新時代高職教務管理效率與質量提升對策分析

柳 瓊

（新疆師范高等專科學校，新疆 烏魯木齊 836000）

教務管理是教育教學管理工作的重要構成，對高職院校的課務、學籍、考試、日常教學等多項工作起到監督與決策作用。通過完善教務管理執行過程，不僅能提升該項工作質量與效率，還能更充分地表現出教育者與管理者的主導性及確立學生群體的主體地位，使教學活動有秩序推進，取得最有益的教學成效[1]。新時代中教育體制改革腳步加速，高職院校承擔的教育及社會責任更為繁重，怎樣提高教務管理工作質量與效率，為國內各大高職院校應深思的共同問題之一。

一、高職教務管理的特征分析

（一）連貫性

高職教務管理工作是持續推進的，大部分情況下，針對各專業教師各個學期的課程編排、教師選擇等，有關部門均會在開學之前負責落實。也可能會在學期完成以后，考察學生的成績、試卷管理、分數統計與分析等，以上這些工作在執行階段均表現出明顯的連貫性，直接影響著教務工作的整體質量，若某一環節出現偏差，則會對院校整體教務管理工作質量形成直接影響。

（二）繁雜性

教務管理工作項目很多，有院校的專業構建、課程創設與改革、師資隊伍建設、學生檔案管理、實踐教學等，很多工作內容之間環環緊扣，需要工作人員以嚴謹的態度去處理，以上這些工作實施情況直接影響教務管理的效率[2]。在教務管理實踐中，應定期指派專員采集、整理、歸納、存管以上這些復雜多樣的資料檔案，確保其歸檔的規范性，為管理、查閱等創造更多的便利條件。

（三）服務性

從某個角度上分析，高職教務管理工作人員為連接院校與師生間的主要樞紐，服務是教務管理工作的核心，其需要對教學及廣大師生服務。教務管理工作人員應明確自身的崗位職責，掌握有關規章制度、細則要求等，主動落實各項服務類的工作。比如傳達教育任務、學期分數管理、學生檔案管理、教師教學測評等。

（四）時效性

高職教務管理工作能有周期、有計劃的推進，任何在時間層面上的延遲或者不規范的執行工作任務，均可能導致部分學生不能順利結業，折損學校的社會聲譽。

二、高職教務管理工作現狀

（一）人員隊伍力量不強大

從事高職教務管理工作的人員專業管理知識不足、工作能力偏低是常見問題。首先，因為工作人員需在較短時間內落實繁重的工作任務，以致他們形成繁重的壓力、人員流動性偏大，不利于維持工作人員隊伍的穩定性。其次，培訓機會偏少，這是造成管理人員理論知識不充分與業務能力長期未見提升的主要原因之一，也沒有形成較強的服務意識。最后，新時代高職教務管理工作本應踐行信息化發展路線，但有關工作人員信息化工作意識不強，沒有主動學習與應用先進的信息技術，沿用傳統人工方法采集、處理與傳達信息，教務管理工作效率很難有明顯提高，信息化的建設與發展過程也受到一定約束。

（二）管理制度較落后

盡管當下我國高職院校已經建成了教務管理體系，但教務管理工作內容基本上以控制與管理為主，制度實施階段彈性與創新明顯不足，服務及公平意識嚴重缺乏。針對教務管理工作運行階段出現的問題，只是依照相關規程體制或既往實踐中形成的經驗去應對，缺少靈活性、變通性，管理體系及制度內容長期未見創新。外加教務管理執行的是學校集權式管理方案，實質上就是將各項權力集中至學校，院級教務管理僅負責實施與落實學校制度，以上這種傳統的工作模式很難滿足新時代院級工作的現實狀況。

（三）教務管理系統尚不健全

在“互聯網+”時代中，教務管理系統本應向著智能化、自動化方向發展，但很多高職院校沒有從思想上重視管理系統的信息化建設，盡管能購置很多硬件設備，但日常檢修、維修工作不到位。教務管理系統的軟件設計欠缺合理性，功能不夠完善等，很難滿足教務管理工作開展的現實要求等[3]。軟件在運轉階段，數據備份不全和維護不到位均會對工作正常推進形成不良影響，很難為廣大師生提供資源共享服務，教務管理效率勢必會有所降低。

三、效率與質量提升的方式

（一）打造和諧的人際關系及建成精誠協作的管理團隊

若教務管理隊伍能將精誠協作、榮辱與共作為工作理念，不僅能協助工作人員實現個人價值，還能提升教務管理效率與質量。既往有資料證實，一個成功的管理，天賦、地位與權限的貢獻率能達到30%，其他則是由團隊成員的支持程度決定的[4]。一個優秀、完善的教務管理團隊由全體教務管理人員共同構成，其應具備強烈的團隊意識、奉獻與合作精神，基于責權合理配置與團隊密切協作過程，高效率的執行教務管理具備的各項職能。

