探究檔案管理信息化建設

劉婷婷

（張家口市陽原縣審計局，河北 張家口 075800）

隨著計算機技術、網絡技術、辦公室套裝軟件比較技術、網絡技術和信息技術的飛速發展，檔案信息化建設已成為未來檔案信息化建設的必然趨勢。檔案信息化建設要求應用現代技術，這是各級檔案部門多環節協同合作的復雜系統工程。可以說，檔案現代化是工作目標，檔案數字化是基礎，檔案信息化是目標，搞好檔案信息化建設，必須統一領導，統一標準，協調組織，加強管理，多管齊下，加快檔案信息化建設。

一、檔案管理信息化建設的含義

（一）檔案管理信息化建設的目標

隨著人類社會全面進入“互聯網+”時代，檔案管理已成為提高檔案管理質量的重要手段，檔案管理信息系統的應用和數字化平臺的發展也成為檔案管理的新趨勢。檔案信息化建設是適應新時期檔案信息資源整合、共享和個性化管理的需要，既保證了檔案信息資源的有效利用，又滿足了新時期檔案管理的需要。檔案管理信息化建設主要包括兩個方面：一是有效保護傳統紙質文獻資源，采取有效的保護方法，盡可能延長實體資源的使用壽命。二是利用信息技術充分利用檔案信息資源，通過信息網絡建立共享網絡平臺，實現檔案信息資源的共享，即檔案信息資料的快速共享，使檔案館能夠有效地為社會服務。

（二）檔案管理信息化建設的意義

檔案管理信息化建設的進程并非一帆風順。在檔案管理方面，檔案管理工作面臨著機遇與挑戰。檔案管理信息化建設不僅是信息時代發展的要求，也是推進我國檔案管理數字化、信息化轉型的重要途徑。目前，科學技術、信息技術和計算機技術已成為衡量國家文化軟實力、全面推進檔案管理信息化、有效整合檔案管理和信息化建設的重要指標，從而使科技與文化內涵的全面融合，提高我國文化軟實力。可以說，檔案管理信息化建設是推動檔案管理轉型的重要途徑，對提高我國檔案信息化建設水平具有重要意義。檔案管理信息化建設的進程并非一帆風順。對于檔案管理本身而言，檔案管理既面臨機遇，也面臨挑戰。如何充分利用信息技術提高檔案管理質量需要技術專家的不斷研究，檔案管理信息化建設過程中存在許多問題，如信息保存、信息管理、信息安全保護等，需要檔案管理人員在長期的工作實踐中加以解決。

二、信息化建設是今后檔案工作發展的必然趨勢

進入數字化時代，現代數字技術以其快捷、高效、準確、方便的服務優勢，深刻地影響著檔案工作。目前，檔案館前身檔案和數據的流通已經從過去的人工管理轉變為信息網絡的處理和流通，檔案管理工作也將隨之發生變化，檔案信息化建設是實施電子政務、發展數字網絡、開發利用檔案價值、發展檔案自身的需要。

當前，信息時代的理念正在逐漸興起，其強大的優勢使其在全球范圍內掀起了新一輪的信息浪潮。基于數字化理念的城市建設正在逐步改變人們的思維方式。“電子文檔”的出現，為傳統的檔案管理方式完全鋪平了道路，在此基礎上，人們可以更加方便、快捷，也許還需要更多的內容，大大提高了工作效率，同時改變了檔案管理的運作模式。此外，近年來，國家提倡發展電子商務模式，將傳統的檔案學與信息系統領域相結合，提出了雙重理論，為實際工作提供了新的內容和方向。

三、檔案信息化建設當前存在的問題

（一）我國檔案信息化建設與檔案現代化發展之間存在較大差距。

傳統的紙質檔案安排仍然是我國檔案工作的重點，我國日常工作中產生的大量電子文件的歸檔基本上是空白，難以在縣鄉兩級推廣，在很大程度上阻礙了檔案信息化的發展。

（二）檔案管理軟硬件的不統一，相互不能通用，缺乏信息化管理功能。

各縣市使用檔案管理軟件不統一，給檔案信息化建設帶來了很大的障礙。檔案管理軟件有用新科的，有用泰坦的，有用新源的，還有用夏爾的，地稅局、法院、檢察院及農發行等垂直單位都使用上級單位內部辦公系統自帶的檔案管理軟件，沒有一個統一的標準通用的檔案管理軟件。

