新時期的疾病預防控制中心檔案管理工作

杜廣明

（沂南縣疾病預防控制中心，山東 沂南 276300）

前言

疾控中心的檔案信息對疾病防控有重要意義，常見的疾病都可以順利解決，有利于社會的穩定，而且可以保證人民的安全。因此，我們要對疾病預防控制中心的檔案管理工作進行完善。本文主要來探討分析一下檔案管理工作的重要性以及我國疾病預防控制中心檔案管理工作的現狀，并且針對這些不足采取措施，保證疾病預防控制中心的檔案管理工作的順利進行。

一、疾病預防控制中心檔案管理的重要意義

疾控中心檔案信息是疾病預防控制中心所有工作的基礎，因此，一定要對疾病預防控制中心的檔案管理工作加以重視，提高檔案管理的工作水平和工作效率，確保疾病預防控制中心的管理工作的順利進行。下列主要是疾病預防控制中心檔案管理的主要意義。首先，疾病預防控制中心檔案管理是疾病預防控制中心的主要工作之一，它為疾病預防控制中心做出很大貢獻，指導疾病預防控制中心的工作，同時可以讓群眾更加重視疾病的預防，提高疾病預防的意識，在疾病暴發之前有效地保護自己，保障人民群眾的健康和安全。第二，疾病預防控制中心檔案管理可以在疾病大面積來臨之前做好預防，及時了解疾病的來源并且進行阻斷，保證社會的穩定。最后，疾病預防控制中心的檔案管理促進了疾控事業的發展，同時檔案管理工作的進行為疾病預防控制中心工作的開展奠定了基礎，為今后疾病預防工作的進行提供了方向[1]。

二、我國傳統疾控中心檔案管理工作存在的問題

（一）檔案管理紙質化的不足

紙質化檔案與電子版相比存在著一些缺點，首先紙質化檔案容易被損壞或者丟失，而且維護的費用比較高。其次，紙質化檔案不方便工作人員攜帶，這樣就會增大工作人員的工作量。第三，紙質化檔案相較于電子版本會占據空間，無形中就加大了資源的利用，造成資源浪費。

（二）檔案管理過程不合理，不能保證資料的安全性

目前，我國疾控中心的檔案管理過程不合理，檔案在整理的過程中很容易出現偏差和錯誤，沒有專業的人員進行數據的檢查和保護，資料安全性很難保障，而且在資料的分析中很容易丟失和泄露，導致檔案管理工作不能順利進行[2]。

（三）檔案分類不合理，不利于資料的查找

目前，我國疾病預防控制中心檔案的分類不合理，標準也不同，因此在分類的過程中很容易出現重疊現象，而且疾病的來源大多很相似，這就導致資料查找困難，對疾病預防控制中心的工作造成麻煩，增大工作量。

（四）檔案管理缺乏規范

疾病預防控制中心檔案一般與疾病案例有關，這些案例比較繁雜瑣碎，整理起來工作量非常大，而且沒有一個統一的標準來規范整理，這就導致檔案管理工作更加困難，不能及時地找到所需的資料。因此，一定要加大對檔案管理的規范力度，確保檔案管理工作的正常進行。

（五）檔案信息化程度低

傳統的紙質檔案已經不再適用，新時期的疾病預防控制檔案管理需要改變傳統的方式，在技術的支持下，實現信息化管理。目前，我國疾病預防控制檔案管理的信息化程度較低，一些基礎設施落后，已經不能再繼續處理這些檔案信息，除此之外，由于檔案的信息化程度低，紙質的檔案很容易被損壞，造成檔案的丟失，不利于疾病預防控制中心檔案管理工作的正常進行[3]。

（六）檔案管理人才缺乏

目前，我國疾病預防控制中心檔案管理缺乏專業人才，大多都是傳統的紙質檔案的工作人員，他們沒有掌握信息化管理，而且檔案管理也沒有招聘新的專業人才，碩士學歷的工作人員少之又少，甚至一些檔案管理人員僅僅是進行檔案的分類和管理，他們對于疾病缺乏了解，不能很好地展開管理工作。由于檔案管理工作比較枯燥，很難吸引專業人才來從事這樣的工作，導致很多非專業人才出現，他們很難適應新時期的管理工作，對檔案管理工作的進行造成一定的困難。

（七）檔案部門設施短缺

由于領導以及政府對檔案管理不重視，不愿撥足夠的資金，導致檔案管理部門的基礎設施非常缺乏，甚至一些疾病預防控制中心的檔案管理沒有一個專門的房間，更別提信息化的檔案信息處理了。除此之外，一些檔案室沒有防蟲、防火的基本的設施，嚴重的威脅到了紙質化檔案的管理，存在著安全隱患。

（八）缺乏科學合理的工作流程

現階段，我國的疾病預防控制中心檔案管理工作缺乏科學合理的工作流程，沒有形成一個完善的檔案管理制度，而且我國也沒有制定相應的法律法規，這就導致檔案管理工作過于隨意，工作人員沒有統一的標準進行分類和整理，提高了檔案管理的難度。

（九）檔案利用率低

我國一些先進的疾病預防控制中心檔案管理工作進行得非常順利，不僅設立了獨立的檔案室，而且還有完善的檔案管理制度和標準，信息化程度也較高。但是這些檔案利用率不高，工作人員認為這些都已經過時了，沒有意識到檔案的重要性，導致大量的檔案僅僅是占用空間而沒有用處，造成了資源的浪費[4]。

