談大數據時代檔案管理模式的變革

張懿寧

（齊齊哈爾市信用信息和營商環境監督舉報中心，黑龍江 齊齊哈爾 161000）

隨著大數據時代的到來，檔案管理工作面臨新的挑戰和機遇，檔案數字化、檔案信息化已成為檔案管理工作發展的必由之路。大數據環境對檔案管理工作提出了更高的要求，需要打破傳統檔案管理的局限性，不斷創新，更好地應用大數據技術，切實提升檔案管理利用的現代化水平，促進檔案事業的進一步發展。

一、大數據的含義

1980年，美國著名未來學家阿爾文·托夫勒正式提出“大數據”一詞，標志著大數據學科的誕生。大約在2009年之后，互聯網信息技術行業流行起大數據的說法。大數據的具體含義目前學術界沒有十分確切的界定。國際數據公司（IDC）將大數據定義為：通過高速捕捉、發現或分析，從大量數據中獲取價值的一種新型技術架構。眾多關于大數據的定義都有一個共同點，即大數據不但有大容量，更重要的是其利用大數據價值帶來的收獲紅利，從而推動自身相關大數據產業的蓬勃發展[1]。

二、檔案工作內容轉型

隨著科學技術不斷發展，大數據技術得到廣泛應用。大多數單位的檔案部門會推出編研產品，但目前的大多數編研產品只是對信息進行了整合，缺乏影響力。在大數據時代，我們需要從整體角度出發，讓每一位檔案管理人員都能認識到編研產品的重要性，并且還要進一步提高單位內部的影響力。另外，要嚴格按照不同的需求，針對性提供不同形式的編研產品，編研產品應多元化地滿足不同需求，在當前大數據時代，編研產品的表現形式具有多樣性，可以通過微信公眾號、微博等眾多形式做好檔案資源的開發。在充分發揮出傳播功能的同時，能有效提升單位檔案部門的針對性以及影響力。單位的檔案工作還需要實現從管理文件向管理數據進行轉型，據了解，有很多單位檔案管理方面存在問題，比如數據管理過于分散、沒有實現統一歸檔，如果不及時處理解決，則會導致眾多具有價值的數據逐漸被淹沒，在此背景下，單位檔案管理部門要充分發揮自己的職能，尤其要考慮在介入文件形成的過程以及數據管理的流程實現檔案管理，要從管文件向管數據方向進行轉變，制定完善的規章制度，做好數據的收集、歸納與整理[2]。

三、檔案信息建設過程中存在的問題

（一）檔案人員素質不高

在檔案管理工作中，部分有多年工作經驗的老檔案人員對檔案管理的知識、保管方法、專業理論較為了解，但其對新事物的接收能力有限，無法完全掌握大數據時代條件下電子文件的歸檔保管、使用利用方法，對云端存儲等新技術比較陌生。而許多新上崗的檔案人員對新技術、新方法較為熟悉，但對檔案管理方面的專業理論知識研習不夠，對檔案工作的管理實踐知之甚少，這就造成了技術型和傳統型兩極化嚴重的人員結構。

（二）安全意識薄弱

一些基層單位表現得尤為明顯，他們認為檔案在安全方面是不會出現什么重大事故的，因此，吝于對此花過多的時間和精力，對安全工作不屑一顧。無論是在工作計劃還是工作總結中，很少提及甚至不提及檔案安全方面的內容，而只熱衷于檔案的數字化、信息化、建設數字檔案館之類的工作。少數單位只顧及檔案的收集、整理、編研和開發利用工作，而把安全工作晾在一邊。在大數據時代背景下，檔案的管理更加高效，這是因為可以利用計算機互聯網等設備和技術進行檔案的數字化電子化，并建立一套對應的檔案管理系統和檔案查詢平臺，在系統的幫助下，可以將數字版電子版檔案進行有效的分類歸檔和存儲，其工作效率更高，而且工作質量更高。不僅如此，檔案的數字化管理還可以開發對應的查詢平臺，為人們查閱使用檔案提供便利。在大數據的幫助下，檔案管理工作可以取得更高效率，可以有效降低人力成本，同時還可以節約存儲空間，具有良好社會效益經濟效益[3]。

（三）檔案管理設施不充足

隨著大數據時代的到來，數據信息激增，檔案管理越來越復雜，工作量越來越大。做好新時代檔案管理需要有現代化信息技術作為支撐，而其基本前提就是需要有能夠滿足工作的設施設備和工作場所。這些，需要有足夠的人力、物力、財力的投入，以確保檔案管理現代化的順利實現。目前，很多單位檔案管理信息化程度不高，檔案信息化設備落后、不足，更新不及時，是影響檔案信息化發展的重要因素之一。特別是經濟欠發達地區，受財力制約，檔案信息化建設明顯滯后于時代發展和檔案利用需求，對比信息化程度較高的行業、部門，差距呈逐步加大趨勢。由于經費投入不足，一些單位檔案室、庫房破舊，沒有空調機、抽濕機，無法控制庫房的溫度和濕度，使用陳舊的木柜來存放檔案，利于細菌、害蟲的生長繁殖，危及檔案的安全。要做好檔案的安全工作，需要增加必要的經費投入，才能確保檔案管理數據化的順利實現。

四、大數據時代檔案管理模式改革措施

（一）積極轉變檔案管理理念

在大數據時代，要加強關于改革檔案管理模式的宣傳，還要強調采用比較前沿的檔案管理觀念的重要性，向相關從業人員進行普及。對于專門從事檔案管理工作的人員而言，一定要與時俱進，調整檔案管理方面的理念，運用大數據技術進行檔案管理。要加強的檔案信息化建設，就要迅速轉變檔案管理理念，利用大數據技術的優勢做好檔案管理工作。

