大數據背景下檔案信息服務的創新思路

趙志堅

（鶴崗市東山區勞動保障監察大隊，黑龍江 鶴崗 154100）

大數據對檔案信息服務帶來了良好的機遇，但同時也帶來了較大的沖擊?；诖髷祿尘跋拢瑱n案信息服務的方法、途徑和范圍都發生了較大的變化，因此在實際檔案工作開展過程中，需要加快思想觀念的轉變，重視借助于信息技術的優勢開展檔案信息服務，積極推動檔案信息服務方式和信息渠道的拓展，實現檔案信息服務的創新發展，更好地發揮出檔案信息的實際效能。

一、大數據背景下檔案信息服務的特征分析

（一）檔案信息數量遞增

基于大數據背景下，信息資源成為社會發展的重要資源，其重要性不斷凸顯出來，這也使檔案信息越來越受到重視。檔案信息數據呈現出快速增長的態勢，這也增加了檔案信息管理和服務的難度。隨著檔案信息數量的增加，檔案信息涉及的范圍越來越廣泛，檔案信息服務范圍得以進一步拓展，檔案服務對象、服務方式方法都發生了較大的變化，這也迫切要求檔案信息服務要積極與時代發展要求相適應，提升檔案信息服務的信息化和智能化水平。

（二）信息類型復雜多樣

相較于傳統結構化檔案信息數據，當前檔案信息結構形式更具時代性。由于傳統檔案工作中對于檔案信息的線性增長更為關注，而多以結構化數據為主，信息更具普遍性和標準性。但在信息技術普及應用的新形勢，出現了非結構化信息，這也導致傳統的檔案信息類型無法與非結構化數據相適應，檔案信息類型的復雜性和多樣性對檔案信息服務帶來了較大的挑戰。

（三）信息處理速度加快

在當前新形勢下，檔案信息獲取方式更具多樣性，檔案信息管理工作流程更具復雜性。特別是大數據技術的應用，檔案信息傳播和處理速度加快，檔案信息傳播途徑增多，這也為檔案信息服務帶來了良好的機遇，在實際工作中要檔案部門要抓住機遇，重視先進技術手段的應用，全面提升檔案信息服務的效率和質量，更好地發揮出檔案信息的重要作用。

二、檔案服務工作面臨的挑戰

（一）檔案數據收集方式的挑戰

在當前大數據時代背景下，傳統檔案收集方式越來越無法與當前信息快速發展的新形勢相適應。因此在檔案通過工作中，如何對有價值檔案進行分類存儲、實時歸檔及隨時調用、海量檔案信息挖掘的挖掘等，這些問題成為檔案工作者迫切需要解決的事情，檔案工作者需要重視日常檔案信息數據的收集和利用工作，以此來促進檔案的增質提效。

（二）檔案服務利用方式的挑戰

隨著檔案信息化水平的提升，檔案從傳統的紙質時代加快了電子化的發展步伐。這也要求檔案管理者要從傳統的單向、強制及低層次的檔案服務方式和手段加快向多元化、個性化和深層次的方面轉變。因此要求檔案管理者要積極與時代發展形勢順應，細致分析檔案服務的需求，全面提高檔案利用價值，進一步實現檔案信息的高效利用。

（三）檔案數據安全問題的挑戰

大數據背景下，檔案呈現出井噴式增長，而且存量檔案加快了數字化的步伐。在這種情況下，傳統數據庫越來越無法滿足檔案信息不斷增長的需求，檔案信息呈現出爆炸式增長，這也對檔案數據存儲方式和能力帶來了全新的挑戰。特別是檔案信息化水平的提升，檔案信息共享步伐加快，這也對檔案信息安全提出了更高的要求，檔案立法、監督機制和應急處置等方面都面臨著前所未有的挑戰。

三、檔案服務中存在的問題

（一）服務體系不健全

由于傳統的檔案服務內容和服務方式越來越無法滿足用戶對信息的需求。在當前大數據環境下，檔案用戶需求開始向多樣性和多層性的方面發展，檔案服務對象范圍也有了進一步拓展。目前一些檔案部門仍存在重藏輕用的觀念，在檔案信息服務方面缺乏主動性，這就導致優質的檔案信息存在閑置和浪費的問題。一些單位對檔案工作認識不足，這就導致單位檔案工作處于半邊緣化的狀態。而且當前大部分檔案部門在檔案數據挖掘和分析等方面水平不高，這也對檔案服務質量的提升帶來了較大的影響。當前大部分單位檔案服務工作開展過程中，用戶反饋環節缺失，對于檔案用戶的需求缺乏了解，再加之服務方式過于單一。一些重要檔案信息的數字化轉化滯后，存在過多的疑慮，這對檔案信息化發展造成了較大的阻礙。

（二）數字化水平有待提升

當前檔案部門在檔案信息化建設過程中，由于自身規模和實際情況方面存在的差異性，因此會根據自身的需求選擇適宜的檔案信息管理系統。同時檔案信息管理系統形式多樣，獨立系統、附屬系統、自帶檔案管理功能的系統等，這也為檔案部門提供了更多元化的選擇。但當前檔案信息管理系統仍存在質量良莠不齊及功能不健全等問題，這對檔案管理工作的效率的提升帶來了較大的影響。基于大數據時代背景下，檔案信息系統在實際檔案工作中發揮著越來越大的效用，為了更好地滿足時代發展要求，檔案部門在實際工作中需要加快提升檔案數字化水平，實現檔案信息的數字化轉化，促進檔案的集成化和集約化發展。

