ERP管理系統的實施意義

文/光建梅（中共安徽省直屬機關工作委員會黨校）

一、ERP管理系統的含義

ERP管理系統是企業資源規劃的簡稱，屬于集成化管理信息系統，是現代企業管理的運行模式，是一個在企業全范圍內應用、高度集成，借助科學先進的企業管理理念，整合物資資源管理、人力資源管理、財務資源管理、信息資源管理的現代企業資源管理系統。ERP系統通過建立這樣的管理信息系統，覆蓋客戶、項目、庫存、采購、銷售、供應、生產、運輸、財務、人力等內容，優化企業資源達到資源效益最大化。ERP系統能幫助企業形成以數據中心為核心，使企業的人、財、物、供、產、銷全面結合、全局受控、實時反饋、動態協調、銷產聯動、供求清晰、節約成本的閉環管理系統。

合理運用ERP管理系統能使企業管理規范化，對提高企業整體管理水平，增強企業在市場中的競爭空間，對市場機遇的正確把握，服務水平的有效提升，企業經營模式的改革改善，建立有競爭優勢的價值鏈，推進企業發展，提高企業競爭力意義重大。ERP系統管理是企業生存發展必經之路，是加強管理和提高經濟效益的必要途徑。通過進行資源整合，實行包括信息、軟硬件、人力資源、物資、設備等在內的資源共享機制后，可以有效降低企業綜合營運成本，提高企業效益，有利于資源綜合調配，降低管理成本。同時從企業管理角度看，ERP系統從基礎錄入到數據調用，層層關聯，信息及時、準確，相應決策準確、有效，避免出現因數據原因導致政策失誤、影響發展。也有利于減少管理層次，從金字塔型管理結構向扁平化組織機構轉變，實現集約經營的現代管理模式，提高管理效益，增強企業競爭實力。

二、ERP管理系統對企業管理流程的優化意義

（一）系統管理集成化溝通運行

ERP管理系統軟件運行跨越企業多部門、多區域，ERP系統整合資源可以在不同部門之間建立信息交流通道，縮短作業時間，維護信息一致性，增強系統運轉效率，能夠有效集成系統運行，科學合理有效整合全部門資源，從而建立起完善的企業決策數據體系和信息共享機制，保證了集成管理高效、有效地溝通運行。

企業業務流程生成便捷，經過ERP系統整合的業務可以便捷地生成項目，比如完成合同創建、完成生產計劃創建、生產訂單創建、預購清單創建、采購清單以及調撥、入庫等一系列工作，減少重復錄入、程序交叉，把人為錯誤率降至最小。

（二）系統管理合理化整合流程

ERP管理系統為企業重組有效業務流程提供了依據，這是企業提高管理水平的捷徑。在此過程中，ERP系統要求企業充分利用計算機網絡數據信息處理能力，簡化煩瑣、傳統、分散的業務流程。通過對標準流程模型的定義，整合企業資源，改造業務流程，ERP系統的強大管理功能通過整合部門職能與流程得到充分體現。

ERP管理系統的科學整合流程包括：客戶、項目、報價、銷售、合同、產品到生產、采購、庫存、售后、維修、財務等等，全程一體化管理，ERP管理系統數據實時同步解決信息滯后、反應遲鈍問題。

（三）系統管理動態化績效監控

企業管理水平的提升不是一蹴而就，它需要不斷實踐、鞏固與發展。隨著業務規模日益擴大，部門之間溝通愈加頻繁，流程之間聯系不斷向緊密化、集成化發展，企業各部門的績效情況錯綜復雜，動態指標千變萬化，信息化水平與管理提升成為具有緊迫性、必要性的課題，此時，更需要一個有效的監控系統來反映企業全部門的績效變化情況，ERP管理系統的績效管理系統即為此目標而服務。

在企業的生產銷售活動中，無論哪個部門的管理出現漏洞、產生風險，都可以及時在績效系統中被動態監控系統發現，及時得到糾正，這就更需要本著循序漸進的原則、態度和精神，來逐步實現企業的管理進步，有效改善該部門管理情況，為企業整體發展掃清障礙。

績效監控指標體系應具有以下特點：（1）持續性，不追求短期成果兌現，注重持續改進，引導企業績效不斷提高。（2）過程性，監控重點雖然注重流程最終結果，但也關注為結果而采取的行動和措施。（3）量化性，引導每一項監控要點達到測評細節化，以記錄的數據作為監控指標得分的主要依據。（4）應用性，結果應用到實際，對于每一項監控要點，明確標明測評分值，強化測評內容的服務價值。

