事業單位檔案管理中信息化建設的問題及解決措施

袁昌平

（公主嶺市政府采購中心，吉林 公主嶺 136100）

隨著信息時代對社會以及經濟建設的影響，事業單位的改革也應該運用信息技術的特點提高事業單位的管理能力，對于事業單位的檔案管理工作來說，傳統的檔案管理已經明顯呈現管理的弱勢，為此事業單位需要促進檔案管理的信息化建設。結合事業單位的發展實際，總結檔案管理信息化的意義，并針對問題找到解決措施，完善檔案管理信息化的管理方案，將檔案管理的價值發揮到極致。

一、事業單位檔案管理信息化概述

（一）檔案管理信息化的內涵

事業單位的檔案管理信息化建設主要是對檔案室的紙質版檔案通過數字掃描的形式傳輸到電腦系統中，并通過檔案管理的軟件對紙質版檔案重新的歸檔管理，也就是將檔案數據傳輸到信息系統中的一種檔案管理方式。

事業單位的檔案信息化管理是符合新時代的發展要求，也是順應了事業單位的改革，為此檔案的信息化管理內容主要包括對數據的歸檔、檔案的交接、檔案的數字化管理等三個方面。檔案的信息化管理也需要循序漸進的開展，注重規范性和實用性的原則，還要注意檔案信息化的安全性。事業單位的檔案分類比較復雜，種類多，每個檔案的分類和保管都不一樣，增加了事業單位檔案信息化管理的難題[1]。

（二）檔案管理信息化的重要意義

首先，事業單位開展檔案的信息化管理可以規避傳統紙質版檔案的弊端，增加檔案保存的時間。傳統的檔案管理工作會受到環境的影響和限制，檔案很容易被損壞，而事業單位進行檔案管理信息化就是利用數字檔案，不僅節省了檔案管理的空間，提高檔案管理的質量和工作效率，也會增加檔案保存的時間，避免了檔案管理不當對檔案的損害。

其次，檔案管理信息化也提高了檔案管理查找和閱讀的效率。因為信息化的檔案管理是借助信息系統的優勢對事業單位的檔案進行管理，對比以前的檔案管理工作來說，使用者通過檢索很容易在復雜的檔案中找到需要的檔案數據，這樣節省了查找的時間，也不會出現檔案丟失的風險，所以對于事業單位的改革來說，檔案管理信息化起到推動的作用。

最后，事業單位檔案管理信息化為單位節省支出，縮減成本，便于合理的規劃資金的使用。因為傳統的檔案管理程序中，都是紙質版的檔案管理，這種方式不僅需要大量的紙張，也需要檔案盒、檔案柜，甚至還需要具備一定空間的檔案儲存室，這會增加事業單位的資金使用，同時在檔案歸檔的時候，稍有不慎，就會造成失誤，浪費大量的紙張和時間，為此這種方式的檔案管理需要一定的財政資金支持，而檔案管理的信息化就會規避這些問題，計算機的儲存空間很大，節約了紙張、檔案袋、檔案柜的費用，還減少了固定資產，縮減資金支出的基礎上提高了財務管理質量。

二、事業單位檔案管理中信息化建設的問題

（一）事業單位檔案信息化管理的配套設備不齊全

事業單位檔案信息化管理的配套設施是否完整決定檔案管理的信息化水平，但是目前由于事業單位的領導者對檔案管理中信息化建設的重要性理解存在片面性，為此對于檔案的信息化建設過程中硬件設備的投入資金少，導致檔案管理信息化的計算機、服務器、打印機等一些基本的設備不齊全，設備配備不到位，直接限制了檔案管理信息化工作的推進。對檔案信息化的基礎設備使用時間較長，對設備的維護、保養等工作不到位，這會大大縮短設備的使用時間，而且有些設備在損害了以后沒有及時的維修，會阻礙檔案的信息化管理工作。

（二）缺少完善的檔案信息化管理制度

事業單位檔案信息化管理也離不開相關的管理制度，有利于規范檔案的管理工作，但是事業單位檔案信息化管理工作缺少完善的管理制度。首先檔案信息化管理的工作目標不明確，對檔案信息化管理的工作內容沒有全面的理解，所以事業單位制定的制度也都是形式化的存在，制度的執行力弱，發揮不出應有的作用。其次，事業單位檔案信息化管理的組織架構不完整，工作責任和義務比較模糊，在開展檔案管理的時候常常出現檔案遺漏現象，監督工作因為沒有獨立性，也很難發揮作用，這導致對事業單位開展檔案信息化管理的時候無據可依[2]。

（三）檔案信息化管理專業的人才不足

事業單位的檔案管理信息化建設中的工作人員不足，主要是缺少專業性的檔案信息化管理工作人員，信息化與傳統的檔案管理之間存在很大的差異，對檔案管理人員的要求也更為嚴格，但事業單位對檔案信息化不重視，檔案工作人員的工作能力與信息化的檔案管理要求不匹配，對檔案信息化管理的工作了解不透徹，對信息系統的使用不熟練，而且由于檔案管理一直都是缺少競爭力的工作，所以工作人員長期在安逸環境下缺少工作斗志，思想態度不積極，為此在進行檔案信息化管理培訓的時候，主觀意識認為不重要，學習的狀態不佳。同時事業單位的激勵機制不完善，檔案信息化管理與績效考核不掛鉤，績效考核的指標評估存在不公正現象等，以上內容都會導致檔案管理人員的專業性欠缺，影響檔案信息化管理工作的質量。