（三）信息共享程度較低

近年來隨著檔案信息化建設進程的加快，檔案信息化管理和服務方面的經驗有了更多的積累，部分檔案部門加快了檔案信息的一體化管理步伐，并重視建設數據庫，打造更為豐富的線上信息資源，并越來越重視與同行業之間的合作，加快推動檔案信息的共建共享。但仍存在一些檔案部門信息化建設滯后，缺乏與同行業之間的交流和合作，而且在檔案服務工作中思想觀念過于陳舊，檔案信息利用率不高。再加之受檔案保密性的影響，相關檔案部門之間合作較少，檔案信息存在信息壁壘的問題，易出現信息孤島，這也使檔案服務模式急需進一步優化，促進檔案信息的有效共享。

四、大數據背景下檔案信息服務的創新策略

（一）建立以用戶為中心的服務體系

在當前檔案信息服務優化創新工作開展過程中，需要加快建設檔案信息系統，提高系統的規范化、標準化和實用化水平，進一步確保數據和平臺建設的安全性、實現檔案信息高效檢索和動態處理，進一步增強平臺的兼容性，加快提升檔案服務工作的智能化和人性化水平，促進檔案價值的實現，更好地發揮出檔案信息的實際效能。同時檔案信息服務工作開展賽程中，還要重視數據挖掘、數據清洗和數據分析等技術的應用，有效跟蹤用戶行為，重視對用戶隱私信息安全的保護，并針對用戶習慣和愛好進行分析，從而為用戶提供定制化信息，進一步提高檔案信息服務的個性化和針對性。另外，為了進一步提高檔案服務的水平，還要加大檔案服務的宣傳力度，重視檔案管理人員服務意識和服務水平的提升，建立健全獎懲制度，進一步提升檔案管理人員主動服務意識，并將線上服務與線下服務相結合，及時根據用戶反饋信息進行檔案服務進行完善，從而打造一套以用戶為中心的檔案服務體系，為用戶提供高效、優質和便捷的檔案信息服務。

（二）整合檔案數字資源

在當前檔案信息服務開展賽程中，需要積極對檔案數字資源進行整合，重視檔案信息管理工作中先進技術的應用。在具體工作中，需要針對檔案信息資源進行合理規劃和全面融合，并基于公眾需求入手，做好宏觀調控和組織協調工作，借助于網絡技術，實現對檔案信息的高效管理，進一步強化檔案信息保障體系，加快提升檔案信息的數字化和電子化水平，為檔案信息資源共享的實現打下良好的基礎。

（三）加快推進檔案信息服務方式的轉變

基于大數據環境下，檔案信息收集和服務對象打破了時間和空間的制約，檔案信息服務加快了向多元化、開放化和智能化的方向發展。這也促使檔案服務方式也發生了較大的變化，個性化服務和智能化服務方式的應用，能夠更好地滿足檔案利用者的需求，為檔案利用者提供更精準的數據信息。

在當前各檔案部門開始重視對檔案遠程服務利用平臺的建設，并針線上與線下檔案服務方式相結合，有效地提高了檔案利用效率。而且為了能夠更好地滿足用戶的個性化需求，檔案工作者利用大數據技術深入挖掘檔案信息的價值，并對檔案信息的內容和形式進行不斷豐富，開發更具專業性和個性化的檔案產品，更好地滿足檔案利用者的需求，進一步提升檔案服務的精準化水平。大數據背景下，針對檔案信息的分析時，借助于技術手段和軟件，預測檔案信息發展趨勢，并基于國家潮熱法規的前提下，積極整合檔案信息資源，深入挖掘檔案信息價值，實現檔案信息的優化利用。

（四）加強移動終端服務的建設和推廣

在當前大數據時代背景下，人們更傾向于通過移動終端進行檔案信息查詢和獲取。目前手機作為普及程度較高的移動終端，特別是在當前手機網民規模不斷擴大的新形勢下，檔案服務也開始向移動終端服務平臺上拓展，為用戶提供實時的移動服務。同時檔案工作還需要與經濟新常態的發展相適應，加快推動理念和手段的創新，積極拓寬檔案網站和移動終端等服務渠道。檔案部門可以借助于檔案APP、微信公眾號等與用戶建立起直接聯系，增強與用戶的互動，并根據用戶興趣和愛好，向用戶推送個性化的檔案信息，并通過用戶信息的反饋，進一步提高檔案信息推送的精準化水平。

（五）重視潛在檔案用戶的開發

近年來我國檔案用戶規模呈現出增長的態勢，但整體增長速度較慢，用戶黏性不高，這與檔案工作長期發展過程中，檔案部門與公眾之間的距離感有直接的關系，公眾對檔案信息資源認知較為薄弱，這也對檔案用戶規模擴大的速度帶來較大的制約，潛在用戶群體有待開發。潛在檔案用戶群體具有潛在的信息需求，因此在實際檔案工作開展過程中，宜利用大數據技術深入挖掘檔案用戶的信息，為其提供高質量檔案信息推送服務，進一步增強檔案用戶的黏性。對于一些沒有為其提供過服務的潛在用戶，檔案部門宜能冠軍與其他客戶端進行合作，在社會平臺上進行檔案宣傳，激發潛在用戶的檔案需求，并通過拓展檔案信息獲取方式，實現潛在用戶的有效轉化和開發，擴大檔案用戶的數量和規模。

五、結束語

在大數據時代背景下，檔案信息服務工作開展過程中，更重視先進技術手段的應用，積極推動服務形式的創新，并基于檔案用戶需求，采取多元化的現代化服務手段，全面提高檔案信息服務效率和質量，使檔案服務能夠與時代發展需求更好地適應。對于檔案信息服務而言，大數據的發展對其是良好的機遇，同時也是較大的挑戰，這就需要在實際工作中要抓住機遇，充分的借助于大數據技術的優勢，進一步掌握檔案用戶的實際需求，并遵循檔案管理的規律，提高檔案信息服務的智能化和現代化水平，實現檔案信息的高效利用。