論“新型研發機構”固定資產管理內部控制制度的設計

作者簡介：陳鴻鯤（1976-），男，漢族，廣東廣州人。主要研究方向：財務管理。

摘? 要：合適的固定資產內部控制制度是“新型研發機構”此類科研事業單位的穩健運行的保證，要結合國家對固定資產管理的要求，針對傳統科研事業單位在固定資產管理過程中存在的薄弱環節展開論述，并參考企業對固定資產管理的方法，進行相應的內部控制制度的設計，力求保障國有資產的完整和安全，提高固定資產使用效益，為科研工作長遠發展保駕護航。

關鍵詞：新型研發機構;固定資產管理;內部控制制度;成本控制

“新型研發機構”在中國科研單位的體系中是一個新生兒，她的特性是：無級別、無行政經費、無編制，業界簡稱其為“三無”單位。“新型研發機構”一般由地方政府和科研機構或高校共同組建，政府作為出資人在單位設立初期僅投入啟動資金（與一般企業的注冊資金投入方式類似），科研機構或高校作為技術投入和運營方主導其發展。由于啟動資金有限的特性，注定她的運行機制與傳統的科研事業單位非常不同，例如在資產的購置和使用方面更加追求效益，更偏向于企業化管理。因此，新型研發機構在本質上并不是傳統意義上的科研單位，其最終目的是走向市場，通過自身研發的科研技術服務其他企業，同時獲取收益，形成一個良性的循環。合理的固定資產配置和管理則是“新型研發機構”實現其目的的重要保障手段，如何保證固定資產的合理配置，最大限度地提高固定資產的使用效益，確保國有資產的安全和完整至關重要。本人認為應該結合固定資產整個生命周期的特性，從計劃、購置、使用、維護、處置等主要方面入手，并針對傳統科研事業單位固定資產管理的風險點，設計合理的內部控制方法降低風險并實現控制目標。

一、新型研發機構固定資產管理內部控制目標

內部控制目標是與機構的管理目標相適應的，在行政事業單位內部控制規范（試行）（財會【2012】3號）文中第四條明確指出“單位內部控制的目標主要包括：合理保證單位經濟活動合法合規、資產安全和使用有效、財務信息真實完整，有效防范舞弊和預防腐敗，提高公共服務的效率和效果。因為新型研發機構啟動資金有限的特性，本人認為應該在此基礎上增加固定資產成本最小化的控制目標。這就要求我們認識到傳統科研事業單位固定資產管理的不足之處，從治理結構上、管理制度上、管理意識上、購置方式上、權責上、人員配備上等方面進行分析，識別其中的風險控制點，提出相應的內控措施。本人認為固定資產管理內部控制目標至少應該包括以下4點：

（一）實現固定資產的合理配置，杜絕超標、重復配置;

（二）規范購置方式，有限度地防范舞弊和預防腐敗;

（三）提高固定資產的使用效率，綜合利用，實現成本最小化;

（四）保障固定資產的安全完整，防止國有資產流失。

二、傳統科研事業單位固定資產管理內部控制中存在的主要問題

（一）治理結構不完善

“PI制”在科研單位的管理體系內被稱之為“項目負責人制”。因為項目經費由項目負責人申請并負責，這必然導致其在資產購置方面有絕對的話語權，包括購置方式。同時，資產一經購置其使用權歸項目組獨有，通用類資產不會提供給其他項目組共享;另外，資產的處置隨意性較大，其上級管理部門無法進行實質性的監管。

（二）固定資產管理制度不完善

主要體現在管理制度的制定過于粗放，缺乏明確的操作性，容易導致日常管理隨意性;固定資產管理應該囊括固定資產整個生命周期，現實情況是制度的制定沒有結合固定資產的生命周期中不同的階段制定相應的管理流程或實施細則;更有甚者管理制度沒及時更新，與實際情況脫節。

（三）管理意識薄弱

1.管理層方面

因為傳統的科研事業單位絕大部分是公益性質的單位，提供公共服務，每年都有財政經費撥款的支持。為了能完成預算指標，都會在項目期內將經費用完。另外，對于一些研發實力強的單位來說，更容易爭取到更多的科研經費，這將導致在科研項目預算申請中固定資產預算的編制沒有考慮現存固定資產的可持續利用情況，對新增資產的購置缺乏必要性和相關性的論證，所以很容易導致部分科研設備重復購置，造成浪費。

