不動產登記檔案的收集與整理探討

李迪

摘要：不動產登記檔案可以記錄具有保存價值的文字、圖形和聲像等材料，有效反映不動產權屬建立、產權變更、轉讓等情況，實現對檔案信息的保管和利用，有關部門加強不動產登記檔案的收集與整理，不僅可以為物權登記提供依據，促使不動產登記檔案工作程序不斷趨于完善，還能為用戶帶來極大的便捷。但在推進不動產登記檔案管理中仍舊存在許多問題，基于此，本文結合具體問題進行分析，積極探討不動產登記檔案收集與整理的優化策略，旨在提升檔案管理工作的效率，進一步強化我國檔案工作的服務職能。

關鍵詞：不動產登記檔案;收集與整理;信息化;綜合管理

不動產登記檔案是不動產機構檔案管理的重要內容之一，主要以簿冊的形式真實地記錄不動產的歸屬情況，從而保障物產權利人的合法權益，促使市場交易更加穩定。就目前而言，國家在推進不動產登記檔案管理工作方面做出了許多努力，但在檔案信息收集與整理中不免存在檔案移交內容缺失、整合入庫不規范、檔案信息整理效率低等問題，要求不動產機構加強登記檔案管理，運用新技術和新方法，全面收集和快速整理檔案信息，確保從登記受理直到發證都能按照相關規定進行，提高不動產登記檔案收集與整理的規范性和嚴謹性，從而充分發揮出不動產登記檔案的有效性。

一、不動產登記檔案管理中面臨的問題

我國雖然重視檔案管理工作，也加大對不動產登記檔案管理方面的投入力度，但在實際管理中仍舊存留一些問題，比如，檔案信息收集不全面，由于檔案內容較多，工作人員在收集與整理檔案信息時難免會出現信息遺漏的情況，使得檔案信息完整度不高，而大量的檔案文件堆積，也會造成檔案室庫存面積不足，影響檔案管理工作進行。部分不動產機構在處理檔案信息時，依舊采用人工收集與整理的方式，按照不同檔案類型，對檔案文件進行分類，再統一貼上標簽，按照順序入庫保存，這種方式需要耗費大量的人力，也使得資料整理效率不高。此外，檔案移交及整合入庫中也會存在問題，由于不動產登記檔案管理每項工作之間聯系非常密切，在裝訂入庫時，若出現移交錯誤，會影響檔案使用。

二、不動產登記檔案的收集與整理工作的優化措施

（一）明確登記檔案管理原則

不動產機構在開展不動產登記檔案管理工作時，不僅要嚴格按照國家檔案管理相關規制進行信息收集與整理，還要明確登記檔案管理的基本原則。首先，要堅持完整性原則，在資料入庫前，對已經整理好的檔案文件不能重新編排，可以刪減失真、失效內容，盡量保證內容的完整性。其次，堅持嚴謹性原則，不動產登記檔案一定要體現其真實性，注重檔案信息之間的內在聯系，確保檔案記錄能夠真實地反映出事實。再次，堅持檔案管理的規范性，尤其在紙質版檔案管理過程中，要使用標準化的模板和專門的紙張進行記錄，涉及到證件復印或者打印等內容不能隨意裁剪或者拼接，同時注意檔案信息的全面性，認真核對和反復檢查檔案內容、署名、蓋章等有無錯誤。最后，堅持便捷性原則，因檔案管理的目的就是方便用戶及有關部門調取和使用，在收集和整理檔案信息時，要優化管理方式，按照要求保存檔案，從而更好地服務于用戶[1]。

（二）落實檔案入庫管理工作

檔案裝訂入庫是不動產登記檔案收集與整理最為關鍵的環節，要想保證入庫資料的真實性和有效性，確保檔案管理工作無任何紕漏，需要把控好從業人員的專業技能，強化其綜合能力，同時還要讓負責人熟悉信息技術和新設備，能夠熟練地使用電子檔案，改變原有以紙質檔案為主的管理方式。還要將不動產登記檔案信息進行集中管理，按照檔案類型進行分類，準確地填寫登記內容，將檔案信息進行備份，儲存在數據庫中，防止檔案信息丟失，降低管理損失。

（三）提升管理的信息化建設

現今不動產登記檔案管理中面臨著一個主要問題，就是檔案信息收集與整理工作效率低，要想解決這一問題，必須推動檔案管理信息化、現代化發展。有關部門應加大信息化建設這方面的資金投入力度，將原有管理設施和陳舊的設備進行更新，開發智能化的新型設備及升級檔案自動化管理系統，提高不動產登記檔案信息收集與整理的效率。同時，要加強信息技術的運用，實行一體化管理模式，主要要將檔案信息收集、分類、整理、核對及入庫進行統一管理，注重各部門之間溝通協作，實現檔案信息共享，以免出現工作脫節的情況。還可以建立網絡檔案管理信息平臺，憑借互聯網技術進行線上查閱，節省檔案管理過程中人力、物力等資源的消耗，全面提升檔案管理的有效性。

（四）加大檔案綜合管理力度

目前，多數不動產機構在檔案收集與整理工作中使用大數據對信息進行整合和處理，在提升檔案管理效率的同時，也增加了不動產登記檔案的風險性，因此加強對檔案綜合管理不容忽視，可以建立自動化管理系統，對登記檔案信息的真實性進行識別，保證整理入庫的信息真實有效。還要依據不動產登記檔案收集與整理的實際情況，制定檔案管理制度，規范工作人員的行為，充分發揮不動產登記檔案在戶籍管理、國土資源保護等方面的作用，并在發生糾紛時提供重要的法律依據[2]。此外，可以建立檔案質量管理隊伍，由專門責任人對不動產登記檔案收集與整理進行監管，提高檔案管理的規范性。

三、結束語

不動產登記檔案收集與整理的內容較多，工作流程較為復雜，任何一個工作環節出現紕漏，都會給不動產機構檔案管理造成嚴重的損失。為了突出檔案管理的嚴謹性、規范性和有效性，必須真實地記錄物權狀態，明確登記檔案管理原則，全面落實檔案入庫管理工作，推動檔案信息化建設發展，同時加強檔案綜合管理，提高不動產登記檔案收集與整理的質量和效率。

參考文獻

[1]朱夢嘉.不動產登記檔案的收集與整理[J].現代企業文化，2020（19）：84 -85.

[2]洪靜娟.淺析不動產登記檔案的收集與整理[J].智庫時代，2020（37）： 242-243.