優(yōu)化文物藏品檔案管理對博物館工作的重要性

李默

（吉林省吉林市博物館，吉林 吉林 132000）

引言：從夏朝誕生到新中國成立，歷經(jīng)14 朝，共56 個民族，其文化、精神各有不同。隨著我國民眾思想水平的不斷轉(zhuǎn)變，博物館不僅起到保存文物的作用，同時也具有弘揚(yáng)傳統(tǒng)文化、提高民族凝聚力的作用。但是，目前，我國部分博物館在進(jìn)行文物藏品檔案管理工作時，仍然存在很多問題，導(dǎo)致檔案管理沒有發(fā)揮真正作用。

一、文物藏品檔案管理重要性

（一）有利于文化傳播

文物藏品檔案，就是文物的“身份證”，要將名稱、歷史、發(fā)現(xiàn)時間、制造時間等信息準(zhǔn)確記錄，對于博物館，甚至是國家文化發(fā)展來說，都具有重要作用。當(dāng)人們進(jìn)入到博物館后，在觀察文物與閱讀文字時，能夠體會到朝代的特點(diǎn)，幫助民眾了解文化知識，強(qiáng)化民族精神。

（二）有利于文物保護(hù)

雖然我國有上千年的發(fā)展歷史，但由于歷史戰(zhàn)爭原因，導(dǎo)致部分文物處于流失狀態(tài)，例如銅像、圓明園文物、青銅器等。文物檔案管理，能將文物信息準(zhǔn)確記錄在冊，當(dāng)文物出現(xiàn)在海外時，可根據(jù)檔案，以及相關(guān)法律流程，開展追回工作，同時，檔案的建立，也避免了國內(nèi)文物流失現(xiàn)象出現(xiàn)。

（三）有利于鑒定文物真?zhèn)?/h3>

博物館不僅具有展覽與保護(hù)作用，同時，還能對教育、制造、學(xué)術(shù)研究等方面提供幫助。但是，為了提高自身生活水平，有些人會仿造文物，給社會帶來了極大影響[1]。文物檔案的出現(xiàn)，有效地減少了此類現(xiàn)象發(fā)生，只要是出土文物，無論價值高低，都會被準(zhǔn)確記錄，給仿造人員帶來了足夠打擊。

二、目前文物藏品檔案管理中存在的問題

（一）管理不到位

我國部分博物館在進(jìn)行文物藏品檔案管理時，還采用傳統(tǒng)模式，但是，隨著文物數(shù)量的增加，所需要的工作人員數(shù)量將越來越多，不僅會增加成本投入，也會受到其他干擾因素影響，導(dǎo)致工作效率低下，無法適應(yīng)社會需求。而且，在管理過程中，也沒有使用先進(jìn)技術(shù)，不能有效的開展管理工作。

（二）管理機(jī)制不健全

在我國，大部分博物館都由當(dāng)?shù)卣k理，不屬于盈利組織，但部分博物館管理人員既不是管理專業(yè)，也不是文物保護(hù)人員，無法針對現(xiàn)實(shí)情況制定出有效的管理方案。同時，有很多中、小型博物館，受到藏品數(shù)量，以及藏品價值等因素影響，檔案管理沒有得到較高重視，不能有效管理檔案。

（三）硬件設(shè)備水平低

根據(jù)目前社會情況來看，有很多博物館都沒有意識到藏品檔案管理的重要性，相對應(yīng)的設(shè)備引進(jìn)不足，資金投入較少，導(dǎo)致管理工作質(zhì)量不高，形成了惡性循環(huán)。例如，有些博物館為了擴(kuò)大展覽面積，會將檔案室設(shè)立在樓頂或地下室，再加上資金投入不足，導(dǎo)致檔案受潮、破損，嚴(yán)重阻礙了檔案管理工作。

（四）檔案利用率較低

隨著社會科技水平的進(jìn)步，部分博物館都建設(shè)了官方網(wǎng)站，但是，仍然有一部分博物館還沿用著傳統(tǒng)經(jīng)營方式，無法將文物檔案展示給大眾[2]。還有些博物館在建設(shè)官方網(wǎng)站時，提供的場地信息、文物信息較少，沒有成功激起大眾點(diǎn)擊興趣，會直接影響參觀人數(shù)。