2.執行層方面

相關人員參與管理的意識薄弱，強調固定資產的“用”，忽視“管”。部分科研事業單位雖然明確規定各部門負有使用和管理本部門固定資產的職責，但在資產占用比重大的科研部門，該資產管理的職責一般是由科研人員兼顧，科研人員日常由于忙于研發工作而忽視對本部門固定資產的管理，然而統管資產工作的資產管理人員缺乏相關科研設備知識且和科研部門溝通不足，無法對整個單位的資產配置和使用情況進行有效掌控，這將導致科研儀器設備的監管和維護處于空白狀態。

（四）購置方式不規范。

科研儀器設備分標準和非標準兩種，標準類的可以在市場采購，非標準類的需要外單位承制或承研。本人接觸過不少科研單位的財務，他們都認為：“根據《財政部關于完善中央單位政府采購預算管理和中央高校科研院所科研儀器設備采購管理有關事項的通知》（財庫〔2016〕194號）》的規定可以自行采購或政府采購。由于科研人員認為政府采購流程周期長，效率較低，一般都選擇自行采購，但是科研人員往往對采購市場不了解，導致采購回來的儀器設備性價比不高”。

此外，在科研單位中，大型的采購工作一般都是由科研管理部門和采購部門聯合參與，但是這兩個部門由于不了解科研部門所采購的設備的特性，無法找到合適的供應商只能按照科研部門指定的供應商執行采購，因此無法履行采購的監督職能。若科研部門相關經辦人竄通指定供應商舞弊營私，將會導致出現采購價格虛高，套取回扣等違法行為，后果非常嚴重。

（五）管理權責不明晰，難以追責。

沒有明確或嚴格劃分資產的使用人，監管人，管理人的崗位責任和崗位權限，沒有相應的獎懲措施予以保障。如沒有從制度上明確資產領用簽收制度，導致資產臺賬中領用責任人不明;沒有明確部門領導對本部門資產監管的連帶責任;對于部門公用資產沒有設置專人負責管理等，這樣會導致資產處于無人監管的狀態，無法確保資產的完整和安全，日后若出現資產滅失或損毀將無法追責。

（六）人員配備不足，一人多崗，違反不相容崗位相互分離的內控規定。

例如財務人員兼任資產管理員，既負責資產賬務處理又負責資產驗收、清查盤點、處置報廢等事項，導致財務人員缺乏相對的獨立性;又例如采購申請、審批和執行是同一人，容易導致采購過程出現舞弊;在資產采購驗收方面，資產管理部門沒參與或者驗收流于形式，容易導致賬實不符，。

（七）固定資產管理信息化程度低，無法為決策層提供準確、動態、全面和統一的信息。

傳統的固定資產管理業務一般涉及三個部門：財務部門負責財務賬，資產部門負責實物帳，資產使用部門負責實物資產的使用和保管，由于各個部門沒有一套統一的標準化管理模式，各部門自行登記，導致部分登記工作重復，效率低下。另外登記臺賬的信息標準不統一也導致相互數據核對費時，特別在進行實物資產盤點時若出現誤記或漏記情況將會增加“返工”查找的工作量。最后，由于各部門的數據各不相同，沒有集中匯總，不方便決策層對現有資產的統一管理和調配使用，無法統籌考慮資產共享，導致資產使用效率低下。

三、“新型研發機構”需要針對傳統科研單位在固定資產管理方面的不足之處，將內部控制措施和企業成本管理的觀念融入固定資產管理之中，具體設計如下：

（一）規范治理結構，營造領導重視，全員參與的內部控制環境

首先，根據財政部印發的《行政事業單位內部控制規范》第六條規定：“單位負責人對本單位內部控制的建立健全和有效實施負責。”因此單位負責人對內部控制體系的建立、運行和監督管理方面應當發揮領導作用，承擔總責任;

其次，在內部控制具體的建立和實施過程中，單位其他工作人員應當承擔相應的責任，形成全員參與的內部控制機制。具體到固定資產管理方面，新型研發機構要改變傳統的“PI制”資產管理模式，所有資產的購置、使用和處置都必須納入統一的管理制度內。在滿足項目組資產使用需求的前提下，要充分發揮資產管理部門綜合管理和資產監督的職能，充分利用現存資產，提高資產利用效率，確保資產的所有權和調配權集中統一管理。

