京津冀協同發展背景下人事檔案數字化和人才服務信息化建設現狀及對策研究

錢秀菊 劉娜 張曉東

（1.承德市就業服務局，河北 承德 067000；2.承德市社會保險事業管理局，河北 承德 067000）

近年來，隨著社會經濟的快速發展和互聯網的不斷擴張，京津冀一體化進程加快，鑒于此，國家主管部門必須加強管理，提高檔案管理質量，適當引進先進的計算機技術；做好現場和對外溝通工作，完善相關服務和管理，不斷推進人事檔案數字化和人才服務信息化建設[1-2]。在京津冀協調發展背景下，已將人事檔案信息化已作為所有信息管理的主要管理方式。電子檔案的傳輸有兩種方式：在線聯網和離線[3]。為了確保檔案的順利移交，我們需要確保環境安全。近年來，中國更加重視人事檔案管理，并發布了一系列支持和管理這些檔案的策略，然而，當前人事管理中不可避免地存在一些問題。

一、實現人事檔案數字化和人才服務信息化的意義

（一）有利于招聘工作效率和質量的提高

充分利用信息檔案的大數據優勢，不但可以獲得更多流動人員的相關數據，而且可以擴大數據獲取范圍。例如，幾乎所有的流動人員工作變動的相關信息和數據都會記錄在人才市場數據庫中，如某個行業、某家公司甚至某個職位，利用人工智能數據對優勢進行分析有利于公司人力資源工作人員快速對合適的候選人進行篩選。

（二）有利于強化人才培養

實現人事檔案數據化和人才服務信息化可以豐富人才培訓工作形式。因為人事檔案大數據可以和互聯網連公司管理者連接，因此在對員工進行分析時可以借助電子數據進行分析，不但分析準確而且實現了以員工為中心[4]。通過對員工進行準確分析可以對員工的學習需求和定位進行快速辨別，從而制定出合理有效的培訓方案，幫助員工快速達到工作需求。

（三）有利于對人才進行全面有效的測評

在職業測評領域中，人事檔案數字化和人才服務信息化具有重要意義，利用人事檔案數字化戶數可以快速分析流動人員、從事崗位、工作領域以及工作時間等，進行分析之后，針對人才培訓和績效考核再進行分析，可以及時發現工作人員在工作中存在的問題和缺點，從而進行解決和改正[5-6]。借助信息化優有利于更快和更精準的進行信息采集，然后找到數據庫中我們想要的信息和隱藏我們想要的信息，從而實現快速測評和得到理想的結果。

二、京津冀協同發展背景下人事檔案數字化和人才服務信息化建設現狀

（一）數字化標準不完善

目前雖然有很多企業已經對在實際人事檔案管理中應用數字化技術引起重視，但因為對數字化技術應用起步等原因導致數字化人事檔案管理的標準體系不完善。在實際進行數字化人事檔案管理的過程中，沒有根據實際需求修訂和執行數字化保管、錄入、掃描、傳送和歸檔等規范和標準[7]。

（二）人事檔案信息安全受到威脅

隨著社會的進步和科學技術的發展，人事檔案管理水平也在不斷提高，逐步實現了數字化，不但有效提高了檔案查找的效率，對于防止檔案在保存和預覽中損壞具有重要作用。但在如今大數據背景下，人事檔案信息泄露的風險也更高[8]。電腦在黑客攻擊下，人事檔案信息可能會被盜用，入侵的病毒甚至還會損壞相關數據。總而言之，雖然現在保存和管理電子檔案信息變得更加方面快捷，但對于檔案信息安全的保護還需要繼續努力。

（三）數字化和信息化技術落后

在過去，對于檔案的查找通常都是使用傳統的手工查找的方式，隨著信息檔案數量的不斷增加，查找所需的信息檔案也變得更加困難[9]。在實現人事檔案數字化的過程中，不但要提高工作效率，同時也要提高工作質量。另外，在信息更新和安全管理方面也要有保障，為了使人事檔案管理和提高人才服務質量，實現人事檔案數字化和人才服務信息化是非常有必要的。

