OA辦公系統下高校檔案信息化管理建設

胡金鳳

（內蒙古師范大學檔案館，內蒙古 呼和浩特 010022）

OA辦公自動化系統是近幾年開發出來的新的辦公軟件，隨著時間的推進，其功能也越發完善和強大。早在2018年4月20日，習總書記在全國網絡安全和信息化工作會議上強調，信息化為中華民族帶來了千載難逢的機遇，必須敏銳抓住信息化發展的歷史機遇。在大力建設數字中國的今天，推動校園數字化發展，提升校園數字服務水平，檔案管理數字化是大勢所趨。那么，如何利用0A系統這個平臺更好地管理檔案和利用檔案，也成為檔案從業者思考的問題。

一、什么是OA辦公自動化系統

所謂OA辦公自動化系統，即office automation，簡稱OA。就是運用互聯網技術，將辦公事務程序化、網絡化的過程。其優點是能夠完成信息傳達迅速快捷、通過網絡整合資源、人員異地辦公等工作。既節省了人力物力、又提高了辦公效率，更加適合高校信息化發展的大環境。在大力發展互聯網+、共享信息資源和建設數字校園智慧校園的大背景下，檔案管理的現代化手段通過OA系統得以實現，檔案的收集也將越來越便捷。

OA的主要界面之下根據需要設置校內新聞、黨建平臺、行政管理、學院管理、后勤保障、考核管理、風險防控、個人辦公、檔案管理等模塊，各模塊之下設置相應的管理界面。這樣，在OA管理系統內，包含了檔案管理部門的大多數應收集的檔案部門，各歸檔部門將產生的電子檔案，按檔案管理要求自動歸入檔案管理模塊中，通過OA系統可以很好地完成全校電子檔案的移交、鑒定、收集等工作，檔案管理人員通過OA 系統，可以監控文件流轉的整個過程。鑒于OA系統強大的辦公功能，在很大程度上已經成為新的校園局域網平臺。所以，但凡與檔案業務有關的事項，點擊OA系統的相應管理部門的界面，就能直接與該部門接洽相應的檔案業務。大力推廣數字化信息化辦公手段，能夠大大節約實體耗材，能夠較好地實現信息共享，縮短信息流轉的時間，提高了效率，避免了傳統的人工催交檔案過程中可能出現的各種失誤。

二、館藏檔案數字化

檔案數字化是檔案現代化信息化管理的首要條件。所謂檔案數字化，就是以檔案信息資源建設為核心，以檔案網絡建設為平臺，以擴大檔案信息資源開發利用為目的，以檔案信息化人才隊伍為依托，以政策法規、標準規范、管理制度等為保障的信息化工作體系。簡單的說就是將館藏檔案通過數字技術手段轉換成電子檔案的形式。早在1996年，國家檔案局成立電子文件歸檔與電子檔案管理研究領導小組，并于1999年出臺了檔案管理領域的第一個國家標準《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》，并于2002年頒布了《電子文件歸檔與管理規范》。2003年，國家檔案局辦法的《電子公文歸檔管理暫行辦法》，明確規定了電子公文形成單位必須將具有永久和長期保存價值的電子公文，制成紙質公文與原電子公文的存儲載體一同歸檔，并使兩者建立互聯的“雙套制”模式。此后，又陸續頒發了《電子文件管理暫行辦法》《電子文件管理系統通用功能要求》等等一系列關于電子文件的規章制度，甚至對電子文件的數字化的具體過程也制定相應的辦法。所以，檔案數字化的過程，也是檔案重新整理的過程，在國家出臺一系列指導性文件的基礎上，嚴格按照國家規定的要求實施館藏檔案數字化，包括檔案實體的出庫（接收）、鑒定、掃描、歸檔、統計、掛接軟件、實體入庫等一系列的程序。傳統的館藏檔案，基本上是以紙質為主，伴以少量的磁帶、光盤、軟盤等為輔數字檔案。只有把經年積累的紙質檔案轉化為數字檔案，為今后的案卷檢索、全文檢索做好基礎準備。所以，檔案數字化，既是對實體檔案的保護，也方便了檔案的管理和服務利用。

