試論制約干部人事檔案工作發展的因素與對策

周輝

（淄博市中心血站，山東淄博 255033）

隨著時間的遷移和社會的發展，檔案工作也成為社會的重要部分，若檔案管理人員的工作方式仍然使用傳統模式，跟不上時代的步伐，注定會面臨淘汰，從而影響檔案工作的發展與進步，所以說在當今社會，檔案管理工作水平的高低也成為大家相對看重的一部分。也正是由于人事工作改革步伐的不斷加大，與之相對應的問題和缺失都有所顯現，致使最基本的工作要求被提出，人事檔案管理工作的內容獲得了延伸，不斷展現出具體化且明確化的特點。為從根本上適應我國趨勢發展特點，強化社會檔案管理能力，需要注重干部人事檔案工作的創新性研究，根據實際社會發展形勢，積極的做出調整，不斷優化干部人事檔案管理模式，確保干部人事檔案工作的效率得以顯著提升。

1.開展干部人事檔案工作的重要性

1.1 有利于簡化信息統計過程

干部人事檔案管理工作內容中，最為核心的組成就是重視相關資料的整理和分類，不僅有利于簡化干部人事資料的信息統計過程，還能夠從根本上有效的提升檔案整理速度，為檔案資料工作開展帶來極大的便利。依據干部人事檔案資料的信息內容，要求具體的統計整理過程，秉持真實性的工作原則，更好的完成相關準備工作。一般情況下，初期的數據信息收集過程中，與相關部門建立聯系，共同開展初始信息資料的整理，依據相關管理規則，進行匯總，確保干部人事資料可以被妥善保存。當然，還應當按照初始信息的整理特征，建立相對應的檔案資料臺賬，能夠更加便捷的完成干部人事資料信息歸類。通過建立臺賬的方式，要求干部人事資料的保存路徑是依據時間為順序，確保檔案內全部資料的完整性，事無巨細的記錄全部人事資料，以便于后續的資料查閱與檢索。當然，需要標注干部人事資料的整理時間，再查閱后也要記錄相應的日期，從而更好地完善干部人事資料檔案的存儲管理工作，顯著簡化檔案資料的信息統計過程，增強資料保管的便捷性[1]。

1.2 凸顯出檔案管理的信息化

隨著整體環境進一步發展，經濟能力有所增強，整體經濟水平也有所提升，為信息化時代的發展提供了動力支持，特別是網絡全球化的信息發展狀態下，諸多現代化技術獲取了實質應用。當然，對于干部人事檔案管理工作開展也不例外，相應地使用到電子信息技術，突出檔案整理的現代化，更加高效率的完成干部人事檔案資料信息匯總。由于在干部人事檔案工作中，增添了必要的信息化特征，并由此為基準，促使干部人事檔案資料管理進入全新的發展趨勢中，優先展示檔案整理檢索的數字化特點，逐步推進干部人事檔案管理工作的數字化建設進程。結合宏觀整體檔案資料管理工作的信息化水準，明確干部人事檔案的信息化建設目標，逐步拓寬信息管理范圍，凸顯出全國范圍的信息體系建設能力，予以更加寬泛性質的管理便利，促使干部人事檔案工作可以科學的開展，高效的完成相關資料查詢檢索的目標。檔案管理工作中比較基礎性的管理內容就是將資料進行分類，完成匯總并裝訂成冊，為之后的技術加工和數據檢索提供便利，更加深入且全面的推動我國干部人事檔案工作開展，表現出較強的長遠性。

2.干部人事檔案工作存在的限制要點

2.1 尚不能產生清晰的工作認知

結合不同工作單位中的人事工作類型，檔案資料的管理工作是重要工作內容，占據著不可替代的工作地位，有利于單位現有人員的人事調配過程，能夠在人才招聘方面表現出效用價值。從當前很多單位的人事工作來看，并沒有提升對人事檔案管理工作的認知，實際工作重視程度也較低，并不能凸顯出人事檔案的積極作用，從而不利于該工作為單位創造相應的效益。由于對人事檔案存在片面的認知，認為其并不能直接影響單位的發展壯大，所以對其有所忽視，致使在實際的資金投入和資源分配上都有所保留。除此之外，單位并不能保障人事檔案工作制度的全面性，從本質規則上對干部人事檔案管理有所限制，容易出現很多問題，且不能得到合理解決，最終將阻礙干部人事檔案管理，單位規模難以擴張，人才引進計劃也不能實現[2]。