（三）傳統的檔案館向數字檔案館轉變難度大。

因為以前檔案館接收的都是紙質檔案，而且數量大，檢索工具也是紙質的。檔案館要從傳統的檔案館向數字化轉型，僅僅靠檔案館現有人員從目錄輸入、掃描、掛接，完成這項信息化最基礎的工作，可能需要幾年的時間，甚至更長的時間，各地方檔案部門經費本來就緊張，經費的不足，成為檔案館數字化發展的又一大障礙。

四、加快檔案信息化建設的對策

（一）加強領導和提高認識。

要加快檔案信息化建設，一是要加強領導干部的檔案管理意識，配備高素質的專業管理人才。提高檔案管理人員的業務素質是加強檔案管理的基礎。檔案人員思想道德水平高，業務知識豐富，信息操作能力強，能夠適應現代檔案管理的要求。二是投入足夠的資金，配置硬件設備，保證檔案、檔案的日常保管工作所需。引進計算機管理軟件，建立檔案信息存儲與檢索系統。三是對檔案進行集中統一管理，保護檔案的完整性和安全性，便于今后查找和其他工作使用。四是建立檔案部門工作目標評價與檔案管理業務評價相結合的評價體系，使檔案管理綜合評價的有效性與檔案管理者的業務水平相結合。五是加強對外援助檔案企業的指導工作。利用會議指導和現場作業指導，讓檔案專家指導工作，便于分析研究存在的問題，更好地找到解決辦法，確保檔案管理工作更加有效。

（二）增加投入，開發適應檔案管理的硬件和軟件設施。

要加快檔案信息化建設，最重要的是要有財力、人力和物力的支持，集中力量開發現代檔案管理軟件，能夠滿足檔案現代化和信息化開發利用的需要，并具有多功能的一體化，而且容量大、操作簡單，讓檔案利用者可以方便、方便地查詢自己需要的信息。

（三）加快檔案信息化、普及化、規范化建設

檔案信息化和標準化主要包括管理標準、業務標準和技術標準。加強檔案現代化、信息化建設，首先，上級業務部門應建立一套科學、合理、嚴格的標準，統一標準，統一使用。其次，各單位應使用統一的檔案管理軟件和硬件，打破軟件分開使用的現狀，以便更快捷、方便地開發和利用檔案信息資源，共享信息資源，為社會發展和廣大人民群眾充分利用檔案資源提供便利條件。

（四）基于資訊科技的信息檢索系統

檔案信息檢索是檔案信息資源有效利用的前提和基礎。在檔案管理信息系統建設中，必須注重全面建設檔案信息檢索系統，運用各種工具和技術，建立科學合理的用戶檔案檢索系統。一方面，在檔案管理信息化建設中，應延長紙質文獻和實體資源的使用壽命，加強基礎設施建設，為紙質文獻和實體資源提供專業化的存儲空間。另一方面，紙質文件和資源應該數字化，各種保存價值高的紙質文件應該存儲在相關的數據庫中，應該建立一個科學合理的信息檢索系統，以滿足用戶準確查詢的需要，確保信息資源的有效利用。

（五）確定檔案信息資源的檢索目標

在檔案管理系統信息化建設中，為了保證檔案信息資源的有效利用，應全面關注檔案信息檢索系統的建設，根據用戶需求和檔案管理目標，從檔案信息資源利用的角度合理規劃檔案信息資源的利用過程。科學檢索通過圖像檢索、文本檢索和電子文獻檢索等方法，充分利用高價值的檔案資源，充分利用檔案信息資源，使檔案信息的利用模式更加符合用戶的期望，提高檔案信息檢索的效率，為檔案信息資源的高效利用和高速流通創造良好的條件。

（六）利用計算機技術建立先進的文獻資源查詢系統

檔案信息資源查詢系統是保證檔案信息資源有效利用的前提，也是檔案管理現代化建設的重要組成部分。為了有效利用檔案信息資源，檔案管理部門應積極引進先進的信息管理方法，利用計算機技術有效地收集、整理、分類和歸檔各類檔案信息，以保證各類檔案信息的有效存儲，使各類檔案信息有效地存儲在相關數據庫中，并結合用戶的使用需求，建立一個方便、科學、合理的查詢系統，使用戶能夠及時、便捷地查詢檔案信息。

五、結語

總之，加快檔案信息化建設，要加強領導、提高認識；認真研究，合理規劃，爭取支持，加大投入，配備人才；要抓住機遇，努力把檔案信息化建設作為服務民生的一項重要工作來抓，加大投入，逐漸增配軟、硬件設施，打好工作基礎，使檔案的信息化管理水平邁上一個新臺階，為社會創造更大的經濟效益和社會效益。