食品生產企業體系文件建設淺析

□ 李麗 上海石庫門釀酒有限公司

引言

對于食品生產企業而言，擁有一套科學、規范、有效的體系十分必要，故編制一套符合體系要求及實際操作的文件非常重要。一家企業的管理就是通過對企業內部各環節進行管理來實現的，因而需要明確對過程管理的要求、管理的人員及其職責、實施管理的方法及所需資源等，并將這些以文件形式表述出來，進而形成該企業的體系文件。如何提升體系文件水平是一家企業建立并保持相關管理的重要基礎，也是外部體系審核認證的主要依據，但在實際建立并實施體系文件時也面臨著一些問題。本文分析了目前食品生產企業普遍遇到的體系文件方面的問題，闡述了體系文件融合的必要性與意義，并提出了體系文件融合的基本思路。

1 目前食品生產企業體系文件建設遇到的問題

隨著經濟的高速發展，市場競爭日益激烈，這也對現代食品企業管理提出了更高的要求。企業為提高管理水平、適應外部監管、滿足用戶及相關方的要求，往往實行多套管理體系，因而出現重復建設、文件繁瑣、資源浪費等問題。

1.1 多個體系并存，致使種類繁雜、各自為政，缺乏系統性

食品生產企業除需具有食品安全認證、質量管理體系、環境管理體系、危害分析與關鍵控制點體系、職業健康安全管理體系、誠信管理體系等認證外，清真企業還要有清真認證，有機產品得做有機認證，出口食品生產企業需進行出口備案認證……由于認證類別繁多，致使企業內部多體系并存。然而，部分體系之間缺乏相互照應與關聯，如有些認證重產品、有些認證重體系，以至于造成企業需對不同認證分別提供不同的獨立文件。相關認證機構審核時，由各部門提供相關的體系文件，但文件與文件之間往往存在系統性差異，且關系混亂。

1.2 體系文件描述晦澀，照搬標準語言、直接套用，不易被理解

企業在編制體系文件時，往往為實現100%合規而照搬相關規章制度，套用標準語言。如照搬GB/T 19001質量管理體系、GB/T 27341 HACCP體系、GB/T 24001環境管理體系、GB/T 45001職業健康安全管理體系、出入境檢驗檢疫部門的《出口食品生產企業備案管理規定》、國家市場監督管理總局的《食品生產許可管理辦法》、安全生產監督管理的部門的《安全生產法》等等。但執行文件的恰恰是最基層的操作人員，他們對于文件內容可能不甚清楚，也不太理解為何如此規定，進而導致實際執行文件規定時未與企業實際運行實現良好結合。

1.3 體系文件太多，不斷累加、關系混亂、主次不分，未實施動態管理

目前，大多數企業對標準規范的理解不盡相同，導致企業體系文件的形式和內容呈現多樣化特征。此外，文本編寫完成后往往是厚厚的一沓文件，故發放給各個部門后易被束之高閣。事實上，體系文件要想真正切實有效地運行，需要全體職工深刻學習與領會體系文件的要求—在學習過程中實踐、在工作過程中學習，最終得以貫徹執行。若發現與自身有關的工作過程同要求與體系有所出入，應及時根據實際情況調整文件；若標準文件發生換版等情況，也需及時修改體系文件。切忌使體系文件固定化，而是應該進行動態管理—不定時按照實際需要進行調整，必要時進行換版。

2 體系文件融合的必要性和意義

體系文件是系統性文件，規定了影響產品或服務形成過程的技術、管理和人員等因素，是必須執行的“法規”文件。眾多不同體系文件的融合是企業科學發展的基本趨勢與重要方式，不僅十分重要，且意義重大。

