎng)應從如下幾點進行：其一，應對管理人員進行相應的培訓，提升管理人員的素養(yǎng)，提升管理者對檔案管理工作的重視程度;其二，為管理者之間的溝通架設橋梁，鼓勵管理者進行交流學習，逐步開闊管理者視野;其三，高校應設立相關考核政策，激勵管理者參與到管理經驗學習中，激發(fā)管理者主觀能動性;其四，在建立考核制度之后，應建立相應的激勵機制，為員工創(chuàng)造更好的工作環(huán)境，通過獎金等方式提高員工參與工作的熱情，為管理人員提供廣闊的發(fā)展平臺，調動其內在驅動力，以此促進高校檔案管理工作的有效開展。

3.5增加資金投入

對檔案工作的重視不足，導致檔案工作沒有足夠的資金進行基礎設備更新、專業(yè)人才培養(yǎng)和信息技術研發(fā)。增加資金投入，可以優(yōu)化替換掉落后的檔案管理設施，通過運行先進的管理設施軟件，為檔案管理信息化工作的有效進行提供保障。

結語

隨著社會的不斷發(fā)展和科技的日益進步，推進高校檔案信息化管理建設工作，提高高校檔案信息化管理人員的工作水平，優(yōu)化高校管理工作機制體系，為高校檔案管理工作的信息化發(fā)展提供政治保障和法律保障，才能促進高校更好更快地發(fā)展。

參考文獻

[1]鄭金月.從檔案治理體系視角看新修訂檔案法[J].浙江檔案，2020（07）.

[2]陸國強.為新時代檔案事業(yè)高質量發(fā)展提供堅強法治保障[N].人民日報，2020-6-24.

[3]李高平.高校檔案管理工作存在的問題及對策研究[J].才智，2019（36）.

作者簡介：余婷（1983-）女，武漢城市職業(yè)學院教師，館員，主要研究方向——檔案管理

基金項目：武漢城市職業(yè)學院校級課題：物業(yè)公司檔案管理工作標準設計（課題編號：2018whcvc31）