三、提高博物館文物藏品檔案管理水平的措施

（一）加強(qiáng)檔案管理

一方面，要設(shè)置檔案室。由于我國文物數(shù)量逐漸上升，檔案數(shù)量也隨之增加，為了更好的保存檔案，應(yīng)建立檔案儲存室。若博物館為多層建筑，應(yīng)將檔案室建立在中間樓層，但不可使用明確指示牌，降低檔案室特殊性，而且要在樓層內(nèi)放置一定數(shù)量的展覽品，供人們觀賞，這樣做能使人們認(rèn)為本樓層與其他樓層相同，避免失竊等意外情況出現(xiàn)。而且，要設(shè)置專業(yè)庫房管理人員，管理人員穿著應(yīng)與各樓層內(nèi)維持秩序人員相同，但其工作要求側(cè)重于庫房管理，禁止無關(guān)人員隨意出入。在招聘此類人員時，要通過正規(guī)渠道，招聘可長期從業(yè)人員，避免重要資料外泄。另一方面，有些大型博物館知名度較高，參觀人數(shù)較多，會開放臨時工作崗位。值得注意的是，臨時員工上崗之前，管理階層要全面考察其個人素質(zhì)，并要求其掌握文物管理基礎(chǔ)知識，同時，樹立防火、防盜等安全意識。

（二）制定管理機(jī)制

首先，文物藏品不僅具有較高經(jīng)濟(jì)價值，更重要的是具有文化價值，是我國歷史成就的體現(xiàn)。為了使文物發(fā)揮出真正價值，在進(jìn)行檔案制作時，要將來源、制造、歷史等信息詳細(xì)整理，并準(zhǔn)確記錄，確保后續(xù)檔案管理工作能夠正常開展，同時為文物展覽提供資料。其次，要創(chuàng)新現(xiàn)有檔案管理方式，提高管理工作的科學(xué)性、有效性。由于博物館展覽文物較為珍貴，所以，為了做到正確、統(tǒng)一、快速管理，工作人員有義務(wù)將文物檔案進(jìn)行整理，在整理過程中，要嚴(yán)格遵守相關(guān)規(guī)定，禁止將紙質(zhì)檔案存放在陽光直射地點(diǎn)，確保存放環(huán)境干燥、整潔，保證檔案信息完整。而且，工作人員要做好分類工作，將不同文物檔案按照級別進(jìn)行分類，并標(biāo)清序號，增強(qiáng)管理工作秩序。最后，落實(shí)細(xì)致化管理措施，隨時監(jiān)控文物情況，若文物位置、狀態(tài)等發(fā)生改變，要及時告知管理人員，并進(jìn)行檔案修改。

（三）強(qiáng)化硬件設(shè)備

目前，我國部分博物館還沒有將檔案管理重視起來，其配套設(shè)施建設(shè)不完整，導(dǎo)致檔案出現(xiàn)不同程度受損，為博物館帶來了一定影響。為了更好地進(jìn)行檔案管理工作，推動博物館進(jìn)一步發(fā)展，要進(jìn)行基礎(chǔ)配套設(shè)施建設(shè)。通常來說，就算是使用數(shù)字化技術(shù)，也不能完全代替紙質(zhì)檔案，數(shù)字化技術(shù)是互聯(lián)網(wǎng)高度發(fā)展而產(chǎn)生的一種數(shù)據(jù)整理技術(shù)，但由于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境具有不穩(wěn)定性的特點(diǎn)。因此，使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案整理時，也要適當(dāng)留存一部分重要紙質(zhì)材料，這就需要博物館加強(qiáng)外部硬件設(shè)備建設(shè)，為檔案提供良好存放條件。一方面，要加強(qiáng)環(huán)境控制，紙質(zhì)品在保存過程中，要防止霉變、受潮、折損、污染、蟲蛀、火災(zāi)、褪色等現(xiàn)象，可將檔案存放于密閉透明薄膜袋中，避免陽光直射，保證檔案室具有良好通風(fēng)，空氣濕度控制在50%左右，溫度不可過高，控制在17℃-20℃之間。另一方面，強(qiáng)化人為控制，可在博物館內(nèi)鋪設(shè)地暖，設(shè)置煙霧傳感器與自動滅火系統(tǒng)，按照相關(guān)規(guī)定建設(shè)消防栓，放置滅火器。