2.2 具體檔案整理流程比較繁瑣

由于干部人事檔案本身特點就是動態變化的，所以，需要經常性地進行數據更新，重新記錄最新的信息內容，

從而確保干部的工作狀態可以真實的反饋，相關學習狀況也能有所標注。具體干部人事檔案資料工作開展，需要關注數據記錄過程以及后續的整理階段，干部在本單位中全部的學習，經常參與的工作互動都應當全面的在檔案資料中予以呈現，確保信息匯總的清晰和明了，干部資料整理過程十分細致和繁瑣，很多細節性內容都應當被完整的記錄其中。當然，干部也需要參與年度考核，相關考核情況也應該有所標注，另外還包括干部全部的受教育情況，是否能夠進行優秀先進評選，資質獎勵是否提升等內容，都需要參考人事檔案資料。我國統一頒布的干部人事檔案管理準則中，明確規定了需要記錄在檔案中的材料類型，限制相應的記錄期限，并且在年內完成整理和裝訂工作。按照干部人事檔案的分類標準，持續性的完成匯總，予以信息補充，工作內容十分細碎，需要投入更多的關注。

3.規避人事檔案工作局限性的具體做法

3.1 專注于工作水平提升，增強人事檔案關注度

每一份工作開展都需要予以重點關注，在順應宏觀趨勢發展的過程中，更好地抓住機遇，不斷拓寬未來發展的工作空間。對于干部人事檔案工作來說也不例外，要求相關人員對工作有清醒的認知，肯定工作價值，對未來工作開展表現出較強的持續性，更加貼切的開展工作活動，才能更好地提升干部人事檔案管理工作水平，得到領導的肯定。相關工作人員需具備全面的工作意識，強化自身思想觀念，兢兢業業地工作，謹小慎微的關注工作內容，從細節處的工作為基準，秉持以完成本職工作為基本原則，重視領導下發的各項任務，精準地完成干部人事檔案整理，客觀性的依據工作指引，辯證的統計干部人事檔案，重視干部人事檔案管理，選擇適宜的工作方式，以實際行動顯著提升自身工作效率。具體而言，進一步加大人事檔案關注度，讓領導認識到人事檔案管理的重要性，有的單位并不是管理工作者的疏忽，而是一些領導的疏忽，導致引發諸多問題，所以領導的重視才會引起下屬管理工作者的重視。可以定期將人事檔案管理工作內容予以匯報，分辨工作中的利害關系，讓領導認識到位，確保工作任務得以落實。還有就是關注自身工作指引，對于工作職責予以明確，提高自身的思想認識，專注于檔案工作水平，更好地提高干部人事檔案管理的工作質量。當出現相關問題時，能夠高效地應用自身能力進行問題分析，探究整體出最合理的解決方案，簡化干部人事檔案管理工作流程。

3.2 合理劃分管理責任，提升歸檔模式的科學性

專注于提升檔案管理工作效率，強化檔案管理質量效果，需要預先對人事檔案管理工作職能予以劃分。隨著社會水平的持續進步，電子信息技術獲得空前發展，要求檔案資料存儲過程可以充分應用計算機技術，優化干部人事檔案中分門別類的工作內容，落實好相應的檔案管理目標。對于不同檔案資料的本質特征予以標注，設定分類的標準，細節性的完成干部人事檔案加工，提升工作完成度。在管理干部人事檔案資料時，需要充分注重管理工作的標準化要求，相關部門要嚴格按照標準開展相關工作。根據檔案管理意見的具體內容，重點規劃檔案管理工作的機制，明確主要責任人，劃定資料的整理分類范圍，確保整理方法使用的科學性。同時要求主管部門承擔人事檔案工作的全部責任，在日常管理工作開展時，重點關注檔案資料的管理，合理的評估人事檔案資料整理過程，確保人事資料可以妥善保管，實現高水準的監督管理。秉持科學的干部人事檔案管理原則，明確工作人員的崗位職責，更好地優化文件材料管理流程，更高效的完成人事檔案工作[3]。

