水利工程檔案工作的幾點(diǎn)思考

1.劉璐 2.裴新新 3.王國(guó)濤

（1.河北省子牙河河務(wù)中心，河北 衡水 053000；2.河北禹科工程技術(shù)咨詢(xún)有限公司，河北 衡水 053000；3.衡水市水利科學(xué)研究院，河北 衡水 053000）

引言

水利乃國(guó)之命脈，水利興則國(guó)家興。自中央一號(hào)文件聚焦水利工作后，國(guó)家高度重視水利基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，掀起新一輪水利工程建設(shè)高潮。尤在“十三五”規(guī)劃中，各地紛紛興建水庫(kù)、大壩、水電站等，形成了大量的原始資料。我們將在水利工程建設(shè)前期、實(shí)施、竣工驗(yàn)收等各階段中直接形成的，具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄稱(chēng)之為水利工程檔案。所以，深入研究水利工程檔案管理具有重要意義。

一、水利工程檔案管理存在的問(wèn)題

（一）驗(yàn)收資料整理不夠全面

水利工程建設(shè)具有綜合性、復(fù)雜性特征，因此對(duì)其進(jìn)行檔案記錄與管理，就必須達(dá)到全面、準(zhǔn)確、客觀等要求，確保面面俱到。但當(dāng)前許多施工單位參與檔案管理的工作人員由于缺乏豐富的工程檔案管理經(jīng)驗(yàn)，因此在前期的信息采集過(guò)程中有所缺漏，無(wú)法判斷其采集得到的信息是否完善，只能被動(dòng)地接受由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人移交的信息，這些信息經(jīng)常存在缺項(xiàng)、漏項(xiàng)、簽章手續(xù)不齊全、隱蔽工程驗(yàn)收不準(zhǔn)確等問(wèn)題；檔案管理人員不對(duì)這些問(wèn)題加以分析，并且忽視與之相關(guān)的補(bǔ)償措施，就會(huì)嚴(yán)重降低檔案質(zhì)量。

（二）檔案管理體制和制度不健全

首先，為了確保復(fù)雜的檔案管理工作能有序落實(shí)到位，需要建立健全科學(xué)的管理機(jī)制，對(duì)檔案管理事宜進(jìn)行指導(dǎo)。但是現(xiàn)在許多工程施工方未能形成全面的檔案管理規(guī)章，或者某些單位即使有制度框架，其內(nèi)容也不夠精細(xì)。其次，專(zhuān)職于檔案管理的上級(jí)部門(mén)可能因?yàn)槊τ谕瓿善渌姓蝿?wù)，忽視了工程檔案管理政策理念的宣傳，使得檔案管理工作人員未能意識(shí)到其本職工作的重要性，也就很難兢兢業(yè)業(yè)做好本職工作。最后，檔案流向制度不完善也是一大問(wèn)題，這表現(xiàn)在企業(yè)中，便是只要技術(shù)、施工人員出現(xiàn)調(diào)動(dòng)，就會(huì)發(fā)生人走檔案走或者檔案沒(méi)人管問(wèn)題。

二、水利工程檔案管理工作優(yōu)化措施

（一）強(qiáng)化提高站位意識(shí)，夯實(shí)制度和經(jīng)費(fèi)保障

首先，摒棄傳統(tǒng)的固化思維，樹(shù)立正確的思想意識(shí)，圍繞新時(shí)期檔案工作的新要求，本著“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理”的檔案管理原則，遵照《檔案法》《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范》以及《水利工程資料管理規(guī)程》制定和完善本單位工程檔案管理規(guī)章制度，并將規(guī)章制度落到實(shí)處，使歸檔文件質(zhì)量符合國(guó)家有關(guān)工程勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等方面的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，做到擲地有聲，確保檔案資料的收集、整理、歸檔、移交、查閱、借出都有明確手續(xù)。其次，遵循電子文件的生命周期理論，將工程檔案管理工作前置，實(shí)行前端控制原則，即從一個(gè)項(xiàng)目的立項(xiàng)就做好把控，其中涉及各類(lèi)合格證書(shū)、檢測(cè)報(bào)告以及施工中的技術(shù)方法、監(jiān)理檔案等都要全部搜集，將檔案收集、整理、立卷、歸檔等業(yè)務(wù)流程貫穿整個(gè)工程項(xiàng)目建設(shè)的全過(guò)程。最后，領(lǐng)導(dǎo)要高度重視，保障項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)和資金的充足。另外，積極做好宣傳工作，增強(qiáng)檔案管理者和相關(guān)責(zé)任者的責(zé)任意識(shí)，最大程度上實(shí)現(xiàn)工程檔案的價(jià)值，推動(dòng)工程事業(yè)順利發(fā)展。