三、整合系統的必要性

館藏檔案數字化，這只是數字化檔案管理的剛剛開始，后續增加的檔案必須要直接手機電子化檔案，即增量電子化。不管是館藏檔案數字化，還有增量檔案電子化，都符合了國家目前對檔案管理的要求，即國家鼓勵和支持檔案館和機關、團體、企業事業單位以及其他組織要推進傳統載體檔案數字化。明確規定電子檔案與傳統載體檔案具有同等效力。這就要求學校各部門所要歸檔的檔案要逐步過渡到電子化的形式移交檔案館。那么在大數據的網絡平臺，只有通過網絡傳輸實現這一過程才能實現利益最大化。目前我校比較常用辦公軟件----OA系統，就已經具備了自動化歸檔的功能。如何才能有效地把檔案管理軟件與OA系統——這一智能平臺進行銜接，讓檔案通過OA系統自動歸檔、檔案管理軟件具有鑒別、獲取的功能，讓檔案信息通過網絡找到各自的歸屬，讓檔案的管理方與利用方通過OA平臺實現網絡化、交互化、遠程化、異地化方向發展。所以，只有把OA自動化辦公系統與檔案管理軟件很好的銜接，才能方便收集、才能讓館藏的電子檔案通過OA系統實現價值。當今社會數字技術突飛猛進、管理手段日新月異的情況下，檔案利用者遠程利用檔案的技術日臻完備，與紙張辦公絕緣、徹底告別紙質化，讓檔案管理的一整套流程即收集、鑒定、整理、歸檔、銷毀等完全數字化、電子化。不僅節約了大量的人力物力，而且也達到檔案管理領域里的“綠色管理”、“高效管理”、“數字化管理”“共享管理”。

四、數字化途徑

（一）檔案數字化，這是最基本的前提條件，也是建設數字化、智慧化檔案館的起點。（1）館藏檔案數字化，有外包數字化公司或利用檔案館現有設備自己動手掃描。在數字化問題上，國家出臺各種具體的指導辦法，如《紙質檔案數字化規范》《檔案蟲霉防治一般規則》《紙質檔案真空密封包裝技術要求》等等一系列指導性規范，這些都非常適合高校檔案館數字化運作。高校的檔案記載著學校的辦學歷程，積累下數量浩繁的各類檔案，在館藏檔案數字化的過程中，任務艱巨。只有嚴格按照程序，有條不紊地進行，才能便于今后的科學管理和方便利用。（2）新進館檔案的必須要以電子化的為主形式，即接收紙質檔案和電子檔案同步進行。為達到這一點，就要求各職能部門對所要歸檔的檔案備份出紙質檔案和電子檔案，紙質檔案歸檔的同時，電子檔案通過OA 系統傳輸歸檔。檔案電子化管理后，將會極大地節約人力物力，也會為利用者提供方便。

（二）館藏檔案數字化后，為今后與OA系統對接成為可能。OA系統強大的功能為檔案的數字化管理提供了端口，與OA 端口對接后，通過OA系統可以進入檔案管理界面，反之亦然。再點擊相應的標題完成目標任務。這將徹底改變傳統的檔案收集模式，只要標記好各部門與檔案管理軟件對應的檔號，各部門產生的檔案就會自動歸入檔案館的類目中。所以，檔案館數字化建設的過程，也是檔案管理自我提高、自我革新的過程。也只有這樣，才能更加符合高校檔案館的職責和身份，也才能體現高校檔案館應有的地位和作用。