（四）系統管理持續化評價優化

企業管理永遠在路上，達到優秀管理水平的企業，應緊抓ERP系統的核心管理思想：1、管理整個供應鏈資源的思想；2、精細生產、現代制造和整體工程的思想；3、事前規劃與事中控制的思想。要在自我評價和自我反省中修正自己的管理機制、提升管理能力，持之以恒，堅持不懈，充分運用ERP管理系統，通過自我評價、自我修正、自我完善，解決一切被發現的問題，堅持持續化自我評價與自我優化，企業管理能力提升，管理水平高效，企業發展才有可能。

ERP管理系統實施不是一勞永逸的事，是項目從實施階段進入運維階段的重要過程。重實施、輕維護，重固守、輕優化是導致ERP失敗的因素之一。系統實施之后問題會接踵而至，如果沒有得到及時有效的持續性評價與優化，則ERP管理系統的效果就會大為弱化。

三、ERP管理系統實施對企業信息化建設的促進意義

ERP管理系統運作跨越企業全部門，在提升企業數據有效統一、提高業務效率等方面作用巨大。ERP系統整合資源就是為了在不同部門間建立信息交流通道，縮短信息交流時間、次數，統一信息來源，增強管理效率。ERP系統因時、因事有所側重，ERP系統遵循一定流程實施，同時根據企業所在行業特點與企業特色，為管理層決策提供精準的基礎數據支持。信息系統集成化的建設和應用是現代企業信息化建設和管理水平的重要反映，對整合企業綜合資源，建立完善的企業決策數據體系和信息共享機制有重大意義。

（一）ERP系統模型與企業業務流程協調融合

ERP管理系統建設有相對標準的流程模型，利用其成熟的業務模型和操作模式，針對企業實際業務和工作流程再量身定制、整合修改、二次開發。這個二次開發階段，即做好ERP系統與企業各業務部門間業務收集分析的協調融合，整理真實有效的業務工作流程，對應模型、業務、數據，提高系統可操作性。在此基礎上，ERP系統對包括企業重組有效業務流程、提高數據信息處理能力、改造簡化業務流程提供數據支持平臺。ERP系統通過與企業業務流程協調融合實現了整合企業全方位資源的目標。

（二）ERP系統模型與企業財務系統協調融合

ERP系統模型建設與財務管理模塊協調融合應包括預算管理、賬務處理、損益分析、資產負債分析、現金流量分析、收入費用分析、銀行對賬、票據分析、營運指標分析等模塊全方位的切入，幫助財務人員徹底擺脫手工做賬，實現自動化。嚴格財務控制，防范企業資金風險，提前做好風險防范措施、保障資金安全、提高資金利用率、提供精準決策依據、尋找風險收益平衡點，既防范資金風險，又高效完成業務指標。針對經營目標，為管理層提供各種財務報表，隨時掌握企業現金流情況，掌握資金流向與流量，對企業財務狀況和經營成果全盤掌控，為企業管理經營決策及企業發展方向、提升目標等提供數據支持，保障現代化企業的高效增益發展。

（三）ERP系統模型與企業數據管理系統協調融合

ERP系統需要真實完整的基礎數據整理與錄入，企業原有的生產系統、財務系統、人力資源管理系統及其他信息系統相關數據模塊與ERP系統對接，將數據分類，剔除原系統中的錯誤與冗余數據，協調各部門按新系統要求整理修改后批量導入，完成ERP系統數據查詢檢索、分析使用功能的建立。同時，按使用數據人員所在崗位、層級對應流程設置所需的權限，以保障數據使用的安全性。

（四）ERP系統模型與企業部門模塊協調融合

ERP系統應當包含生產、供應、財務、項目、人力資源和倉儲等業務模塊，ERP系統將企業業務與數據進行管理整合，不但減少不同工作領域相關軟件單獨研發的費用，還摒除了系統不兼容、數據格式不統一、數據錄入不完整、后期維護不合理等因素。

