談談檔案管理工作的規范化

李雅琦

（河北省淶源縣自然資源和規劃局，河北 淶源 074300）

一、新形勢下檔案管理工作面臨的一些問題

（一）檔案管理體系缺乏，重視度不夠

隨著經濟社會的迅速發展，各單位的管理制度不斷完善并逐步發揮管理效能，然而在檔案管理工作上，完善的管理體系缺乏，尚未形成一套與時俱進、能夠充分引領檔案創新發展的體系，使得檔案工作人員出現不規范操作，檔案資料落實隨意化。同時各單位、各行業普遍存在的輕檔案管理、重經濟效益思想，導致在檔案管理投入上嚴重不足，資源配置明顯制約受阻，工作人員責任意識不強，進取意識不夠，使得檔案沒有根據新形勢更新創新管理，過多沿用傳統模式，使得檔案管理工作規范化進程受到延緩。

（二）檔案管理措施落后，信息化不強

當前計算機技術、信息技術、網絡技術迅速發展，對社會及工作影響越來越緊密，同時應用先進技術加強檔案信息與實體管理，也是新形勢下的趨勢與要求。然而當前在技術與檔案管理結合方面依舊嚴重不足，沒有建立檔案網絡管理平臺，檔案管理信息化水平嚴重滯后，主要依靠的還是紙制、手工登記方式，使得檔案完整性、準確性難得到有效管控，對于提高檔案利用及檔案管理工作效率深受影響，沒有形成檔案與信息技術的良性融合發展關系。

（三）檔案管理人員偏弱，資質力不高

對于檔案管理工作，多數人覺得管理難度不大，還停留在檔案管理即是對信息資料進行整理、歸納、保管，不太需要專業人員進行規范化管理，這種簡單的思想認識使得檔案管理成效出現較大的偏差，降低了檔案管理人員從業門檻，檔案管理人員素質不高，能力不夠，管理能力參差不齊，對于檔案管理工作的認識也較為表面、淺顯，在執行檔案管理目標，落實檔案工作規范化方面出現不得力，甚至導致發生了一些不良后果。新形勢下要做好檔案管理工作的規范化、高效有序運轉，管理人員方面存在的問題需要特別重視，切實解決。

二、新形勢下檔案管理工作的規范化措施

（一）建立健全檔案管理工作規章制度

檔案管理工作實現規范化目標的基本前提是需要完善的檔案管理工作規章制度，檔案管理工作體系健全，權責清晰明確。健全的規章制度可以有效約束指導檔案管理工作，明確檔案管理工作員崗位職責與工作任務，并按照制度要求推動管理水平上升。在檔案管理工作具體規章制度完善中，要制訂與本單位檔案管理實情與目標相匹配的規章制度，具有可操作性和實效性，能夠切實保障檔案管理工作規范化實施，讓檔案制度不是一紙空中樓閣，而是真正落地生根，使制度在推進檔案規范建設上的價值得以體現。

（二）做強做優檔案管理新技術措施手段

新形勢下，社會發展節奏日益加快，僅僅依靠傳統的管理技術措施，則很難達到檔案管理規范化較為理想的管理水平，尤其在面臨差異較大、種類眾多、形狀不一的紙制文件資料上，規范化的管理難度較大，舊式的人工管理可能花費了巨量的精力，投入效果卻不能達到。此時，需要在檔案管理工作中切實引進電子、信息化等新型技術手段，加強計算機在檔案管理中的功能應用，為檔案規范化管理插上便捷的翅膀。新技術在檔案管理工作中應用既是機遇，又是重大挑戰，要將現代化技術在檔案管理工作中做強做優，發揮實效，需要檔案工作人員多加努力，不斷加強了解新型檔案管理工作要求與問題，切實掌握信息化技能，實現檔案管理與信息技術相融合，摸索構建符合自身管理發展需要的檔案信息管理系統，使現代技術在檔案管理中的優勢最佳發揮。同時在現代信息技術介入檔案管理時，要特別注重安全防范，高度重視檔案的保密性與規范性，防止檔案因現代工具運用不到位出現泄漏或丟失。因此，要同步做好加密系統管理建設，定期檢查維護電子檔案管理系統，完善檔案電子簽證系統登錄功能，深度保障檔案安全。

（三）全面提升檔案管理工作人員素質水平

在新形勢下，檔案管理工作人員是檔案工作規范化推進的主要責任主體，也是檔案規范化管理的直接責任人，其專業素質能力高低直接關系到檔案規范化成果的優劣。因此，需要切實、有效、全面提升檔案管理工作人員的素質水平，奠定檔案管理工作人員基礎。一方面要嚴格把關檔案管理工作的招聘，考察其對檔案管理的理解與基本檔案技能要求掌握情況，保障錄用人員具有檔案管理要求的相應專業能力與心理素質、敬業精神等；另一方面要組織定期培訓，促使檔案工作人員技能持續提升，尤其各種新型技術手段更新變化快、管理方式更加多樣化的今天，要切實制訂檔案工作人員學習計劃，及時予以培訓指導幫助，增強其實際檔案管理能力，以更好勝任檔案規范化管理工作。

總之，檔案信息管理對每一個企事業單位發展都至關重要，檔案管理工作看似簡單實則不易，要在新形勢下切實做好檔案管理工作的規范化，需要從檔案管理工作的規章制度、新技術手段、工作人員素質水平上下功夫，以深入增強檔案管理的工作效率與質量。