（二）明確檔案管理部門職責

在單位工作開展過程中，檔案管理部門需要實現自我定位，轉變檔案管理重心，從信息化與大數據角度出發，積極挖掘隱性知識，將檔案管理部門打造成知識中心。另外還要實現單位信息資源的整合，為單位工作人員提供數據依據，應用信息技術集合各項信息資源，為領導的決策提供依據，或者實現知識共享，通過信息技術打造知識平臺，將各項資源進行歸檔，完成知識、資源共享[4]。

（三）做好檔案數據的采集與處理

檔案管理工作實施過程中，首先，要對所有部門的檔案數據信息進行處理，使其信息化和電子化，處理之后將其進行提交，在檔案中把這些數據信息資源都完好地保存下來。這樣可以為檔案信息化打下基礎，做好必要的準備工作。其次，外部提供的數據信息難免有錯誤之處，因此，對于外部提供的所有數據要進行進一步處理，整理出其中不規范的數據和漏洞百出的數據，并將其徹底刪除，以確保檔案數據的準確性。最后，相關工作人員在管理檔案時，要結合大數據時代背景，充分采用一些技術性較強的軟件對數據進行處理，并采用科學的方式，對檔案中的所有數據進行處理，以保證檔案數據的安全性。

（四）重視檔案數據的歸檔與存儲

在大數據時代發展的背景下，要想對檔案管理模式進行改革，就要注重檔案數據的歸檔環節與存儲環節，對檔案數據進行科學、合理的分類，并對所有的檔案數據確認有效存儲的期限。具體而言，在對檔案數據信息進行管理時，要對其進行分類，并選用合適的方式予以保存。與此同時，要根據現實情況與不同職工的具體需求，確定將其檔案進行保存的合理期限。根據具體的期限要求做好相應的存檔工作。除此之外，要采用電子存儲的方式將其進行保存。

（五）加強檔案信息資源的整合與共享

在大數據背景下，檔案數字化產生的信息不能只是錄入檔案目錄和掃描全文。在傳統檔案管理模式下，對檔案工作的要求是將“死”檔案變為“活”信息，在大數據時代，對檔案工作提出了更高的要求，那就是轉變思路，要從“數字化”向“數據化”轉變，通過OCR識別、檢索等多種方式結合技術手段，便于利用、便于檢索出合適的檔案信息，更為重要的是，數據化后的檔案信息，除了方便以外，信息將更為全面、層次更為清晰，在內容方面有了更大的拓展，更加社會化大眾化和多元化，從而不斷發揮通過整合后檔案數據對經濟社會發展的作用，最終滿足不同層次、不同方面利用者的利用需求[5]。

（六）完善檔案管理基礎設施

首先，應優化檔案室環境，改善檔案室防蟲、防火、防潮條件，避免信息化設備及紙質檔案受到不良因素的影響。第二，應完善硬件與軟件設備。完善硬件是指需要在檔案室中增添一些配置高的計算機、服務器、攝像機、掃描儀、打印機等設備，打造數據化環境。同時，還應完善軟件設施，應用先進的計算機系統、檔案搜索系統、檔案管理系統以及信息安全系統，提高檔案管理效率和利用率。第三，應加大局域網的建設力度，通過局域網將各個部門聯系起來，實現各個部門之間的信息共享、動態對接。即先構建一個檔案中心，將重要的文件、材料等檔案都納入檔案中心，之后再將檔案中心設置成內部開放平臺，讓各部門人員及時了解各種信息，提高檔案利用率。

（七）加大網絡防御建設，提升安全性

目前，大數據技術不斷發展，檔案信息儲存途徑多種多樣，不再局限于傳統紙質檔案儲存模式，硬盤、U盤、云盤等都是儲存信息數據的有效途徑。網絡儲存具有儲存空間小、方便快捷等突出優勢，但外界環境對其造成的影響仍存在，且可能遭受網絡黑客攻擊，面臨著不少安全隱患。在開展信息化檔案管理時，必須充分考慮到儲存溫度、濕度、磁場等多個要素，避免讓信息數據出現改變。在大力開展信息化檔案管理工作時，必須將如何維護網絡安全放在首位，加強系統防御網絡攻擊的能力，并定期對防御系統進行更新升級，為保障信息儲存系統的穩定運行奠定基礎，致力于保障檔案信息數據的安全性和穩定性[6]。

（八）提高檔案從業人員專業水平

在檔案管理改革過程中，需要構建完整合理的人才培養體系，建立公平公正的人才評價選拔制度。檔案信息化建設真正需要的是同時具備檔案業務能力和信息技術管理能力的復合型人才，因此，要重視對檔案從業人員培養。同時要加強對檔案從業人員的素質教育，嚴格遵守國家法律法規政策，站穩堅定的政治立場，保持認真肯干的工作態度和踏實嚴謹的工作作風，增強工作責任心，同時努力將檔案工作的潛在價值挖掘出來，使其更好地服務社會和公眾，并轉換為社會和經濟效益。檔案人員要積極地參加專業培訓和在職培訓，逐步提升自己的知識結構和整體水平，并要加強學術交流，提升學術能力。

結束語

綜上所述，就當前來看，在大數據時代背景下對檔案工作進行管理，不僅面臨著較大的機遇，也面臨著一定的挑戰。換言之，傳統的檔案管理模式已不再適應時代發展的要求，對檔案管理模式進行變革勢在必行。對于單位而言，檔案管理需要從大數據角度出發，加強各項技術的應用，投入相應的資金，轉變傳統的檔案管理模式，開辟全新的管理方法，實現工作模式的轉型，這樣才能促使單位檔案管理適應時代發展的要求。