淺析互聯網環境下檔案管理的創新模式

蒙冠朝

（廣西合山市督查和績效評估中心，廣西 合山 546500）

信息資源共享視域下，現代檔案管理工作仍然有很大的上升空間，應提高對檔案信息資源整理、開發與歸納的重視，以提高檔案信息資源的利用率。在現代檔案管理工作中，應注重將歷史發展規律與當前實際充分結合，突出自身特點，切實提高檔案管理水平，在信息共享過程中融入先進技術，保證信息資源的安全性，能有效促進社會和諧發展，其重要性不言而喻。

一、互聯網時代我國檔案管理工作存在的問題

（一）管理信息規劃和體制落后

目前，雖然我國的檔案管理工作進步很大，但仍存在很大問題。首先，管理信息規劃和體制落后是制約其發展的主要因素，主要體現在：一是我國檔案管理體制較落后，且檔案資源的空間分布始終呈分離狀態，加之受到資金匱乏和權限不足等因素的影響，導致檔案信息資源很難統一管理，搜集與整理檔案信息資源更加繁瑣。二是不確定的檔案信息量增加，檔案數字化建設處于變化發展中，信息化檔案還未具備較高的全面性和真實性，并不利于檔案數字化管理系統的構建。

（二）檔案管理服務手段落后

對于傳統檔案管理模式而言，檔案管理工作主要包括對信息資源的整理、著錄、鑒定、保管、編研、統計、利用、服務等環節，檔案形式主要為文字、聲像、圖像及其他形式的文件材料，還有財會、儀器設備、產品生產等。而傳統檔案管理模式的弊端，主要在于與信息時代發展脫軌，無法滿足現代信息社會對檔案信息的實際需求，而且檔案資源不全面、不完整，難以達到用戶的現實使用要求。

二、網絡環境下檔案管理的創新

（一）積極開展創新服務

1.合理規劃檔案館。隨著我國檔案館局域網絡建設進程的逐漸完善，有關檔案館需要充分利用符合自身建設的網頁形式，有效的開展在線數據與信息的共享，且將管理平臺與企業內部的網站并聯，以此實現用戶信息的在線檢索功能。檔案的管理人員要及時更新檔案信息資源庫，特別是建設文檔數據庫，來實現網上平臺電子文檔的管理，進而實現文件管理的合法化與智能化。

2.實現文件有序上傳。目前存在于單一的電腦上進行收集電子文檔已然成為檔案管理多數電子文件無法回避的問題，相比于以往的文件，多數文件都是通過文件上傳和文件下載實現的，所以通過更改傳統的工作方式，可在計算機網絡中建立一個操控平臺，自動能在網上上傳電子文檔。將它們進行有效的收集后，再將其存檔于服務器中。

3.完善電子文件管理平臺。企業檔案管理的相關部門要加大溝通力度，及時完善電子檔案數據管理部門，此部門將建立在公司部門的檔案中，并可用作公司資源數據庫的重要的部分。電子數據管理平臺集中管理網站所有的歸檔問題，在網站中可提供保密與非保密的文件查詢，實現電子信息資源的云共享。這項服務還具有覆蓋范圍廣，內容豐富且利用程度很高。

（二）拓展相關服務平臺

1.社會化的信息服務。通過企業內部提供的服務轉變類型可以全面的服務檔案管理人員可以促使他們達成共識建議。這主要是由于檔案部門不僅僅要面臨在所有社交活動中利用檔案信息的個人，而且還對特別的用戶提供服務，在社會信息化高度發展的今天中，人們對信息的需求量與日俱增。伴隨著我國科技水平的飛速發展，人們對生產建設與管理的層次也越來越復雜，信息化服務也變得不可分割，需求單一的檔案信息將會被檔案，文件和信息檢索材料的全面代替。

2.落實服務主體。在目前的信息社會中，相關檔案管理人員會從信息資源開發來分析，不單單再是一名檔案保管者，而是檔案信息的財富持有人與貢獻者。對于檔案自身的價值而言，其是檔案信息的收集服務部門，通信與擁有信息技術的服務人群。當下是經濟智能化高度發展與改革創新的時代，是智能信息化發展的主要方向，為企業檔案服務謀福利的基礎，積極創建檔案服務平臺，主要以信息收集，檢索與服務為主要的研究內容，及時的開展有關工作。

3.提升橫向聯合管理機制。隨著時代的不斷發展進步，人類知識體系的構成水平逐年提高。對于龐大而又復雜的數據信息，所有的文件部門都不會正常的收集，組織，處理，保存和使用所有知識和信息，十分有必要打破部門之間的鴻溝，完善健全現有服務機制與綜合管控，積極發揮著各界的優勢層面。建立聯合機制共享資源，實現資源的合理共享會促進每個部門彼此共享資源，并使用戶可以輕松獲取更廣泛的知識信息。

（三）優化預算編審平臺，完善績效目標管理

科學合理地設置績效目標，是規范預算編制、進行績效監控及開展績效評價的重要舉措。既然“套模板”是很多的財務人員的“無奈之舉”，那至少要保證“套對模板”。現在的預算編制系統一般都有預設的績效目標指標供預算單位進行選擇，但是基層單位的情況比較復雜，往往不能涵蓋預設的內容。事業單位的財務人員只能根據自己的判斷自行填寫，而基層財務人員“門外漢”居多，填寫不規范，這就要求在設置這些內容的時候多考慮基層的情況，既然要給大上”的內容要根據部門職能、項目規劃、支出計劃等實際情況，結合具體工作內容，在廣泛征求意見、充分溝通協調的基礎上，綜合考慮產出、成本、經濟效益、社會效益、生態效益、可持續影響、服務對象滿意度等績效指標，設立單位整體績效目標和項目績效目標。統一填報格式和口徑，注意增加表格之間數據鉤稽關系，同時增加文字提示說明以方便基層財務人員操作。

三、結語

綜上所述，信息是新時代發展進程中的重要社會資源，檔案資源對人們的生活、生產、學習、工作等方面都具有不可忽視的價值，逐漸受到廣泛重視。因此，為了順應信息時代的現實發展所需，應著眼于檔案管理創新工作，充分發揮信息技術對提高檔案管理質量和水平的巨大優勢，完善檔案信息資源管理制度，建設數字化檔案信息資源，為檔案管理創新發展奠定堅實基礎。