3.3 嚴控檔案出借回收，防范資料丟失現象

對于干部人事檔案工作，具體的工作內容除關注信息登記和整理外，在對外出借以及回收時，應當保證手續和流程的規范化，進一步完善人事檔案的流轉過程，表現出較強的工作價值。假設資料在外借時，沒有按照正規流程辦理相關手續，或是在資料回收環節忽視了及時性，都會對干部人事檔案工作產生限制。如果遇到檔案資料出借回收相關人員工作調動，或是多種特殊情況的影響下，資料就不能清晰明了的交接，很有可能造成工作失誤，丟失了很多重要資料文件。上述情形發生的可能性很高，種種原因使得檔案管理工作效果較差，工作失職并不能歸結于一人，但是會造成很嚴重的后果。所以，必須充分注重檔案資料的完整性要求，維護干部人事檔案的安全性。在對外出借資料或是進行檔案回收時，嚴格控制工作流程，防止資料出現損壞，有效地降低各類特殊情況出現的可能。如果必須進行流轉傳遞的資料信息，管理者需要明確檔案應用的注意事項，不能隨意進行資料修改和剪裁，保障資料的完整性。要求管理者嚴格控制人事檔案回收的查驗工作，防止使用者惡意使用檔案資料。

3.4 加強檔案技術利用，創新檔案管理方式

專注于提升干部人事檔案管理工作的科學性，需要選擇先進的檔案管理方式，實現檔案管理技術的創新性應用。通過轉變傳統的檔案管理方式，凸顯出現代化的特征，增強檔案管理手段的科學性。具體而言，傳統的檔案管理采用的方式多為紙質版存儲，現階段，電子技術的蓬勃發展，電子檔案存儲管理方式被廣泛應用，獲得了更多的認可，查詢工作也進行了優化升級，展現出網絡互通的特性。由此，應當正確的對待科學技術在檔案管理工作方面的應用，滲透性的凸顯信息化管理過程，確保數字技術的科學應用，保障人事檔案系統的合理化搭建。干部人事檔案工作人員的業務水平將限制最終工作效果，更好地提升人員對檔案工作的思想認知，展現高水準的業務素質，盡可能地簡化工作流程，促使目標得以高質量完成。首先，專注于崗位職責教育，進一步提升相關人員的工作能力。隨著人事檔案管理表現出現代化的特點，促使人事檔案資料內容是實時更新的，相關類型更加多樣，保存的載體也很多，要求管理人員進行工作模式創新，彰顯職業素養的同時，表現出工作能力的多樣化。同時相關人員應具備現代化的管理能力，更好地應用檔案信息管理方式，使其能夠知曉維護檔案信息安全的重要性，提高服務質量，更好地保護檔案資料的安全和完整。

3.5 制定檔案工作制度，提高整體思想認知

應當建立檔案工作制度層面的合理認知，專注于干部人事檔案工作的完整性、工作要求和工作內容。一個好的獎懲制度會影響到工作者的積極性，從而使檔案管理人員更加主動去學習各項業務知識，提高自身業務技能，愿意以積極且飽滿的態度，參加工作培訓等活動，從根本上強化了干部人事資料工作熱情，有利于簡化具體的工作流程，更加順暢且便捷地完成干部人事檔案記錄整理工作。其次，加強業務培訓，從具體的工作實踐過程為基準，將干部人事檔案工作設定為核心，應用專業的理論，結合具體的實際方法，不斷優化檔案工作過程，滲透干部人事檔案工作制度的指引效用。要求相關人員對自身工作經驗予以探究，合理地完成實踐操作，兩者間建立聯系，更好的學習業務知識，突出人事檔案工作優勢。最后，還需要落實好獎懲制度建立，細化考核體系的設定標準，重點關注檔案工作的整理效果，要求相關人員對此形成清晰的認知。當然，不能忽視干部人事檔案工作的宣傳教育活動，依據相關規定形成科學的檔案工作認知，知曉自身工作職責、增加自覺性、做到賞罰分明，確保檔案信息收集過程的規范化，提升檔案資料的完整程度。

4.總結

干部人事檔案工作開展期限較長、系統性特點明顯，要求數據信息的記錄整理都是動態性的，需要結合宏觀發展狀態，更好地應用現代化策略方式，進行全方位的改進和效用加強。當然，需要強化人事工作特點，形成良好且標準的管理體系，制定完整的管理制度，持續性地發揮檔案工作效益。干部人事檔案管理工作從本質上歸屬于人事工作的具體內容，相互之間的聯系十分密切，不僅僅是單一的所屬關系，還存在著相互促進的積極效用，應當予以重點關注。由此，能否全面地探究干部人事檔案工作，知曉限制其發展的相關因素，總結現階段人事工作存在的局限性，加深對相關弊端和缺失的了解，進一步制定出適宜的策略，以便于表現出管理效益，逐步提升干部人事檔案工作發展的速率。充分借助宏觀環境特征，加快人事檔案工作建設的信息化，確保干部人事檔案工作朝著更加科學且規范的方向運行。