（四）開發(fā)文物新用途

文物藏品的有效利用，可為學(xué)術(shù)研究、工藝制造、考古發(fā)掘等工作，提供現(xiàn)實(shí)參考材料[3]。隨著科技手段不斷發(fā)展，文物利用程度越來越高，檔案管理可及時記錄文物變化情況，為研究提供數(shù)據(jù)參考，有助于快速取得研發(fā)成果。目前，文物藏品已經(jīng)被閱讀、展覽、咨詢等行業(yè)廣泛利用，所以，管理人員要學(xué)習(xí)先進(jìn)技術(shù)，制定科學(xué)管理方案，進(jìn)一步提高文物利用效果，充分發(fā)揮史料作用。也就是為人們提供相對應(yīng)的歷史資料，在這里可分成三個方面，第一，證史，也就是通過文物自身，證明此段歷史的真實(shí)性；第二，正史，受到研究成果影響，歷史學(xué)家無法確定某一地區(qū)，或某一風(fēng)俗的真實(shí)性，影響最終觀點(diǎn)，而文物的出現(xiàn)，能證實(shí)或否認(rèn)此觀點(diǎn)；第三，補(bǔ)史，也就是對歷史資料進(jìn)行補(bǔ)充，豐富歷史內(nèi)容。例如，可使用動畫效果，還原制作過程、發(fā)現(xiàn)過程等，利用投影設(shè)備，將動畫投射在文物周圍，通過增強(qiáng)視覺效果，使人們能更深入的理解傳統(tǒng)文化。

四、其他措施

（一）提高管理人員素養(yǎng)

思想引導(dǎo)行為出現(xiàn)，在博物館文物藏品檔案管理工作中，如果想要提高工作質(zhì)量，就需要制定出科學(xué)的管理方案，因此，必須要全方面提高管理人員素養(yǎng)。一方面，提升管理質(zhì)量，博物館中的文物年代較為久遠(yuǎn)，為了更好地發(fā)揮文物作用，就需要進(jìn)行細(xì)致的檔案建設(shè)。所以，要開展全方面的資料收集工作，信息收集完成后，應(yīng)進(jìn)行分類整理，仔細(xì)辨別其中內(nèi)容，在保證資料準(zhǔn)確程度的基礎(chǔ)上，提高質(zhì)量與完整程度。另一方面，加強(qiáng)培訓(xùn)力度。管理人員的日常工作能力與態(tài)度，都會對工作質(zhì)量造成影響，因此，管理人員要積極學(xué)習(xí)相關(guān)管理知識，不斷充實(shí)自身，博物館管理人員也可為檔案管理人員提供學(xué)習(xí)資料，拓寬知識面。除此之外，要進(jìn)行安全操作訓(xùn)練，提高管理人員防范意識，減少事故出現(xiàn)，一旦發(fā)生嚴(yán)重事故，也能做到及時處理，減少博物館損失。

（二）充分利用信息技術(shù)

一方面，要進(jìn)行充足的前期準(zhǔn)備，分析信息技術(shù)的使用方式以及適用范圍，而且要將檔案數(shù)量、類型、年份等進(jìn)行整理，為后續(xù)工作開展奠定基礎(chǔ)。各項(xiàng)資料整理完成后，要按照相關(guān)工作規(guī)范，制定科學(xué)的信息系統(tǒng)建設(shè)方案，并展開建設(shè)工作。由于數(shù)字化系統(tǒng)可同時處理多項(xiàng)數(shù)據(jù)，工作量較大，技術(shù)需求較高，所以，博物館應(yīng)加大資金投入力度，為系統(tǒng)設(shè)置獨(dú)立辦公空間，分配專業(yè)操作人員。另一方面，建立云計(jì)算系統(tǒng)。云計(jì)算技術(shù)是通過網(wǎng)絡(luò)，將巨大的數(shù)據(jù)分成小部分，并進(jìn)行相應(yīng)處理的技術(shù)，在檔案管理中使用此項(xiàng)技術(shù)，可減少人力資源工作量。在實(shí)際建設(shè)過程中，要設(shè)置一臺計(jì)算機(jī)作為儲存主機(jī)，將信息系統(tǒng)與計(jì)算系統(tǒng)相連接，實(shí)現(xiàn)信息快速整理。除此之外，可充分利用互聯(lián)網(wǎng)的開放性特點(diǎn)，同時構(gòu)建博物館網(wǎng)上查詢平臺，大眾可通過查詢方式，獲取共享資源。

