有效提升事業單位人力資源檔案管理水平

魏翠萍

（安丘市交通運輸局，山東 安丘 262100）

引言

伴隨著經濟的發展，社會的進步，國內各行業都在轉型升級。在這樣的背景下，事業單位的人力資源檔案管理工作也十分重要，緊跟時代步伐，實施自我可持續發展也十分重要?？茖W技術的發展也使事業單位人力資源檔案實現科技化、數字化的可能性。作者結合實際工作經驗及相關文獻，提出事業單位人力檔案存在的問題，并提出一些看法。旨在促進人力資源檔案管理的發展與進步，從而使事業單位跟上時代的步伐，實現可持續發展。

一、管理能力和水平提升的意義

（一）可以促進單元發展

人力資源檔案管理在事業單位工作中有著非常重要的作用，有助于提高人力資源管理水平?？赏ㄟ^人力資源檔案管理，非常準確地把握每個員工的具體情況，從而因勢利導，合理運用每個員工的能力，這符合以人為本的基本要求，也是單位發展的動力。合理編制人事檔案及管理，可以最大限度地發揮每個員工的潛能，避免人力資源浪費。提升事業單位的競爭力，在市場競爭日益激烈的今天內部挖掘有用的人才，可以降低成本，提高競爭力。

（二）物盡其用

單位的核心競爭力在人才上，是保障單位正常運轉，提高內部工作效率和效益的根本。一個有效的人力資源檔案管理，不能只注重管理，充分發揮主觀能動性，加強員工能力的提升，注重其他方面能力的培養，使單位的發展蒸蒸日上。簡而言之，人力資源檔案就是每個單位員工的實際工作情況和工作能力的記錄。有這樣的檔案我們才能對每個員工有一個具體而貼切的了解。通過HR 檔案還能掌握每一個員工的能力和特征，從而實現有效的監督。不僅可以激勵每一位員工不斷進步，還可以達到對每一個員工的約束，使他們的工作更加符合標準的要求，在此基礎上使事業單位不斷進步。

二、具體工作中的不足

（一）重視程度不夠。

事業單位人事檔案管理是事業單位的一項基礎性工作，需要平時的維護和管理。但事業單位的領導或管理人員對單位的人力資源檔案一直沒有正確認識或重視。人員配備，人事制度建設，經費投入，技術支持不足。調任其他職位或未接受專業培訓。設備資源跟不上人事檔案的發展。對檔案的補充更新通常僅在使用人力資源檔案時才被考慮。新技術的應用，使得人力資源檔案越來越被邊緣化，給檔案的有序合理化帶來很大的負面影響。其次，由于領導重視不夠，制度建設存在許多漏洞。隨著社會的發展和市場化的要求，人力資源檔案管理也需要改革和完善。同時，隨著新《勞動保障法》的頒布和社會保障制度的不斷完善，對人力資源檔案建設提出了更高的要求。制度建設和人力資源檔案管理不規范都影響檔案管理水平。

（二）檔案管理基礎薄弱。

由于各單位領導和管理人員對人力資源檔案的管理不夠重視，對其含義認識不夠，導致了檔案管理基礎薄弱。隨著經濟社會的發展，市場和社會對事業單位人力資源檔案的管理提出了更高的要求，國家也采取了各種政策來加強事業單位檔案管理能力。但在具體的實施過程中，也出現了一些問題，主要表現為人事檔案分類不合理、建檔不規范、規范化、電子檔案未建立、檔案數字化管理系統等。極大地影響了人力資源檔案的規范化、現代化。

（三）員工素質還有提升空間。

提高人力資源檔案管理水平，是提升檔案管理水平的核心問題。提高人力資源檔案管理水平，需要高素質管理者的配合。但大部分單位的領導和管理工作對人力資源檔案重視不夠，檔案管理觀念還比較落后，很多單位沒有設立專門的人事檔案管理人員?？傮w上由檔案管理者統一管理，存在著專業與綜合素質的大問題，難以對人力資源檔案進行深入挖掘。此外，單位檔案管理人員的培訓和繼續教育等方面還存在一些問題，難以勝任。

（四）檔案管理信息化程度低。

現代信息技術領域的發展導致了工作方法在各個領域的變化。目前，各單位逐步采用現代元素，但信息化應用進展緩慢。有些單位在工作中計算機使用率低。在數字化、信息化的過程中，沒有充分利用計算機，就不能為提高信息化水平創造條件。另外，相關的信息設備也不適合系統開發，系統的訪問受到嚴格限制。如果訪客太多，會造成卡頓，甚至造成系統癱瘓。此外，事業單位缺乏現代技術支撐，現代化意識淡薄是造成檔案管理低效、落后的直接原因。

三、提升檔案管理水平的方法

（一）加強對檔案管理水平的重視

觀念決定高度，由于對人力資源檔案的管理重視程度不夠，因而在實際工作中態度上存在問題，再加上專業培訓不到位導致管理能力不足，人力資源檔案管理也存在形式化問題。因此，要從思想上加強對人力資源檔案管理的重視。以此為基礎，加強對員工的培訓，可以組織相關人員進行檔案管理學習，或請專家來舉辦講座，提高思想意識和管理水平。增加人力資源檔案管理的資金投入，為各項工作的開展提供充足的資金支持。在技術設備方面加大投入，可以引進先進的管理技術和信息化設備，在保證工程順利進行的基礎上，提高工作效率。

