合同檔案信息化建設研究

董盼弟

（青島公共住房建設投資有限公司，山東 青島 266000 ）

一、合同檔案信息化建設意義

合同檔案是合同簽訂、履行、變更、轉讓、終止等過程中的數據和文字，是當事方之間設立、變更、終止民事關系協議的真實反映。合同檔案作為單位運營過程中的重要依據，不僅可以為單位業務管理提供重要保障，還能為企業決策提供數據參考。同時作為合同過程中的檔案材料，是解決合同糾紛，進行法律判決和合同仲裁的重要依據，是對合同當事方的行為具有引導和規范作用，減少合同履行的隨意性和盲目性，避免出現不必要的失誤和差錯，避免經濟損失。

除了具有一般的檔案屬性，又具有法律性、規范性、繁雜性等特點，作為合同管理部門，合同檔案信息化和合同檔案信息化建設是個重要的課題，是企事業單位應對快速發展的信息社會不可逾越、無法避免的現實。特別是新修訂版《檔案法》的頒布、施行，合同檔案信息化的構建，已經成為發展新時期中國特色社會主義事業的新特點之一。

2020年6月20日，《中華人民共和國檔案法》（新修訂版，以下簡稱為《檔案法》）以《中華人民共和國主席令》的形式公式頒布，并以于2021年1月1日起開始實施。與1987年版、1996年版和2016年版相比，新修訂版的《檔案法》更為重視檔案材料的信息化構建。

該部分內容主要體現在《檔案法》的第一章總則、第五章檔案信息化建設等條款中。在第一章總則中，明確提出：“提高檔案信息化建設，……, 為中國特色社會主義事業服務，制定本法”。從該敘述中可以得知，推動檔案信息化乃是新時代下構架中國特色社會主義事業的重要內容之一。而在第五章檔案信息化建設中，共涉及第三十五條至第四十一條，共7條相關條款。特別是第三十五條，就檔案信息化建設主體進行了責任主體的明確。即，各級人民政府?？梢?，已將檔案信息化建設納入到各級人民政府的主要職責中。

自新修訂版《檔案法》頒布、施行以來，國家檔案局也積極進行相關工作部署，并將檔案信息化建設提升至戰略層面。2020年5月21日，由中央檔案館國家檔案局等主要負責同志參加的工作會議上，提出：以新修訂的《檔案法》為契機，響應國家檔案局“加快推薦檔案信息化戰略轉型”，“加強頂層設計……積極拓展檔案工作數字化網絡化智能化的應用場景”的要求。在此大背景之下，合同檔案信息化建設勢在必行。

二、合同檔案信息化建設的實踐作用

（一）合同檔案管理不再費時費力

合同檔案信息化建設能夠降低合同檔案管理工作難度，合同檔案信息化將紙質版的合同檔案資料轉化為電子檔案進行數據化的保管，很大程度降低了保存管理工作的難度，也減少了環境對檔案管理工作帶來的影響，確保合同檔案的完整性。

（二）合同檢索查閱借調簡便易行

合同檔案信息化建設提高了查閱的便捷性，大量累積的合同檔案資料如果采取傳統的合同檔案管理方式，在后續查詢與借閱中，不但有漫長、復雜的程序，而且原材料帶走又有遺失、污損的風險。而合同檔案信息化建設能夠為合同檔案查閱提供極大便利，系統里檢索即可得出原版合同電子檔案，促進合同檔案管理途徑發生本質改變，從而提高合同檔案資料的開發利用效率。合同檔案信息化建設，合同檔案資料會以電子數據的方式保存并給予呈現，所以對這一載體的信息進行存儲與管理則主要依托網絡平臺去完成，意味著合同檔案管理途徑發生了本質改變。

（三）為履約保駕護航

合同檔案管理信息化建設，為履約保駕護航，可以充分發揮電子檔案高效、便捷的優勢，快速跟進合同履約進展，實行合同履約全程跟進。一旦后續有履約偏差或者糾紛，也可以快速調閱原始的電子合同檔案，力促合同繼續履約。

（四）著眼整體布局，實現統籌發展 針對企事業單位內部紙質檔案管理存在的查找不便、數據不全等問題，實現合同檔案數據統一規劃、統一標準、統一流程；根據合同電子檔案的特點和管理要求，建立嚴密、完整的管控體系，對合同電子文件的收集與采集、歸檔與整理、保存與利用、移交與接收等，實行全程管理；同時發揮電子檔案高效、便捷的優勢，實現企事業單位合同電子檔案分層次、分類別、按需求、按權限共享利用。

