企業檔案管理中信息技術應用研究

陳偉華

（哈爾濱鍋爐廠有限責任公司，黑龍江 哈爾濱 150000）

引言

企業處在日新月異的環境之下，現在的競爭是對信息的競爭，只有牢牢掌握關鍵信息的企業才能在激烈的競爭中，獨占鰲頭，取得成效。企業檔案是企業發展，和日常管理的基本參考，對于一個企業來說是十分重要的。信息化時代更需要建立系統化的信息管理系統，讓企業的檔案管理事半功倍，更有速度的同時發揮它自身的價值。

一、新時代企業檔案管理的需求

在信息化的新時代，在日新月異的環境之下，今天的時代已經不能和過往同日而語，所以企業迫切地需要對檔案管理進行改革，在保持檔案的基本的作用的同時，運用更加先進的技術發掘檔案深處的價值，從企業日常中得到的檔案記錄可以反過來對企業的決策和管理作出貢獻，那么在這樣的過程里，對于企業的檔案有這樣幾個要求：（1）要有變的勇氣。要敢于變革，過往的傳統管理方法已經不能滿足今日的要求，過去的紙質文檔不能適應今天的數字化時代，所以要敢于改變，將新的檔案改成電子存檔，要把過往的檔案重新整理排序好，成為電子檔案再進行整理保存使用，讓資源可以被迅速地查找，在有需要的時候也能迅速地被使用。（2）要有時代的速度。新時代的企業越來越大，一些集合式的企業和集團之間的糾紛，往往來源于檔案的效率，需要注意檔案的提取需要速度，過了期限的檔案的價值無疑會大打折扣，所以無論是查找檔案，還是提取檔案，還是使用轉移檔案，都需要有一定的速度，而這一速度就需要建立更有效率的管理系統，可以更好地滿足上文所述的這些要求。（3）要深挖檔案背后的價值。充分利用好檔案，并且深挖它背后的資源和價值，使檔案可以更好地被運用好，現在的企業之間，誰先掌握了更多的價值就能在競爭中拿下更大的優勢，而企業檔案作為企業日常運行管理的基礎，就更是重中之重，比如之前的運輸業，一個小小的貼紙改革就能散發出巨大的價值，因為量變產生了質變，這也更好的證明了檔案背后的價值是無盡的。

二、信息技術在企業檔案管理中的運用措施

（一）建立系統化的信息化體系

只有擁有了一個系統化的管理方式才能更科學地使用好這些檔案，在運用好這些檔案的同時還要注意有一個科學的分類管理，在這之后，還要對未來有一個基本的規劃，使信息管理可以在更多的領域被運用，面對各種難以預料的未來變化，可以借由這種信息化的改變讓企業增加新的活力，其次通過建立信息系統讓企業擁有抗逆能力，面對一些危機和變化，仍然能嚴格地保證信息真實性，且具有一定的效率。

（二）組建高水平的信息化開發團隊

作為企業決策者，必須要對人才有足夠的關注，了解清楚人才在企業發展中至關重要的作用，不斷廣招賢人，嚴格審核，讓人才有合適的崗位與工作，能夠最大限度地發揮員工的潛力和優勢，面對各種不同問題，也需要有不同崗位，不同類型的人才分開工作，共同配合才能完成好愈發復雜的任務。對于在職的員工，必須引導他們學習新的信息化理念，結合社會的信息發展趨勢，讓員工在技能和思想上進行更新，讓整個團隊保持技術的同時擁有新的活力，這樣的團隊才能在做好檔案管理的同時，不斷發掘檔案內部的價值，進行技能和理念上的創新。

（三）重新構建檔案業務流程

傳統的檔案流程包括，對檔案進行收集整理和使用，現階段想要得到電子信息化的檔案，就需要改進業務流程，讓檔案管理的方式流程可以適應新時代的要求，具體地說有以下幾個部分。（1）在收集部分做好功夫。收集檔案的同時要利用好企業內部的管理，改革優化檔案信息的收集環節。檔案管理人員在收集檔案信息時，要合理利用企業內部信息系統，將任務下達到各部門，并做好分工，部門人員要通過信息管理系統來上傳檔案信息，以便信息的及時接收和收集。（2）重新分組規劃檔案。檔案需要被分類的有標簽處理好，然后要建立不同的文件夾對檔案進行分類保存，集中保存檔案的同時，要做好保護保存工作，留好副本，防止文件和檔案的丟失。將檔案規劃好后，需要按照不同部門和不同的類型，讓檔案一一錄入，此外還要設立安全權限，使檔案可以被安全完整地保護好。（3）要及時對檔案內容進行審查。相關負責人員要對檔案本身的內容進行審查，檔案作為企業的根基，必須要被保證自身的真實性，容不得錯誤和馬虎，所以負責人員本身就要擔當起責任，對檔案內容進行保護和校正，一旦發現存有疑問的數據和檔案，及時向公司匯報，使上層人員進行重新審查，通過這樣的方式來保證檔案的準確性。（4）要合理地使用好檔案。首先如果一個人員需要對檔案進行提取，可以賦予一定的權限，但是權限要精準可控，保證其他的檔案不會被看到，不會泄露，也就是要保證檔案的安全性，其次這個提取過程要有速度和效率，要拒絕各種耗時的繁瑣步驟或是繁文縟節，要簡潔高效地建立提取系統，使檔案提取簡單且安全。

（四）重視檔案信息管理安全系統建設

商業信息的保密一直是企業重要的一部分，而信息保密也就包括了檔案信息的保密，因此建立一個安全的檔案信息管理系統，來對檔案進行保護就顯得十分重要。利用計算機系統來建立的電子檔案，可以幫助我們實現這樣的構想，但是實際的操作過程中，一旦發現檔案之間有矛盾之處就要排查原因，判斷程序是否有不兼容的現象，錄入的信息是否可以被現有的系統收入，如果不能就要對系統進行維護和改進。在日常保護信息系統之外還要強化加密方式，防止不法分子對檔案進行盜取，檔案本身的歷史性和完整性都需要保密，不能被修改，也不能被影響，所以可以用同行進行身份認證的方式來保護檔案安全。

三、結語

當電流劃過導線，信息化時代就已經拉開了序幕，在這一過程里，各行業都需要將自身的傳統和新的技術融合，而檔案管理作為復雜重要的部分，更需要新的技術來進行革新，因為一個新的信息化的檔案管理可以極大程度減少工作量，減少復雜紙質數據保存工作，讓企業的檔案更加便捷且可靠，一個有效的檔案管理技術可以讓企業適應迅速發展的社會，也能讓企業在激烈的競爭中擁有核心競爭力。