文書工作在檔案管理工作中的重要性分析

文/劉雷（昌樂縣文化市場綜合執法大隊）

在各個單位中，文書檔案管理工作負責對企業各部門重要的文件進行管理，其不僅關系到部門的日常管理，還深刻影響著部門的長遠發展。因此，企事業單位必須不斷對文檔文件相關工作進行加強與完善，通過創新工作理念與工作場所等方式，使所有文書管理工作與各部門達成良好的溝通與協調，對各項工作的順利開展提供幫助與依據，使公司管理更加科學合理。新時期下，檔案管理工作要想適應時代發展需求，需要對檔案管理工作效率進行創新與改革，并以實際工作情況為依據，合理選擇適應自身發展的工作制度和方法，為文書工作的有序開展提供保障，進一步提升單位的工作效率[1]。

一、文書工作對檔案管理工作的影響

（一）文書文件的規范性間接決定了檔案管理工作的效率

文書工作中對文件的整理主要包括編目、編號、排列、分類與裝訂等，文件的整理工作具有一定的規則與規范。一般來說，文書文件的規范性決定了文件材料的質量，進而對檔案歸檔效率造成影響，規范的文件管理工作能夠避免出現返工的現象，檔案管理效率必然得到提升。

（二）文件收集的齊全性對檔案完整程度造成影響

當前企事業單位的文書處理工作一般都使用統一的公文系統，導致單位工作人員過于注重公文系統內的線上流傳文件，部分系統以外的賬外流傳文件受到了忽視；或者過于注重電子版文件，而忽視了因特殊原因產生的外來紙質文件。由于歸檔人員對公文系統過于重視等人為因素，很容易造成有價值的文件流失。文件收集與整理是文書工作中重要的基礎與前提，文件收集齊全才能保證檔案的完整性與多樣性[2]。

（三）文件制成的標準性決定檔案的持久性

文件書寫所用的材料與規格決定了文件的制成工作成效。具體來說，為保證文件的使用耐久性，書寫材料應選擇碳素墨水，確保書寫內容清晰可辨識。為保證文書制成的標準性，在選擇用紙規格方面，應盡量避免用紙規模參差不齊，字跡模糊、紙質老化的紙張一概不使用，以保證檔案文件壽命。通過對文件制成標準性進行嚴格控制，對紙張的歷史面貌、材料內容、自身特色等進行有效保護，確保檔案文件能夠長期保管與使用。

（四）文件歸檔的價值決定檔案的利用效益

根據國家相關規定，相關部門要做好歸檔文件的篩選，在大量的文件資料中應該選擇憑證價值與利用價值較高的重要文件資料。鑒于此，相關文件在歸檔之前應該首先對其價值進行鑒定，深入分析該文件可能給企業帶來的效益，如果歸檔管理過于寬泛，那么不僅會對管理成本造成影響，還會增加檔案利用人員的時間成本壓力，由于檢索需要浪費大量的時間，一定程度上會對查準率造成影響。

二、文書管理和檔案管理工作的聯系

文書管理與檔案管理是密不可分的兩個環節，在整個管理流程中，這兩項工作是相互銜接的。只有加強二者工作銜接過程的規范性，實現文書工作與檔案管理工作的有機集合，才能保證文書管理與檔案管理工作的有序開展。首先，文書管理與檔案管理工作在工作對象和工作任務方面具有很大差別，其中，文書管理的工作任務是對文件的保管、整理、督辦、分辦、手法等工作流程進行管理，而檔案管理主要是對文件進行利用、保管、鑒定與編目等。站在這個層面上，文書管理工作是檔案管理工作的前提，而檔案管理是文書工作的延伸與最終的歸宿。其次，文書管理與檔案管理項目互相促進，聯系密切。沒有齊全的文件，就沒有完整的檔案，文書文件的質量直接決定了檔案的質量，只有處理好文書工作，才能為檔案管理工作提供基礎與條件[3]。反之，檔案管理提高了對歸檔文件的要求，也能夠促進文書工作更加系統化、規范化。通過對檔案管理中組卷合理性進行嚴格規范，對管理期限進行界定，形成對文書工作的全面檢查，對文書工作來說是一種優化。