三、提升疾病預防控制中心檔案管理水平的措施

（一）建立規范化的檔案管理體規范化的體系

規范的檔案管理體系是檔案管理順利進行的最重要的一個環節，只有完善了檔案管理制度，檔案信息才能得到最大化地利用。檔案管理的工作人員要做到分類管理，按照檔案管理制度進行操作，并且要明確自己的管理目標，使得檔案可以在使用時可以及時地調出，使檔案管理更加的規范。除此之外，還要建立薪酬制度和獎懲制度，對于認真嚴謹的工作人員要予以獎勵，激發員工的積極性和主動性，提高他們的工作熱情，使他們積極地投入到檔案管理工作中去，促進疾病預防控制中心檔案管理工作的順利進行。

（二）加強檔案信息化建設

隨著我國社會的不斷發展和進步，信息化發展進程逐漸加快，檔案的信息化管理已經成為不可或缺的一部分。因此，我國的疾病預防控制中心檔案管理必須以技術為前提，符合社會的潮流和發展，加強檔案的管理和建設。對于老舊的設備要及時更換，定期對設備進行檢查和維修，保證設備正常運轉。除此之外，還要通過網絡加大對疾病預防的宣傳力度，保證人民群眾的身體健康，使疾病預防控制中心檔案的信息發揮最大的作用。

（三）加強檔案管理隊伍建設疾病預防控制檔案管理

管理檔案是一項團隊性的管理工作，需要一支優秀的醫院檔案管理人才隊伍，完善醫院檔案管理規章制度和工作流程，提高醫院檔案的業務信息化管理水平，從而不斷提高國家疾病預防控制中心的檔案工作管理水平。新時期重大疾病宣傳預防災害控制防治工作必然需要一批綜合防治能力強的專業人才，而提高綜合防治能力要具備的首要條件之一就是具有責任意識，檔案管理工作是一項極需仔細和嚴謹的工作，肩負的責任也是重大的 所以要想做好檔案管理工作 責任意識是必不可少的。這也需要單位領導、部門領導和檔案員工共同提高，共同重視。疾病防御控制中心領導要提高政治覺悟，改善管理系統，健全檔案入檔調取機制，做好檔案信息管理工作。同時要始終以身作則，做好審查監督，重視人才的培養。要加大對檔案工作人員的培訓，培訓不能光是檔案專業知識，而是要以資格培訓和繼續教育為重點，突出針對性和實用性。提升檔案教育的層次，適應疾控檔案管理工作的特點。要營造良好的工作氛圍，建立上下良好的溝通機制。倡導同事間要互相友愛，良好配合，共同進步。大家共同面對工作中的問題，集思廣益，查漏補缺，為疾病控制預防事業的發展做出貢獻[5]。

（四）領導要加大對疾控中心檔案管理工作的重視程度

檔案管理工作雖然沒有疾病預防控制中心的其他工作那么繁忙，卻是其他部門工作的基礎，如果領導對檔案管理工作不重視，就會使其他部門忽視檔案的存在，在進行疾病預防事就不會想到通過檔案信息進行問題解決。因此，領導一定要重視疾控中心檔案管理工作，提高他們的意識，全面完善檔案管理工作。檔案管理工作包括收集資料、整理資料、對資料進行分類、最后存入文檔四個步驟。在資料收集時，要注重資料的完整性和正確性，保證這些資料信息有參考的價值。在整理資料時，要進行編號等各種細致的工作，在這個階段必須要認真嚴謹，避免資料混亂。在進行分類時，工作人員要按照相關的標準進行分類，防止因工作人員的不同而造成分類的不同，導致資料尋找困難。最后，在進行存檔的過程中，一定要有專門的工作人員進行檢查，確保檔案的正確。

（五）提高檔案管理人員的綜合素質

首先，檔案管理人員的招聘要有一定的標準，首要條件就是要有醫學相關的知識，其次，在正式工作開始時要進行培訓，讓他們學會檔案信息管理的流程。最后，為他們提供交流和溝通機會，取長補短，改變傳統的檔案管理方法，不斷讓他們去參加學習，提升自身的綜合素質。

（六）不斷改善檔案部門的設施

要想使疾病預防控制中心檔案管理工作順利進行，就必須要加大資金的投入力度，為檔案管理提供完善合理的設備，確保改變傳統的紙質化檔案資料，建立信息化管理體系。在檔案信息整理的過程中，工作人員要對檔案信息進行分類和整理，并且及時傳入電腦中，防止檔案信息的遺漏。

四、結語

疾控中心的檔案信息對疾病防控有重要意義，常見的疾病都可以順利解決，不僅有利于社會的穩定，而且可以保證人民的安全。因此，我們要對疾病預防控制中心的檔案管理工作進行完善。但是我國疾病預防控制中心檔案管理存在著很多不足，沒有制定合理的檔案管理制度，沒有加大資金投入等。因此，新時期的疾病控制預防檔案要認識到檔案管理的重要性，不斷改進和完善，建立完善合理的制度，改善基礎設施，保證檔案管理工作的正常進行，促進疾病預防控制中心的其他工作的正常實施。