打造和諧的人際關系是提升教務管理工作質效的重要保障，而良好的交流與協調能力是優化人際關系的基礎，其能降低工作執行階段的內耗，通過合理配置告知教學階段的人、財、物力資源等，使用教學資源價值實現最大化，創造出最優異的教學成績。教務管理工作在執行階段會牽扯到多個部門、數個層次，廣大師生是其主要的服務對象，在日常工作實施階段，應積極和相關部門及人員進行有效交流，全面了解教學過程中遇到的實際難題，調和各種關系，維持并鞏固教學秩序的穩定性，為師生提供實實在在的服務，毫不動搖地秉持剛性和柔性管理相結合的原則，打造出協作共贏的大好局面。

（二）建立健全教務管理制度

首先，逐步完善教務管理制度，確保其執行過程的科學性、規范性，并彰顯出時代性的發展特色，將日常資源、考試、學籍、管理等統統囊括到制度中，確保相關管理工作在執行階段真正實現了有據可依。

其次，在管理制度改革創新階段，要充分發揮校級管理部門的宏觀指導作用，院系管理部門保留并加大對自身管理自主權的維護力度。并且在教務管理工作執行階段不斷強化其彈性，始終將學生群體的需求為基礎，革新教學測評機制，在部署學科課程計劃方面要富有彈性，逐漸建設出自主學習機制。

再次，革新教師管理體制，高職教務管理部門可以采用實施培訓、激勵機制等，鼓勵教師主動革新教學方法，尤其是青年教師群體，可以通過實施激勵性政策去使他們全身心地投入至教學活動的，高效率地開展科研工作，配合執行獎懲機制等，增強他們的工作能動性，使教務管理工作有序推進。結合教學目標與業務考核，依照不同級別對教師進行分類，編制差異化的標準，分階段執行目標。編制崗位競爭機制并嚴格執行，采用外聘與選拔的形式幫助高職院校源源不斷地引進優秀教師資源，實施校內和校外競爭上崗機制，幫助廣大教師在競爭中不斷提升自我能力[5]。

最后，也要構建出完整的監督執行體系，針對教務管理工作的實施情況進行監督、管理，使教務管理工作質量得到更大保障。比如，通過學生評教制、同級教師評議制、領導聽課制等方法，實現對高職院校教學質量的整體管理。

（三）加大對先進化信息技術的應用力度

教務管理人員每日均會接收與處置大量的信息，工作人員要積極采用計算機、多媒體及網絡通信等現代化技術，使工作質效的提升有更強大的技術支撐。首先，要提升教務管理的信息化建設水平。學籍管理、成績管理、課程部署等是教務管理工作的主要內容，利用現代化的教務管理平臺，實現對各類教務信息資源的分散操作、集中式管理、信息資源共享等，減輕工作人員的工作量與壓力，節約人力資源，進而提升工作效率。其次，加大教務管理的網絡化建設力度。具體是采用教務信息管理平臺或QQ工作群上傳或下載通知、下傳公文及師生能夠以不同的身份登錄，查閱相關信息，提升資源的共享效率，促進教務管理部門人員和師生群體的有效互動溝通，提高工作效率。最后，做好教務系統信息安全維護及數據備份工作。在用戶登錄環節，要輸入用戶名和密碼進行檢測驗證，并利用會話的形式對其進行隱藏。若連續3次輸入的密碼錯誤，則10min內便不會成功[6]。可以利用IP地址對人員的登錄操作進行限制。基于權限將訪問配置給用戶，利用SSL對密鑰數據進行加密處理，確保其傳輸過程的安全性。針對程序服務器與數據庫服務器，采用分開部署的方法，并建議將各種安全裝置布設在數據庫之前，借此方式使數據安全性得到更大保障。編制一套完整的備份計劃，健全常規備份機制，并指派專人負責該項工作。每周進行一次完整備份，每日實現增量備份。伴隨高職院校教務管理系統應用范圍的拓展過程，歷史數據信息更復雜、龐大，可以采用數據挖掘技術，由海量信息內提取有用的信息，探查到隱藏的信息，用其更科學的指導教學過程。

四、結束語

教務管理作為高職院校管理工作的核心內容，為能培養出優秀的應用型技術人才，應給予該項工作一定重視，明確教務管理工作的性質，打造出高質量的管理團隊，在實踐中有針對性地完善管理體制，將信息化技術融合至管理實踐中等，全面整改教務管理的傳統模式，使該項工作在實施階段有重大突破，對高職院校的長效發展作出更大貢獻。