辦公室檔案管理工作淺談

李林靈

（河北省淶源縣自然資源和規劃局，河北 淶源 074300）

一、信息化檔案管理工作定義與特點

信息技術的廣泛應用為辦公室檔案管理工作帶來了全新的改變和機遇，其中最為顯著的便是互聯網體系在檔案管理工作過程中的應用。信息化檔案管理指的是將信息技術應用在檔案采集保存管理工作之中。總體來說，信息化檔案管理能夠打破傳統紙質記錄的方式，將其轉化為數字化記錄管理模式。這一工作模式的轉變應在檔案執行機構的基礎上進行。通常情況下，信息化檔案管理包括如下特點：第一，信息化檔案管理工作的開展應以相關法律法規為依據，這是最基礎的特點。在信息化檔案工作管理過程中，應該遵循國家相關部門及企業所制定的政策和法律法規。第二，信息化檔案管理形式由傳統的實物管理轉向為技術管理，這是信息化檔案管理最為顯著的特點，電子檔案能夠代替以往實質檔案，應用在企業的各個部門，這是信息化檔案工作開展的首要條件。第三，信息化檔案管理能夠將網絡化管理落實，為辦公室信息檔案管理路徑的創新夯實了基礎。

二、信息化辦公室檔案管理創新途徑

（一）檔案管理工作人員的創新

信息化辦公室檔案管理工作的開展需要具有專業素養的工作人員作為基礎。在實際工作過程中，工作人員的創新能力和專業素養作為決定辦公室檔案管理工作開展質量的主觀因素。首先，辦公室檔案管理人員質量的主觀因素。應對檔案管理工作者進行專業培訓，檔案管理工作者不光要具備熟練的專業技能。除此之外，還要掌握一些圖書管理、管理學等其他專業的知識。在當前時代，檔案管理需要以電子信息管理系統為依據。這樣一來，要求檔案管理工作人員對計算機進行熟練操作，在招收檔案管理工作人員時，應提升計算機操作的檢驗標準，并在人員招聘成功之后，要對其進行計算機操作培訓，使其適應日后信息管理工作。辦公室檔案管理工作的理念應該進行創新，檔案管理工作人員應改變自身工作思維，自主學習計算機等新型檔案管理方式，自主找尋檔案管理有效模式。檔案管理工作人員不光要具備專業素養，還要提升軟實力，在對辦公室檔案進行管理時，管理策略應與時俱進。只有這樣，才能夠使工作效率得以提升。

（二）建設信息化檔案管理

辦公室檔案管理工作涉及的信息復雜，任務繁瑣，需要對涉及的檔案進行妥善的管理、歸類，從而在下次使用時能夠在最短的時間內找到。隨著時間的沉淀，檔案數量隨之增多，致使檔案管理工作效率低下，不能夠滿足企業發展需求。近年來，信息技術不斷更新，網絡時代飛速發展，辦公室檔案管理工作有了全新的契機。信息技術在辦公室檔案管理工作過程中的應用，能夠使檔案管理工作人員的效率和質量得以提升，不光能夠加快信息查找速度，節約勞動力，還能夠節省檔案存放空間，減少檔案管理成本。將信息化檔案管理方式和紙質檔案管理進行比較，信息化檔案管理能夠使信息的持久性和安全性得以提升。而科學合理的改革，可以推動辦公室檔案管理工作的持續發展，檔案工作者應在企業的支持下，引進先進技術。可以通過安裝安保系統的方式確保檔案安全性，檔案安全并非獨立的，將其與檔案管理人員的工作內容相結合，才能夠將檔案管理的創新得以體現。與此同時，能夠將檔案通過信息的方式串聯在各個部門創建共享性資源平臺，以便不同部門對信息進行及時的更新儲存。不光能夠使不同部門之間的關聯性得以提升，還能夠有效節約不同部門因信息溝通所耽誤的時間，最終達到提升企業工作效率及經濟收益的目的。

（三）創新檔案管理模式

傳統檔案管理模式文件丟失是經常發生的事情。此外，辦公人員會因為不能夠及時找到所需要的文件對工作的正常運營產生消極的影響，從而降低企業經濟效益。在當前環境下，辦公室檔案管理工作人員應創新工作模式，針對已經接收存入的文件而言，建立一個完善的檔案管理系統，以不同檔案的內容及性質為依據對其進行合理分類并為其編排序號，準確存放。針對新收集記錄的文件檔案管理，工作人員對其進行備份，并采用電子信息系統的方式記錄之后進行存檔編號。這樣一來，在需要查找文件時，并可以采用計算機的方式查找類別編號，在最短的時間內找到所需要的文件。為了確保其安全性，應創建備份系統，預防出現文件丟失的情況對企業經濟效益帶來損失。在對檔案進行管理過程中，會因為特殊的原因導致檔案記錄模糊，這些情況會對信息檔案的安全性產生威脅，對檔案工作的開展產生消極影響，因此應該對檔案管理方式進行改革，創新檔案管理工作人員應明確自身職責。舉例來說，接收到新的文件后，應該全面了解其中的信息，確保檔案的安全，方法是建立分工制度，明確工作人員的個人責任，科學合理地規劃工作內容，這樣也能有效地減少文件出錯的機會，并在檔案管理過程中發現問題后及時處理。