事業單位檔案管理中對現代化管理方法的運用

白雪

DOI：10.16661/j.cnki.1672-3791.2110-5042-3611

摘? 要：檔案管理工作是事業單位發展過程中的一項重要內容，檔案管理效率對總體運行的效率會產生直接影響，而傳統的檔案管理方法已經難以滿足事業單位的發展需求，所以就有必要運用現代化管理辦法，這樣能加速檔案管理自動化水平的發展，使其得到有效應用。該文先對事業單位檔案管理利用現代化管理方法的重要性進行分析，又圍繞事業單位檔案管理存在的問題進行著重探討，最后闡述現代化管理方法應用于事業單位中采取的主要手段。

關鍵詞：現代化管理方法? ?事業單位? ?檔案管理? ?信息技術

中圖分類號：G271? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文獻標識碼：A文章編號：1672-3791（2021）09（a）-0074-03

Application of Modern management Methods in Archives Management of Public Institutions

BAI Xue

（Taonan City Environmental Sanitation Management Center， Taonan， Jilin Province， 137100 China）

Abstract：archives management is an important content in the development process of public institutions. The efficiency of archives management will have a direct impact on the overall operation efficiency， and the traditional archives management methods have been difficult to meet the development needs of public institutions. Therefore， it is necessary to use modern management methods， which can accelerate the development of the automation level of archives management and make it effectively applied. This paper first analyzes the importance of using modern management methods in the archives management of public institutions， and then focuses on the problems existing in the archives management of public institutions， and finally expounds the main meansof applying modern management methods to public institutions.

Key Words：Modern management methods; public; archives management; Information Technology

在新時期，檔案事業是黨和國家各項事業的一個重要組成部分，能夠真實地記錄各項工作的進展情況，標志著一個部門和單位的管理水平，是有序開展各項工作的重要基礎。由于檔案管理越來越重要，而檔案管理工作又十分復雜、繁瑣，所以各行業都優化檔案管理形式，開始運用新的檔案管理技術。因持續增加檔案數量，所以傳統的紙質檔案管理模式是很難從根本上滿足現代檔案管理的實際需求的。為此，對于事業單位來說，當前的一項重要任務就是要正確認識內部檔案管理的不足之處，并利用科學的措施對其不斷優化，不應該局限在紙質檔案管理這種單一的模式中，要合理應用計算機設備，使檔案管理效率及質量得到一定程度的提升[1]。通過對信息技術檔案管理和傳統的檔案管理模式進行綜合比較，發現信息技術檔案管理有更多優勢，一方面能促進檔案管理效率有較大程度的提升，另一方面還能對管理流程加以調整和優化。

1? 事業單位檔案管理利用現代化管理方法的重要性

通常來說，傳統方式下的事業單位檔案管理需要大量的管理人員，而且涉及較大的工作量，比較復雜，而這種模式下并沒有顯著提升工作效率。此外，在傳統的檔案管理模式中，建立、查詢檔案都需要非常繁瑣的程序，很難取得更為理想的檔案管理目標。傳統的事業單位檔案管理都是紙質的，而保管紙質檔案需要的空間比較大，又不便于檔案信息查詢。所以，就要利用現代化管理方法，使工作效率得到提高，又能減輕檔案管理人員的工作負擔?，F代化檔案管理方法主要是采用無紙化技術，檔案的管理與查詢更加快捷，有助于促進工作質量提升[2]。

2? 事業單位檔案管理存在的問題

2.1 檔案管理制度未結合時代性

現階段，我國社會正在高速發展，國家的各項事業也在日益發生變化，要求事業單位對工作內容和設備進行不斷革新，一旦缺失社會進展信息，那么就會導致事業單位各項工作被延誤。為了能從本質上促進事業單位工作效率得到提升，必須對現階段的檔案管理制度進行完善。然而，現在有許多事業單位的檔案制度都與時代發展出現了嚴重偏離，管理系統沒有得多及時更新，管理設備落后，大部分事業單位采用的仍舊是傳統的文籍庫存模式[3]。事業單位為了解決這些問題，要充分利用先進的檔案管理手段，革新現代化設備，保持檔案管理信息的先進性，保持事業單位的內部管理系統一直處于時代前沿。

2.2 管理系統不兼容

管理系統的兼容性對現代化的事業單位檔案管理來說非常重要。當前我國事業單位在檔案管理工作中普遍都應用計算機信息技術，并且辦公軟件系統成為了各單位的管理系統，并且系統中很少涉及檔案管理功能，因辦公系統和檔案管理系統難以兼容，這就難以及時轉換許多數據，也不能對文件進行歸檔，從而對檔案現代化管理進程造成影響。

2.3 檔案管理中銜接程序有問題

很多事業單位都將現代化的檔案管理存儲設備作為檔案管理工作中不可缺少的一部分，但是在各個單位中，存儲設備都有著不同的應用和操作程序，并且有的事業單位的管理人員還沒有全面認識現代管理設備的性能，使其功能還未達到最大化。而從檔案管理的實際過程來看，事業單位對檔案管理的部分工作還停留在形式化層面，實際的操作程序銜接有明顯的問題存在[4]。還建立了一些比較繁瑣的搜索工具，給檢索過程增加難度，不僅影響了效率，也欠缺實效性，這一問題要充分重視起來。

