檔案管理信息化的科學發展路徑與創新研究

紀然

（中國鐵路文工團有限公司，北京 100045）

在科技迅速發展的大環境下，我國各個行業得以革新發展，檔案管理工作也在其中獲得了進步與啟發。信息技術在檔案管理工作中的應用，極大地提升了工作效率，推動了管理工作的進一步發展。傳統的檔案管理工作，是以手工工作模式完成相關歸檔程序，檔案管理工作嚴重滯后，發生重大紕漏及損毀等現象嚴重，浪費人力、物力及資源，還降低了工作效率，為單位平添了許多的安全隱患。對于傳統的檔案管理工作，根本沒有實效性可言，檔案資料收集走個過場，完成檔案管理流程，其結果往往導致單位辦公檔案資料采集及收集功能不完善，遺漏及丟失信息風險難以控制，致使單位檔案管理工作發展滯后，難以實現單位管理精準化的發展趨勢及經濟領域建設發展目標。

一、分析檔案信息化管理意義

（一）提高單位的管理效率

對于傳統人工檔案管理方式下，檔案信息使用者需要瀏覽檔案信息內容，只能前往檔案室進行信息的查詢，這也是讓某一些單位人員感覺到了不方便，甚至是會存在工作延誤等方面的問題，將信息技術應用到檔案管理工作中，能夠有效解決該問題，通過網絡就可以不受空間限制的查閱檔案。工作人員可以使用在線申請的方式，對檔案信息進行調閱，通過上級領導人員的批示之后，數據信息庫可以把批示信息直接推送至相應的檔案管理部門。工作人員是可以將檔案信息直接的發送到郵箱之中，之后便可以自有的進行查閱或者是打印，極大程度上提高了自身的工作效率，因此可以看出，信息技術在檔案管理中的合理應用，可以全面的提高工作的實效性，提升了檔案管理服務水平。

（二）滿足信息化發展的趨勢

在現如今信息化技術快速發展的過程中，提高檔案信息化管理是十分重要的，已經成了現如今各個領域的主要發展趨勢，因此重視檔案信息化管理，可以與時代要求相符，保證檔案管理工作的高效進行，促進單位的整體健康發展，保證檔案管理工作的實際質量。

（三）有效避免資料出現丟失

在實際進行檔案室搬遷的過程中，將會對檔案信息產生一定程度的影響，如果檔案信息并沒有根據之前的順序在檔案柜中進行妥善的存儲，那么將會在后期查找的過程中帶來較多的不方便，甚至是會導致檔案信息出現流失等方面的問題。檔案信息庫的建設，一方面能夠保證檔案信息實際錄入的精準性，另一方面也可以防止檔案信息丟失。在此以外，值得重視的是，在檔案信息實際傳遞的時候，應保障其可靠性與安全性。通過安裝防火墻，保證檔案信息庫的穩定性、安全性，避免出現黑客的攻擊，保證檔案備份工作的順利展開。除此之外系統如果出現癱瘓的情況下，那么也是可以及時進行恢復，進而保障檔案信息的完整程度。

二、分析檔案信息化管理存在的問題

（一）由于信息化管理建設重視性存在不足

單位領導層重視信息化建設的認知程度存在不足，信息化技術創新管理檔案是單位經濟效益和社會效益發展的重要組成內容，單位缺少信息技術檔案管理，直接導致單位經濟效益和社會效益之間產生分歧及矛盾。由于老式檔案管理模式調整不足勢必影響單位在競爭中的地位，因此，信息技術檔案管理建設替代陳舊單一模式決定單位發展方向及戰略成果的轉型。在此之外單位領導輕視檔案信息化建設，對于檔案工作不夠重視，直接導致單位檔案案例發展方向和建設管理能力存在滯后，對單位的社會效益和經濟效益發展有著較大的影響。

（二）由于信息化檔案管理系統建設缺失

在實際進行檔案信息化管理的過程中，是需要加入一些創新性人才，保障其人才可以具有先進的專業知識和道德素質水平，這樣可以更好地促進單位的創新發展戰略方針可以更加的完善，不斷地去提高單位增長的實力，有效的改善管理質量控制系統及信息技術檔案應用程序的全面順利的實施具有重要意義。目前許多單位管理檔案建設工作上存在嚴重滯后的現象，單位領導層輕視檔案管理發展方向及缺乏自身理論意識，還有許多單位重視經營管理發展，輕視信息技術化檔案管理發展，無法有效的融入創新發展模式，領導層依然是采取微觀的角度去看待檔案管理的工作，沒有能夠重視現代科學技術信息服務領域建設，直接影響單位經濟發展規模受損及檔案管理發展嚴重滯后。