（二）提高工程檔案數(shù)字化水平和信息化水平

過(guò)去很長(zhǎng)一段時(shí)間，建設(shè)工程檔案以大量紙質(zhì)載體形式存在，大多是手工整理模式，這不僅給檔案管理者帶來(lái)繁重的壓力，也阻礙了檔案數(shù)字化與信息化的水平。伴隨新型信息技術(shù)快速發(fā)展，特別是近年來(lái)檔案學(xué)者紛紛提出單軌制數(shù)字轉(zhuǎn)型政策，催生了大量的電子工程文件，必須要轉(zhuǎn)變管理方式，工程檔案的數(shù)字化和信息化是工程檔案現(xiàn)代化管理的必然趨勢(shì)，也為無(wú)紙化辦公與OA 系統(tǒng)的無(wú)縫鏈接創(chuàng)造條件。開(kāi)發(fā)和構(gòu)建工程檔案數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)，與網(wǎng)絡(luò)信息部門(mén)通力配合，開(kāi)發(fā)工程檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，完成綜合類(lèi)和竣工圖檔案的數(shù)字化掃描，逐步完善工程檔案數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)的各項(xiàng)功能，系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)涵蓋對(duì)工程檔案在線收集、整理、歸檔、在線咨詢(xún)、服務(wù)與利用等多種功能，逐步實(shí)現(xiàn)增量檔案數(shù)字化和存量檔案數(shù)字化，使不同載體形式的檔案信息得到轉(zhuǎn)換與再現(xiàn)，實(shí)現(xiàn)工程檔案信息資源的共建共享。

（三）建立健全檔案管理制度

加強(qiáng)檔案管理制度建設(shè)具有現(xiàn)實(shí)意義，但行業(yè)內(nèi)存在著制度不完善的問(wèn)題。基于此，單位開(kāi)工前建設(shè)單位需要首先明確檔案管理機(jī)制建設(shè)的重要性，進(jìn)而安排相關(guān)員工組成檔案室，由其負(fù)責(zé)工程檔案的編制、存儲(chǔ)與長(zhǎng)期管理工作。具體來(lái)說(shuō)，要首先掌握工程項(xiàng)目的具體情況，采取相應(yīng)的措施，保障檔案齊全、完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確。建設(shè)單位在與施工、監(jiān)理、勘察設(shè)計(jì)單位簽訂有關(guān)合同時(shí)，制訂有關(guān)檔案移交及違約處罰的條款，提高施工、監(jiān)理、勘察設(shè)計(jì)等單位檔案形成、積累、收集、整理的積極性。某一級(jí)水電站建設(shè)工程檔案采用合同管理和項(xiàng)目管理相結(jié)合的管理辦法，結(jié)合工程實(shí)際情況，設(shè)具體條款，明確要求承接（包）單位及時(shí)向建設(shè)單位提交合格的檔案材料。此水電站工程建設(shè)項(xiàng)目部的工程技術(shù)部檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)按統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)督促、指導(dǎo)此水電站工程建設(shè)和參建單位檔案業(yè)務(wù)工作，驗(yàn)收、管理此水電站建設(shè)參建單位的全部檔案資料，并配備了相應(yīng)的設(shè)備和場(chǎng)所，為檔案利用提供有效保證。

結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，加強(qiáng)對(duì)水利水電工程檔案發(fā)展趨勢(shì)及管理對(duì)策的探討，意義重大。實(shí)際工作中需要把握水利工程檔案管理存在的問(wèn)題，提出加強(qiáng)水利水電工程檔案管理的措施，建立健全檔案管理制度，推動(dòng)檔案管理建設(shè)，施工階段要做好監(jiān)督檢查，竣工驗(yàn)收階段做好檔案整理。