信息技術在基層疾控中心檔案管理中的應用

徐娜

（淄博市桓臺縣疾病預防控制中心，山東 淄博 256400）

引言：對基層疾控中心的檔案資料進行有效管理，則能夠為相關疾病的防控提供可靠的參考資料，尤其是傳染性疾病，通過參考相關檔案資料能夠了解該種疾病的特點、感染原因等，以此制定出更好的防控方案。而在疾控中心檔案管理工作中存在不少問題，導致該工作難以順利開展，在這種情況下，相關單位則需要針對其中的問題，采用有效的措施解決相關問題，還要將信息技術應用其中，以此改進傳統檔案管理工作模式，借此提高基層疾控中心檔案管理的效率及質量。

一、信息技術在基層疾控中心檔案管理工作中的應用現狀

（一）傳統管理觀念比較落后

當前，在基層疾控中心的檔案管理工作中，有效應用信息技術，能夠保障疾病預防控制資料信息的準確性以及完整性。不過，就實際情況來看，部分基層疾控中心并沒有認識到檔案管理的重要性，對于檔案管理工作的重視度較低，而且對于信息技術的應用更是缺乏相應的認識。也因此，在開展檔案管理工作時，一些地區的基層疾控中心還在使用傳統的管理模式，這就影響到檔案的歸檔率、完整性，在以往的檔案管理工作中，不少管理人員只是對相關檔案進行收納，并沒有針對不同傳染病檔案的內容、特點，對其進行科學的篩選以及整理，從而導致檔案存放混亂，在對檔案進行查詢以及調取時，很難快速查找到所需的檔案資料，大大影響了檔案管理工作的高效性。由于一些疾控中心深受傳統落后管理思想的影響，再加上對檔案管理重視度較低，就使得信息技術得不到有效的應用，同時還要對檔案管理的信息化建設造成較大的阻礙[1]。

（二）基礎設施缺乏完善性

不少基層疾控中心在開展檔案管理工作時，并沒有將基礎設施的建設工作落實到位，信息技術的應用也沒有相應的信息設備作為支撐，即使存在信息化設備，但是部分基層疾控中心的檔案管理人員，對信息設備的應用還停留在表層，很多檔案管理工作的落實還是采用人工操作方式，導致信息化的檔案管理工作模式難以有效構建。另外，有些基層疾控中心雖然配備了相應的信息設備，比如，計算機、掃描儀等等，卻沒有利用信息技術建立相應的信息平臺，使得檔案收集以及整理工作還是由相關工作人員執行，這樣則對檔案管理工作的效率以及質量產生較大的影響，致使信息技術在檔案管理工作中難以得到充分的應用。在具體的檔案管理工作中，一些先進信息技術的應用率還是比較低，比如，視頻、音頻的錄入，檔案掃描等等，這樣不僅無法實現檔案的電子化管理，還會降低檔案管理信息化建設的全面性[2]。

（三）信息化管理機制不夠健全

若想將信息技術有效應用到檔案管理工作中，相關基層疾控中心不僅需要準備相應的信息設備，提高自身的信息化意識，還需要對原有的檔案管理機制予以完善，使其能夠與信息化的檔案管理模式相配套，進一步實現對信息化檔案管理工作的科學指導。不過，就實際情況來看，一些基層疾控中心雖然開展了檔案管理的信息化建設工作，但是，并沒有對傳統的檔案管理機制進行完善，導致原有的檔案管理機制無法指導當下的信息化檔案管理工作，從而影響到檔案管理工作的有序性及規范性，致使檔案管理工作的效率及質量受到不良影響。另外，由于缺乏管理機制的約束以及規范，使得一些檔案管理人員的工作行為存在不規范現象，這樣則會產生信息化檔案管理漏洞，以至于影響到檔案的安全性與完整性，降低檔案管理的有效性[3]。

二、信息技術在基層疾控中心檔案管理中的應用優勢

（一）有利于提高檔案管理的效率

基層疾控中心在運行過程中，會產生大量的信息資料，相關檔案管理工作人員需要將這些信息資料進行收集、整理以及歸檔，在這一過程中，檔案管理人員的工作量比較大，而且還有可能因為人工操作出現失誤的現象，影響到檔案資料的完整性。若是將信息技術有效應用到檔案管理中，則能夠減輕檔案管理人員的工作負擔，同時也能夠實現對檔案的信息化管理，提高檔案數據信息的安全性以及完整性，也在較大程度上提高了管理人員的工作效率[4]。