（三）安全防范措施同步跟進?？茖W技術的發展像一把雙刃劍，為檔案的現代化管理提供了極大的便利，但同時電子檔案也存在這極大的隱患。由于電子數據的可篡改性、可丟失性等特點，必須要加強安全防范，防范各種網絡攻擊和自身數據的失效、丟失。故網絡安全及其重要。所以，（1）根據電子檔案的特點，要定期升級檔案管理軟件，防止軟件因陳舊而啟動失效或數據丟失。特別是增設防火墻、以及專用的殺毒軟件。（2）設置訪問頁面的權限，校內師生的工號、學號、身份證號、手機號、人臉識別等相關驗證，只有身份符合條件，才被允許進一步登錄，并根據身份信息訪問相應的頁面和數據。（3）遠程訪問的人員身份驗證號、手機號等實名身份驗證。設置這一功能，是為廣大的離校畢業生而設置的，校友們離開母校工作在各自的崗位上，為方便其查閱在校時的檔案信息，提供相應的身份信息、驗證通過，就可遠程利用。這不僅為廣大的校友提供了方便查檔，同時也防止人為的惡意破壞。（4）訪問信息的留痕、統計設置和信譽度設置，為在此查檔提供記憶支持，該用戶可在以后查檔時省略部分環節，提升為信息度高用戶或者VIP用戶。（5）檔案數據的異地備份。檔案的備份制度，早在先秦時期就有了副本制度,《周禮·秋官·司寇》載：“凡邦之大盟約，涖其盟書，而登之于天府。大史、內史、司會及六官皆受其貳而藏之。”這種正本副本分開存放有益于對檔案的保護，如遇意外檔案損毀，還有備份可查。過去檔案的材質基本上是紙質的，由于災害或人為因素，檔案遭到丟失、失火等時有發生，所以檔案備份（檔案的副本制度）應運而生。自從數字技術應用以來，異地備份成為檔案管理的常識。數據檔案在某種意義上來說，是虛擬檔案，很容易在各種不確定因素下，造成數據丟失。而且，由于數字檔案的特點，很容易被篡改、和刪除。所以，異地備份是檔案管理者們首先要做到的。在大數據時代，既要充分發揮網絡帶給我們的方便，也要時刻警惕惡意行為，提高風險意識。在過去，不管是國內還是國外，各種信息遭到盜竊、篡改的事時有發生，例如著名的熊貓燒香病毒，曾經造成網絡系統癱瘓、數據丟失的重大損失。此外我們檔案管理者也有可能造成誤操作等現象。所以，我們在進行數字檔案管理時，要時刻提高警惕，對惡意篡改、丟失、誤操作等都要建立一個緩沖區，而且對館藏數字檔案要異地備份。為進入檔案管理系統的安全防范和追責提供了保障。

（四）檔案人才的儲備，掌握現代化數字技術的檔案管理人才是實現現代化檔案管理的重要條件。在傳統的檔案管理中，主要是手工管理為主，稱得上現代化的，只是單機版的電腦目錄級管理。達不到目錄檢索、更談不上全文檢索。而且知識結構不合理、大多年齡老化。面對目前檔案人員新老接替和新時期檔案館數字化建設中，我們要積極采取應對措施，相應國家大數據、互聯網、物聯網、數字化的號召，（1）采取階梯化、漸進方式解決人員新老交替的問題。即，老人老辦法，從手工操作走過來的“老人”，他（她）沒有學習新知識技能的動力，但是，他們有著多年從業經驗，是檔案館的寶貴財富。可安排他們從事力所能及的邊緣工作，等待退休；（2）次級人員，通過繼續教育、進修學習、自修成才等方式鼓勵、激勵他們盡快掌握管理數字檔案的技能。（3）新進人員，立志從事檔案工作的，必須要掌握現代化信息技術的專業人才，并能夠在短時間內利用OA系統和檔案管理系統以及基本的檔案管理知識。（4）提高檔案工作者的待遇，完善激勵機制。在職稱晉級、學習進修、勞保待遇、工作環境、儀器設備、資金投入等方面多加重視，使人們認識到檔案工作是高校管理的重要部分，是學校的窗口。只有這樣才能提高檔案工作者為校守史、為國治檔的自豪感。

所以，建設數字化檔案館是一個系統工程，是多種因素的有機整合。必須要有強大的信息技術作為基礎，即大數據、云計算、物聯網、局域網、OA辦公軟件、檔案管理軟件和掌握現代數字技術的檔案管理人才的有機結合。