檔案規(guī)范化管理的策略研究

高萌

（黑龍江省商務(wù)經(jīng)濟(jì)研究中心，黑龍江 哈爾濱 150000）

當(dāng)今是信息技術(shù)快速發(fā)展的時(shí)代，企業(yè)在發(fā)展的過程中對(duì)信息的需求逐漸增大，對(duì)電子信息依賴程度逐漸升高的趨勢(shì)使得檔案管理部門有必要對(duì)檔案管理規(guī)范化。各個(gè)企業(yè)在發(fā)展的過程中都會(huì)產(chǎn)生很多的數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)對(duì)企業(yè)未來的發(fā)展具有重大的意義，這就要求檔案管理部門能夠提高檔案管理的效率，提高檔案工作人員的工作素養(yǎng)，讓信息技術(shù)和檔案管理工作相結(jié)合，使得檔案管理更加規(guī)范化，從而推動(dòng)企業(yè)能夠得到更好的發(fā)展。

一、檔案規(guī)范化管理的必要性及意義

（一）檔案規(guī)范化管理是企業(yè)檔案管理工作穩(wěn)定發(fā)展的客觀需要

如今在信息時(shí)代不斷地發(fā)展下，企業(yè)的經(jīng)營環(huán)境也出現(xiàn)了較大的變化，傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)不能滿足當(dāng)今企業(yè)的發(fā)展需求，在一定程度上阻礙了檔案的管理效率。因此檔案的管理部門應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案的管理模式進(jìn)行創(chuàng)新，使得檔案管理可以符合規(guī)范化，對(duì)于檔案管理工作過程中出現(xiàn)的不規(guī)范的地方，例如在對(duì)檔案管理時(shí)檔案的丟失，損壞等情況，尤其是在一個(gè)企業(yè)的檔案信息中包含著人事檔案和財(cái)務(wù)檔案等，一旦這方面的檔案出現(xiàn)丟失給企業(yè)造成的損害是非常大的。這就要求企業(yè)的檔案管理部門一定要對(duì)檔案管理工作加強(qiáng)規(guī)范化，嚴(yán)格制定檔案管理流程，提高檔案管理工作人員的工作素質(zhì)和效率等。

（二）檔案規(guī)范化管理有利于提高企業(yè)檔案管理人員的能力素質(zhì)

在檔案管理工作中檔案管理人員的作用是非常重要的。檔案管理人員的工作能力會(huì)直接影響到檔案管理工作的質(zhì)量。在從前的檔案管理工作中，由于工作人員的失誤，常常會(huì)出現(xiàn)檔案丟失或者是遭到破壞的局面，這都是因?yàn)楣芾砣藛T工作態(tài)度不嚴(yán)謹(jǐn)以及工作能力不合格造成的。而加強(qiáng)檔案管理的規(guī)范化，則可以幫助企業(yè)發(fā)現(xiàn)檔案管理人員在工作中存在的問題，督促員工對(duì)問題加以改正。另外從檔案管理人員自身的角度而言，由于檔案管理規(guī)范化進(jìn)程的推進(jìn)對(duì)員工的要求更高，因此工作人員應(yīng)當(dāng)對(duì)自身在該崗位上的發(fā)展以及該工作對(duì)工作人員高素質(zhì)的要求，管理人員本身都應(yīng)當(dāng)自覺地提高工作能力和工作素養(yǎng)。

二、檔案管理規(guī)范化管理的具體策略

（一）提高工作人員對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)

檔案管理的規(guī)范化過程中最關(guān)鍵的角色就是檔案部門的工作人員，因此加強(qiáng)檔案管理部門工作人員對(duì)檔案管理規(guī)范化的重要性是非常有必要的，將會(huì)在根本上推動(dòng)管理規(guī)范化的進(jìn)程。因此企業(yè)應(yīng)當(dāng)提高檔案管理部門工作人員對(duì)該工作的深刻認(rèn)識(shí)，從培養(yǎng)員工的工作素養(yǎng)開始，在培養(yǎng)的過程中逐漸地滲透這種認(rèn)識(shí)，例如讓檔案管理工作的員工可以認(rèn)識(shí)到檔案管理在企業(yè)發(fā)展過程中的重要性，如果企業(yè)在這一過程中得到發(fā)展對(duì)于員工自身的發(fā)展來說意味著什么。將從前員工的被動(dòng)性轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)性，進(jìn)而提高檔案管理的工作效率，使其在企業(yè)的發(fā)展中發(fā)揮更加積極的作用。

