信息工作視角下對撰發簡報的思考

陳俊香

（河北政法職業學院，河北 石家莊 050061）

信息工作是收集、加工、傳遞、儲存、利用和反饋信息的一系列活動。簡報是機關、社會團體和企事業單位用于向上級迅速及時地報告工作情況、反映存在的問題，向平行單位互通情況、交流信息，向下級推廣經驗、指導工作的一種重要的事務文書。簡報的數量最多、應用最廣泛，又叫“情況反映”“情況交流”“簡訊”“動態”“內部參考”等。簡報作為傳遞某方面信息的動態性內部文件，是工作情況的簡要報道，在信息時代背景下，越來越被信息發布部門重視?；ヂ摼W時代信息瞬息萬變，從信息工作角度看，撰寫并發布簡報的過程就是收集信息、加工信息、傳遞信息、儲存、利用和反饋信息的過程。收集信息是撰寫簡報的前提，加工信息是撰寫簡報的硬功夫，建立健全信息傳遞系統才能完成簡報的有效發布，儲存、利用和反饋信息是發揮簡報控制調節作用的最終目的。

一、及時收集準確而適用的信息是撰寫簡報的前提

（一）增強及時收集信息的意識

要想寫好簡報，首先要有及時收集信息的意識。在日常工作中，各種素材隨時隨地都有，關鍵是能否發現、能否捕捉。因此，必須增強對信息的觀察能力和捕捉能力，做到眼勤、耳勤、腿勤、腦勤、手勤，學會抓重點和熱點，善于發現和判斷有價值的信息。要緊緊圍繞單位的中心工作，及時掌握工作動態，挖掘先進經驗和好人好事，不斷拓寬信息渠道，把信息的觸角延伸到基層的每個角落，把零散的信息有目的地挖掘和收集起來綜合整理，去粗取精，把握重點，才可多方位、多層次地反映當前中心工作。

（二）要學會收集準確而適用的信息

收集信息要實現“準確、及時、適用、全面”八字要求，這是信息工作的基本要求，也是寫好簡報做好信息準備的前提。準確要求信息的內容真實可靠，這是信息的生命；及時要求在信息的收集、處理、傳遞、反饋過程中講究時效，保持信息的新鮮度；適用要求對信息的收集、加工和傳遞有目的性，講求實用；全面要求在信息的收集和處理過程中注意廣泛性?；ヂ摼W時代捕捉信息的方式多種多樣，作者要學會搜集來自上級、平級、下級的各方面信息，也要有收集來自社會、歷史、國際等各方面有用信息的能力，更要注意收集新時代背景下黨的方針政策方面的信息，這是制發簡報過程中宏觀政策信息的積累過程，而宏觀政策信息起到掌控方向大局的作用。可以利用網絡查詢法、文字閱讀法、收看收聽法、會議記錄法、相互交流法、專題調查法、隨時觀察法等多種方法獲取信息。既可以是傳統的速記、速錄，也可以采取錄音、錄像等方式，目的只有一個，就是要捕捉到有用的信息，為寫簡報做好準備。

二、精心加工信息是撰寫簡報的硬功夫

（一）寫進簡報的信息要進行精準篩選

寫進簡報的信息首先要經過精準篩選。在大量的原始信息中，不可避免地存在一些假信息，只有通過認真地篩選和判別，才能去偽存真，只有選取的信息達到精準才能為加工簡報打下良好基礎。篩選信息實現精準的程度有四個途徑:一是看信息來源。確保信息來源權威或是第一手資料。比如：在黨的大報大刊上或機關單位官網上查到的信息是可靠的信息；二是看信息標題。標題是信息的題眼，通過看標題篩選信息可以提高篩選速度，然后再看信息內容是否符合簡報的主題要求；三是看材料的典型性。典型材料要符合時代節拍，能反映黨的方針、政策在本單位的貫徹落實情況，能充分體現簡報的中心思想；四是看材料的準確性。所選信息必須真實準確，時間、地點、來龍去脈都應交代清楚，不能捏造和虛構。

（二）對篩選的信息進行加工就是編寫簡報的過程

信息加工就是對篩選核實后的信息進行提煉，使之更能反映事物本質和特征的過程。可采用歸納法、濃縮法、縱深法、擴充法、對比法、轉換法、圖表法等多種方法，把篩選出的信息加工編寫成符合要求的簡報。編寫的簡報要努力達到“深、快、美”的標準。

1.編寫簡報在內容加工上要“深”。對篩選的信息進行加工就是編寫簡報的過程，編寫簡報時要在內容上“深”加工。首先，要從豐富內容、綜合分析和提出建議三方面著手。豐富內容是對零碎、雜亂而有用的信息，弄清其性質、范圍、意義和發展趨向，充實它的內容，使之成為完整、深刻和系統的信息；綜合分析是對某階段內獲取的信息，從整體上進行歸納、分類，做出定性、定量分析和判斷；然后在綜合分析的基礎上提出建議，供領導參考。其次，對簡報進行“深”加工，要實現有高度、抓重點、找規律、提對策的目的。一是作者占位要高，要從工作全局分析問題。關鍵是要思考如何從平常的信息中捕捉亮點，準備寫簡報時要考慮領導和職工關心的問題是什么，該如何入手，這篇信息報道的側重點是什么，能達到什么效果；二是要學會抓重點、找規律。抓住好的素材，寫出有新意、有深度的內容，并能從中找出規律性東西以指導工作實踐。三是要能針對問題提出對策。從收集到的信息中篩選出各種有利信息為己所用，學會從多角度思考問題，有針對性地提出對策，解決實際工作中存在的問題。

