檔案信息化建設(shè)與檔案管理探析

孫蓮荷

[摘 要]檔案信息化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范建設(shè)是檔案管理的主要發(fā)展方向，在信息時(shí)代要結(jié)合檔案信息化發(fā)展需求對(duì)檔案管理工作進(jìn)行改革創(chuàng)新，制訂全新的檔案管理發(fā)展規(guī)劃，提高檔案管理的科學(xué)性和有效性。本文結(jié)合信息時(shí)代的影響，分析了檔案管理信息化建設(shè)的措施和檔案管理優(yōu)化方案，希望能夠在新時(shí)期加快檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展進(jìn)程。

[關(guān)鍵詞]檔案信息化；檔案管理；檔案資源

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.22.068

[中圖分類號(hào)]G270.7 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2018）22-0-02

信息技術(shù)在社會(huì)各行各業(yè)的廣泛應(yīng)用，對(duì)社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)發(fā)展產(chǎn)生了巨大的影響，信息的重要性逐漸凸顯出來，受到社會(huì)各界的廣泛關(guān)注。檔案作為承載信息和促進(jìn)信息傳播的重要載體，也開始得到相應(yīng)的重視，如何將信息化發(fā)展作為依托，積極探索檔案信息化建設(shè)，構(gòu)建信息化管理模式，成為相關(guān)工作人員重點(diǎn)關(guān)注的問題。因此有必要結(jié)合檔案信息化建設(shè)和發(fā)展的現(xiàn)實(shí)需求，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行改革創(chuàng)新，提高檔案管理工作的影響力，為社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)和發(fā)展提供有效的支持。

1 檔案信息化建設(shè)的意義

1.1 降低檔案管理的難度

在信息時(shí)代，構(gòu)建檔案信息化建設(shè)體系，能夠?qū)⒓堎|(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)化管理，從而能夠降低保存檔案資料的難度，也能減少環(huán)境對(duì)檔案管理的影響，確保檔案的完整性。

1.2 檔案信息查詢更加便捷

對(duì)于檔案單位而言，在發(fā)展過程中會(huì)產(chǎn)生大量的資料，而在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，檔案單位要想使用檔案資源，需要通過復(fù)雜的程序進(jìn)行查詢和借閱。但是在構(gòu)建信息化檔案建設(shè)體系后，檔案的查詢和借閱會(huì)更加便捷，能有效提高檔案資源的利用率。

1.3 檔案管理途徑的本質(zhì)會(huì)出現(xiàn)變化

在構(gòu)建信息化檔案管理體系的過程中，由于檔案以電子數(shù)據(jù)的方式呈現(xiàn)出來，因此檔案信息的收錄、存儲(chǔ)和管理等都能依靠網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)完成，可以全面提高檔案管理工作的效率和效果，促進(jìn)檔案資源的優(yōu)化利用。

2 檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

目前，部分單位已經(jīng)初步認(rèn)識(shí)到檔案信息化發(fā)展的重要性，并且從多角度針對(duì)檔案信息化建設(shè)進(jìn)行了研究和分析，有效提高了檔案信息化建設(shè)水平，也為檔案管理工作的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展和檔案資源的優(yōu)化利用提供了便利。但是統(tǒng)籌分析醫(yī)院檔案管理工作的基本情況，能夠看出在醫(yī)院建設(shè)和發(fā)展的活動(dòng)中，檔案管理工作仍然存在很多問題，會(huì)對(duì)檔案管理工作的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展產(chǎn)生消極的影響。

2.1 管理人員不重視檔案信息化建設(shè)

很多單位的管理人員并未認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)的重要性，也沒有結(jié)合檔案體系建設(shè)和發(fā)展的現(xiàn)實(shí)需求構(gòu)建信息化管理體系，導(dǎo)致在檔案事業(yè)的發(fā)展過程中，信息化建設(shè)的效果不夠理想，無法為檔案資源的優(yōu)化利用提供便利，也會(huì)影響檔案建設(shè)工作的綜合發(fā)展成效。

2.2 檔案信息化建設(shè)和管理缺乏標(biāo)準(zhǔn)性

在開展檔案信息化建設(shè)的過程中，部分單位也結(jié)合自身實(shí)際情況制定了各項(xiàng)建設(shè)措施，并引入了相應(yīng)的管理模式，取得了很多成果。但是在實(shí)際建設(shè)的過程中，卻出現(xiàn)了檔案信息化建設(shè)缺乏明確標(biāo)準(zhǔn)的情況，各單位檔案信息化建設(shè)情況不盡相同，導(dǎo)致在實(shí)際組織開展檔案管理工作的過程中，難以實(shí)現(xiàn)統(tǒng)籌管理和規(guī)劃的目標(biāo)，會(huì)對(duì)檔案信息化建設(shè)和管理效果產(chǎn)生不良的影響。例如，檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)方式與接口技術(shù)方面存在明顯的差異，導(dǎo)致檔案信息的共享和流通出現(xiàn)障礙，會(huì)影響檔案信息化建設(shè)和管理的效果。

2.3 檔案管理人員素質(zhì)偏低

很多單位的檔案管理人員素質(zhì)偏低，無法結(jié)合信息化建設(shè)需求對(duì)檔案管理工作進(jìn)行調(diào)整，導(dǎo)致檔案管理效率低下，不利于檔案管理工作的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。具體來說，在一些檔案管理體系中，工作人員業(yè)務(wù)能力不足、服務(wù)意識(shí)差并且無法結(jié)合信息技術(shù)有效開展信息化管理工作，會(huì)對(duì)檔案管理工作的效果產(chǎn)生不良影響。