（二）借助現(xiàn)代化設(shè)備

隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展，現(xiàn)在很多企業(yè)在檔案管理工作中都對(duì)采用了電子信息化的檔案管理模式，在這種模式的作用下檔案的管理效率大幅增長，并且推動(dòng)了檔案管理工作的規(guī)范化，為企業(yè)的發(fā)展提供了更加全面的信息，促進(jìn)了企業(yè)發(fā)展。檔案管理工作的規(guī)范化可以與信息化建設(shè)相結(jié)合，不過在對(duì)信息化建設(shè)進(jìn)行應(yīng)用時(shí)需要對(duì)轉(zhuǎn)化問題進(jìn)行解決，例如對(duì)傳統(tǒng)方法應(yīng)當(dāng)如何進(jìn)行處理，怎樣可以提高轉(zhuǎn)化的合理性，從而提高檔案管理和信息化建設(shè)結(jié)合過程中的規(guī)范性。

（三）加強(qiáng)對(duì)工作人員的技能培訓(xùn)

檔案管理過程的規(guī)范化通常與工作人員的工作質(zhì)量、工作效率有著直接關(guān)系。基于此，為了確保檔案管理工作過程的工作效率，檔案管理過程的規(guī)范化，檔案部門除了要確保工作人員的工作意識(shí)外，還應(yīng)認(rèn)識(shí)到工作人員工作技能的重要作用。同時(shí)只有工作人員的工作都具有效率，才能夠確保檔案工作具有整體上的效率，具有規(guī)范化特點(diǎn)。一般情況下，相關(guān)單位的檔案管理工作向信息化轉(zhuǎn)變后，工作人員的工作性質(zhì)會(huì)發(fā)生變化即由傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒛Ｊ降臋n案管理，這種轉(zhuǎn)變更為需求工作人員熟悉對(duì)計(jì)算機(jī)的操作。而以往的工作人員通常會(huì)缺乏對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的了解，同時(shí)缺乏對(duì)電子檔案的管理經(jīng)驗(yàn)。因此，檔案管理部門應(yīng)認(rèn)識(shí)到對(duì)檔案管理人員進(jìn)行操作技能培訓(xùn)的重要性，并積極實(shí)行對(duì)工作培訓(xùn)，如培訓(xùn)的過程中，促使工作人員掌握基本的檔案錄入、整理、存儲(chǔ)等工作，同時(shí)教授工作人員一些工作技巧，以使工作人員的工作效率提高，促使檔案管理部門的工作具有規(guī)范化。

三、結(jié)語

綜上所述，在當(dāng)今時(shí)代下，企業(yè)要想獲得更好的發(fā)展，就需要對(duì)信息進(jìn)行更加快速的，全面地掌握。而企業(yè)中的檔案部門的主要作用就在于對(duì)信息進(jìn)行收集并將信息以各種形式進(jìn)行保存，再對(duì)該信息進(jìn)行合理地分享。這就對(duì)檔案管理部門的規(guī)范化提出了較高的要求，尤其是對(duì)于一個(gè)企業(yè)的發(fā)展來說，檔案管理的規(guī)范化會(huì)提高工作效率，確保檔案管理的實(shí)效性和可靠性。因此檔案管理部門一定要認(rèn)識(shí)到檔案管理規(guī)范化的重要性，根據(jù)檔案部門的現(xiàn)狀采取相應(yīng)的規(guī)范措施。在對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行培訓(xùn)的同時(shí)也應(yīng)當(dāng)積極地引進(jìn)相關(guān)人才，以提高檔案管理部門的整體素養(yǎng)，推動(dòng)檔案管理規(guī)范化的進(jìn)程得到進(jìn)一步發(fā)展。