（四）檔案信息化中信息系統存在安全隱患

事業單位的檔案種類分為一般檔案、機密檔案、秘密檔案和絕密檔案等，而且檔案的保管也是具有一定的工作年限，這種狀態下的檔案信息化管理過程中，一旦信息系統管理不嚴謹就會存在巨大的安全隱患，很多數據信息存在泄露的風險。事業單位內部的檔案管理人員的檔案安全意識淡薄，借閱檔案的時候管理不規范，檔案信息系統的權限設置不合理，很多人進入到系統內可以隨意地查看檔案，包括人事檔案等這種屬于個人隱私的秘密類檔案，這種情況下會讓很多數據被意外的泄露，不利于檔案的規范管理。信息系統自身也存在安全隱患，對信息系統沒有定期的維護和升級，還有一些系統的病毒不做及時的處理，再加上一些黑客的入侵等，都會存在發生信息流失的風險，這需要事業單位的檔案管理信息化工作引起重視，強化安全管理。

三、事業單位檔案管理中信息化建設問題的解決措施

（一）完善檔案信息化管理的配套設施

事業單位檔案管理信息化過程中要保證具備完善的基礎信息化的設備，如：計算機、顯示器，掃描儀、攝相機、打印機等等，以提高事業單位檔案管理信息化的水平。事業單位要注重強化對檔案管理信息化重要性的認識，通過宣傳，促進各部門工作人員都有意識的加入到檔案信息化管理工作中，營造良好的工作氛圍。事業單位對信息設備的管理要加大資金投入，注重選擇先進的設備，制定出設備的管理對策，包括設備的維護、保養、維修、使用年限等，確保事業單位檔案信息設備的穩定性，有利于通過完善的設備確保檔案管理信息系統的價值，也能保護好檔案的數據[3]。

（二）健全事業單位檔案信息化管理制度

事業單位針對檔案信息化管理工作的內容，并在分析檔案數據以后，結合現階段事業單位改革的現狀，健全檔案信息化管理制度。制度的內容包括需要有明確的檔案信息化管理工作目標，還要完善檔案信息化管理的組織架構，確保相關工作人員的工作責任和義務清晰，也有利于對人員的管理。同時還要明確檔案信息化管理的工作流程，流程設定要細致，其中有檔案的收集原則、檔案的內容、檔案的保管年限、檔案的分類、檔案的銷毀等等。還要發揮監督的作用，保證監督工作的獨立性，在檔案信息化管理制度具體落實的時候可以通過監督發現不合規的現象，保證檔案信息化的完整性、真實性。

（三）培養專業的檔案信息化管理人才

事業單位的檔案管理也需要培養專業的人才，以便提高檔案信息化管理的質量和效率。事業單位要對現有的工作人員開展學習培訓，制定詳細的學習和培訓計劃，將檔案管理、信息系統的使用、工作意識的提升、創新性的培養、工作狀態的調整等都納入到學習培訓中，為事業單位培養復合型的檔案管理信息化的人才提供助力，而且學習和培訓的計劃要做動態 的管理，要隨著事業單位職能的轉變不斷地調整，以便適應事業單位的改革。而且在人才的招錄方面也要注重專業性，招錄進來以后，利用激勵機制，將檔案信息化管理納入到績效考核中，這樣不僅提升了工作人員的重視度，也調動員工工作的積極性，但是要保證績效考核指標公平、公正，才能有效地發揮作用。事業單位還可以采取新帶老的方式，改變現存的工作現狀，增加工作人員的凝聚力，不斷滿足檔案管理信息化建設的要求。

（四）提升檔案管理信息化的安全意識，消除安全隱患

事業單位檔案管理信息化的安全管理也非常重要，為了進一步規范檔案的使用和管理工作，提高信息安全性，事業單位首先要強化安全意識，提高檔案管理人員、借閱人員的安全意識，事業單位的管理者帶頭重視檔案的安全管理工作，確保在檔案的管理和使用環節不出現問題。事業單位的檔案管理信息化要使用專門的涉密電腦，還要設定好檔案的使用權限，還要對檔案規范的分類，以保證屬于秘密類的檔案可以得到有效的保護。事業單位要提升檔案的風險意識，制定好安全風險的防范對策，引進高新信息安全技術，提高檔案信息系統的安全性，還要加大資金的投入，定期對檔案信息系統進行維護和管理，查殺病毒，以保證信息系統的網絡安全。

結束語

事業單位檔案管理信息化建設是符合新時代的發展要求，也有利于促進事業單位的改革，提高事業單位整體的發展水平。雖然事業單位檔案信息化管理過程存在問題，需要結合事業單位的實際情況，分析好檔案管理的目標和工作要求，完善檔案信息化管理的制度，并培養專業的檔案信息化管理人才，解決檔案信息化管理過程的問題，為事業單位的檔案管理信息化水平的提升提供助力。