2.1 體系文件融合是順應企業發展的必然選擇

從歷史進程來看，由于生產力的巨大發展和人類認識能力的提高，科學方法從無到有、從有到細，得到了全面、系統的發展。同時，人們從不同角度、側面進行分門別類地研究，不斷分化、細化，使門類與種類不斷增多，逐漸深入并涉及各個領域，進而誕生了不同類別的體系文件規定。但是，隨著人們認識領域的不斷深化，大量的復雜問題涌現，單獨運用各種細化的體系規范已不能滿足企業的現實需求。例如，一家企業需要同時滿足食品安全、人員健康、環境友好等要求，需要各個體系的交叉融合，符合各個體系的規定，順應科學發展趨勢和要求。

2.2 體系文件融合是解決繁雜問題的客觀方式

各體系文件所涉及的領域各有不同，如質量體系偏重產品、職業健康體系偏向人員。然而，企業是一個整體，涉及到人、機、料、法、環、測等各個方面，單獨符合一個體系并不能保證其他方面也得到科學發展與持續改進，所以，企業迫切需要多體系的交叉融合運用。

2.3 體系文件融合是提高企業管理水平的有效途徑

加強體系文件的交叉融合，也意味著要求內審人員融會貫通，這樣既減少了沖突與矛盾，還可以統一組織內審自查。此舉能夠節約內審時間，避免出現重復審核只顧局部而忽略整體的情況，有利于統一整改不符合項并安排跟蹤驗證，進而節約人力、物力；內審輸出按各體系分別出具報告，滿足外審審核，且刪繁就簡、提高效率。同時，有利于提高企業整體發展水平，促進其整體實力的躍升，以及打破原有各體系的界限，實現綜合研究、融會貫通、共同解決、持續改進。

3 體系文件融合的基本思路

體系文件融合的途徑很多，需根據企業實際情況，以科學發展為媒介，以標準文件要求為基礎，以各部門為紐帶，強化體系文件的專業融合，著力構建相互支撐、相互融合的體系文件。

3.1 利用現有標準的高級結構，直接融合多體系文件

2012年，ISO/IEC導則第1部分相關附錄中規定了適用于所有ISO管理體系標準的新通用框架—高級結構，其分為范圍、引用標準、術語與定義、組織、領導作用、策劃、支持、運行、績效評價、改進這10個部分。目前，最新的ISO 9001:2015質量管理、ISO 14001:2015環境管理和ISO 45001:2016職業健康安全管理等都按此結構編寫。因此，編寫企業自身的體系文件時，可以根據這一高級結構來融合多體系內容，進而形成整體文件。

3.2 依托高層框架，減少重復，求同存異

2006年，英國標準化協會管理體系部提出并制定了世界上第一個整合管理體系要求的規范—PAS 99—以在一個框架中管理其他認證體系。又如《企業標準體系要求》（GB/T 15496）采用整合、兼容和拓展的方式將相應標準納入其中，建立類似的管理架構，進而采用相同的管理流程，接納不用的關注焦點，并減少重復、求同存異。

3.3 重新梳理整合文件，分層管理，融合相同點，補足差異點

3.3.1 對文件進行分層

第一層，管理手冊。包括公司概況、組織架構、方針和目標、任命書、體系范圍、體系活動、資源等，主要涉及做什么，屬于綱領性文件。

第二層，程序性文件。包括共通的制度、各個體系不同的制度等，規定了各個部門具體工作程序的細則，主要涉及各部門怎么做，屬于支持性文件。

第三層，工具類。包括作業指導書、工藝技術、說明書等供具體操作人員使用的更詳細的文件，涉及各崗位怎么做，屬于執行性文件。

第四層，記錄類。包括憑證、表單、報告等，是體系運行的證實依據，涉及執行的結果，屬于證實監督性文件。

3.3.2 對文件進行梳理整合

如各體系之間具有相同點，可以按較高要求的條款依次編寫文件，再將各個體系中的不同點補充進去成為文件的一部分。這樣一來，該文件就可以覆蓋各個體系的要求。

4 結語

體系與體系之間相互聯系又互相區別，體系的融合是為了更全面的規范流程、減少重復、求同存異。體系文件相通相融又相輔相成，形成一體化管理體系，既有利于管理水平提升，也有利于風險防范，更能確保企業健康可持續發展。