三、合同檔案信息化建設的主要內容

合同檔案信息化建設有著重要的現實意義，而推進合同檔案信息化建設的過程中需要重視主要內容的推進。具體來講有以下四個方面：

（一）基本軟硬件建設

基本的軟硬件建設，說到底，是應用系統的建設，保證所建設的軟件系統能夠與OA辦公系統、ERP管理系統、合同與印章一體化管理系統、檔案系統互聯互通。與此同時，需要加大對合同檔案資源管理軟件的開發，推出兼容性，適用性更好的系統，從而滿足不同領域的合同檔案管理工作要求。

合同檔案信息網絡系統和合同檔案數字化設備是基礎設施建設的核心，承擔著合同檔案信息傳輸、交換與共享的職能，只有建設先進的合同檔案信息網絡，才能充分發揮合同檔案信息化建設的整體效益。

（二）合同檔案信息資源建設

一方面需要構建綜合型的檔案目錄數據庫；另一方面，還應建設合同檔案全文及多媒體數據庫，同時，對合同檔案信息資源進行規范化的管理，實現傳統紙質版資料的數據化轉變，提高合同檔案信息資源利用率，將合同電子檔案分層次、分類別、按需求、根據權限不同共享利用。

正如新修訂版《檔案法》第二章檔案機構及其職責中所指出，“國家檔案主管部門主管全國的檔案工作，負責全國檔案事業的統籌規劃和組織協調，建立統一制度，施行監督和指導”。因此，在合同檔案信息資源的建設中，應以國家檔案主管部門為建設主體，而其各地方分支機構則為重要組成單位。故而在合同檔案信息資源建設中，應采取“中央+分支”的雙重性組織結構。

鑒于各分支機構在合同檔案信息資源構建中所承擔的搜集、整理、錄入及共享中所承擔責任的重要性，進一步明確各分支機構在合同檔案信息資源構建中的職責更顯重要。

（三）人才梯隊建設

人才是合同檔案管理工作的實際執行者，所以在合同檔案信息化建設中要正視人才的作用，強化《合同法》、《檔案法》的學習和宣傳，確保依法辦事，保證合同的合理、合法，合同檔案管理人日常要嚴格按照法律法規規范工作，保證合同檔案齊全收集、規范管理；做好人才隊伍建設工作且提供技術、理論等方面的培訓，利用現代化工具做好合同檔案的編號、分類工作，能及時、高效、便捷地處理合同檔案管理工作，同時，確保在信息化建設中保持工作先進性。

（四）安全保障建設

由于絕大多數合同檔案信息涉及機密，一旦泄露可能回帶來難以預估的后果，所以安全保障體系建設也是檔案信息化建設中不可缺失的環節，具體來講包含安全管理機制、檔案信息安全保障框架等方面的建設。

特別在合同檔案信息相關涉及機密等級上，應建立嚴格的等級制度。明確各等級合同可公布對象、共享條件，并對相關申請公布、共享單位及個人的相關信息進行嚴格審核。

對計算機的軟件和硬件進行提升，并定期維護和檢查，使得合同檔案管理工作在安全性和保密性的前提下安全運行。加強管理人員的責任意識，建立健全相應的制度，對于提升合同檔案安全性和保密性具有重要作用。

四、合同檔案信息化建設的措施

（一）決策層重視

需要轉變合同檔案管理人員不重要的思想觀念，提高認識，認識到檔案工作的重要性，要激勵管理人員做好相關工作，確保人盡其才，充分調動工作人員的積極性。在此基礎上，應從決策層層面強化合同檔案信息化過程中的法律職責，并對違反相關法律法規、違法工作紀律等現象進行嚴格懲處。

（二）持續投入

根據合同檔案服務企事業單位發展的需要，定期升級合同檔案管理系統，與OA辦公系統、ERP管理系統、合同與印章一體化管理系統、檔案系統做到互聯互通，相互支持。加大對合同檔案資源管理軟件的開發，推出兼容性，適用性更好的系統，從而滿足不同領域的合同檔案管理工作要求，更好的服務企事業單位。

（三）培養信息化建設人才

提高綜合素質技術的高速發展也需要合同檔案管理人員不斷進行知識更新，所以需要通過定期開展培訓教育去保證管理人員業務素質的提高。此外，積極錄用具有信息化專業技能的人才，也是擴大信息化建設人才、提升專業素養的重要手段之一。

五、結語

綜上所述，合同檔案信息化建設也是合同檔案管理工作發展的必然趨勢，所以在合同檔案管理部門一定要提高對檔案信息化建設的重視度，尤其對合同檔案工作方式及業務處理步驟進行改革，做好對檔案信息資源的開發利用工作，創新檔案信息服務手段，促進檔案管理向信息化、數字化、高效化方向發展。由于合同檔案信息化建設與檔案管理設計眾多方面，所以需要科學規劃、有序推進、嚴格監督，才能以更高的信息化建設效果去體現檔案資源價值，為推動社會發展提供支持。