三、分析檔案信息化管理科學發展路徑與創新

（一）提高檔案管理人員的綜合素質

在檔案進行信息化建設管理的過程中，檔案管理人員自身的綜合素質是存在較為重要的作用，因此在相關單位之中，必須要提高對工作人員進行定期培訓，積極的指導工作人員可以掌握更多的專業技能。首先單位應設置完善合理的部門，實現工作人員配置的全面合理優化。對于單位而言，在檔案信息管理過程中，某些工作缺少專門人員，是其他部門人員兼職。與此同時，有些工作人員的年齡比較大，信息素養與總體素質有待提高，導致檔案信息化管理工作難以順利進行。因此，單位應重視管理人員的實際配置，掌握更多的發展歷程，也要確定單位的實際發展前景，意識到檔案管理工作的實際作用。其次檔案管理工作人員需要對自身的理念進行更新，不斷地去提高自身的服務認知，并且還需要要求工作人員做到支撐上崗，對其綜合教育素質進行全面的提升，也需要不斷提高工作人員自身的職業素質和道德認知。在此之外單位應該實現對現有人員架構的全面優化，確定工作人員的實際工作職能與內容。

（二）優化檔案管理流程

在現如今檔案信息實際傳遞的過程中，主要是從上而下進行開展的這樣能夠有效地減少資料內容出現丟失等方面的問題，有效的防治歸檔的過程中出現遺漏方面的問題，保證其檔案信息可以更加適應單位對信息資源的實際利用情況，保證檔案信息的可靠性與精準性。在檔案管理過程中，應將信息化技術運用其中，實現隨機與定期等收集方式之間的良好結合，避免出現檔案資料流失的現象。由于檔案資料的范圍比較大，并且其來源比較廣泛，需要將重要資料有效收集起來，防止在實際歸檔的時候出現遺漏現象。在此之外對檔案信息之前的部分進行保留，使其可以讓檔案信息的利用情況和實際需要相互滿足，保證其檔案管理可以為單位持續穩定發展提供出相應的保障。

（三）提高檔案信息化認識

在檔案管理信息化建設的時候，提高相關人員對檔案信息化管理的認知，是作為檔案管理工作落實的基礎條件，檔案信息化管理所存在的問題，主要是由于相關人員的認知存在不全面，導致其思路方面存在誤區，因此檔案管理人員需要意識到，提高自身工作信息化建設定要性，逐步提高該工作的信息化水平，保障檔案信息化管理工作的順利進行，逐步提升其可靠性與高效性。一方面，有關人員應嚴格遵守我國有關規定，實現檔案信息化管理系統的全面升級以及優化，保證信息資源開發作業的順利進行，保證檔案信息共享的合理性。另外一方面相關工作人員要重視基礎工作的開展，嚴格根據不一樣的檔案，明確實際需要，結合相關標準做好研究工作，重視對檔案信息化管理質量的控制，對存在不合理的標準進行相應的修改，保證檔案信息化管理的高效性。除此之外，也要樹立標準化認知，落實具體的培訓機制，逐步提高工作人員的職業素養與道德認知，指引他們掌握更多的信息技術操作技能，并將該機制的價值體現出來，結合信息化技術逐漸地去提高工作人員實際工作質量，更好的保障各項工作得到順利地開展，促進檔案管理信息化建設水平的不斷提高，這樣才能促進單位自身快速穩定的發展。

（四）對健全當前管理制度以及標準進行積極完善

現階段檔案信息化在管理時，單位應該積極健全與不斷完善檔案管理制度，對具體的信息化建設標準進行明確，對檔案信息管理工作過程中的范圍給予明確。一是單位應該制定出切實可行的檔案管理執行準則，對該準則的落實給予保證，促進檔案信息管理流程的完善性。在健全制度的過程中，單位應該結合自身工作經驗，對一些優秀的單位經驗充分借鑒，高度重視檔案信息化管理。另外單位也要保證檔案信息管理的標準化程度。在信息化的大環境下，實際健全檔案信息管理標準的時候，單位應該成立專門的數據信息庫，利于日后查詢。與此同時，機關單位應該結合當前的檔案信息，對檔案信息共享平臺進行有效的完善，保證各個部門之間能夠在平臺中查閱檔案信息，在一定程度上將檔案信息價值以及優勢等進行充分體現。

結語：總而言之，當今時代，信息技術被運用在我國各個領域中，尤其是單位的檔案管理工作過程中，并且其使用效率逐步提高。信息化管理在檔案管理中十分重要，經過信息化管理，會對單位的發展產生重要影響，在單位檔案信息管理工作中，如若沒有采取合理方法，就難以保證檔案管理的可靠性，實行信息化技術檔案管理模式是標準化的管理模式，具備實時監控功能及更新信息服務，使單位全面掌控辦公信息技術檔案管理系統及操縱軟件服務功能，能夠推進檔案管理發展方向的重要組成標志。所以要提升管理人員對檔案信息化建設的認知水平，保證檔案管理順利進行。在此情況下，檔案管理人員要逐步調節自身的管理方法與舉措，把先進的信息化技術充分應用在檔案信息管理過程中，加強檔案管理的信息化建設，逐步提高單位的管理質量。