（二）健全相關管理制度

因為人力資源檔案管理涉及的內容十分豐富，所以管理起來也比較困難。因此，有必要建立合理的人力資源檔案管理系統。一是單位應根據自身情況，制定適合自己的管理制度，要求人力資源檔案建立、健全、保存的每一步都要規范化，做到有依可查、有據可循、盡量標準化。也要加強監督，制定考核方案，將責任落實到個人?？赏ㄟ^定期或不定期的考核及全面的工作能力評估，激發員工的積極性。還要建立相應的獎懲制度，對做得好的人給予獎勵，對存在差錯的要予以處罰，以此來督促專業人員做好自己的工作。

（三）增強行動能力培訓

事業單位員工素質的提高，是提高管理水平的一個重要課題。要做的第一件事就是讓相關管理人員端正工作態度，讓他們知道自己工作的重要性和意義，以此來增強管理工作的認同感，還能充分發揮主觀能動性。此外，還應注重挖掘單位內部人才，提高人力資源檔案管理人員的工資待遇，以吸引優秀人才。

（四）提高信息水平

機構檔案管理信息化已是大勢所趨，但由于種種原因，信息化水平并不很高。要提高信息化水平，首先要引進先進的信息化技術，加強信息化體系建設，完善數據庫，物盡其用。

（五）提高檔案管理的信息化水平

伴隨著信息技術的日益普及和各部門的發展，任何單位或個人都不能在廣大的社會團體中孤立的工作，檔案管理也應緊跟現代化發展的步伐，傳統紙質檔案管理中常出現的錯誤：出錯率高、質量差、共享率低、辦公效率低等現象越來越明顯，電子信息化的管理方式有待加強。在檔案管理方面，需要投入大量資源，建立檔案管理系統，把管理中紙質版的工作內容變成電子資料，提高檔案管理的效率，避免因檔案資料過度修改而給檔案帶來的損失，推行檔案電子化管理制度，將大大提高資源利用率，減少浪費，提高檔案管理的針對性。機關應根據自身發展的實際需要，結合各部門檔案管理工作的需要，廣泛開展調研，在合理的預算條件下，引進先進的現代化管理類設施，為檔案管理能力的提高打下基礎。

四、事業單位人力資源管理的若干建議

（一）正確認識人力資源管理在日常管理中的作用

首先要樹立正確的管理理念，充分發揮人力資源管理在事業單位中的作用。依據單位自身實際，以事業單位現代化管理系統為指導，制定科學、可行的人力資源管理方案，使單位對人力資源管理工作的重視與了解，使其真正發揮作用，從上而下著手。

第二，明確崗位職責和崗位要求。要明確單位內部各崗位的任職資格和要求，才能更清楚、更清楚地掌握每個崗位對人員的需求，才能最終實現人崗匹配。

（二）探討并建立有效的招聘系統

人才是人力資源管理的根本，吸引和留住人才是單位發展不可缺少的組成部分。因事業單位的工作難度及工作特殊性，在人才招聘過程中，對學歷和專業有較高的要求，使這一制度的門檻有了較大的提高，加上這兩年新冠疫情的影響，促使更多的人員到事業單位工作，這就加劇了招考競爭。但實際工作中，也不乏學歷不高，但工作經驗和工作技能十分豐富的人員，高學歷和專業的要求，將這部分人員拒之門外，沒有機會參加招錄考試。另一方面，在事業編制的控制上，各單位的工作人員可具有不同的身份，事業單位可根據自己的實際，積極探索建立行之有效的員工制度，這樣既可以減輕事業單位控編的壓力，又能真正解決事業單位人員的需要。

（三）調動員工的積極性，減少人員的閑置

事業單位人力資源配置中最突出的問題之一就是人員閑置。因為事業單位內部對工作沒有明確分工，工作職責不明確等原因，導致事業單位內部長期存在部分員工無具體業務，造成人力資源的浪費。對此部分人員，首先要了解這些員工閑散的原因，根據原因找出解決的辦法，調動工作積極性，使這部分人員忙碌起來，在單位找合適的崗位，實現人力資源的合理利用。

結語

信息時代的到來，大大提高了管理類工作的效率，信息化的檔案管理成為形勢下的必然要求，紙質的檔案管理模式已經不能適應現代辦公的需要。因此，必須加大對檔案管理工作的重視程度，加大對檔案工作人員的技能培訓，提高其信息化水平，加強單位信息交流與合作，完善檔案管理機制，緊跟時代，推動事業單位更好地可持續發展。可見，人力資源檔案管理在事業檔案建設中具有舉足輕重的作用。通過人力資源檔案管理，可以充分發揮和挖掘員工的潛能。因此，應重視目前事業單位人力資源檔案管理中存在的不足之處，通過完善相關工作制度，提高員工的工作能力和素質，加強數字化信息化建設，提高事業單位人力資源檔案管理水平，實現事業單位可持續發展。