分析當前企業數字檔案館建設實踐研究

何銳

（哈爾濱市呼蘭區裕田街道公共事務中心，黑龍江 哈爾濱 150025）

現階段，計算機技術廣泛應用于社會生產和生活中，推動了企業辦公自動化和智能化建設。當前部分企業已經大范圍利用計算機和網絡技術辦理各項業務，出現了大量的電子文件，這對檔案管理提出了較高的要求。傳統的檔案管理模式已經無法順應時代發展趨勢，數字化檔案館建設成為企業改善經營管理工作中的重要舉措。

一、企業數字檔案館建設目標

檔案館是企業數字檔案資源管理的空間載體，能夠為數字檔案資源提供統一和安全的存儲空間。企業數字檔案館集合了企業的多項標準和規范，能將企業業務系統中不同格式的電子記錄轉化為統一的數字檔案格式，并對數據進行規范化和統一化組織、存儲和管理，同時制定科學的訪問機制。企業數字檔案館本質上是一個集成化的檔案業務運行及服務平臺，利用網絡為檔案工作者提供綜合性業務操作和服務。數字檔案館是檔案工作服務企業的信息門戶網站，為相關機構和個人提供了檔案查詢、檢索、瀏覽和利用等服務，實現信息集成化共享和系統化展示。企業數字檔案館負責弘揚企業歷史、文化，是組織開展宣傳教育工作的重要平臺，可成為檔案工作人員的素材庫，能夠將編纂成果展示給企業，以供企業利用。

二、企業數字檔案館的建設內容

（一）企業數字檔案館的總體規劃

企業數字檔案館建設是一個長期、復雜的過程，企業在規劃數字檔案館時應當進行整體性、長期性規劃。一方面，數字檔案館各個管理平臺的建設應當按步驟有序推進，在建設初期應當將規劃重點放到基礎設施和數據庫建設上，為檔案利用與共享奠定扎實的基礎。另一方面，在建設中期、后期，應當逐步完善各項基礎設施、信息數據庫的功能，實現檔案信息的網絡化共享，完成數字檔案館建設。

（二）企業數字檔案館基礎設施建設

企業數字檔案館基礎設施主要包括以下兩個方面。一是中心機房。企業應當建設一個具備實用性、可擴展性、先進性等特性的中心機房，滿足系統運作需求。中心機房可以分為操作區、設備區、其他區域，操作區主要用于檔案館工作人員辦公；設備區主要用于存放服務器、網絡設備、存儲等。其他區域主要用于放置配電柜、電源、動力監控等。二是網絡平臺。企業數字檔案館的用戶是數字檔案館的管理者及企業內部人員，因此網絡平臺以局域網為主，同時也具備與互聯網相連接的功能。局域網是所有數據匯集和交換的總池，其中運行著企業各類檔案信息和數字檔案館的各個系統。

（三）企業數字檔案館子系統建設

1.檔案館綜合業務管理系統，檔案館綜合業務管理系統的使用主體為檔案館管理人員，是數字檔案館的管理主系統，可以實現對企業文書、聲像、實體等各類檔案的管理，覆蓋檔案信息資源收集、篩選、整理、保存和利用的全過程，由此建立檔案信息綜合服務平臺，可提升檔案信息管理的智能化水平，滿足檔案資源管理者和使用者的需求。從功能上來說，檔案館綜合業務管理系統覆蓋了檔案的全生命周期，包括檔案征集、寄存管理、數據接收、原件處理、電子目錄、檔案鑒定、整編入庫、借閱管理、統計編目、信息發布等模塊，可滿足檔案管理中的各種需求。

2.電子檔案長期儲存系統，電子檔案長期儲存系統的目的是實現對企業電子檔案的長期、安全保存。當一份檔案被轉移到數字檔案館后，如果其符合永久保存條件，則將該檔案導入到電子檔案長期儲存系統內，系統利用電子簽名、電子水印、權限管理、可追溯跟蹤、訪問控制等措施對檔案進行安全管理。

3.電子閱覽室系統，電子閱覽室系統即綜合查詢系統，依托網絡技術、觸摸屏技術的支持，可以為用戶提供現代化閱讀場所并提供信息服務，主要用于滿足檔案使用者的信息咨詢需求。用戶在使用電子閱覽室系統時，可以通過系統自主查詢所需檔案，省去了檔案管理人員接待和幫助查閱的工作量，也減少了對實體檔案的磨損。該系統主要包括接待服務、查詢服務、調用服務、閱覽服務、自助還檔功能。

4.電子檔案移交及接收系統，電子檔案移交及接收系統是企業與數字檔案館之間的橋梁，能實現檔案從企業檔案室向數字化檔案館的在線移交，并借助信息技術檢測系統確保電子檔案的完整性、真實性。電子檔案移交及接收系統主要提供兩個方面的服務。一是數據采集。二是為數字檔案館提供在線接收功能。同時，電子檔案移交及接收系統可通過多種安全手段確保歸檔的檔案資源的真實性。

結語：企業管理者以及檔案人員要增強使命感、榮譽感，在企業檔案工作轉型的關鍵時期，勇挑重擔，與時俱進，積極探索解決問題的辦法，使檔案真正發揮“智庫”“外腦”的作用，為實現中華民族偉大復興、全面構建和諧社會做出應有貢獻。