三、文書工作對檔案管理工作的重要性

檔案管理工作是一項政策性工作，并且文書管理工作具有較強的保密性與專業性，在今天市場經濟迅猛發展的背景下，相關文書檔案管理人員應該充分意識到文書工作的重要性。文書工作在單位各部門工作中起到良好的指導作用，可為各項工作的順利進行提供保障，關系到企業的長久發展。因此，對于文書管理工作過人員而言，應該對檔案管理重要性形成深刻的認識與理解，積極面對檔案工作中存在的問題并及時采取合理的解決措施，切實提升檔案管理整體水平。對于企事業單位來說，文書檔案同時兼具歷史憑證于參考的作用，面對社會發展的新局勢，文書檔案管理迎來了全新的機遇與挑戰，相關人員應該不斷對管理方法和手段進行創新，加強檔案管理的現代化水平，加強文書崗位工作人員素質的培養，對于提升檔案管理效率具有深遠意義。

四、文書檔案管理工作中存在的問題

（一）檔案收集與整理不符合規范

一方面，檔案材料的收集不規范，相關的文書人員在處理文件、用紙和版記方面的操作不規范。沒有按照國家頒布相關公文中的規定進行操作，具體來說，文書檔案收集不規范主要包括以下幾個方面：文件用印不合理、格式不恰當，缺少時間、編號、著名與標題等因素、主題用詞不準確或缺少主題、書寫用紙不規范、公文紙張裝訂或規格不符合要求等。

另一方面，歸檔文件的整理不符合規范，導致檔案材料不完整。我國檔案管理行業標準中明確規定檔案歸檔各項操作流程，但是實際操作中，文書人員并沒有按照要求進行，在整理歸檔材料時，存在較多不規范操作，例如，歸檔材料字跡沒有使用紙質較好的復印紙，而是使用傳真紙，字跡很容易就會消失；注重檔案正文的收集，而忽視了說明文件與其他附件；只收集紙質材料，沒有考慮到其他材料等。上述問題對檔案管理工作的順利進行造成了一定阻礙，嚴重影響了檔案文件的質量與最終使用效果。

（二）文書管理效率低，缺乏各部門的協作與配合

現實生活中，很多企事業單位對文書文件管理工作不夠重視，在文檔的管理過程中，仍然沿用傳統的設備和方法，導致文書管理工作與現代社會脫節，難以適應時代發展要求。通常情況下，由于缺少計算機設備，很多單位資金短缺比較嚴重，一定程度上影響了文書管理的工作效率。例如，很多文書管理的關鍵環節不能有效識別，管理概念無法及時更新，在大量無效工作上浪費時間，管理工作效率顯著下降[4]。

除此之外，文書文件廣泛貫穿于單位各個部門與科室，在各部門的積極協作與配合下，歸檔工作才能有序開展。但是現實生活中，各部門工作人員配合程度往往不高，很多人員覺得自己留檔比較方便，沒必要將部門文件交付給統一的部門管理。由于各部門工作人員的不配合，文書管理人員的工作積極性受到了較大影響，很多重要文件沒有及時歸檔管理，長此以往，文書管理流失大量重要文件，管理效率偏低。

（三）文書管理人員素質水平較低

在大多數管理者心中，認為文書管理工作比較簡單，幾乎每個人都可以勝任。然而，文書管理工作并不像想象的那么簡單，不僅需要一定的員工技能，也需要較高的專業技能水平。單位行政崗位與文書管理崗位的工作人員往往年齡較大，管理方法比較落后，很難吸引年輕的新時代人才，工作效率普遍較低；大多數文書崗位員工甚至不懂得使用信息技術，文書檔案管理工作很難有效開展。

五、文書管理工作的強化對策

（一）加強文書工作與檔案工作的規范銜接

文書文件的管理是檔案管理的基礎，文件質量的好壞決定了檔案質量的高低，如果沒有高水平高質量的文件材料作為基礎，很難提高檔案質量。因而，要想保證檔案管理工作成效，首先要做好文書文件的規范化管理，具體來說，在實際工作過程中，處理文書文件時，應該本著為檔案管理做好基礎與鋪墊的心態，加強文書工作與檔案工作的一體化發展。為了更好地推動各項工作開展，文書管理人員應該加強對文件材料質量的把控，統一規范文字的格式標準與紙張的大小標準等。同時，文件材料的起草、批閱、修改等操作不允許使用鉛筆、紅墨水、圓珠筆等。為保證及時準確地處理文件，應該及時做好收發文件的記錄與登記，文件一旦缺失，可確保及時找出原因[5]。需要注意的是，要做好外出開會記錄、領導講話記錄等賬外材料的收集與處理工作，以進一步保證檔案的完整性。