2.編寫簡報在效率上要“快”。網絡時代背景下的信息內容是以“秒”來計算的，所以，編寫簡報在效率上要快，采編信息時要注意時效性，做到快寫、快報，避免有效信息演化為無效信息。

3.編寫簡報在形式上要“美”。簡報的形式要做到圖文并茂，讓讀者賞心悅目。編寫成的簡報不僅語言文字要美，而且形式也要美，可以在簡報中插入工作場景照片或活動小視頻，這樣的簡報更能吸引讀者，比如：在官網、微博或公眾號中的簡報大多采用這種形式。選擇的圖片或視頻要有代表性，能反映簡報的主題思想。

（三）撰寫高質量的簡報還要進行再加工

要寫出一篇標題醒目、主題集中、內容新鮮、結構簡單、語言簡潔的高質量簡報，除平時要練好一身寫作本領外，還要善于對簡報進行再加工，可以用核對法、邏輯法、調查法進行反復修改。

1.看簡報格式是否正確。簡報雖不屬行政公文范疇，但也有約定俗成的格式，報頭、報核和報尾要齊全。報頭部分中，簡報名稱要醒目，印發單位名稱和日期要齊全。作為簡報核心的報核部分，標題、導語、主體和結尾要清晰，如果簡報內容較多，必要時可以加上目錄作為索引，重要的簡報或轉發的簡報可以加上按語進行強調和說明。報尾部分中，用黑色間隔線與報核分開，內容上要寫明報、送、發什么單位和印數。

2.看邏輯思路是否明晰。首先，簡報的標題要新穎別致。無論是公文式標題還是新聞式標題，語言上除新穎準確外，有時還要追求工整對仗。標題要醒目，能“點亮”主題內容。其次，簡報的導語能吸引讀者。無論是敘述式、提問式還是結論式，要么能引起讀者興趣，要么能引起讀者思考。再次，簡報的主體內容要豐富有說服力?；蛘甙磿r間先后順序交代來龍去脈，或者按邏輯關系層層深入，或者按并列關系，一一列舉服務主題。

3.看語言表達是否到位。簡報的語言表達一定要準確到位，不能產生歧義，不能想當然認為作者寫明白了就意味著讀者都能看明白，要學會換位思考，站在讀者的角度去表述來龍去脈。用簡潔、準確的語言敘述清楚簡報的內容。

三、建立健全信息傳遞系統完成簡報的有效發布

寫好的簡報只有傳遞出去才能發揮簡報匯報工作、交流經驗、反映情況、溝通信息、報道動態的作用。信息傳遞是指將整理后的信息通過一定的傳輸媒介或載體，及時傳遞給接受者和使用者的過程?；诖髷祿尘跋?，借助于互聯網、智能手機，通過門戶網站、微信、微博、博客、公眾號等多種渠道，構建信息傳遞聯動機制路徑，發揮用戶間信息傳遞的“羊群效應”。[1]信息傳遞過程主要經歷信源、信道、信宿三個階段。信源，即信息的來源，分為原生源和再生源；信道，即信息傳遞的通道，包括信息傳遞的媒介和運行方式；信宿，即信息傳遞的終點，包括接收信息和利用信息。其中任何一個環節遇到阻礙都將影響到信息的整體傳遞。在一般情況下，簡報信息在單位內部按組織關系進行傳遞，在單位內部建立健全信息傳遞系統，信息傳遞的效率和服務的效果將會大大提高。比如：建立簡報采編管理系統就是一種不錯有傳遞方法，在該系統里，可以完成簡報約稿、簡報采集、簡報編輯、簡報審核審批、簡報報送和簡報發布等功能。[2]一般情況下簡報要在三天之內完成有效發布，否則就不能充分發揮簡報的作用。

四、有效儲存、利用和反饋信息發揮好簡報控制調節作用

寫好的簡報傳遞出去后，獲得受眾對簡報信息的儲存、利用和反饋，才能有效發揮簡報的控制調節作用。信息儲存是運用科學的方法，將有保存價值的信息系統化，以便日后利用的過程；信息利用是通過各種有效的方式和方法，將收集、處理、儲存的信息資源提供給利用者，發揮信息效用，實現信息價值的過程；信息反饋是信息傳播者把利用信息后的結果反送回來，并對信息的再傳遞發生影響，起到控制和調節作用的過程。信息的儲存、利用和反饋是緊密關聯的過程，儲存信息是為了更好地利用信息，利用信息是為了有效的反饋信息。受眾獲取簡報信息的反饋后，有利于對方案進行比較和擇優，有助于進行預測工作和順利開展工作，[3]有助于總結工作中的成績和查找工作的不足。簡報信息必須反饋并加以利用，或起到宣傳教育作用，或起到督促工作的作用，特別是管理者獲取信息后對簡報信息引起足夠的重視，對當前工作進行調控或糾偏，這樣簡報控制調節作用的最終目的就得以實現了。

總之，在信息工作視角下，簡報要從單位中心工作和階段工作的需要出發，在眾多的信息中選取那些最具有指導意義或引起重視的經驗、情況和問題，予以全面地、實事求是地報道。只有反映新情況、新動態、新問題、新經驗的簡報，才能發揮簡報應有的作用。