事業單位檔案、圖書、情報一體化管理探析

陳芳芳 何慧

（1.濰坊醫學院附屬醫院，山東 濰坊 261031；2.濰坊市公共就業和人才服務中心，山東 濰坊 261000）

隨著現代化網絡信息技術的廣泛應用，事業單位順應時代潮流，提高信息數據的管理和利用效率也日益提上工作日程。事業單位中最重要的信息來源就是檔案、圖書、情報，做好它們的一體化管理，克服分別管理帶來的時間成本、人力浪費的局限，簡化信息搜索過程，以滿足信息時代背影下用戶的使用需求，才能真正順應當下資料文獻數字化的趨勢，這也是事業單位在信息管理進程中的必然選擇。本文從檔案、圖書、情報一體化管理在事業單位中進行實施的必要性和實施中面臨的主要問題出發，就如何提升事業單位檔案、圖書、情報一體化管理的具體舉措進行了研討和探索，望能夠推動事業單位信息化管理的進一步發展。

一、概述事業單位檔案、圖書、情報一體化管理的定義

什么是事業單位的檔案、圖書、情報一體化管理呢？即在事業單位中，將檔案、圖書、情報三大信息庫集中起來統一管理，使其形成一個整體的信息來源，借助統一平臺和搜索引擎實現利用和管理。其本質是一種資源共享、信息共享的模式，使輻射范圍更廣、利用人群更多，提升信息利用效率。

二、事業單位實施檔案、圖書、情報一體化管理的必要性

（一）可行性。首先，檔案、圖書、情報三大信息載體在事業單位中有著相似或相同的服務對象、功能手段和管理方式，無形中緊密地聯系在一起，為實現一體化管理提供了可行基礎。另外，現代化信息技術的應用，計算機網絡技術的發展，都為三者的一體化管理提供了技術保障和手段支持，也成為可行性之一。

（二）現實性。事業單位中最多涉及和處理的是與師生終身發展相關的重要信息，隨著信息化時代的到來，知識性人才的需求越來越高，經濟社會的迅猛發展也對知識性人才提出了更高的要求，教育變革正在悄然到來。教師的教研和教學，學生的論文撰寫和課題研究都需要更多更廣更全面的信息數據來做支撐，原有的檔案和圖書（情報）分別管理的方式根本無法滿足師生對信息獲取的廣泛性、深入性和針對性的需求。這就決定了事業單位師生的信息處理必須更快更準更全面，將事業單位的檔案、圖書、情報實施一體化管理也成現實需求下的必然選擇。

（三）整體性。事業單位檔案、圖書、情報的一體化管理也能從整體上促進事業單位的長遠發展，激勵事業單位不斷在信息化的基礎上進行管理創新。這種一體化管理實現了傳統管理模式向現代化管理模式的轉變，實現了量的積累和質的提升，它一方面使單一分散、片面局限的信息整合成為一個系統全面、層次分明的整體，支持師生各種形式內容和范圍角度的查閱參考；另一方面將事業單位負責信息管理的獨立部門聯結成一個統一部門，真正實現了知識創新和優勢互補。所有這些都促進了事業單位服務水平的提升，實現了事業單位管理模式的歷史跨越，滿足了師生讀者信息利用的新需求，促進了新型人才的培養，推動了社會的發展和進步。

三、事業單位檔案、圖書、情報一體化管理在實施中面臨的問題

（一）理念轉變不到位

在對事業單位檔案、圖書、情報的管理理念上，一直以來都是傳統管理模式的理念占上風，主要表現在一是對一體化管理的內涵和必要性認識不夠，覺得不需要進行管理模式的變革，二是有一些狹隘的錯誤的思想，認為一體化管理模式會導致工作人員的下崗，這些落后的思想和觀念都阻礙了事業單位檔案、圖書、情報一體化管理的實施進程。這也充分印證了新生事物雖然前途是光明的，但過程也確實是曲折的。若想順利實施檔案、圖書、情報的一體化管理，還需從人們傳統理念的轉變開始。

（二）體制統籌不健全

體制上的不健全主要體現在管理上的不能完美配合和融洽，因為事業單位的檔案、圖書（情報）均由各部門分別用不同的管理方法和系統進行分別管理，缺少一體化管理的機構和機制，管理上配合度和融洽度就較差。因此，解決橫向上的聯系也是實施一體化管理的困難之一，直接關乎到資源的配置和共享，只有統籌規劃，才能保證合作實現。