（二）加強各部門的合作，強化文書收集工作效率

作為文書管理工作人員，應該充分了解業務部門正在進行工作的開展情況，并對即將運行的新工作進行一定掌握，工作中要時常深入到各個部門中，確保及時獲得業務信息。同時，文書工作人員還要主動思考檔案工作的核心，結合實際工作開展情況，對文書資料進行收集與整理，進一步加強檔案部門與各部門的配合與協作，確保檔案收集過程順暢。另外，收集資料過程中要理清重點資料與普通資料的區別，將收集重點放在能體現單位現狀、歷史與發展方向的資料上

（三）做好檔案宣傳管理工作，形成資源利用意識

在檔案管理工作中，文書管理是一項重要的基礎工作，檔案管理部門要堅持把文書管理作為一項長期的工作。無論是檔案管理制度與規章制度，還是管理體系與領導機制，都需在制度和組織的層面上，形成一套系統完善的管理方式方法，以保證檔案管理工作能夠有序開展。很多大型企業事業單位，都是由各個基層的小部門組成的，檔案部門的各項文件資料也是在這些部門中收集得到的，文書檔案管理人員在工作中應該充分發揮好各部門之間溝通交流的橋梁與紐帶作用，為文件收集工作提供便利。此外，文書人員要及時向單位管理者匯報工作情況，通過多種方式將相關法律法規進行傳達，讓單位領導認識到文書工作的重要性，并給予一定的支持。在此基礎上，為適應信息化建設要求，文書管理工作應利用好高新技術，不斷對檔案管理工作進行改革、創新，以時代發展新趨勢為依據，大膽利用各種技術手段，全面創新檔案管理方法。

新時代背景下，信息化建設的步伐不斷加快，作為文書檔案管理工作人員，應充分利用好各種現代化技術設備與手段，努力提升自身的理論知識水平與檔案管理技能水平，確保檔案管理工作能夠滿足現代化社會發展要求。總的來說，文書管理工作具有至關重要的作用與影響，能夠對單位各項社會活動產生參考價值，文書管理工作人員應該充分認識到文書工作的重要性，不斷提升自身素質，進而推動單位各項事業有序開展。

（四）加強文書人員技術水平

新的發展時期帶來了新的發展體制，也對員工素質提出了較高的要求。各單位在文書管理人員的招聘工作中，應根據具體需要，篩選出專業技能較強、文獻素養較高的專業人員。與此同時，單位要定期開展文書管理人員的培訓教育活動，加強文書人員對自身工作的認識，切實提升人員隊伍的綜合素質。還可以在內部建立考核激勵制度，充分調動員工工作積極性，鼓勵員工進行創新。為進一步提升文書人員隊伍的技術水平，單位還要在文書人員待遇與權利方面給予充足競爭空間，加強職業危機等的系統教育，鼓勵員工進行學習，為文書檔案管理工作的可持續發展提供保障。

（五）強化技術創新

在文書檔案工作的強化過程中，離不開正確的文書檔案管理理念，文書工作應加強技術方面的創新，以現代化技術作為支撐，加強計算機網絡等技術的應用，解決管理過程中的問題與困難。文件管理網絡是檔案信息化建設的主要構成部分之一，首先，單位必須加強人員對技術創新的正確認識，克服傳統的管理思想理念，確保科學研究者對文書管理形成正確的認識，增強人員的是使命感與責任感，在鉆研過程中加強新技術與新方法的使用，確保滿足時代發展新需求；其次，管理者應該將電子文書檔案納入統一的網絡系統，將文書管理的技術創新視為信息化建設的一部分。將各類檢索、分類、收集的文件進行合理利用，形成部門資源在線流通的信息流與資金流，其不僅決定了檔案管理技術能否取得進步，而且關系到單位信息化建設能否成功。

六、結語

綜上所述，新局勢下，各單位文書管理在檔案管理中發揮著越來越重要的作用，管理人員應該積極克服落后的管理方式與理念，不斷對自身行為進行創新改善，加強工作方式的標準化與規范化管理，積極與各部門進行配合與協調，進一步加快現代化建設進程。通過對文書管理工作進行完善創新，推動檔案事業發展。