3 檔案信息化建設(shè)背景下優(yōu)化檔案管理的建議

在檔案信息化背景下，合理組織開展檔案管理工作，要結(jié)合信息時(shí)代的影響制定各項(xiàng)管理措施，構(gòu)建科學(xué)合理的檔案管理模式，為檔案信息化管理的優(yōu)化發(fā)展提供相應(yīng)的支持。在檔案信息化建設(shè)的背景下，對(duì)檔案管理進(jìn)行優(yōu)化創(chuàng)新可以從以下方面入手加以解讀。

3.1 調(diào)整管理方式，健全信息資源管理體系

在初步認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)重要性的情況下，各單位要想促進(jìn)檔案信息化建設(shè)實(shí)現(xiàn)持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展，提高綜合建設(shè)效果，就應(yīng)該結(jié)合具體的情況分析檔案管理工作的基本情況，并制訂科學(xué)的管理方案，不斷提高管理信息化程度。通過分析檔案信息化建設(shè)背景下的檔案管理改革工作，能夠看出檔案管理信息化建設(shè)與傳統(tǒng)紙質(zhì)化檔案管理工作存在明顯的差異。在具體建設(shè)實(shí)踐中，各單位需要結(jié)合電子檔案和數(shù)字檔案的實(shí)際情況對(duì)管理工作加以調(diào)整，進(jìn)而構(gòu)建更加完善的管理體系，不斷提升綜合管理效能。一方面，各單位要結(jié)合檔案管理信息化建設(shè)的工作需求不斷完善管理制度，并結(jié)合制度規(guī)范制訂相應(yīng)的管理方案，對(duì)管理流程加以明確，確保在信息化管理模式下，如果其中一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)了管理問題，能結(jié)合實(shí)際情況對(duì)各項(xiàng)管理措施加以調(diào)整，避免各環(huán)節(jié)問題影響信息檔案的完整性，為檔案管理工作的穩(wěn)定發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。另一方面，各單位要不斷完善檔案信息管理制度以及法制化發(fā)展進(jìn)程，創(chuàng)新檔案綜合管理工作，在完善制度體系的前提下提高檔案管理工作的基本效能，保障檔案管理工作的綜合發(fā)展成效。

3.2 對(duì)檔案管理人員進(jìn)行教育和培訓(xùn)，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)

檔案信息化管理工作與檔案管理人員的綜合素質(zhì)密切相關(guān)，檔案管理人員只有充分認(rèn)識(shí)到積極組織開展檔案管理工作的重要性，并能夠從多角度探索相應(yīng)的管理措施，基于信息時(shí)代的支撐對(duì)管理模式加以完善，才能構(gòu)建完善的管理體系，加快檔案管理工作的現(xiàn)代化建設(shè)和發(fā)展進(jìn)程，為檔案資源的優(yōu)化利用奠定基礎(chǔ)。在具體工作中，為了提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力，可以從以下幾方面入手。第一，各單位要對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)，使他們及時(shí)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理理念，形成相應(yīng)的主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，并在綜合考察各部門檔案資源需求情況的基礎(chǔ)上，完善檔案管理主動(dòng)服務(wù)工作體系，提高檔案管理工作的綜合效果。第二，要對(duì)檔案管理人員實(shí)施信息技術(shù)教育，使他們可以將信息技術(shù)應(yīng)用在檔案管理工作實(shí)踐中，全面提升檔案管理工作的綜合發(fā)展成效。第三，各單位要注意結(jié)合實(shí)際情況，培養(yǎng)檔案管理人員的終身學(xué)習(xí)意識(shí)，使他們?cè)诠ぷ鲗?shí)踐中可以與時(shí)俱進(jìn)地參與到學(xué)習(xí)和探索活動(dòng)中，秉承良好的工作態(tài)度改進(jìn)檔案建設(shè)和管理工作，使檔案管理工作能與時(shí)代發(fā)展需求相適應(yīng)。

3.3 完善技術(shù)支持體系，優(yōu)化檔案管理

在對(duì)檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)行分析的過程中，各單位必須認(rèn)識(shí)到信息技術(shù)支持是推進(jìn)信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)，只有結(jié)合信息時(shí)代的背景，對(duì)各項(xiàng)工作進(jìn)行創(chuàng)新，引入先進(jìn)的管理技術(shù)，才能充分發(fā)揮信息技術(shù)的重要作用，推動(dòng)檔案管理工作穩(wěn)定發(fā)展。一方面，要加大高新技術(shù)人才的引入和應(yīng)用，在人才的支撐下完善檔案管理信息化技術(shù)體系，不斷提高檔案管理的信息化性能和安全性能。另一方面，要結(jié)合檔案管理工作的實(shí)際需求加大技術(shù)研發(fā)力度，爭(zhēng)取能夠結(jié)合檔案管理工作的實(shí)際情況構(gòu)建信息化管理專項(xiàng)技術(shù)體系，為檔案管理信息化建設(shè)提供服務(wù)，促進(jìn)綜合技術(shù)水平不斷提高。

4 結(jié) 語

在當(dāng)前社會(huì)背景下，積極完善檔案管理信息化體系，能夠?yàn)闄n案資源的優(yōu)化利用提供相應(yīng)的支持，對(duì)我國(guó)檔案事業(yè)的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展具有重要的影響。因此，在新時(shí)期，各單位要結(jié)合實(shí)際情況開展檔案管理工作，并將信息技術(shù)應(yīng)用在檔案管理工作中，確保新時(shí)代的檔案管理工作能夠創(chuàng)造更多的效益。

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