（二）細化固定資產管理制度

要從固定資產整個生命周期的角度并結合單位資產的實際使用情況制定相應的管理制度和操作流程，具體要從資產的采購計劃、采購執行、驗收入庫、歸口管理、報廢處理等方面進行設計。

1.采購計劃環節強調預算控制。預算管理需“剛柔”結合，“剛”體現在預算制定方面，預算制定包括兩個方面：具體的固定資產和金額。特別是儀器設備的預算方面，預算制定要與技術路線的規劃相匹配，強調必要性和相關性，經批準的預算不能隨意更改;“柔”體現在預算變更方面，在保證研發目標不變、技術路線不變的前提下經各方專家的充分論證通過后才能變更購置方案，若涉及重大設備購置的調整還要結合相關經費管理辦法進行報批或備案后才執行。

2.采購執行環節要加強成本控制，強調經濟性。由于啟動資金有限，這要求采購執行人要有成本意識。對于標準、通用型的設備儀器采購，應該建立合資格供應商名錄，日常采購可以從供應商名錄中進行三家比價，既提高效率又方便管理;對于非標準設備儀器（定制）的采購若不是單一來源的，可以實施邀請招標方式進行;前述的采購金額如果達到公開招標數額標準或以上的還必須執行公開招標方式。通過上述合規的采購方式可以有效地降低采購成本和舞弊的風險。

3.加強驗收入庫環節的管理。首先，通過簽訂采購合同的形式明確驗收合格才支付尾款;其次，驗收時必須由采購經辦人，資產使用人和資產管理員共同執行和確認;最后，財務依據采購合同，驗收單執行付款操作。另外，對于大型的科研儀器設備要引入技術專家聯合驗收，確保所購置的貴重資產符合驗收標準。

4.歸口管理，明晰權責。對固定資產要實行“統一所有，統一監管，統一調配，分級負責，責任到人”的管理體制。具體要實行部門資產使用人負責制、部門負責人監管制和資產管理員統管制，實行層層監督，確保資產安全和完整。

5.明確報廢處理權限，落實報廢報批制度。根據國有資產處置相關規定應將資產報廢審批權限集中到分管資產的單位負責人，資產使用部門僅負責將經允許報廢的資產交回資產管理部門集中處理，不得擅自處置固定資產。

（二）加強人員配備，落實管理人員責任制。固定資產應該設置專人保管。一是在資產使用的部門內要有專人專責管理，具體負責本部門固定資產臺賬記錄和固定資產的日常管理和維護;二是單位內部必須配備一個專職的資產管理員，負責單位所有資產的驗收、領用和報廢處理工作，統籌全部固定資產的年度盤點工作。

（三）參考企業資產管理模式，引入EPR信息管理系統，將固定資產管理制度和其生命周期控制點與ERP系統結合在一起，實現固定資產審批流程化、信息一體化、管理動態化，形成三維一體的綜合管理體系。從而打破各部門、各區域和各系統之間的壁壘，建立規范、靈捷、高效的業務流程，實現采購計劃、采購執行、驗收入庫、出庫領用、日常維護、盤點和報廢處理等所有環節全程無縫連接，確保數據信息在傳遞過程中的準確性、時效性和有效性。另外通過信息管理系統實現動態的監控，從而有利于管理層對后續儀器設備的購置與否提供現實的參考依據，避免重復購置，提高現有資產的利用率。

（四）實行不相容崗位相互分離和監督制度

具體可以結合固定資產管理的不同環境進行設計，例如在大型固定資產采購執行過程中合適的方案是，由需求方提出采購需求，決策方實施論證，執行方從市場中選擇合適的供應商，這樣從需求、決策和執行的環節將不相容的崗位進行分離，從而有效降低采購過程中的舞弊和采購成本。

另外，要設立一個相對獨立的監督崗位，在條件許可的情況下要設立內審機構，該機構應該直接向董事會或理事會匯報審計工作情況，匯報情況包括但不限于固定資產管理制度內部控制是否有效，資產管理是否按照制度執行，若實際執行和制度規定不一致，要分析是制度的設計不符合實際，還是執行人違反制度規定，從而提出相應改進或處理意見。

四、結語

綜上所述，新型研發機構的固定資產管理工作必須落到實處，要從組織架構、企業文化和管理觀念上拚棄傳統科研事業單位的固有的運作模式，同時將內部控制的方法融入管理當中，保證相關工作合法合規，有效控制成本，確保國有資產安全，降低監督漏洞和防范舞弊，最終實現良性發展，擺脫財政資金的依賴。

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