關于檔案信息化管理的探討

熊飛

（貴州省地質礦產勘查開發局111 地質大隊，貴州 貴陽 550000）

近年來，伴隨科學技術高速發展，信息技術對社會各個行業都產生了深刻影響，尤其是大數據時代高速發展背景下，信息技術在社會諸多領域當中得到了普及應用，而作為承載信息與信息傳播重要途徑的檔案管理也因此越來越受到檔案管理單位及部門的普遍重視。如何在檔案管理工作實際，通過信息化技術應用，構建信息化管理模式，提高檔案管理整體水平，成為擺在廣大檔案管理工作人員面前的重要課題。

一、加強檔案信息化管理的重要意義

（一）能夠控制和降低檔案管理工作強度與難度

過去檔案管理工作當中，主要以紙質檔案為主要的管理對象，其儲存量非常大，也極大地增加了檔案管理工作的強度與難度。而在檔案管理工作當中應用信息技術手段，把傳統的紙質檔案轉化成電子檔案，以數據化管理為依托，有效控制和減少了檔案管理工作的存儲與保管難度，有效提高檔案管理效率和質量前提下，將大量檔案管理人力資源釋放出來，避免高強度的工作投入。

（二）可以有效增強關鍵檔案信息檢索效率

近年來，在社會高速發展背景下，檔案管理工作也獲得了巨大發展，大量的檔案資料被越來越多的儲存于檔案庫中，以至于紙質檔案信息查詢過程當中出現很多難度，復雜程度越來越高，為了進行目標檔案檢索，需要歷經多次篩選以及復雜的程序，對檔案的查閱，借閱造成嚴重影響。而重視檔案管理工作的信息化發展，構建完善的管理體系，能夠對紙質檔案有效轉化，進而構成數字化信息數據庫，將紙質檔案有效轉化，使其變為數字化信息數據庫，將信息技術作用優勢充分發揮出來，以便對目標檔案展開及時快捷的檢索，并實現有關信息數據的快速查詢，非常的高效與精準，大幅提高了檔案管理成效。

（三）根本性轉變了傳統的檔案管理方式

相較于傳統檔案管理方式而言，檔案信息化管理已知存在很不相同的管理方式，為信息化手段管理檔案信息，構建出一體化的網絡工作平臺，進而有效收錄、轉移、儲存、管理和檢索各種檔案信息數據，不再通過紙質檔案保存檔案信息，而是基于網絡平臺當中通過數據信息方式來執行，檔案管理基于網絡一體化工作平臺，大幅提高了檔案管理效率和質量，實現資源的優化利用，對于檔案管理現代化發展起到了重要的推動作用。

二、目前檔案信息化管理現狀分析

（一）對于檔案信息化建設管理缺乏足夠重視

現如今還有很多檔案管理單位以及部門，對檔案信息化管理重視程度不夠，沒有對檔案管理信息化建設的意義給予充分重視，在工作實際，對檔案工作實際需求沒有充分考慮，也沒有有效融合到檔案信息體系當中，進而影響檔案信息化管理整體工作成效，難以將信息化技術手段優勢在檔案管理工作當中充分體現出來，更難以優化利用信息資源。

（二）檔案信息化管理網絡平臺水平亟待提升

基于互聯網與新媒體基礎上構建的網絡一體化平臺是實現檔案信息化管理工作的重要基礎，檔案管理工作當中，檔案管理單位以及部門在建設一體化信息工作平臺方面還有很大的不足存在，很多方面都難以達到有效聯動，而且移動客戶終端依然有很多問題存在，導致檔案管理單位以及部門，信息化網絡水平亟待提升，這樣才能推動檔案信息化管理工作健康發展。

（三）檔案專業化信息人才比較缺乏

在檔案管理工作當中，很多工作人員在信息技能方面還存在很大不足，難以為檔案信息化管理提供專業幫助，而且在檔案管理工作實際，很多依然采用人工方式進行管理，管理水平較低，對檔案信息化高效發展形成很大阻礙。

三、檔案信息化管理建設的優化應用

（一）針對檔案管理信息化構建完善的標準

檔案管理單位以及相關部門，要結合檔案管理工作實際構建規范完善的執行標準，并在標準管理體系當中充分納入當然信息化管理的各個環節，有效確保檔案管理工作成效以及質量。

（二）對檔案信息化管理網絡一體化平臺加強建設

過針對檔案信息化管理構建一體化的工作平臺，才能進一步提高檔案管理信息化水平，實現檔案管理全面素質化，首先應當對檔案管理各個職能環節加強無縫信息化銜接，同時進一步強化檔案管理體化信息平臺建設，提高其服務作用，對檔案咨詢、共享、下載以及移動端客戶提供更加優質的服務，并對檔案儲存進一步優化，提供全面的檢索服務，將一體化平臺強大優勢充分體現出來，并針對檔案信息網絡一體化平臺構建完善的監管機制，確保更加全面的監督管理檔案信息化。

（三）打造檔案信息化專業人才培養體系

在檔案信息化管理建設發展過程當中，離不開專業人才的支撐，檔案管理單位以及部門要結合自身實際，專業的信息化人才培養體系，對檔案管理工作人員加強系統培訓，使其信息化水平獲得全面提升，并通過完善的引進機制引入更多現代化的專業人才，推動檔案管理工作信息化發展。

結語

總之，就目前當然信息化管理建設而言，依然有很多問題存在，亟待提高檔案管理整體信息化水平，特別是作為檔案管理的單位以及部門，必須要充分重視此項工作，將檔案信息化管理作為重中之重，針對檔案信息化建設構建完善的標準，并打造一體化的工作平臺，通過一體化專業計劃人才培養體系構建，促進和提升檔案管理信息化水平不斷提升，進而幫助檔案管理單位或部門快速實現信息化管理轉型，全面推進檔案管理事業發展。