（二）有助于保障檔案的安全性

在利用信息技術對基層疾控中心的檔案資料進行管理時，能夠提高檔案資料的私密性，可以借助標引、關鍵詞等檢索方式，免去檔案室的翻查以及人工整理工作，與此同時，還能夠對一些重要檔案進行加密處理，限制相關用戶的權限，只允許有權限的用戶登錄并對加密檔案資料進行查看，大大保障了相關檔案資料的安全性[5]。另外，對于疾控檔案而言，其是在特定的條件、環境中，經由檔案管理人員長時間的收集、整理后形成的，也因此，紙質的檔案資料很容易受到破壞，若是不加以注意，則會導致紙質檔案出現受損問題，從而影響到檔案資料的完整度。若是在檔案管理中使用信息技術，就能夠將紙質檔案轉化成為電子檔案，并利用信息技術對電子檔案進行備份，以此降低檔案資料受損的記錄，同時也能保障原始數據的完整性。

三、信息技術在基層疾控中心檔案管理中應用的有效措施

（一）改善傳統的檔案管理理念

部分基層疾控中心在開展檔案管理工作時，還在使用傳統的紙質及人工管控方式，導致檔案資料的查找、傳遞等工作效率難以提升，存在這種情況的主要原因，則是因為傳統管理思想的影響。面對這種情況下，相關基層疾控中心則應該加強對信息技術的了解，并認識到信息技術在檔案管理工作中應用的積極作用，借此更新其傳統管理思想，進而提高信息技術及信息化檔案管理工作模式的重視，將信息技術有效應用到檔案管理工作中。與此同時，相關疾控中心還應該加大對信息化檔案管理的宣傳力度，促使檔案管理人員能夠及時轉變傳統的管理思想，提高其自身的信息化管理意識，使其能夠積極參與檔案管理信息化建設工作，進一步促進信息技術應用效果的提升[6]。

（二）做好基礎設施建設工作

就以往基層疾控中心檔案管理的實際情況來看，紙質的檔案材料比較多，而且隨著時間的推移，部分檔案資料會因為一些原因出現丟失、殘缺等情況，導致其沒有被完整的留存下來，這樣也會對檔案資料的查閱造成一定的影響。因此，相關疾控中心需要利用信息技術，將紙質檔案轉化成為數據化的信息，以此實現對檔案資料的長遠保存[7]。不過，在應用信息技術時，還需要準備相應的信息設備，為信息技術的應用提供充足的載體，借此提高信息技術應用的有效性。基于此，疾控中心應該加大相應的投資力度，采購信息化檔案管理所需的信息設備，確保軟硬件設備的充足性。比如，可以引進印制設備，利用該設備將紙質檔案資料轉化為電子信息的形式，并將其拷貝到計算機系統之中，有效保存檔案資料。

（三）合理完善檔案管理機制

基層疾控中心在檔案管理工作中應用信息技術時，還需要對原有的檔案管理機制進行科學完善，使其更加適應信息化檔案管理工作的實際需求，借此提高信息化檔案工作的規范性及有效性。基于此，基層疾控中心需要結合信息化檔案管理工作的具體情況，制定出相應的管理規范條例，規定檔案錄入時間、錄入標準等等，要求檔案管理工作人員嚴格按照相應的管理規范條例，做好檔案信息的錄入以及整理工作，比如，在制定規范條例時，需要針對檔案信息目錄的錄入格式予以嚴格規定，要求檔案管理人員按照固定的格式對檔案信息進行錄入，以防出現格式的混亂，無法查詢到檔案信息的情況。另外，建立責任管理機制。疾控中心需要設立相應的檔案管理崗位，明確不同管理崗位的職責以及權限，該崗位的工作人員要做好份內工作，同時還要設立監察機制，定期對信息化檔案管理工作的落實情況進行檢查，若是發現工作落實不到位的情況，則要對相關負責人予以一定的懲罰，借此提高管理人員的工作積極性。此外，建立培訓以及考核機制，加強對檔案管理人員的培訓，使其能夠在培訓過程中，掌握相應的信息技術，提高自身的信息設備操作技能，并對其進行考核，對于考核不合格的人員，則要使其繼續接受培訓，直至考核合格為止，這樣也有利于提高檔案管理的信息化水平。

（四）構建完善的信息管理系統

疾控中心還需要利用信息技術，建立相應的檔案管理信息系統，利用該系統實現對檔案資料的收集、整理以及保存。疾控中心可以利用信息技術，將檔案管理新系統與互聯網相連，同時要分出多個子系統，借此將檔案管理部門與疾控中心的各部門連接起來，這樣也便于收集相應的檔案資料，各部門可以利用信息系統進行檔案資料的上傳，大大提高了檔案信息收集的效率。接著則要利用信息系統，對檔案資料進行分類整理，結合相應的管理條例，對檔案資料的目錄格式進行規范。另外，在建立信息管理系統時，還要加強安全防護，通過建立防火墻、安裝殺毒軟件、密鑰登錄等多種方式，提高檔案管理系統的安全性[8]。

總結

在基層疾控中心檔案管理工作中，有效應用信息技術，則能減少檔案管理中的漏洞，改善其管理流程，保障檔案資料的完整性與安全性。因此，相關單位應該提高對信息技術的重視程度，并且要結合檔案管理的實際情況，對信息技術進行合理應用，使其能夠在檔案管理工作中發揮出積極作用。