統一有效的數據能增強企業部門間橫向關聯、信息共享、數據有效利用，保證了現代化企業管理的規范高效。

四、ERP系統對企業內控管理的輔助意義

（一）ERP系統擴大多制度管理體系

綜合保障實施內部控制制度運用。在ERP系統中，企業內部控制是業務管理制度、業績評價制度、獎勵激勵制度、預算管理制度等制度實施的保障，針對各業務流程與管理范圍，設置流程圖，助力企業管理目標實現。同時以企業組織結構、員工崗位責任為主要出發點，設置系統操控制度、信息查詢制度、員工責任制度，以ERP系統為基礎通過制度管理明確責任以及義務。

（二）ERP系統多因素變化跟蹤加強

綜合考慮內部控制限制因素的利用。在ERP系統下，除考慮內部控制自身的成本限制、能力限制、利益限制、反饋整改限制、不可預知業務限制等，還須考慮ERP系統程序固化限制。ERP系統一旦開發定型，無法隨時變動，為解決系統內部控制不能追蹤業務發展變化問題，須增強跟蹤流程定制能力，在一定程度上保證系統處理信息能力，從橫向、縱向多方向跟蹤，將企業內各層次聯系起來。

（三）ERP系統運行促進提升信息系統安全

ERP系統應用和控制高度依賴信息系統安全。穩定安全的信息系統是現代化管理的基礎。運用現代信息管理技術，保證信息系統的穩定性、抗干擾、抗破壞能力，是ERP系統高效運轉的基礎，為了實現此目標，要求企業提升信息系統安全。

ERP 系統是一個高度集成、充分共享的信息管理系統，它對細節錯誤有放大效應，利用好此效應，糾錯、撥亂并回到正確的流程，讓企業信息系統有效服務于ERP系統。

（四）ERP系統保證企業權責界限的管控

ERP系統要依據企業內部控制規范，實施分離。采用ERP信息系統的技術人員，如系統分析員、程序員必須與企業數據錄入、管理、使用人員分離開來，按不相容崗位設置，未經授權批準，系統技術支持人員無權對企業管理業務數據進行修改，保證了權責界限的管控。實施 ERP 系統，不是要解決所有管理問題，而是要規范管理運行、規范權責界限，提高運行效率。

（五）ERP系統有效提升企業內控管理

ERP系統作為企業內部環境控制的組成部分，在其發揮管理效能、降低庫存成本、降低采購成本、提高生產效率、提高銷售服務水平的同時，在企業完整生態環境下的內部控制作用也極其顯著，發現問題、糾正錯誤、防止舞弊、及時整改，保證業務活動有效開展，保證資產安全，保證數據真實完整，提升了企業內控管理的實效性。

五、ERP系統對企業管理能力的提升意義

（一）促進生產管理流程執行力的提升

ERP系統的執行要求促進生產管理流程執行力的提升。如何保證好的流程設計在實際實施階段中得到良好的執行，是ERP系統應用能否達到預期目標的一個重要保證。因此，新流程對生產管理流程執行力有一定高度的要求，促使企業提升管理能力與執行能力。

（二）促進管理信息化水平的提升

ERP系統調整的要求促進管理信息化系統的提升。隨著ERP系統的使用，計劃模式及業務流程有調整時，原設定參數和數據產生變化，如生產期、庫存量、進貨批次等，一個積極和穩定的管理信息化系統可以根據這些參數變動，迅速修改完善保證計劃如期完成。因此，提升管理信息化水平，保障ERP系統的正常運轉是一個非常重要的問題。

（三）促進信息化系統數據準確性的提升

ERP系統數據的要求促進信息化系統數據準確性的提升。實施ERP系統后，初始數據的唯一性、準確性尤其關鍵。企業要憑數據說話，系統要依靠數據運行，對數據的來源、錄入準確性有很高的要求，要求企業領導重視數據錄入工作，相關工作人員有責任心，保證初始數據的正確與及時，避免因數據失誤產生重大影響。

（四）促進企業管理人員素質的提升

ERP系統運轉的要求促進企業管理人員素質的提升。一個擁有綜合素質，包括業務能力、責任心、細致度、思考力、溝通力、糾錯力等管理能力的優秀團隊是ERP系統實施成功的關鍵所在。在所有業務流程節點最大程度地發揮管理團隊個人的積極性與責任心，發揮管理團隊之間的合作精神，發揮管理人員的主觀能動性與工作潛能，管理人員就必須提高綜合素質，保證系統的運維正常，實現企業管理從金字塔式向扁平式組織機構的轉變，保證企業在多變的市場競爭中反應迅速。