三、加強人事檔案數字化和人才服務信息化的對策

（一）加強人事檔案數字化的對策

1.重視并做好檔案收集、整理和審核

在進行檔案的日常整理中，為了便于后續核對工作的順利進行，信息的準確性時首先要保證的，另外，對檔案信息進行分類也是非常重要的，在進行檔案序號編寫時，要確保目錄清晰；對于人事檔案的核實，要對每一卷檔案進行核實，在發現有材料信息缺損時要及時對接組織或者個人進行補充[10-11]。對于檔案填寫不規范和信息有重復記錄的情況，要及時進行處理，確保每份人事檔案資料的完整和準確。定期對人事檔案進行檢查和對管理工作進行監督，及時發現人事檔案管理中存在的問題并進行解決，建立和完善長效工作機制，推動檔案數字化的工作的全面開展[12]。

2.加強檔案信息安全管理

首先，建立一個標準化的檔案信息數據庫，檢查身份證，然后進行搜索和識別，以便將現有數據，如社會保障和準備基金，直接輸入信息數據庫；二是完善檔案數據庫操作系統，不斷優化檔案信息的分類檢索技術，強化后臺監控、核查、比對功能，更有效地改進紙質和電子材料的更正，確保檔案數據的準確性和完整性；三是不斷引進先進的數據技術，為檔案信息的輸入、更新和安全提供更有效的技術保障[13]。

3.加強檔案信息安全管理

一是嚴格控制人事檔案的錄入、審核和歸檔，盡量將人事檔案的存放地點與辦公室分開，設立單獨的檔案室和錄入室，避免和減少檔案管理員以外的人員隨意展示檔案；其次，各人事經理和數字化施工人員需簽訂保密協議和承諾，明確各自的職責和工作內容；第三，加強對數據泄漏的處罰，制定相關規則和制度，防止數據泄漏，確保人事檔案數字化管理系統建設項目的數據接口得到保護和關閉。同時，還必須禁止建立無線網絡，統一掃描儀、服務器和其他設備；第四，定期檢查和維護檔案設施和系統，及時更換存在安全威脅的系統和軟件。

（二）加強人才服務信息化的對策

1.構建統一完善的信息化建設標準

首先要制定信息技術統一應用規范，同時配套相應的人才信息化建設標準。其次，在進管理人才信息化系統運作時，為了實現信息共享，要充分利用互聯網，以便人才服務工作效率和質量的提高。為了實現不同領域的分工合作，統一人才服務信息化建設的應用平臺，這樣也避免了資源重復收集。最后，在遵循“人性化”的基礎上進行共性網絡平臺和信息檢索系統的構建，大幅度提高了人才服務工作效率[14]。

2.構建信息技術專業機構

在進行信息技術專業機構的構建時，要從人才服務信息化建設的需求出發。在進行構建時，可以聘請專業的技術人員在進行指導，實現人才服務信息系統的監督、完善和更新以及實現對整體職員的具有針對性的專業培訓。除此之外，為了實現長效運營機制，要有與之配套的統一化管理標準和規范。

3.利用信息技術創新和完善人才服務體系結構

為了能夠有效提高人才服務機制的信息化水平，應該充分利用信息技術機制；對辦公室的設備進行替換，盡可能地替換為信息化設備，例如將人工檔案記錄替換為計算機記錄等，從而提高辦公信息化水平。在進行人才資料的搜集、整理和管理是利用信息技術，從而提高工作人才服務工作效率。

結語

在如今數字化和信息化時代背景下，為了提高人事檔案管理水平和人才服務工作質量，在人事檔案管理和人才服務工作中應用數字化技術和信息化技術是大勢所趨。實現人事檔案數字化和人才服務信息化不但可以有效提高工作效率和工作質量，對于促進單位和企業發展具有重要意義，在京津冀協同發展背景下，更應該對建設人事檔案數字化和人才服務信息化引起重視。