2.4 檔案的利用率低

大多數事業單位都是將日常的各類業務作為工作重心，并且更重視的是整體工作效益，對檔案管理的重視程度不夠，在一定程度上就會降低檔案信息的查詢利用率。有的事業單位還在利用落后的檔案管理方式，沒有用網絡將單位各個科室有效地連接起來，所以檔案網絡查詢機制就無法實現，相關人員只能去檔案室查閱檔案。此外，有的事業單位已經意識到檔案管理的重要性，也開始重視檔案部門建設，還配備了現代化管理設備，信息化檔案管理模式最終實現，只是在利用檔案方面卻有諸多不足存在，比如：出現極為明顯的數據處理弊端，該弊端影響檔案管理發揮作用，需要繼續進行改進。

3? 現代化管理方法應用于事業單位中采取的主要手段

3.1 檔案檢索和目錄編制

在檔案管理工作中，目錄是其中的一個重要內容，每一份檔案都有與之相對應的目錄，為檢索提供方便并得到合理利用。在信息化時代，計算機技術得到普及，檔案目錄從最初的手寫方式逐漸轉變為微機打印方式。為更好地開展檔案管理工作，事業單位還采用專門的軟件將資料與目錄錄入到計算機中，對有關資料進行分類，并由計算機程序來對它們進行統計與匯總。在日后需要使用某個檔案時，只需要將關鍵詞或者與之相關的信息輸入即可，隨時可以調用，檔案管理軟件就能為檔案查詢人員顯示檔案具體位置，通過點擊就可以看到所需的內容[5]。應用現代化管理方法既可以使檔案查詢的時間縮短，還能使檔案檢索的準確率有所保證。而通過對現代化管理方法的合理運用，又可以保證在檢索時能做好分類保管工作，事業單位檔案管理目標能夠加快實現。

3.2 加強建設軟硬件基礎設施

為了加強推進事業單位檔案現代化建設，配置的軟硬件設施必須要適應檔案現代化管理模式，主抓檔案管理信息化水平，促進信息化水平得到更大提升。在配置硬件設施的過程中，采購現代化的檔案管理設備是第一步，之后就是對檔案管理人員加強訓練，提高他們的操作能力，能熟練地對檔案管理進行操作，提高工作效率。在配置軟件設施工作開展中，事業單位可以優先選擇和外部軟件企業共同合作，檔案管理軟件的開發事項由企業來完成，并且以檔案現代化管理需求為基礎來設置合理功能。在合理應用計算機設備的形勢下，該設備能發揮出很大作用，比如：檔案內容被大量存儲;查詢搜索的途徑明顯增多，節約了成本和時間。除了上述之外，事業單位的又一任務是加強信息化檔案管理環境的營造，結合自身發展情況，充分融合、利用信息技術，由此構建的檔案管理服務體系才能保證是科學的，這對于提高檔案管理工作質量具有重要意義[6]。

3.3 重視信息資源共享平臺的構建

總體來說，現代化檔案管理方法就是在傳統的管理方法基礎上進行不斷創新，并優化檔案管理模式。所以，要采取有效對策解決好事業單位現階段在檔案管理方面面臨的實際問題，促進檔案管理科學性的提高。在事業單位檔案管理工作中，檔案管理部門應做到的是保證檔案管理方式與檔案標準能夠達到一致性，這是基本要求。另外，要按照法律依據來規范管理檔案，使檔案管理的每個環節都能被檔案管理機制覆蓋。只有做到這一點，才能構建起事業單位共享信息資源平臺，檔案信息被共享。

3.4 推進轉變紙質文檔

當前的事業單位檔案管理工作中，檔案管理的主流是電子檔案，檔案保存時是以電子文件的形式保存的。通過對現代化多媒體技術的利用，紙質文檔開始向電子文檔轉變。一是加強相關數據庫的建立，規范數據庫的自身結構，使其更標準;二是多媒體技術能集體化管理圖片、聲音和文字等，用光盤可以將紙質的檔案向電子檔案轉變，光盤有較大容量，讀寫速度快，所以有價值的紙質檔案向電子檔案轉變后，就能保存到光盤內，有利于計算機查詢和識別工作的進行。

4 結語

綜上所述，社會是時刻變化的，事業單位要想永葆活力，檔案管理水平就必須要得到不斷提升，并且保證現代化管理制度及管理方法都能真正落實，加強軟硬件基礎設施建設，積極構建信息資源共享平臺，引進先進技術和設備，積極改進檔案管理系統，從而推進事業單位檔案管理實現現代化發展?？偠灾?，在實際工作中要學會運用現代化技術，遇到問題及時采取措施進行解決，提高檔案管理工作效率。

參考文獻

[1] 劉麗秋.論事業單位管理檔案管理中現代化方式的運用[J].中外企業家，2019（22）：128.

[2] 楊林書.淺談事業單位檔案的現代化管理[J].檔案天地，2018（3）：2.

[3] 張才.實現事業單位檔案現代化管理的策略[J].城建檔案，2021（6）：90-91.

[4] 宋揚.黑龍江省國有改制企業檔案管理現狀調研[D].哈爾濱：黑龍江大學，2020.

[5] 張春子.新形勢下事業單位檔案管理創新[J].蘭臺內外，2021（26）：16-18.

[6] 楊揚.濟南市事業單位檔案管理問題及對策研究——以H區為例[D].西安：陜西師范大學，2018.