（三）增強(qiáng)安全防范意識

一方面，要確保文物安全。存放在博物館中的文物都較為珍貴，價值不可估量，因此，要開展精細(xì)化管理方式，文物存放在指定位置后，除特殊情況外，不可隨意變換位置；而且，有些文物制造年代久遠(yuǎn)，對于環(huán)境要求較高，工作人員在進(jìn)行儲存時，要詳細(xì)了解文物性質(zhì)、材料，以及特殊需求，避免出現(xiàn)人為損壞。另一方面，要確保網(wǎng)絡(luò)安全。信息技術(shù)的應(yīng)用，為文物藏品檔案管理提供了便利，在新媒體技術(shù)影響下，信息獲取與傳播方式也發(fā)生改變，檔案管理工作，受此種環(huán)境影響，無論是效率還是質(zhì)量，都取得了重大進(jìn)展，但是，安全隱患也隨之增加。信息系統(tǒng)建設(shè)完成后，為了避免病毒入侵，一定要在計(jì)算機(jī)中安裝同步防護(hù)軟件，提高系統(tǒng)安全性，避免內(nèi)部資料流失。在進(jìn)行實(shí)際操作時，管理人員要嚴(yán)格按照規(guī)章制度進(jìn)行，提高防范意識。另外，信息傳輸與儲存都依靠網(wǎng)絡(luò)完成，此過程最容易受到環(huán)境影響，所以，應(yīng)聘請專業(yè)人員為計(jì)算機(jī)建設(shè)防火墻，只有確保雙方網(wǎng)絡(luò)均安全后，才可開始信息傳輸[4]。可在區(qū)域網(wǎng)絡(luò)內(nèi)設(shè)置兩臺或以上計(jì)算機(jī)，其中一臺作為主機(jī)，具備云計(jì)算系統(tǒng)，其他計(jì)算機(jī)作為輔助機(jī)器，信息通過系統(tǒng)傳輸?shù)街鳈C(jī)中后，利用云計(jì)算技術(shù)，可將主要信息與次要信息平均分開，并傳輸?shù)桨ㄖ鳈C(jī)的各個計(jì)算機(jī)儲存系統(tǒng)中，增強(qiáng)信息安全性。

（四）大力引進(jìn)優(yōu)秀人才

文物藏品檔案管理，是博物館發(fā)揮作用的基礎(chǔ)，尤其是在文物變動方面，綜合素質(zhì)較高的管理人員，能夠快速、高效地完成規(guī)定作業(yè)，所以，博物館管理人員，要正確認(rèn)識到人才的重要性，大力開展人才引進(jìn)工作。一方面，可面向社會進(jìn)行招聘。在建設(shè)博物館官方網(wǎng)站時，要將場館信息與文物信息同時進(jìn)行傳輸，合理規(guī)劃網(wǎng)頁布局，從而吸引大眾點(diǎn)擊。當(dāng)官方網(wǎng)站點(diǎn)擊率較高時，可發(fā)布招聘信息，值得注意的是，新員工入職前，要仔細(xì)調(diào)查其社會背景，全面分析工作能力。另一方面，與高校建立聯(lián)系。博物館高層人員，可針對高校內(nèi)管理、歷史、考古、文物鑒定與修復(fù)等專業(yè)展開校內(nèi)招聘，博物館可為學(xué)生提供實(shí)習(xí)場地，作為交換條件，學(xué)校要推薦學(xué)生進(jìn)入博物館工作。

結(jié)論：文物藏品檔案管理對于博物館后續(xù)發(fā)展有著重要影響，但此項(xiàng)工作往往最容易受到忽視。為了促進(jìn)博物館進(jìn)一步發(fā)展，檔案管理人員要不斷充實(shí)自我，提高自身能力，博物館管理人員要積極引進(jìn)信息技術(shù)，創(chuàng)新檔案管理方式，在提高管理質(zhì)量的同時，增強(qiáng)博物館社會地位。