（三）人才標準不滿足

檔案、圖書、情報的一體化管理需要高水平的專業化人才，過硬的專業知識必不可少，高超的計算機技術和管理水平也至關重要，而目前在事業單位中能滿足信息整合協調操作的高級人才鳳毛麟角。如何提升檔案、圖書（情報）工作領域里管理人才的業務能力和工作水平，以更好的應對現代化網絡信息技術的發展和應用，提升計算機操作水平也是需要解決的問題之一。

（四）管理經費不充足

一旦實施檔案、圖書、情報的一體化管理，網絡升級也就勢在必行。因為目前的網絡運行速度和網絡數據承載量等均不能滿足一體化管理后的大容量、快速度需求。實行網絡升級就需要購買先進設備和聘用專業的網絡升級人員，所有這些都需要相當數額的經費支持。但目前能夠用在計算機硬件配備和網絡升級以及新技術開發方面的經費還比較有限，需要進一步解決。

四、提升事業單位檔案、圖書、情報一體化管理水平的策略

（一）加強學習，轉變理念

該措施主要針對于那些理念傳統、故步自封，對一體化管理認識不到位，理念急需轉變的人。事業單位對著部分人組織教育培訓，讓他們加強學習，充分認識并感受到一體化管理的必要性和重要性。培訓內容可從以下三方面入手：

一是當今社會發展的大趨勢和信息化時代的大背景，讓他們充分認識到在經濟迅猛發展、科技日新月異、競爭更趨激烈的今天，傳統的獨立管理模式已經無法滿足現代人對知識多方位、多層次、高標準的需求，網絡化、信息化、數字化才是正道。

二是細致闡述事業單位檔案、圖書、情報實施一體化管理的實際好處。通過整理加工、分類合成整合成的統一信息，具有更好的針對性和更高的綜合性，能夠為學生撰寫畢業論文和其他論文等提供豐富的大量的文獻參考，為教師的科研和教研工作提供材料支持。

三是發達國家的借鑒和啟發。讓參訓人員認清現實，國際上很多發達國家已經通過利用一體化管理的模式促進了信息的發展與更新，推動了社會發展腳步的進程。為在國際社會中爭取更多的交流和合作，提升綜合競爭力，也必須進行信息的一體化管理。

（二）建立健全管理機制

首先從一體化系統入手，建立一個三位一體的網絡系統，將事業單位檔案館、圖書（情報）館中的獨立信息整合成統一平臺，并借助現代信息技術實現對信息的整理和分類，幫助使用者在最短時間內將信息搜集齊全，更好地實現檔案、圖書、情報的一體化管理，提升服務質量、滿足師生需求。

另外，建立統一的規章制度和管理標準，有了統一的政策規范和管理標準，就能夠克服原檔案館、圖書（情報）館因自身管理體系不同所造成的分歧和偏差，幫助一體化管理更好地運行。需要注意的是，統一政策標準的建立要結合三類信息的不同特征，在符合法律要求的前提下，立足事業單位實際，根據實際情況進行。

（三）強化人才隊伍建設

檔案、圖書、情報的一體化管理需要專業知識和信息技術操作能力兼備的高級人才，這就需要事業單位要注重對此類人才的引進和對管理工作人員的培養。在培訓過程中首先要針對檔案學、圖書和情報學、信息管理學等一體化管理過程中所必要掌握的專業知識進行專門培訓，還要對信息技術的掌握、網絡操作技術的指導落實到位，保證從事一體化管理的工作人員能夠熟練掌握和運用計算機技術。同時還要主要培訓和培養的周期性和連續性，讓管理人員不斷學習和吸收新知識，不斷掌握和優化新技能，從而不斷提升管理人員的素質層次、專業能力和管理水平。目的在于培養出能夠勝任一體化管理的新型人才隊伍，盡快實現一體化管理。

（四）保障經費投入

經濟基礎決定上層建筑，任何事物的發展進步都離不開經濟基礎的支持，尤其是新興的科學技術，更需要充足的經費保障，來促成其的萌芽發展和成長成熟。在事業單位檔案、圖書、情報一體化管理的實施進程中，更要格外保障好每一項經費的充足和投入，以得到現代科學技術的支持，對現有網絡進行升級更新。從而提升事業單位文化建設能力和信息管理水平。

五、結語

隨著信息化、大數據、網絡化時代的到來和計算機科學技術的發展，資源的整合優化和信息共享是現代社會發展的必然趨勢。事業單位檔案、圖書、情報的一體化管理是實現資源共享、優化整合的重要途徑，有其實施的必要性和現實意義。本文旨在克服事業單位檔案、圖書、情報一體化管理面臨的局限和問題，提供有益建議，以推動其的有效實施，從而滿足事業單位人才培養的需求，提升事業單位教學科研水平，培養出更多更高層次的優秀人才，服務社會，報效祖國。